Comprendre l'outil d'import

Importez pour ajouter des objets, tels que des contacts, des entreprises, des transactions, des services et des activités, à HubSpot. En chargeant une feuille de calcul et en mappant ses colonnes aux propriétés HubSpot, vous pouvez créer de nouvelles fiches d’informations, mettre à jour des fiches d’informations existantes et définir des relations entre elles. Examinez le processus d’import et la terminologie ci-dessous pour vous assurer que vos données sont correctement formatées avant de charger votre fichier.

Si vous débutez avec HubSpot et souhaitez migrer vos données de CRM existantes vers le CRM de HubSpot, vous pouvez demander une migration des données à l'équipe de migration de plateforme de HubSpot.

Glossaire

• Objet CRM : vos clients et les informations sur les processus opérationnels, comme les contacts, les entreprises, les transactions et les tickets. Lors de l’import, un objet est le type d’ensemble de données que vous importez dans HubSpot.

• Fiche d’informations : une instance individuelle d’un objet (par exemple, « Neal Caffrey » est une fiche d’informations d’un contact). Dans un fichier d'import d'objet unique, chaque ligne de votre fichier représente une fiche d'informations d'objet. Si vous importez plusieurs objets dans un seul fichier, chaque ligne représente une relation entre les fiches d'informations.

• Activité : une interaction qui peut être associée à des fiches d'informations, comme un e-mail envoyé à un contact, ou une note enregistrée sur un ticket. Pour l'outil d'import, les activités prises en charge incluent les appels, les e-mails, les réunions, les notes et les tâches.
• Propriété : un champ créé pour stocker des informations sur vos fiches d'informations et vos activités. Dans un import, les propriétés correspondent aux en-têtes des colonnes de votre fichier.
• Mappage : le processus qui consiste à faire correspondre les colonnes de votre fichier d’import aux propriétés HubSpot correspondantes. Au cours d’un import, vous pouvez vérifier et confirmer le mappage des colonnes aux propriétés HubSpot. 

Dans l'exemple suivant, les contacts sont le type d'objet importé. Chaque ligne représente une fiche d'informations de contact et chaque colonne d'informations représente une propriété de contact (Prénom, Nom, Adresse e-mail).

Objets et activités pris en charge

Voici les types d'import que vous pouvez effectuer ainsi que les objets et activités pris en charge pour chacun d'entre eux.

Import d'un objet ou d'une activité :

Vous pouvez effectuer un import pour créer et/ou mettre à jour un objet ou une activité à la fois. Dans un import d’objet unique, vous pouvez :

• Créer et/ou mettre à jour des fiches d’informations de contacts, entreprises, transactions, tickets, rendez-vous, formations, listes, services, appels, produits, projets, commandes, paniers, abonnements et fiches d’informations d’objet personnalisé .

• Créez des tâches, mais pas mettez-les à jour.

Import de plusieurs objets et activités

Vous pouvez effectuer des imports pour créer, mettre à jour et/ou associer plusieurs objets et activités à la fois. Vous pouvez importer plusieurs objets et activités dans un seul fichier, ou deux objets/un objet et une activité dans deux fichiers distincts. Lorsque vous utilisez deux fichiers distincts, les fichiers doivent contenir une colonne partagée.

Dans un import de plusieurs objets, vous pouvez :

• Créer et/ou mettre à jour des fiches d’informations de contacts, entreprises, transactions, tickets, rendez-vous, formations, listes, services, appels, commandes, projets, paniers et objets personnalisés .
• Associez des fiches d’informations, telles que des contacts et des entreprises, des contacts et des transactions, ou des projets et des tâches.
• Créez et/ou mettez à jour des lignes de produits, mais ils doivent être associés à des transactions.
• Créez des e-mails, des réunions, des notes et des tâches, mais pas mettez-les à jour. Les e-mails, les réunions et les notes doivent être associés à un objet.

Exemple : utiliser deux fichiers pour importer deux objets

Vous avez deux fichiers d’une base de données différente à importer dans HubSpot, l’un contient des contacts et l’autre contient des transactions. Ils partagent tous deux une colonne Nom de transaction, qui correspond au contact associé dans le fichier de contact. Lors de l’import, utilisez le nom de la transaction comme colonne commune et comme clé unique pour le fichier de contact. Cela permet à la colonne de remplir la propriété Nom de la transaction tout en associant les transactions aux contacts dans HubSpot.

Autres types d'import

Vous pouvez également accéder au processus d'import pour d'autres outils depuis la page d'import, mais ceux-ci suivent des étapes différentes de celles des imports d'objets ou d'activités.

• Désinscription des imports de feuilles de calcul
• Événement personnalisé
• Imports de jeux de données

Configurer des fichiers d'import

Avant de charger un fichier dans l'outil d'import, il est important de configurer vos fichiers pour vous assurer que les données sont correctement ajoutées à votre compte. Les sections suivantes incluent des concepts et des exigences importants pour une configuration correcte de vos fichiers.

Pour obtenir des exemples de fichiers prédéfinis, reportez-vous à cet article.

Exigences

Reportez-vous à l'article Configurez vos fichiers d'import pour connaître les limites techniques et les exigences générales.

Identifiants uniques

Un identifiant unique est une valeur de propriété que HubSpot utilise pour reconnaître chaque fiche d'informations comme unique. Dans un import, vous avez besoin d'un identifiant unique pour mettre à jour les enregistrements, éviter de créer des enregistrements en double (par exemple, deux enregistrements pour « Miriam Gonzales ») et pour associer les enregistrements entre eux (par exemple, importer « Miriam Gonzales » et l'associer à son entreprise « Gonzales S.A. »). Pour les contacts et les entreprises, il est recommandé d’utiliser leurs identifiants uniques respectifs lors de l’import (Adresse e-mail, Nom de domaine de l’entreprise) afin de préserver la qualité des données.

Les identifiants uniques pouvant être utilisés lors de l'importation sont les suivants :

• Adresse e-mail : adresse e-mail d'un contact. Incluez-le lors d’un import de contact pour éviter les doublons, les mises à jour de fiches d’informations existantes et l’association de contacts à un autre objet. Si vous n’avez pas d’adresse e-mail de contact, utilisez l’ID de la fiche d’informations pour mettre à jour et associer les fiches d’informations de contact existantes.
• Nom de domaine de l'entreprise : le domaine de site web d'une entreprise (par exemple, exemple.com). Incluez-la lors de l’import d’une entreprise pour éviter les doublons, mettre à jour les fiches d’informations existantes et associer les entreprises à un autre objet. Si vous n’avez pas de nom de domaine, utilisez l’ID de la fiche d’informations pour mettre à jour et associer les fiches d’informations d’entreprises existantes.
• ID de fiche d’informations : une valeur de propriété unique attribuée à chaque fiche d’informations par HubSpot. Exportez des fiches d’informations existantes pour afficher et utiliser l’ID de fiche d’informations. Il s’agit de l’identifiant unique par défaut pour les transactions, les tickets, les rendez-vous, les formations, les listes, les services, les activités et les objets personnalisés. Il peut également être utilisé comme identifiant unique pour les contacts et les entreprises si vous n’avez pas d’adresse e-mail ou de nom de domaine d’entreprise. Si l’ID de fiche d’informations est mappé pendant votre import, il remplacera tout autre identifiant unique mappé.
• Propriété personnalisée qui nécessite des valeurs uniques : une propriété personnalisée créée par l’utilisateur qui nécessite des valeurs uniques. Vous pouvez utiliser la propriété comme identifiant unique dans vos fichiers d’import. Ces propriétés sont disponibles pour les contacts, les entreprises, les transactions, les tickets, les rendez-vous, les formations, les listes, les services et les objets personnalisés.

Exemple : utiliser l’ID de fiche d’informations pour mettre à jour les transactions existantes 

Vous souhaitez mettre à jour plusieurs propriétés pour toutes les transactions existantes dans votre pipeline. Exportez ces transactions et n’incluez que les propriétés que vous souhaitez modifier ainsi que l’ID de fiche d’informations. Effectuez les mises à jour souhaitées dans la feuille de calcul, en laissant intacte la colonne ID de fiche d’informations . Effectuez un import de transaction et utilisez l’ID de fiche d’informations comme identifiant unique dans la partie des colonnes de mappage du processus.

Associations

Vous pouvez également importer pour associer des fiches d’informations les unes aux autres et ajouter des libellés d’association pour spécifier la relation entre les fiches d’informations. Cela inclut les associations d’objets croisés telles que Transaction à Contact ou les associations d’objets similaires telles que Contact à Contact. 

Découvrez comment inclure correctement des associations dans vos fichiers d'import.

Exemple : importer une association d’objets similaires à un contact

Votre entreprise suit les relations entre un responsable et un contributeur individuel à l’aide de l’objet contact. Les gestionnaires existent déjà dans HubSpot. Configurez un seul fichier d’import contenant l’adresse e-mail principale des deux contacts dans des colonnes séparées (par exemple, Gérer lecourrier électronique, E-mail IC). La valeur de la propriété E-mail du responsable doit correspondre à celle déjà présente dans HubSpot. Démarrez un import de contact, sélectionnez l’option permettant de créer des associations d’objets similaires, configurez le reste des détails et terminez l’import. Vous pouvez également utiliser des libellés d’association personnalisés pour libeller la relation.

Guide de cartographie

Sur la page Mappez les colonnes de votre fichier avec les propriétés de [objet], HubSpot mappera les colonnes de votre fichier aux propriétés de l’objet sélectionné en fonction de l’en-tête, de la langue de l’en-tête et du nom de la propriété.

Dans la section Guide de mappage, cliquez sur l’icône de développement, puis consultez les éléments suivants :

• Propriétés : les propriétés requises pour créer et/ou mettre à jour l’objet. S’il manque à votre fichier l’une des propriétés nécessaires pour atteindre l’objectif de votre import (par exemple, vous souhaitez mettre à jour des transactions existantes, mais vous n’avez pas inclus de colonne ID de fiche d’informations), vous devez corriger votre fichier d’import en procédant de l’une des manières suivantes :
  •  Corriger la feuille de calcul et relancer l’import.
  • Dans la colonne Mappé , cliquez sur [x] erreurs à résoudre pendant le processus d’import. Découvrez-en davantage sur la gestion des erreurs lors du mappage. 
• Erreurs : le nombre d’erreurs trouvées dans un maximum de 1 000 lignes. Si votre fichier est plus volumineux, les erreurs peuvent ne pas s’afficher dans la carte Guide de mappage.

Mapper des colonnes à des propriétés

Une fois que vous avez chargé votre fichier dans l'outil d'import, vous devez faire correspondre les titres de colonnes de votre fichier aux propriétés HubSpot pour effectuer une première étape dans le processus d'import. Un mappage correct garantit que vos données vont au bon endroit (c'est-à-dire le bon objet et la bonne propriété) lors de leur ajout dans HubSpot.

Par exemple, pour un fichier de contacts, vous devez mapper la colonne Prénom à la propriété de contact Prénom.

Pour un fichier associant plusieurs objets, vous devez sélectionner l'objet et la propriété correspondants pour chaque colonne.

• En-tête de colonne du fichier : le nom de l’en-tête de votre fichier d’import.
• Aperçu des informations : aperçu des trois premières lignes de votre feuille de calcul pour la colonne.
• Mappé : affiche l’état du mappage de colonne à la propriété HubSpot. Cliquez sur le menu déroulant Tous les statuts mappés pour afficher les types de statuts et trier le tableau en fonction de ceux-ci. Si certaines erreurs sont détectées, une icône d’alerte exclamation s’affiche. Cliquez sur [x] erreurs pour savoir comment les résoudre.
• Importer en tant que : menu déroulant pour sélectionner les propriétés de [objet] (par exemple, Propriétés de tâche) que vous importez ou l’option de ne pas importer la colonne.
• Propriété HubSpot : menu déroulant permettant de sélectionner la propriété HubSpot à mapper à la colonne.
• Gérer les valeurs existantes : case à cocher pour remplacer les valeurs existantes pour la fiche d’informations dans le CRM. Pour filtrer la page de mappage par statut ou objet de mappage, cliquez sur les menus déroulants et sélectionnez le statut ou l’objet que vous souhaitez afficher. 

Erreurs d'import

Si vous rencontrez des erreurs lors de l’import, vous pouvez les gérer de la manière suivante :

• Pendant l’import : gérez certaines erreurs pour corriger les données avant qu’elles ne soient ajoutées à votre compte.

• Après l’import : si des erreurs surviennent suite à un import, examinez et résolvez les erreurs afin d’ajouter ou de mettre à jour les données affectées.

Méthodes supplémentaires de mise à jour des données dans HubSpot

• Création et association automatiques d’entreprises : pour les contacts et les entreprises ayant une adresse e-mail et un domaine d’entreprise correspondants, activez le paramètre pour créer et associer automatiquement des entreprises à des contacts en fonction du domaine de messagerie du contact. Si les domaines de messagerie des contacts sont différents de ceux de leurs entreprises ou si vous importez d’autres objets, désactivez le paramètre et suivez les instructions pour associer vos fiches d’informations via un import. Cette configuration permet d’éviter la création d’entreprises incorrectes.
• Synchronisation des données HubSpot : sivous avez des données dans un autre système et que vous souhaitez configurer une synchronisation bidirectionnelle, découvrez comment connecter et utiliser la synchronisation des données HubSpot.