Comprendere lo strumento di importazione

Sia che HubSpot CRM sia il vostro primo CRM o che vi stiate trasferendo da un altro sistema, l'importazione vi aiuta a creare record e attività e ad aggiornare il database. I file di importazione sono fogli di calcolo di dati utilizzati per organizzare le relazioni e i processi aziendali.

Prima di iniziare l'importazione, è bene leggere i termini HubSpot pertinenti e comprendere il processo di importazione.

Glossario

• Oggetto della CRM: un tipo di relazione o processo della vostra azienda, come contatti, aziende, trattative e ticket. Quando si importa, un oggetto è il set di dati che si sta importando in HubSpot.

• Record: una singola istanza di un oggetto (ad esempio, "Tom Smith" è un record del contatto). In un file di importazione di un singolo oggetto, ogni riga del file rappresenta un record dell'oggetto. Se si importano più oggetti in un unico file, ogni riga rappresenterà i record associati tra loro.

• Attività: un coinvolgimento che può essere associato ai record, come un'e-mail inviata a un contatto o una nota registrata su un record del ticket. Per lo strumento di importazione, le attività supportate includono chiamate, e-mail, riunioni, note e attività.
• Proprietà: un campo creato per memorizzare informazioni sui record e sulle attività. In un'importazione, le proprietà corrispondono alle intestazioni delle colonne del file.

Nell'esempio seguente, l'oggetto importato è Contatti. Ogni riga rappresenta un record del contatto e ogni colonna di informazioni rappresenta una proprietà del contatto(Nome, Cognome, Indirizzo e-mail).

Oggetti e attività supportate

Di seguito sono elencati i tipi di importazione che è possibile effettuare e i tipi di oggetti e attività supportati per ciascuno di essi.

Importazione di un singolo oggetto o di un'attività

È possibile importare per creare e/o aggiornare un oggetto o un'attività alla volta. In un'importazione di un singolo oggetto:

• È possibile creare e/o aggiornare record dell'azienda, dei contatti, delle aziende, delle trattative, dei biglietti, degli appuntamenti, dei corsi, degli annunci, dei servizi, delle chiamate, dei prodotti e degli oggetti personalizzati.

• È possibile creare, ma non aggiornare, le attività.

Importazione di oggetti e attività multiple

È possibile importare per creare, aggiornare e/o associare più oggetti e attività contemporaneamente. È possibile importare più oggetti e attività in un unico file, oppure due oggetti o un oggetto e un'attività in due file separati.

In un'importazione di più oggetti:

• È possibile creare e/o aggiornare i record dei contatti, delle aziende, delle trattative, dei biglietti, degli appuntamenti, dei corsi, degli elenchi, dei servizi, delle chiamate e degli oggetti personalizzati.
• È possibile creare e/o aggiornare le voci, ma devono essere associate alle trattative.
• È possibile creare, ma non aggiornare, e-mail, riunioni, note e attività. Le e-mail, le riunioni e le note devono essere associate a un oggetto.

Altri tipi di importazioni

Dalla pagina di importazione è possibile accedere al processo di importazione di altri strumenti, che seguono tuttavia una procedura diversa rispetto all'importazione di oggetti o attività.

• Importazione di elenchi di opt-out
• Importazione di eventi personalizzati
• Importazione di set di dati

Impostazione dei file di importazione

Prima di caricare un file nello strumento di importazione, è importante impostare correttamente i file per assicurarsi che i dati vengano aggiunti correttamente al proprio account. Le sezioni seguenti includono concetti e requisiti importanti per impostare correttamente i file.

Per i file di esempio, consultare questo articolo.

Requisiti

Per i limiti tecnici e i requisiti generali, consultare l'articolo Impostazione dei file di importazione.

Identificatori univoci

Un identificatore univoco è un valore di proprietà che HubSpot utilizza per riconoscere ogni record come unico nel suo genere. In un'importazione, è necessario un identificatore univoco per aggiornare i record, evitare di creare duplicati (ad esempio, due record per "Tom Smith") e per associare i record tra loro (ad esempio, importare "Tom Smith" e associarlo alla sua azienda "Smith Inc.").

Gli identificatori unici disponibili per l'importazione sono:

• Email: l'indirizzo email di un contatto. È necessario quando si importano i contatti per evitare duplicati o per associare i contatti a un altro oggetto. Se non si dispone di indirizzi e-mail dei contatti, utilizzare l'ID record per aggiornare e associare i record del contatto esistenti.

• Nome di dominio dell'azienda: il dominio del sito web di un'azienda (ad esempio, example.com). È necessario quando si importano le aziende per evitare duplicati o per associare le aziende a un altro oggetto. Se non si dispone di nomi di dominio dell'azienda, utilizzare l'ID record per aggiornare e associare i record dell'azienda esistenti.
• ID record: valore univoco di proprietà assegnato da HubSpot a ciascun record. Se si esportano i record esistenti da HubSpot, ogni record avrà un ID record. Questo è l'identificatore univoco predefinito per trattative, ticket, appuntamenti, corsi, elenchi, servizi, attività e oggetti personalizzati, ma può anche essere utilizzato come identificatore univoco per contatti e aziende se non si dispone di domini e-mail o aziendali. Se l'ID record è incluso nell'importazione, sostituisce qualsiasi altro identificatore univoco.
• Proprietà personalizzata che richiede valori univoci: se è stata creata una proprietà che richiede valori univoci, è possibile utilizzare la proprietà come identificatore univoco nei file di importazione. Questa funzione è supportata per contatti, aziende, trattative, ticket, appuntamenti, corsi, elenchi, servizi e oggetti personalizzati.

Associazioni

È anche possibile importare per associare i record tra loro. Se il vostro account ha un abbonamento Professional o Enterprise, potete anche aggiungere etichette di associazione per specificare la relazione tra i record.

Per saperne di più su come includere correttamente le associazioni nei file di importazione.

Mappare le colonne alle proprietà

Una volta caricato il file nello strumento di importazione, in una fase del processo di importazione viene richiesto di abbinare le intestazioni delle colonne del file alle proprietà di HubSpot. Una corretta mappatura assicura che i dati siano inseriti nel posto giusto (cioè nell'oggetto e nella proprietà corretti) quando vengono aggiunti a HubSpot.

Ad esempio, per un file di contatti, si mapperà la colonna Nome alla proprietà del contatto Nome.

Per un file che associa più oggetti, si seleziona l'oggetto e la proprietà corrispondente per ogni colonna.

Errori di importazione

Se l'importazione contiene errori durante il processo di mappatura, è possibile gestire alcuni errori per correggere i dati prima che vengano aggiunti all'account. Se ci sono errori dopo un'importazione, è possibile rivedere e risolvere gli errori per aggiungere o aggiornare i dati interessati.

Ulteriori modi per aggiornare i dati in HubSpot

• Per i contatti e le aziende, è possibile attivare l'impostazione per creare e associare automaticamente le aziende ai contatti in base al dominio e-mail del contatto. Se i contatti hanno domini e-mail diversi da quelli delle aziende, o se si stanno importando altri oggetti, seguire le istruzioni per associare i record tramite l'importazione.
• Se avete dati in un altro sistema e volete impostare una sincronizzazione bidirezionale, scoprite come collegare e usare la sincronizzazione dei dati di HubSpot.