Grundlegendes zum Importtool

Importieren, um Objekte wie Kontakte, Unternehmen, Deals, Dienstleistungen und Aktivitäten zu HubSpot hinzuzufügen. Wenn Sie eine Tabelle hochladen und ihre Spalten HubSpot-Eigenschaften zuordnen, können Sie neue Datensätze erstellen, vorhandene aktualisieren und Beziehungen zwischen ihnen definieren. Überprüfen Sie den folgenden Importvorgang und die Terminologie, um sicherzustellen, dass Ihre Daten korrekt formatiert sind, bevor Sie Ihre Datei hochladen.

Wenn Sie neu bei HubSpot sind und Ihre vorhandenen CRM-Daten in das CRM von HubSpot migrieren möchten, können Sie beim Replatforming-Team von HubSpot eine Datenmigration anfordern.

Glossar

• CRM-Objekt: Informationen zu Ihren Kunden und Geschäftsprozessen, z. B. Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets. Beim Importieren ist ein Objekt der Typ von Datensatz, den Sie nach HubSpot importieren.

• Datensatz: eine einzelne Instanz eines Objekts (z. B. ist "Neal Caffrey" ein Kontaktdatensatz). In der Datei für einen Einzelobjektimport stellt jede Zeile Ihrer Datei einen Objektdatensatz dar. Wenn Sie mehrere Objekte in eine Datei importieren, stellt jede Zeile Datensätze dar, die einander zugeordnet sind.

• Aktivität: ein Vorgang, der Datensätzen zugeordnet werden kann, z. B. eine an einen Kontakt gesendete E-Mail oder eine in einem Ticketdatensatz protokollierte Notiz. Beim Import-Tool zählen u. a. Anrufe, E-Mails, Meetings, Notizen und Aufgaben zu den unterstützten Aktivitäten.
• Eigenschaft: ein Feld, das zum Speichern von Informationen über Ihre Datensätze und Aktivitäten erstellt wird. Bei einem Import werden Eigenschaften mit den Spaltenüberschriften Ihrer Datei abgeglichen.
• Zuordnung: der Prozess, bei dem Spalten in Ihrer Importdatei mit entsprechenden HubSpot-Eigenschaften abgeglichen werden. Während eines Imports überprüfen und bestätigen Sie, wie Spalten HubSpot-Eigenschaften zugeordnet werden. 

In diesem Beispiel sind Kontakte das importierte Objekt. Jede Zeile entspricht einem Kontaktdatensatz und jede Spalte enthält Informationen zur Kontakteigenschaft (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) dar.

Unterstützte Objekte und Aktivitäten

Im Folgenden finden Sie die Arten von Importen, die Sie durchführen können, sowie die jeweils unterstützten Objekte und Aktivitäten.

Import für Einzelobjekte oder eine einzelne Aktivität

Um jeweils ein Objekt oder eine Aktivität zu erstellen bzw. zu aktualisieren, können Sie Daten importieren. Mit dem Import eines einzelnen Objekts können Sie:

• Erstellen und/oder aktualisieren Sie Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Termine, Kurse, Einträge, Dienstleistungen, Anrufe, Produkte, Projekte, Bestellungen, Warenkörbe, Abonnements und Datensätze von benutzerdefinierten Objekten .

• Erstellen , aber nicht aktualisieren Sie Aufgaben.

Import für mehrere Objekte oder Aktivitäten

Um mehrere Objekte und Aktivitäten gleichzeitig zu erstellen, zu aktualisieren bzw. zuzuordnen, können Sie Daten importieren. Es ist möglich, mehrere Objekte und Aktivitäten in einer Datei oder zwei Objekte/ein Objekt und eine Aktivität in zwei separaten Dateien zu importieren. Wenn Sie zwei separate Dateien verwenden, müssen die Dateien eine gemeinsame Spalte enthalten.

Bei einem Import mehrerer Objekte können Sie:

• Erstellen und/oder aktualisieren Sie Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Termine, Kurse, Einträge, Dienstleistungen, Anrufe, Bestellungen, Projekte, Warenkörbe und Datensätze für benutzerdefiniertes Objekt .
• Ordnen Sie Datensätze wie Kontakte und Unternehmen, Kontakte und Deals oder Projekte und Aufgaben zu.
• Sie können Artikel erstellen und/oder aktualisieren, diese müssen jedoch Deals zugeordnet sein.
• E-Mails, Meetings, Notizen und Aufgaben erstellen, aber nicht aktualisieren; außerdem müssen E-Mails, Meetings und Notizen einem Objekt zugeordnet sein.

Beispiel: Verwenden Sie zwei Dateien, um zwei Objekte zu importieren

Sie müssen zwei Dateien aus einer anderen Datenbank in HubSpot importieren – eine enthält Kontakte und eine enthält Deals. Beide haben eine Spalte mit dem Dealnamen , die mit dem zugehörigen Kontakt in der Kontaktdatei übereinstimmt. Verwenden Sie während des Imports den Deal-Namen als gemeinsame Spalte und den eindeutigen Schlüssel für die Kontaktdatei. Dadurch kann die Spalte die Eigenschaft Dealname ausfüllen, während die Deals mit Kontakten in HubSpot verknüpft werden.

Andere Arten von Importen

Diese folgen jedoch nicht den gleichen Schritten wie die zuvor beschriebenen

• Importe von Kalkulationstabellen abmelden
• Importe von Benutzerdefiniertes Event
• Import von Datensätzen

Importdateien einrichten

Bevor Sie eine Datei in das Import-Tool hochladen, müssen Sie Ihre Dateien ordnungsgemäß einrichten, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt zu Ihrem Account hinzugefügt werden. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über wichtige Konzepte und Voraussetzungen für das ordnungsgemäße Einrichten von Dateien.

Vorgefertigte Beispieldateien finden Sie in diesem Artikel.

Anforderungen

Informationen zu technischen Beschränkungen und allgemeinen Anforderungen finden Sie im Artikel Importdateien einrichten.

Eindeutige IDs

Eine eindeutige ID ist ein Eigenschaftswert, den HubSpot verwendet, um jeden Eintrag als einmalig zu erkennen. Bei einem Import benötigen Sie eine eindeutige ID, um Datensätze zu aktualisieren, das Erstellen doppelter Datensätze zu vermeiden (z. B. zwei Datensätze für „Thomas Schmitt“) und Datensätze einander zuzuordnen (z. B., um „Thomas Schmitt“ zu importieren und ihn seinem Unternehmen „Schmitt GmbH“ zuzuordnen). Für Kontakte und Unternehmen wird empfohlen, beim Importieren ihre jeweiligen eindeutigen IDs zu verwenden (E-Mail Unternehmen Domainname ), um Datenqualität beizubehalten.

Die eindeutigen IDs, die beim Import verwendet werden können, sind:

• E-Mail: die E-Mail-Adresse eines Kontakts. Nehmen Sie sie in den Import Ihrer Kontakte auf, um Duplikate zu vermeiden, vorhandene Datensätze zu aktualisieren und Kontakte einem anderen Objekt zuzuordnen. Wenn Sie keine Kontakt-E-Mail-Adressen haben, verwenden Sie die Kontakt-ID , um vorhandene Kontaktdatensätze zu aktualisieren und zuzuordnen.
• Domain-Name des Unternehmens: die Website-Domain eines Unternehmens (z. B. beispiel.com). Nehmen Sie es in den Import von Unternehmen auf, um Duplikate zu vermeiden, vorhandene Datensätze zu aktualisieren und Unternehmen einem anderen Objekt zuzuordnen. Wenn Sie keine Unternehmen Domain Namen haben, verwenden Sie die Datensatz-ID , um vorhandene Unternehmen Datensätze zu aktualisieren und zuzuordnen.
• Datensatz-ID: ein eindeutiger Eigenschaftswert, den HubSpot jedem Datensatz zuordnet. Exportieren Sie vorhandene Datensätze , um die Datensatz-ID anzuzeigen und zu verwenden. Dies ist die standardmäßige eindeutige ID für Deals, Tickets, Termine, Kurse, Einträge, Services, Aktivitäten und benutzerdefinierte Objekte. Sie kann auch als eindeutige ID für Kontakte und Unternehmen verwendet werden, wenn Sie keine E-Mail-Adressen oder Unternehmen Domain Namen haben. Wenn die Datensatz-ID während Ihres Imports zugeordnet wird, ersetzt sie alle anderen zugeordneten eindeutigen IDs.
• Benutzerdefinierte Eigenschaft, die eindeutige Werte erfordert: eine vom Benutzer erstellte benutzerdefinierte Eigenschaft, die eindeutige Werte erfordert. Sie können die Eigenschaft als eindeutige ID in Ihren Importdateien verwenden. Diese Eigenschaften sind für Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Termine, Kurse, Einträge, Dienstleistungen und benutzerdefinierte Objekte verfügbar.

Beispiel: Verwendung der Datensatz-ID zum Aktualisieren vorhandener Deals 

Sie möchten mehrere Eigenschaften für alle vorhandenen Deals in Ihrer Pipeline aktualisieren. Exportieren Sie diese Deals und schließen Sie nur die Eigenschaften ein, die Sie bearbeiten möchten, sowie die Datensatz-ID. Nehmen Sie die gewünschten Aktualisierungen in der Tabelle vor und lassen Sie die Spalte Datensatz-ID unverändert. Führen Sie einen Deal-Import durch und verwenden Sie die Datensatz-ID als eindeutige ID im Teil des Prozesses "Spalten zuordnen".

Zuordnungen

Sie können auch importieren, um Datensätze miteinander zuzuordnen , und Zuordnung Label hinzufügen, um die Beziehung zwischen Datensätzen anzugeben. Dazu gehören objektübergreifende Zuordnungen wie Deal zu Kontakt oder Zuordnungen desselben Objekts wie Kontakt zu Kontakt. 

Erfahren Sie mehr darüber , wie Sie Zuordnungen richtig in Ihre Importdateien aufnehmen.

Beispiel: Importieren einer Zuordnung gleicher Objekte in einem Kontakt

Ihr Unternehmen verfolgt die Beziehung zwischen Manager und Individual Contributer (IC) mithilfe des Kontaktobjekts. Die Manager sind bereits in HubSpot vorhanden. Konfigurieren Sie eine einzelne Importdatei so, dass sie die primäre E-Mail-Adresse beider Kontakte in separaten Spalten enthält (z. B. E-Mail verwalten, IC-E-Mail). Der Wert der Eigenschaft "Manager-E-Mail" sollte mit dem Wert übereinstimmen, der bereits in HubSpot vorhanden ist. Starten Sie einen Kontaktimport, wählen Sie die Option zum Erstellen von Zuordnungen gleicher Objekte aus, konfigurieren Sie die restlichen Details und beenden Sie den Import. Sie können auch benutzerdefinierte Zuordnung-Label verwenden, um die Beziehung zu kennzeichnen.

Leitfaden zur Kartierung

Auf der Seite Spalten in Ihrer Datei zu [Objekt]-Eigenschaften zuordnen ordnet HubSpot die Spalten in Ihrer Datei anhand der Überschrift, der Sprache der Überschrift und dem Namen der Eigenschaft mit den Eigenschaften des ausgewählten Objekts zu.

Klicken Sie im Abschnitt Zuordnungsleitfaden auf das Symbol Erweitern und überprüfen Sie dann Folgendes:

• Eigenschaften: die Eigenschaften, die zum Erstellen und/oder Aktualisieren des Objekts erforderlich sind. Wenn in Ihrer Datei eine der Eigenschaften fehlt, die für das Ziel Ihres Imports erforderlich sind (z. B. wenn Sie bestehende Deals aktualisieren möchten, aber keine Datensatz-ID-Spalte hinzugefügt haben), müssen Sie Ihre Importdatei auf einen der folgenden Schritte korrigieren:
  •  Nehmen Sie die Tabelle in Ordnung und starten Sie den Import neu.
  • Klicken Sie in der Spalte Zugeordnet auf [x] Fehler , um während des Importvorgangs behoben zu werden. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Fehlern beim Zuordnen. 
• Fehler: die Anzahl der gefundenen Fehler in bis zu 1.000 Zeilen. Wenn Ihre Datei größer ist, werden Fehler möglicherweise nicht auf der Karte "Zuordnungsleitfaden" angezeigt.

Spalten zu Eigenschaften zuordnen

Nachdem Sie Ihre Datei in das Import-Tool hochgeladen haben, werden Sie in einem Schritt des Importvorgangs aufgefordert, die Spaltenüberschriften in Ihrer Datei mit HubSpot-Eigenschaften abzugleichen. Durch die korrekte Zuordnung wird sichergestellt, dass Ihre Daten an die richtige Stelle (d. h. zum richtigen Objekt und zur richtigen Eigenschaft) gelangen, wenn sie zu HubSpot hinzugefügt werden.

Bei einer Kontaktdatei würden Sie beispielsweise die Spalte Vorname der Kontakteigenschaft Vorname zuordnen.

Für eine Datei, die mehrere Objekte verknüpft, wählen Sie für jede Spalte das entsprechende Objekt und die Eigenschaft aus.

• Spaltenüberschrift aus Datei: der Name der Kopfzeile aus Ihrer Importdatei.
• Vorschauinformationen: Vorschau der ersten drei Zeilen aus Ihrer Tabelle für die Spalte.
• Zugeordnet: zeigt den Status der Spaltenzuordnung zur HubSpot-Eigenschaft an. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Alle zugeordneten Status, um die Statustypen anzuzeigen und die Tabelle nach ihnen zu sortieren. Wenn bestimmte Fehler erkannt werden, wird ein exclamation Warnsymbol angezeigt. Klicken Sie auf [x] Fehler , um zu erfahren, wie Sie diese beheben können.
• Importieren als: Dropdown-Menü, um die [Objekt]-Eigenschaften (z. B. Aufgabeneigenschaften) auszuwählen, die Sie importieren, oder um die Spalte nicht zu importieren.
• HubSpot-Eigenschaft: Dropdown-Menü, um die HubSpot-Eigenschaft auszuwählen, die der Spalte zugeordnet werden soll.
• Vorhandene Werte verwalten: Kontrollkästchen zum Überschreiben vorhandener Werte für den Datensatz im CRM. Um die Zuordnungsseite nach Zuordnungsstatus oder Objekt zu filtern, klicken Sie auf die Dropdown-Menüs und wählen Sie den Status oder das Objekt aus, den bzw. das Sie anzeigen möchten. 

Importfehler

Wenn beim Importieren Fehler auftreten, können Sie diese auf folgende Weise verwalten:

• Während des Imports: Verwalten Sie bestimmte Fehler , um die Daten zu berichtigen, bevor sie Ihrem Account hinzugefügt werden.

• Nach dem Import: Wenn nach einem Import Fehler auftreten, überprüfen und beheben Sie die Fehler , um die betroffenen Daten hinzuzufügen oder zu aktualisieren.

Weitere Optionen zum Aktualisieren von Daten in HubSpot

• Automatische Unternehmenserstellung und -zuordnung: Aktivieren Sie für Kontakte und Unternehmen mit übereinstimmenden E-Mail- und Unternehmens-Domains die Einstellung zum automatischen Erstellen und Zuordnen von Unternehmen zu Kontakten basierend auf der E-Mail-Domain des Kontakts. Wenn Kontakte E-Mail-Domains haben, die sich von den Domains ihrer Unternehmen unterscheiden, oder wenn Sie andere Objekte importieren, deaktivieren Sie die Einstellung und befolgen Sie die Anweisungen, um Ihre Datensätze per Import zuzuordnen. Diese Konfiguration kann verhindern, dass falsche Unternehmen erstellt werden.
• HubSpot-Datensynchronisierung: WennSie Daten in einem anderen System haben und eine bidirektionale Synchronisierung einrichten möchten, erfahren Sie, wie Sie eine HubSpot-Datensynchronisierung verknüpfen und verwenden.