Grundlegendes zum Importtool

Unabhängig davon, ob HubSpot Ihr erstes CRM ist oder Sie von einem anderen System wechseln – ein Import hilft Ihnen dabei, Datensätze und Aktivitäten zu erstellen und Ihre Datenbank zu aktualisieren. Importdateien sind Tabellen mit Daten, mit denen Sie die Beziehungen und Prozesse Ihres Unternehmens organisieren können.

Wenn Sie neu bei HubSpot sind und Ihre vorhandenen CRM-Daten in das CRM von HubSpot migrieren möchten, können Sie eine Datenmigration beim Replatforming-Team von HubSpot anfordern.

Bevor Sie mit dem Importieren beginnen, lesen Sie sich die relevanten HubSpot-Begriffe durch und machen Sie sich mit dem Importvorgang vertraut.

Glossar

• CRM-Objekt: ein Typ von Beziehung oder Prozess, worüber Ihr Unternehmen verfügt, z. B. Kontakte, Unternehmen, Deals und Tickets. Beim Importieren ist ein Objekt der Typ des Datensatzes, den Sie in HubSpot importieren.

• Datensatz: eine einzelne Instanz eines Objekts (z. B. ist „Thomas Schmitt“ ein Kontaktdatensatz). In der Datei für einen Einzelobjektimport stellt jede Zeile Ihrer Datei einen Objektdatensatz dar. Wenn Sie mehrere Objekte in eine Datei importieren, stellt jede Zeile Datensätze dar, die einander zugeordnet sind.

• Aktivität: ein Vorgang, der Datensätzen zugeordnet werden kann, z. B. eine an einen Kontakt gesendete E-Mail oder eine in einem Ticketdatensatz protokollierte Notiz. Beim Import-Tool zählen u. a. Anrufe, E-Mails, Meetings, Notizen und Aufgaben zu den unterstützten Aktivitäten.
• Eigenschaft: ein Feld, das zum Speichern von Informationen über Ihre Datensätze und Aktivitäten erstellt wird. Bei einem Import werden Eigenschaften mit den Spaltenüberschriften Ihrer Datei abgeglichen.

In diesem Beispiel sind Kontakte das importierte Objekt. Jede Zeile entspricht einem Kontaktdatensatz und jede Spalte enthält Informationen zur Kontakteigenschaft (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) dar.

Unterstützte Objekte und Aktivitäten

Im Folgenden finden Sie die Arten von Importen, die Sie durchführen können, sowie die jeweils unterstützten Objekte und Aktivitäten.

Import für Einzelobjekte oder eine einzelne Aktivität

Um jeweils ein Objekt oder eine Aktivität zu erstellen bzw. zu aktualisieren, können Sie Daten importieren. Import für einzelne Objekte:

• Sie können Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Termine, Kurse, Einträge, Dienstleistungen, Anrufe, Produkte, Bestellungen, Warenkörbe und Datensätze von benutzerdefinierten Objekten erstellen und/oder aktualisieren.

• Zwar lassen sich Aufgaben erstellen, aber nicht aktualisieren.

Import für mehrere Objekte oder Aktivitäten

Um mehrere Objekte und Aktivitäten gleichzeitig zu erstellen, zu aktualisieren bzw. zuzuordnen, können Sie Daten importieren. Es ist möglich, mehrere Objekte und Aktivitäten in einer Datei oder zwei Objekte/ein Objekt und eine Aktivität in zwei separaten Dateien zu importieren.

Beim Importieren mehrerer Objekte:

• Sie können Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Termine, Kurse, Einträge, Dienstleistungen, Anrufe, Bestellungen, Warenkörbe und Datensätze von benutzerdefinierten Objekten erstellen und/oder aktualisieren.
• Ferner haben Sie die Möglichkeit, Artikel zu erstellen bzw. zu aktualisieren; allerdings müssen diese Deals zugeordnet sein.
• E-Mails, Meetings, Notizen und Aufgaben lassen sich zwar erstellen, aber nicht aktualisieren; außerdem müssen E-Mails, Meetings und Notizen einem Objekt zugeordnet sein.

Andere Arten von Importen

Diese folgen jedoch nicht den gleichen Schritten wie die zuvor beschriebenen

• Importiren von von Opt-out-Listen
• Importieren von benutzerdefinierten Events
• Importieren von Datensätzen

Importdateien einrichten

Bevor Sie eine Datei in das Import-Tool hochladen, müssen Sie Ihre Dateien ordnungsgemäß einrichten, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt zu Ihrem Account hinzugefügt werden. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über wichtige Konzepte und Voraussetzungen für das ordnungsgemäße Einrichten von Dateien.

Beispieldateien dazu gibt es in diesem Artikel.

Anforderungen

Informationen zu technischen Beschränkungen und allgemeinen Anforderungen finden Sie im Artikel Importdateien einrichten.

Eindeutige IDs

Eine eindeutige ID ist ein Eigenschaftswert, den HubSpot verwendet, um jeden Eintrag als einmalig zu erkennen. Bei einem Import benötigen Sie eine eindeutige ID, um Datensätze zu aktualisieren, das Erstellen doppelter Datensätze zu vermeiden (z. B. zwei Datensätze für „Thomas Schmitt“) und Datensätze einander zuzuordnen (z. B., um „Thomas Schmitt“ zu importieren und ihn seinem Unternehmen „Schmitt GmbH“ zuzuordnen).

Die eindeutigen IDs, die beim Import verwendet werden können, sind:

• E-Mail: die E-Mail-Adresse eines Kontakts. Dies ist beim Importieren von Kontakten erforderlich, um Duplikate zu vermeiden oder Kontakte einem anderen Objekt zuzuordnen. Wenn Sie keine Kontakt-E-Mail-Adressen haben, verwenden Sie die Record ID, um bestehende Datensätze zu aktualisieren und zuzuordnen.

• Domain-Name des Unternehmens: die Website-Domain eines Unternehmens (z. B. beispiel.com). Dies ist beim Import von Unternehmen erforderlich, um Duplikate zu vermeiden oder Unternehmen einem anderen Objekt zuzuordnen. Wenn Sie keine Domain-Namen von Unternehmen haben, verwenden Sie die Record ID, um bestehende Datensätze von Unternehmen zu aktualisieren und zu verknüpfen.
• Datensatz-ID: ein eindeutiger Eigenschaftswert, der jedem Datensatz von HubSpot zugewiesen wird. Wenn Sie bestehende Datensätze aus HubSpot exportieren, erhält jeder Datensatz eine Datensatz-ID. Dies ist die standardmäßige eindeutige ID für Deals, Tickets, Termine, Kurse, Einträge, Services, Aktivitäten und benutzerdefinierte Objekte. Sie kann aber auch als eindeutige ID für Kontakte und Unternehmen verwendet werden, falls Sie keine E-Mail-Adressen oder Domain-Namen für Ihr Unternehmen haben. Wenn die Datensatz-ID in Ihrem Import enthalten ist, ersetzt sie alle anderen eindeutigen IDs.
• Benutzerdefinierte Eigenschaft, die eindeutige Werte erfordert: Wenn Sie eine Eigenschaft erstellt haben, die eindeutige Werte erfordert, können Sie die Eigenschaft als eindeutige ID in Ihren Importdateien verwenden. Dies wird für Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Termine, Kurse, Listings, Dienstleistungen und benutzerdefinierte Objekte unterstützt.

Zuordnungen

Darüber hinaus kann man die Import-Funktion nutzen, um Datensätze einander zuzuordnen. Wenn Ihr Account über ein Professional- oder Enterprise-Abonnement verfügt, lassen sich auch Zuordnungslabel hinzufügen, um die Beziehung zwischen Datensätzen anzugeben.

Erfahren Sie mehr darüber , wie Sie Zuordnungen richtig in Ihre Importdateien aufnehmen.

Spalten zu Eigenschaften zuordnen

Nachdem Sie Ihre Datei in das Import-Tool hochgeladen haben, werden Sie in einem Schritt des Importvorgangs aufgefordert, die Spaltenüberschriften in Ihrer Datei mit HubSpot-Eigenschaften abzugleichen. Durch die korrekte Zuordnung wird sichergestellt, dass Ihre Daten an die richtige Stelle (d. h. zum richtigen Objekt und zur richtigen Eigenschaft) gelangen, wenn sie zu HubSpot hinzugefügt werden.

Bei einer Kontaktdatei würden Sie beispielsweise die Spalte Vorname der Kontakteigenschaft Vorname zuordnen.

Für eine Datei, die mehrere Objekte verknüpft, wählen Sie für jede Spalte das entsprechende Objekt und die Eigenschaft aus.

Importfehler

Wenn Ihr Import während des Zuordnungsprozesses Fehler aufweist, können Sie bestimmte Fehler beheben, um die Daten zu berichtigen, bevor sie Ihrem Account hinzugefügt werden. Falls nach einem Import Fehler auftreten, haben Sie die Möglichkeit,die Fehler zu überprüfen und zu beheben, um die betroffenen Daten hinzuzufügen oder zu aktualisieren.

Weitere Optionen zum Aktualisieren von Daten in HubSpot

• Für Kontakte und Unternehmen können Sie die Einstellung aktivieren, um auf der Grundlage der E-Mail-Domain des Kontakts automatisch Unternehmen zu erstellen und mit Kontakten zu verknüpfen. Wenn Sie Kontakte mit E-Mail-Domains haben, die sich von den Domains ihrer Unternehmen unterscheiden, oder wenn Sie andere Objekte importieren, befolgen Sie bitte die Anweisungen zum Zuordnen Ihrer Datensätze per Import.
• Wenn Sie Daten in einem anderen System haben und eine bidirektionale Synchronisierung einrichten möchten, erfahren Sie hier, wie Sie eine HubSpot-Datensynchronisierung kontaktieren und verwenden.