Importazione di record e attività

Per aggiungere o aggiornare dati in blocco, è possibile importare file in HubSpot. È possibile importare record, come contatti e aziende, o attività, come un'E-mail inviata a un contatto o una riunione per una trattativa in corso.

È possibile seguire le istruzioni descritte di seguito per tutte le importazioni, ma ci sono passaggi che si applicano solo a determinati tipi di oggetto (ad esempio, i passaggi per associare i record in un'importazione di oggetti multipli). Per ulteriori indicazioni, recensire i requisiti dei file di importazione.

Se siete nuovi in HubSpot e volete migrare i vostri dati CRM esistenti nel CRM di HubSpot, potete richiedere una migrazione dei dati al team di HubSpot Replatforming.

Prima dell'Importazione

Prima di avviare un'importazione:

• È necessario disporre dei permessi di Importazione e di Modifica per il record dell'oggetto che si sta importando in HubSpot.
• Ulteriori informazioni su oggetti, record, proprietà e gestione del database CRM in HubSpot.
• Ulteriori informazioni sullo strumento di importazione.
• Impostate i file di importazione e verificate che siano presenti tutti i campi necessari. Una corretta impostazione dei file consente di evitare errori di importazione o l'aggiunta di dati errati al CRM. Per iniziare, è possibile fare riferimento a file di importazione di esempio.

Importazione di record e attività

Una volta impostati i file, per l'importazione in HubSpot:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Gestione dati > Integrazione dei dati. È anche possibile fare clic su Importazione in alto a destra nella pagina dell'indice degli oggetti.
• Nella pagina Importazioni, fare clic su Importa un file.
• Per importare record e attività, avviare l'importazione. È anche possibile selezionare Ripeti un'importazione passata per completare un'importazione con le stesse proprietà di un'importazione precedente o selezionare l'importazione di un elenco di annullamento dell'iscrizione, di eventi personalizzati o di set di dati.
• Selezionare gli oggetti o le attività nel file di importazione, quindi fare clic su Avanti.
• Se si importano due oggetti/attività, selezionare il numero di file da caricare.
  • File singolo: entrambi gli oggetti/attività associati sono nello stesso file.
  • File multipli: due file con un oggetto/attività in ciascun file.

• Fare clic su Scegli un file e selezionare il file di importazione. Per l'importazione di due file, è necessario selezionare un file per ogni oggetto o attività. Per generare un file di esempio basato sugli oggetti selezionati, fare clic su Scarica file di esempio.
• Fare clic sul menu a discesa Scegli come importare [oggetti/attività] per ciascun oggetto/attività e selezionare la modalità di importazione dei dati:

• • Crea e aggiorna [record/attività]: l'importazione creerà nuovi record e attività, oltre a identificare e aggiornare i record esistenti. Per creare nuovi record o attività, il file deve contenere le proprietà richieste per quell'oggetto/attività. Per aggiornare i record esistenti, il file deve contenere un identificativo unico.
  • Crea solo nuovi [record/attività]: l'importazione creerà solo nuovi record e attività. I record esistenti nel file di importazione saranno ignorati. Per creare nuovi record o attività, il file deve contenere le proprietà richieste per quell'oggetto/attività.
  • Aggiorna solo [record/attività] esistenti: l'importazione aggiornerà solo i record esistenti. I nuovi record o attività presenti nel file di importazione saranno ignorati. Per aggiornare i record esistenti, il file deve contenere un identificatore unico.

Nota bene: e-mail, riunioni, note e task non possono essere aggiornati tramite l'importazione, indipendentemente dal modo in cui si sceglie di importare i dati.

• Se si stanno importando associazioni dello stesso oggetto, selezionare la casella di controllo Associazioni dello stesso oggetto (ad esempio, associazioni da contatto a contatto, da azienda ad azienda e così via).
• Se si importano dati in una lingua diversa da quella predefinita, fare clic sul menu a discesa Seleziona la lingua delle intestazioni delle colonne nel file e selezionare la lingua. La selezione della lingua corretta consente a HubSpot di abbinare meglio le intestazioni delle colonne alle proprietà predefinite esistenti. Se non c'è una corrispondenza nella lingua selezionata, HubSpot cercherà una proprietà inglese da abbinare.
• Fare clic su Avanti.
• Se si stanno importando e associando due oggetti in due file, indicare quale colonna è inclusa in entrambi i file:
  • Fare clic sul menu a discesa Intestazioni di colonna comuni trovate nei file e selezionare il nome della colonna comune.
  • Fare clic sul menu a discesa Per quale oggetto [colonna comune] è la chiave univoca? e selezionare l'oggetto in cui importare la proprietà. Ad esempio, se si stanno importando contatti e aziende e si utilizza il nome dell'Azienda come colonna comune, selezionare Azienda per caricare questi dati nei record dell'azienda.
• Fare clic su Avanti.
• Nella schermata Mappatura delle colonne del file sulle proprietà di [oggetto/attività], HubSpot mapperà le colonne del file sulle proprietà dell'oggetto o dell'attività selezionata in base all'intestazione, alla lingua dell'intestazione e al nome della proprietà. Se sono stati importati due file, ci sarà una pagina di mappatura per ogni oggetto o attività.
• La Mappatura della proprietà visualizza le proprietà necessarie per creare e/o aggiornare gli oggetti o le attività. Se nel file manca una delle proprietà trattative necessarie per completare l'obiettivo dell'importazione (ad esempio, si è scelto di aggiornare le trattative esistenti ma non si è inclusa la colonna Record ID ), è necessario correggere il file di importazione e riavviare l'importazione per evitare errori.
• Per filtrare la pagina di mappatura in base allo stato o all'oggetto della mappatura, fare clic sui menu a discesa e selezionare lo stato o l'oggetto che si desidera visualizzare.
• Per cercare una colonna specifica, inserire il nome dell'intestazione della colonna nella barra di ricerca.

• Nella colonna Anteprima informazioni è presente un'anteprima delle prime tre righe del foglio di calcolo.
  • Se non sono stati rilevati errori, nella colonna Mappati sarà presente il segno di spunta success.
  • Se vengono rilevati alcuni errori, nella colonna Mappati sarà presente un'icona di avviso exclamation con il numero di errori. Fare clic su [x] errori per sapere come risolvere gli errori.

• Se le colonne sono state mappate alle proprietà di un oggetto o di un'attività sbagliati, fare clic sul menu a discesa nella colonna Importa come e selezionare le proprietà [Oggetto/Attività] corrette.

• Se si importa per associare record dell'oggetto stesso, mappare la proprietà dell'identificatore unico dei record associati come associazione. A tale scopo, nella riga dell'identificatore univoco:
  • Nella colonna Importazione come, fare clic sul menua discesa e selezionare Associazione.
  • Nella colonna Proprietà di HubSpot, fare clic sul menu a discesa Scegli proprietà e selezionare la proprietà dell'identificatore univoco (ad esempio, E-mail, Identificare record).

• Se qualche colonna non corrisponde a una proprietà esistente o corrisponde alla mappatura della proprietà sbagliata, fare clic sul menu a discesa nella colonna HubSpot Proprietà. Nel menu a discesa è possibile effettuare una delle seguenti operazioni:
  
  • Per mappare la colonna a una proprietà esistente, cercare e selezionare una proprietà esistente. È possibile passare il mouse su una proprietà per visualizzarne i dettagli e assicurarsi della mappatura della proprietà corretta prima di selezionarla.
  • Per impostare una nuova proprietà personalizzata (solo oggetti), fare clic su Crea nuova proprietà, quindi impostare la proprietà nel pannello di destra. I dati della colonna saranno mappati della nuova proprietà personalizzata.

• Per evitare l'importazione dei dati da una singola riga, fare clic sul menu a discesa nella colonna Importazione come e selezionare Non importare la colonna. Per non importare i dati da tutte le colonne non mappate, selezionare la casella di controllo Non importare i dati nelle colonne non mappate in basso a destra.

• Se si aggiornano i record esistenti o si vogliono evitare i duplicati durante l'associazione dei record dell'Oggetto personalizzato, assicurarsi di aver mappato l'identificativo univoco corretto (ad esempio, Record ID, e-mail, nome dominio dell'azienda o proprietà di valore univoco personalizzate):
  
  • ID record: mappare la colonna a ID record nella colonna delle proprietà di HubSpot. Se una riga del file non contiene un valore per Record ID, verrà creato un nuovo record.

• • Dominio e-mail (solo contatti) o Nome dominio dell'azienda (solo aziende): mappare la colonna alla proprietà corrispondente nella colonna delle proprietà di HubSpot.
  • Proprietà personalizzata che richiede valori univoci (solo contatti, aziende, trattative, ticket e Oggetti personalizzati): se è stata creata una proprietà che richiede valori univoci, mappare la colonna alla proprietà corrispondente nella colonna delle proprietà di HubSpot. Se si importano più proprietà a valore unico, si sceglierà quale proprietà usare come identificatore nella pagina Importazione prima di terminare l'importazione.

• Se si aggiornano i record, per evitare che l'importazione sovrascriva i valori delle proprietà esistenti dei record, selezionare le caselle di controllo nella colonna Gestisci valori esistenti. Quando si seleziona questa opzione per una proprietà, l'importazione aggiornerà la proprietà per i nuovi record e per quelli esistenti che non hanno mai avuto un valore per la proprietà. Non aggiornerà la proprietà per i record esistenti che hanno un valore o che hanno avuto un valore in passato, anche se attualmente vuoto.
  • Per evitare che l'importazione sovrascriva i valori esistenti per singole proprietà, selezionare la casella di controllo Non sovrascrivere nella riga della proprietà.
  • Per evitare che l'importazione sovrascriva i valori esistenti per tutte le proprietà incluse nell'importazione, selezionare la casella di controllo in cima alla tabella.

• Se si importano e si associano oggetti, per importare le etichette di associazione ( solo perProfessional ed Enterprise ):
  • Fare clic sul menu a discesa nella colonna Importa come, quindi selezionare Etichetta di associazione. L'importazione di una nuova etichetta di associazione non sovrascrive l'etichetta di associazione esistente. L'etichetta importata verrà aggiunta al record come etichetta di associazione aggiuntiva. Per saperne di più su come rimuovere manualmente un'etichetta di associazione da un record.
  • Quando si importano due oggetti, la colonna Proprietà dell'azienda di HubSpot popola automaticamente la relazione tra gli oggetti importati (ad esempio, Contatto e Azienda). Se si importano più di due oggetti, selezionare i due oggetti di cui le etichette di associazione descrivono la relazione.

• Una volta mappate tutte le colonne o impostate su Non importare colonne, fare clic su Avanti. Se sono stati importati due file, mappare le proprietà del secondo oggetto o attività, quindi fare clic su Avanti.
• Importazione dei dettagli dell'importazione:
  
  • Inserire un nome di Importazione.
  • Se i file includono più proprietà a valore unico (solo contatti, aziende, trattative, biglietti, Oggetti personalizzati), fare clic sul menu a discesa Proprietà da utilizzare per trovare [oggetti] esistenti e selezionare la proprietà da utilizzare per aggiornare o deduplicare i record. Questa opzione non appare se si è incluso anche l'Identificazione del record, perché sostituisce automaticamente gli altri identificatori univoci.
  • Se si stanno importando contatti:
    
    • Selezionare la casella di controllo Crea un elenco di contatti da questa importazione per creare automaticamente un elenco dei contatti importati. Anche se si è importato solo per aggiungere contatti esistenti a un elenco (cioè un file con valori di E-mail o Record ID ma senza nuovi valori di proprietà), i record saranno comunque inclusi come record aggiornati nella tabella della cronologia delle importazioni e nel riepilogo della singola importazione.
    • Selezionate lacasella di controllo Consenso per accettare che i contatti si aspettino di essere contattati e che il file di importazione non includa un elenco acquistato. Per saperne di più sulla Politica di utilizzo accettabile di HubSpot.
    • Se nel vostro account sono state attivate le impostazioni sulla privacy dei dati, fate clic sul menu a tendina Imposta la base legale per il trattamento dei dati del contatto e selezionate una base legale per il trattamento.
  
  
  • Se state importando contatti o aziende:
    • Se nel proprio account è stato attivato l'arricchimento delle importazioni, selezionare la casella di controllo Arricchisci record per arricchire i record con Breeze Intelligence.
    • Nella finestra di dialogo, eseguire le seguenti operazioni:
      • Recensire il numero di record da arricchire e i crediti disponibili nell'account.
      • Attivare l'interruttore Arricchisci record .
      • Fare clic su Arricchisci.

• • • Per saperne di più sull'arricchimento dei dati dei contatti e dell'azienda.

• • Per l'importazione di proprietà relative alla data o alla data e all'ora, fare clic sul menu a discesa Formato data e confermare la formattazione dei valori della data nel foglio di calcolo. Per le proprietà di data e ora, fate clic sul menu a discesa Fuso orario per confermare il fuso orario che la proprietà deve utilizzare quando viene importata.
  • Se si sta importando un file con una proprietà numero, fare clic sul menu a discesa Formato numero e confermare il formato numerico del paese da utilizzare per i dati.
• Se le proprietà importate sono utilizzate in elenchi o flussi di lavoro esistenti, per recensirne l'uso, fare clic sul numero di elenchi o flussi di lavoro. Nel pannello di destra, è possibile filtrare per proprietà specifiche o fare clic sul nome di un elenco o di un'importazione per recensirlo.
• Fare clic su Termina importazione.

Una volta importati, è possibile visualizzare i record nuovi e aggiornati nella home page di ciascun oggetto, le nuove attività nella pagina dell'indice delle attività o le nuove attività nei record. Se l'importazione conteneva degli errori, si può imparare a risolvere gli errori di importazione. È anche possibile visualizzare, analizzare e completare le azioni con le importazioni precedenti, tra cui la creazione di un elenco, la visualizzazione o l'eliminazione dei record importati.