Criar e editar objectos personalizados

Se a sua empresa necessitar de uma relação ou processo para além dos objectos CRM standard, pode criar um objecto personalizado. Os utilizadores com permissões de super admin nas contas Enterprise podem definir um objecto personalizado nas definições de objecto personalizado ou através da API.

Uma vez definidas, é possível criar propriedades, gerir pipelines, e personalizar as associações entre objectos personalizados e outros objectos. Também pode utilizar objectos personalizados noutras ferramentas HubSpot, tais como e-mails de marketing, fluxos de trabalho e relatórios.

Observação: dependendo da sua assinatura, há limites no número de objetos e propriedades personalizadas que você pode ter. Saiba mais sobre os seus limites no nosso catálogo de Produtos e Serviços da HubSpot .

Antes de começar

Antes de definir um objecto personalizado, é importante avaliar se é a opção correcta para o seu negócio e a qualidade dos seus dados no HubSpot.

Algumas questões a considerar antes de criar o seu próprio objecto incluem:

• Pode utilizar um objecto CRM existente e as suas propriedades para organizar os seus dados em vez de um objecto personalizado?
• Poderá haver alguma sobreposição ou inconsistência de dados entre o seu objecto personalizado e um objecto existente?
• Existem algumas características exclusivas dos objectos existentes que deseja utilizar? Por exemplo, os e-mails de marketing em massa só podem ser enviados para contactos e não para outros objectos.
• Existem relatórios pré-construídos ligados a objectos existentes que queira utilizar? Por exemplo, os relatórios de atribuição de negócios e previsões de vendas estão directamente ligados a negócios, e não a outros objectos.

Para compreender as relações entre objectos e os dados existentes, pode ver uma síntese do modelo de dados da sua conta navegando para Relatórios > Gestão de dados > Modelo de dados. Para obter mais orientações sobre quando criar um objeto personalizado, consulte esta lição na HubSpot Academy ou entre em contato com seu Gerente de sucesso do cliente .

Glossário

Há alguns termos e conceitos com os quais se deve estar familiarizado antes de criar um objecto personalizado.

• Nome do objecto: o título do seu objecto personalizado. Ser-lhe-á pedido que defina um nome plural e um nome singular. Por exemplo, Empresas é um nome de objecto plural e Empresa é o nome singular do objecto.

• Propriedade de visualização primária: a propriedade utilizada para nomear um registo do seu objecto. Este é o principal bem de identificação do seu objecto. Por predefinição, aparece como a primeira coluna na página de índice do objecto e no canto superior esquerdo de cada registo. Por exemplo, o nome da empresa é a principal propriedade de exibição para as empresas.

• Rótulo: um nome de propriedade tal como aparece no seu HubSpot CRM, tal como nos registos ou páginas de índice. Por exemplo, a propriedade da empresa O nome da empresa é o rótulo. As etiquetas de propriedade estão sujeitas a alterações, pelo que não devem ser utilizadas por integrações ou APIs.
• Nome interno: o valor interno de uma propriedade que é utilizado por integrações ou APIs. Por exemplo, o valor interno da propriedade Company name é name. Os nomes internos não podem mudar, pelo que devem ser utilizados por integrações e APIs para se referirem à propriedade.

• Propriedades secundárias: propriedades de identificação adicionais para um objecto. Estas propriedades aparecem no cartão de perfil num registo sob a propriedade de exibição primária. Para objectos personalizados, aparecem também como filtros rápidos adicionais na página de índice. Por exemplo, as propriedades secundárias para Empresas são nome de domínio da Empresa e número de telefone, enquanto uma propriedade secundária personalizada para Animais de estimação poderia ser Tipo de animal de estimação.

Exemplos

Os exemplos abaixo baseiam-se em casos de uso comum para ajudar a compreender como um objecto personalizado pode afectar os dados de uma conta, mas não se destinam a servir de conselho para cada cenário. Para discutir se um objecto personalizado é adequado para o seu caso de uso específico, contacte o seu Gestor de Sucesso do Cliente.

Seguem-se bons exemplos de um objecto personalizado:

• Um canil quer manter um registo dos animais de estimação que aloja, associar cada animal de estimação aos seus donos e manter um registo das actividades relacionadas com cada animal de estimação. Criam um objecto de estimação com nome de animal de estimação como propriedade de exibição primária e tipo de animal de estimação como propriedade secundária. Visualizam e pesquisam os animais de estimação com que trabalham numa página de índice, guardam vistas com base no tipo de animal de estimação, associam contactos com um animal de estimação, e gerem actividades e compromissos dentro do registo de um animal de estimação.
• Um concessionário de automóveis pretende manter uma base de dados dos automóveis actualmente em inventário ou que já foram vendidos e acompanhar os pedidos de informação sobre vendas relacionados com cada automóvel. Criam um objecto Carros com Modelo como principal propriedade de exibição. Criam um pipeline de objectos personalizados para acompanhar os automóveis à medida que passam de fases como novo para inventário, em processo de compra e vendido. Visualizam as chamadas de consulta ou e-mails registados no registo de cada carro, e associam contactos e negócios quando o carro está a ser vendido.

Seguem-se exemplos onde não se recomenda a criação de um objecto personalizado:

• Uma escola tem uma base de dados de alunos, pais e professores. Querem criar objectos personalizados para Pais e Professores para ajudar a diferenciar os tipos de contacto. Este é não um bom caso de utilização porque um objecto personalizado não deve replicar um objecto CRM existente. Uma pessoa pode ser simultaneamente pai ou mãe e professor, o que resultaria numa sobreposição de dados. Além disso, a escola não podia enviar mensagens de correio electrónico em massa aos pais e professores porque não eram contactos. Em vez disso, podem incluir todos os tipos de contacto no objecto Contactos e criar uma propriedade personalizada Contact type com as opções Student, Parent e Teacher.
• Uma empresa de melhoramento da casa utiliza notas sobre os registos do HubSpot para fazer pedidos internos aos seus empreiteiros. Querem criar um objecto de Notas para acompanhar todos os pedidos. Este é não um bom caso de utilização porque os objectos personalizados não devem substituir as actividades. Isto adiciona passos extra em comparação com a marcação de utilizadores, as actividades de outros registos não podiam associar automaticamente aos registos de notas personalizadas e não podiam utilizar relatórios de actividades pré-construídos. Além disso, as informações sobre um projecto podem ser armazenadas em vários locais se os utilizadores estiverem a actualizar o registo de nota personalizada e outro registo associado, o que pode levar a dados duplicados ou contraditórios. Em vez disso, podiam criar notas nos registos, associá-las a outros registos, marcar os utilizadores da HubSpot e utilizar relatórios pré-construídos para acompanhar a actividade das notas.

Criar um objeto personalizado

Se for um superadministrador , pode criar um objecto personalizado nas suas definições da HubSpot ou através da API. Para criar um objecto personalizado no HubSpot:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos > Objectos personalizados.
• Se este for o seu primeiro objecto personalizado, clique em Criar um objecto personalizado no centro da página. Se estiver a criar um objecto personalizado adicional, clique em Criar objecto personalizado no canto superior direito.
• No painel direito, configure o seu objecto personalizado:
  • Para definir o nome do seu objecto personalizado:
    • Nome do objecto (Singular): introduza o título singular do seu objecto personalizado (por exemplo, Animal de estimação).
    • Nome do objecto (Plural): introduza o título plural do seu objecto personalizado (por exemplo, Animais de estimação).
  • Introduza uma descrição opcional do objeto que explique aos utilizadores da sua conta o que é o objeto e como deve ser utilizado.

• • Para criar a propriedade de exibição primáriado objecto: 
    • Propriedade de visualização primária: introduzir uma etiqueta para a propriedade utilizada para nomear um registo do seu objecto (por exemplo, Nome do animal de estimação para animais de estimação). Esta propriedade é obrigatória para criar um registo de objecto personalizado.
    • Tipo de propriedade: seleccione o tipo da sua propriedade de visualização principal, Texto de uma linha ou Número. 

• • • Clique no lápis edit abaixo da etiqueta para editar o nome interno da propriedade e, em seguida, clique em Guardar para confirmar. O nome interno é utilizado por integrações ou APIs e não pode ser editado depois de o objecto ser criado.
    • Seleccione a caixa de verificação para exigir valores únicos para a propriedade de visualização primária. Com esta opção activada, os utilizadores não poderão introduzir o mesmo valor para vários registos (por exemplo, para o objecto Orders, a propriedade primária Order number deve exigir valores únicos).

• • Para criar uma propriedade secundária para o seu objecto personalizado:
    • Propriedade de exibição secundária: introduzir uma etiqueta para a propriedade que é exibida abaixo da propriedade primária num registo (por exemplo, Tipo de animal de estimação e número de telefone do Proprietário para Animais de estimação). As propriedades secundárias não são necessárias para criar um registo de objeto personalizado e podem ser adicionadas ou removidas posteriormente através da edição do objeto personalizado.
    • Tipo de propriedade: o tipo da sua propriedade de visualização secundária, ou Texto de uma linha ou Número.
    • Clique no lápis edit abaixo da etiqueta para editar o nome interno da propriedade e, em seguida, clique em Guardar para confirmar. O nome interno é utilizado por integrações ou APIs e não pode ser editado depois de o objecto ser criado.

• • Para adicionar uma propriedade de visualização secundária adicional, clique em + Adicionar propriedade. Esta opção só aparece depois de ter definido uma etiqueta e um tipo de propriedade para a sua primeira propriedade secundária.
  • Para remover uma propriedade secundária existente, clique no ícone delete delete junto à propriedade.

• Quando terminar, clique em Criar na parte inferior do painel.

Depois de ter definido um objecto personalizado, pode fazer o seguinte nas suas definições de objectos personalizados:

• Criar e editar propriedades para o seu objeto personalizado, incluindo definir quais as propriedades que aparecem quando se criam manualmente novos registos de objectos personalizados.
• Criar etiquetas de associação para definir as associações do seu objeto personalizado com outros objectos.
• Criar e gerir pipelines de objectos personalizados para utilizar fases que seguem os processos do seu objeto personalizado.
• Criar registos de objectos personalizados.
• Personalize as propriedades que aparecem nas barras laterais dos registos de objectos personalizados , cartões de associação e cartões de quadro .
• Veja como o seu objecto personalizado se enquadra no modelo de dados da sua conta, navegando para Relatórios > Gestão de dados > Modelo de dados.

Editar ou eliminar um objecto personalizado

Depois de criar um objecto personalizado, os utilizadores com permissões super admin podem editar o seu nome e propriedades ou eliminar o objecto da conta da HubSpot. Pode editar e apagar objectos personalizados nas suas definições de objectos personalizados ou através de API. Para editar ou apagar nas suas definições: 

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos > Objectos personalizados.
• Se tiver vários objectos personalizados, seleccione o objecto que pretende editar ou eliminar.
• No separador Setup, clique no menu pendente Actions e seleccione uma das seguintes opções:

• • Ver onde o objecto é utilizado: clique para expandir um grupo de ferramentas e ver onde no HubSpot o objecto está actualmente a ser utilizado. Clique no nome de um activo para navegar para a ferramenta.
  • Editar objeto personalizado: pode editar o nome singular, o nome plural e a descrição do objeto, bem como adicionar, editar ou remover propriedades de visualização. Não é possível editar os nomes internos do objeto ou das propriedades .
    • Para editar os nomes das propriedades de visualização primárias ou secundárias existentes, clique em Editar etiqueta de propriedade para navegar para as definições de propriedade .
    • Para adicionar uma propriedade secundária adicional, clique em + Adicionar propriedade, depois introduza o nome da propriedade e seleccione o tipo de propriedade .
    • Para remover uma propriedade secundária, passe o rato sobre a propriedade e clique no ícone de eliminação delete . Se remover uma propriedade secundária, esta continuará acessível nos registos de objectos personalizados, mas deixará de ser apresentada no cartão de perfil ou nos filtros da página de índice. Se pretender eliminar a propriedade, saiba como arquivar e eliminar propriedades nas suas definições de propriedade.
    • Clique em Salvar para confirmar as alterações.
  • Eliminar objecto personalizado: na caixa de diálogo, seleccione a caixa de verificação para confirmar que não é possível restaurar um objecto personalizado eliminado e, em seguida, clique em Eliminar objecto para confirmar. Não é possível eliminar um objecto personalizado que esteja a ser utilizado por outras ferramentas, pelo que terá de remover as referências ao objecto dessas ferramentas antes de o eliminar.

Definir associações de objectos personalizadas

Antes de poder adicionar associações a registos de objectos personalizados, é necessário criar as associações nas suas definições. É possível configurar associações com contactos, empresas, negócios e bilhetes, bem como com outros objectos personalizados e dentro do mesmo objeto personalizado.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Objectos e, em seguida, seleccione Objectos personalizados.
• Se tiver vários objectos personalizados, clique no menu pendente Select an object e seleccione o objeto personalizado para o qual pretende definir associações.
• Clique no separador Associações. 
• Se estiver a adicionar a primeira associação do objeto, clique em Criar nova associação. Para adicionar uma associação adicional, clique no menu pendente Selecionar associações de objectos e, em seguida, seleccione Criar nova associação.
• Na caixa de diálogo, clique no menu pendente e, em seguida, seleccione o objeto ao qual pretende associar o seu objeto personalizado .

• Clique em Criar.

Pode agora associar os registos dos objectos seleccionados e criar etiquetas para descrever as associações.