Comprendre l’outil d’import

Que HubSpot soit votre premier CRM ou que vous changiez de système, l'importation vous aide à créer des fiches d'informations et des activités, et à mettre à jour votre base de données. Les fichiers d'import sont des feuilles de calcul comportant les données utilisées pour organiser les relations et les processus de votre entreprise.

Avant de commencer à importer, examinez les termes HubSpot pertinents et comprenez le processus d’import.

Glossaire

• Objet CRM : type de relation ou de processus de votre entreprise, comme des contacts, entreprises, transactions et tickets. Lors de l'importation, un objet est le type de jeu de données que vous importez dans HubSpot.

• Fiche d'informations : une instance d'un objet (par exemple, « Miriam Boissier » est une fiche d'informations d'un contact). Dans un fichier d'import d'objet unique, chaque ligne de votre fichier représente une fiche d'informations d'objet. Si vous importez plusieurs objets dans un seul fichier, chaque ligne représente une relation entre les fiches d'informations.

• Activité : une interaction qui peut être associée à des fiches d'informations, comme un e-mail envoyé à un contact, ou une note enregistrée sur un ticket. Pour l’outil d’import, les activités prises en charge incluent les appels, les e-mails, les réunions, les notes et les tâches.
• Propriété : un champ créé pour stocker des informations sur vos fiches d'informations et vos activités. Dans un import, les propriétés correspondent aux en-têtes des colonnes de votre fichier.

Dans l’exemple suivant, les contacts sont le type d’objet importé. Chaque ligne représente une fiche d’informations d’un contact et chaque colonne d’informations représente une propriété de contact (prénom, nom, adresse e-mail).

Objets et activités pris en charge

Voici les types d’import que vous pouvez effectuer ainsi que les objets et activités pris en charge pour chacun d’entre eux.

Import d’un objet ou d’une activité unique

Vous pouvez effectuer un import pour créer et/ou mettre à jour un objet ou une activité à la fois. Dans un import d'objet unique :

• Vous pouvez créer et/ou mettre à jour des fiches d’informations de contact, entreprises, transaction, ticket, rendez-vous, cours, listes, services, appels, produits et objet personnalisé fiches d’informations.

• Vous pouvez créer des tâches, mais pas les mettre à jour.

Import de plusieurs objets et activités

Vous pouvez effectuer des imports pour créer, mettre à jour et/ou associer plusieurs objets et activités à la fois. Vous pouvez importer plusieurs objets et activités dans un seul fichier, ou deux objets/un objet et une activité dans deux fichiers distincts.

Dans un import de plusieurs objets :

• Vous pouvez créer et/ou mettre à jour des fiches d’informations de contacts, entreprises, transactions, tickets, rendez-vous, cours, listes, services, appels et objet personnalisé fiches d’informations.
• Vous pouvez créer et/ou mettre à jour des lignes de produit, mais celles-ci doivent être associées à des transactions.
• Vous pouvez créer des appels des e-mails, des réunions, des notes et des tâches, mais pas les mettre à jour. Les e-mails, les réunions et les notes doivent être associés à un objet.

Autres types d’importations

Vous pouvez également accéder au processus de import pour d’autres outils depuis la page du import, mais ceux-ci suivent des étapes différentes de celles des imports d’objets ou d’activités.

• Imports de listes de désinscription
• Imports d’événements personnalisés
• Imports de jeux de données

Configurer les fichiers d’import

Avant de charger un fichier dans l’outil d’import, il est important de configurer correctement vos fichiers pour vous assurer que les données sont correctement ajoutées à votre compte. Les sections suivantes incluent des concepts et des exigences importants pour une configuration correcte de vos fichiers.

Pour obtenir des exemples de fichiers, reportez-vous à cet article.

Exigences

Reportez-vous à l’article Configurez vos fichiers d’import pour connaître les limites techniques et les exigences générales.

Identifiants uniques

Un identifiant unique est une valeur propriété que HubSpot utilise pour reconnaître chaque fiche d'informations comme unique. Dans un import, vous avez besoin d’un identifiant unique pour mettre à jour les enregistrements, éviter de créer des enregistrements en double (par exemple, deux enregistrements pour « Miriam Boissier ») et pour associer les enregistrements entre eux (par exemple, importer « Miriam Boissier » et l’associer à son entreprise « Boissier S.A. »).

Les identifiants uniques pouvant être utilisés lors de l'importation sont les suivants :

• Adresse e-mail : adresse e-mail d'un contact. Cette donnée est nécessaire lors de l'import de contacts pour éviter les doublons ou l'association de contacts à un autre objet. Si vous n'avez pas d'adresses e-mail de contact, utilisez le site Record ID pour mettre à jour et associer les enregistrements de contact existants.

• Nom de domaine de l'entreprise : le domaine de site web d'une entreprise (par exemple, exemple.com). Cette donnée est nécessaire lors de l'import d'entreprises pour éviter les doublons ou l'association d'entreprises à un autre objet. Si vous n'avez pas de nom de domaine d'entreprise, utilisez le site Record ID pour mettre à jour et associer les enregistrements d'entreprise existants.
• ID de l'enregistrement : une valeur de propriété unique donnée à chaque enregistrement par HubSpot. Si vous exportez des enregistrements existants depuis HubSpot, chaque enregistrement aura un Record ID. Il s’agit de l’identifiant unique par défaut pour les transactions, les tickets, les rendez-vous, les formations, les listes, les services, les activités et les objets personnalisés. Il peut également être utilisé comme identifiant unique pour les contacts et les entreprises si vous n’avez pas d’adresse e-mail ou de entreprise de nom de domaine. Si l’ID de fiche d’informations est inclus dans votre import, il remplacera tout autre identifiant unique.
• propriété personnalisées qui nécessitent des valeurs uniques : si vous avez créé une propriété qui nécessite des valeurs uniques, vous pouvez utiliser le propriété comme identifiant unique dans vos fichiers d’import. Cette fonction est prise en charge pour les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les rendez-vous, les formations, les listes, les services et les objets personnalisés.

Associations

Vous pouvez également effectuer un import pour associer des fiches d’informations . Si votre compte dispose d’un abonnement Pro ou Entreprise , vous pouvez également ajouter des libellés d’association pour spécifier la relation entre les fiches d’informations.

Découvrez comment inclure correctement des associations dans vos fichiers d’import.

Mapper des colonnes à des propriétés

Une fois que vous avez chargé votre fichier dans l’outil d’import, vous devez faire correspondre les titres de colonnes de votre fichier aux propriétés HubSpot pour effectuer une première étape dans le processus d’import. Un mappage correct garantit que vos données vont au bon endroit (c’est-à-dire le bon objet et la bonne propriété) lors de leur ajout dans HubSpot.

Par exemple, pour un fichier de contacts, vous devez mapper la colonne Prénom à lapropriété de contact Prénom. 

Pour un fichier associant plusieurs objets, vous devez sélectionner l’objet et la propriété correspondants pour chaque colonne.

Erreurs d'importation

Si votre import contient des erreurs pendant le processus de mappage, vous pouvez gérer certaines erreurs pour corriger les données avant qu’elles ne soient ajoutées à votre compte. Si des erreurs surviennent après un import, vous pouvez consulter et résoudre les erreurs pour ajouter ou mettre à jour les données concernées.

Méthodes supplémentaires de mise à jour des données dans HubSpot

• Pour les contacts et les entreprises, vous pouvez activer le paramètre permettant de créer et d'associer automatiquement des entreprises aux contacts en fonction du domaine d'e-mail du contact. Si vous disposez de contacts avec des domaines de messagerie différents de ceux de leurs entreprises ou si vous importez d'autres objets, suivez les instructions pour associer vos fiches d'informations via un import.
• Si vous avez des données dans un autre système et que vous souhaitez configurer une synchronisation bidirectionnelle, découvrez comment connecter et utiliser la synchronisation des données HubSpot.