Aangepaste objecten maken en bewerken

Als uw bedrijf een relatie of proces nodig heeft dat verder gaat dan de standaard CRM-objecten, kunt u een aangepast object maken. Gebruikers met superbeheerdersrechten in Enterprise-accounts kunnen een aangepast object definiëren in de aangepaste objectinstellingen of via de API.

Eenmaal gedefinieerd, kun je eigenschappen maken, pijplijnen beheren en de koppelingen tussen aangepaste objecten en andere objecten aanpassen. Je kunt aangepaste objecten ook gebruiken in andere HubSpot tools, zoals marketinge-mails, workflows en rapporten.

Let op: afhankelijk van je abonnement zijn er grenzen aan het aantal aangepaste objecten en eigenschappen dat je kunt hebben. Lees meer over je limieten in onze HubSpot Producten & Services catalogus.

Voordat je begint

Voordat je een aangepast object definieert, is het belangrijk om te evalueren of dit de juiste optie is voor jouw bedrijf en de kwaliteit van je gegevens in HubSpot.

Enkele vragen waar je over na moet denken voordat je je eigen object maakt:

• Kun je een bestaand CRM object en zijn eigenschappen gebruiken om je gegevens te organiseren in plaats van een aangepast object?
• Kunnen er overlappende of inconsistente gegevens zijn tussen je aangepaste object en een bestaand object?
• Zijn er functies die uniek zijn voor bestaande objecten die je wilt gebruiken? Bulkmarketinge-mails kunnen bijvoorbeeld alleen naar contactpersonen worden verzonden, niet naar andere objecten.
• Zijn er kant-en-klare rapporten die zijn gekoppeld aan bestaande objecten die je wilt gebruiken? Rapporten over dealattributie en verkoopprognoses zijn bijvoorbeeld rechtstreeks gekoppeld aan deals, niet aan andere objecten.

Om inzicht te krijgen in je bestaande objectrelaties en gegevens, kun je een overzicht bekijken van het gegevensmodel van je account door te navigeren naar Rapporten > Gegevensbeheer > Gegevensmodel. Voor meer informatie over wanneer je een aangepast object moet maken, kun je deze les in de HubSpot Academy raadplegen of contact opnemen met je Customer Success Manager.

Woordenlijst

Er zijn een aantal termen en concepten waar je bekend mee moet zijn voordat je een aangepast object maakt.

• Objectnaam: de titel van je aangepaste object. Je wordt gevraagd om een meervoudsnaam en een enkelvoudsnaam te definiëren. Bijvoorbeeld, Bedrijven is een meervoudige objectnaam en Bedrijf is de enkelvoudige naam van het object.

• Primaire weergave-eigenschap: de eigenschap die wordt gebruikt om een record van je object een naam te geven. Dit is de belangrijkste identificerende eigenschap voor je object. Standaard verschijnt het als de eerste kolom op de objectindexpagina en linksboven op elke record. Bedrijfsnaam is bijvoorbeeld de primaire weergave-eigenschap voor bedrijven.

• Label: een eigenschapsnaam zoals deze wordt weergegeven in je HubSpot CRM, zoals op records of indexpagina's. De bedrijfseigenschap Bedrijfsnaam is bijvoorbeeld het label. Eigendomslabels zijn onderhevig aan wijzigingen, dus mogen niet worden gebruikt door integraties of API's.
• Interne naam: de interne waarde van een eigenschap die door integraties of API's wordt gebruikt. De interne waarde van de eigenschap Bedrijfsnaam is bijvoorbeeld name. Interne namen kunnen niet worden gewijzigd en moeten daarom door integraties en API's worden gebruikt om naar de eigenschap te verwijzen.

• Secundaire eigenschappen: extra identificerende eigenschappen voor een object. Deze eigenschappen verschijnen op de profielkaart van een record onder de primaire weergave-eigenschap. Voor aangepaste objecten verschijnen ze ook als extra snelfilters op de indexpagina. De secundaire eigenschappen voor Bedrijven zijn bijvoorbeeld Bedrijfsdomeinnaam en Telefoonnummer, terwijl een aangepaste secundaire eigenschap voor Huisdieren Type huisdier zou kunnen zijn.

Voorbeelden

De onderstaande voorbeelden zijn gebaseerd op veelvoorkomende use cases om u te helpen begrijpen hoe een aangepast object de gegevens van een account kan beïnvloeden, maar ze zijn niet bedoeld als advies voor elk scenario. Als u wilt bespreken of een aangepast object geschikt is voor uw specifieke gebruikssituatie, neemt u contact op met uw Customer Success Manager.

De volgende zijn goede voorbeelden van een aangepast object:

• Een dierenkennel wil de huisdieren die ze onderbrengen bijhouden, elk huisdier associëren met zijn eigenaar en activiteiten met betrekking tot elk huisdier bijhouden. Ze maken een object Huisdier aan met Huisdiernaam als primaire eigenschap en Huisdiertype als secundaire eigenschap. Ze bekijken en doorzoeken de huisdieren waarmee ze werken op een indexpagina, slaan weergaven op gebaseerd op het huisdiertype, associëren contactpersonen met een huisdier en beheren activiteiten en afspraken binnen het record van een huisdier.
• Een autodealer wil een database bijhouden van de auto's die ze op dit moment in voorraad hebben of die ze verkocht hebben, en voor elke auto de verkoopaanvragen bijhouden. Ze maken een object Cars met Model als primaire weergave-eigenschap. Ze maken een aangepaste objectpijplijn om auto's te volgen naarmate ze van stadium veranderen, zoals nieuw in de inventaris, in het aankoopproces en verkocht. Ze bekijken telefoontjes of e-mails die voor elke auto zijn geregistreerd en koppelen contacten en deals aan de auto wanneer deze wordt verkocht.

Hieronder volgen voorbeelden waarbij het niet aan te raden is om een aangepast object te maken:

• Een school heeft een database met leerlingen, ouders en leerkrachten. Ze willen aangepaste objecten maken voor Ouders en Leraren om onderscheid te maken tussen de contacttypes. Dit is geen goed gebruik omdat een aangepast object geen bestaand CRM-object mag kopiëren. Een persoon kan zowel een ouder als een leraar zijn, wat zou resulteren in overlappende gegevens. Bovendien kan de school geen bulkmails sturen naar de ouders en leerkrachten omdat ze geen contactpersonen zijn. In plaats daarvan konden ze alle contacttypen opnemen in het object Contacten en een aangepaste eigenschap Contacttype maken met de opties Student, Ouder en Leraar.
• Een bouwbedrijf gebruikt notities op HubSpot-records om interne verzoeken te doen aan hun aannemers. Ze willen een Notes-object maken om alle verzoeken bij te houden. Dit is geen goede use case omdat aangepaste objecten geen activiteiten mogen vervangen. Dit voegt extra stappen toe in vergelijking met het taggen van gebruikers, de activiteiten van andere records kunnen niet automatisch worden gekoppeld aan de aangepaste notities en ze kunnen geen vooraf gemaakte activiteitenrapporten gebruiken. Bovendien kan informatie over een project op meerdere plaatsen worden opgeslagen als gebruikers zowel de aangepaste notities als een andere gekoppelde record bijwerken, wat kan leiden tot dubbele of tegenstrijdige gegevens. In plaats daarvan konden ze notities maken op records, deze koppelen aan andere records, HubSpot-gebruikers taggen en vooraf gemaakte rapporten gebruiken om de activiteit van notities bij te houden.

Een aangepast object maken

Als je een superbeheerder bent, kun je een aangepast object maken in je HubSpot-instellingen of via de API. Zo maak je een aangepast object in HubSpot:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Aangepaste objecten.
• Als dit je eerste aangepaste object is, klik je op Een aangepast object maken in het midden van de pagina. Als je een extra aangepast object maakt, klik je rechtsboven op Aangepast object maken.
• Stel in het rechterpaneel je aangepaste object in:
  • Om de naam van je aangepaste object in te stellen:
    • Objectnaam (Enkelvoud): voer de enkelvoudige titel voor je aangepaste object in (bijv. Huisdier).
    • Objectnaam (meervoud): voer de meervoudige titel van je aangepaste object in (bijv. Huisdier).
  • Voer een optionele objectbeschrijving in die aan de gebruikers van je account uitlegt wat het object is en hoe het moet worden gebruikt.

• • De primaire weergave-eigenschap van het object maken:
    • Primaire weergave-eigenschap: voer een label in voor de eigenschap die wordt gebruikt om een record van je object een naam te geven (bijvoorbeeld Huisdiernaam voor Huisdieren). Deze eigenschap is nodig om een aangepast objectrecord te maken.
    • Type eigenschap: selecteer het type van uw primaire weergave-eigenschap, ofwel Enkelvoudige tekst of Getal.

• • • Klik op het potlood edit onder het label om de interne naam van de eigenschap te bewerken en klik vervolgens op Opslaan om te bevestigen. De interne naam wordt gebruikt door integraties of API's en kan niet worden bewerkt als het object eenmaal is gemaakt.
    • Schakel het selectievakje in om unieke waarden te vereisen voor de primaire weergave-eigenschap. Als dit is ingeschakeld, kunnen gebruikers niet dezelfde waarde voor meerdere records invoeren (bijvoorbeeld voor het object Orders moet de primaire eigenschap Bestelnummer unieke waarden vereisen).

• • Om een secundaire eigenschap te maken voor je aangepaste object:
    • Secundaire weergave-eigenschap: voer een label in voor de eigenschap die wordt weergegeven onder de primaire eigenschap op een record (bijvoorbeeld Type huisdier en Telefoonnummer eigenaar voor Huisdieren). Secundaire eigenschappen zijn niet vereist om een aangepast objectrecord te maken en kunnen later worden toegevoegd of verwijderd door het aangepaste object te bewerken.
    • Type eigenschap: het type van uw secundaire weergave-eigenschap, ofwel Enkelvoudige tekst of Getal.
    • Klik op het potlood edit onder het label om de interne naam van de eigenschap te bewerken en klik vervolgens op Opslaan om te bevestigen. De interne naam wordt gebruikt door integraties of API's en kan niet worden bewerkt als het object eenmaal is gemaakt.

• • Klik op + eigenschap toevoegen om een extra secundaire eigenschap toe te voegen. Dit verschijnt alleen als je een label en eigenschapstype hebt ingesteld voor je eerste secundaire eigenschap.
  • Om een bestaande secundaire eigenschap te verwijderen, klik je op het pictogram delete verwijderen naast de eigenschap.

• Als je klaar bent, klik je op Maken onder aan het paneel.

Als je eenmaal een aangepast object hebt gedefinieerd, kun je het volgende doen in de instellingen van je aangepaste object:

• Eigenschappen voor uw aangepaste objectmaken en bewerken , inclusief instellen welke eigenschappen worden weergegeven wanneer u handmatig nieuwe aangepaste objectrecords maakt.
• Maak associatielabels om de associaties van je aangepaste object met andere objecten te definiëren.
• Maak en beheer aangepaste objectpijplijnen om fasen te gebruiken die de processen van je aangepaste object volgen.
• Aangepaste objectrecords maken.
• Pas de eigenschappen aan die verschijnen in de zijbalken, associatiekaarten en bordkaarten van uw aangepaste objectrecords .
• Bekijk hoe je aangepaste object past in het gegevensmodel van je account door te navigeren naar Rapporten > Gegevensbeheer > Gegevensmodel.

Een aangepast object bewerken of verwijderen

Zodra je een aangepast object hebt gemaakt, kunnen gebruikers met superbeheerdersrechten de naam en eigenschappen ervan bewerken of het object verwijderen uit het HubSpot-account. Je kunt aangepaste objecten bewerken en verwijderen in je aangepaste objectinstellingen of via de API. Bewerk of verwijder objecten in je instellingen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Aangepaste objecten.
• Als je meerdere aangepaste objecten hebt, selecteer je het object dat je wilt bewerken of verwijderen.
• Klik op het tabblad Instellingen op het vervolgkeuzemenu Acties en maak een keuze uit de volgende opties:

• • Zie waar het object wordt gebruikt: klik om een toolgroep uit te vouwen en te zien waar in HubSpot het object momenteel wordt gebruikt. Klik op de naam van een object om naar de tool te navigeren.
  • Aangepast object bewerken: je kunt de enkelvoudige naam, meervoudige naam en beschrijving van het object bewerken en weergave-eigenschappen toevoegen, bewerken of verwijderen. U kunt de interne namen van het object of de eigenschappen niet bewerken.
    • Als u de namen van bestaande primaire of secundaire weergave-eigenschappen wilt bewerken, klikt u op Eigendomslabel bewerken om naar de eigenschappen te navigeren .
    • Om een extra secundaire eigenschap toe te voegen, klik je op + eigenschap toevoegen, voer je de naam van de eigenschap in en selecteer je het type eigenschap.
    • Om een secundaire eigenschap te verwijderen, ga je met de muis over de eigenschap en klik je op het pictogram delete verwijderen. Als je een secundaire eigenschap verwijdert, is deze nog steeds toegankelijk op aangepaste objectrecords, maar wordt deze niet meer weergegeven in de profielkaart of indexpagina filters. Als je de eigenschap wilt verwijderen, lees dan hoe je eigenschappen archiveert en verwijdert in je eigenschapinstellingen.
    • Klik op Opslaan om je wijzigingen te bevestigen.
  • Aangepast object verwijderen: schakel in het dialoogvenster het selectievakje in om te bevestigen dat u een verwijderd aangepast object niet kunt herstellen en klik vervolgens op Object verwijderen om te bevestigen. U kunt geen aangepast object verwijderen dat momenteel door andere gereedschappen wordt gebruikt, dus u moet de verwijzingen naar het object uit die gereedschappen verwijderen voordat u het verwijdert.

Aangepaste objectassociaties definiëren

Voordat u associaties kunt toevoegen aan aangepaste objectrecords, moet u de associaties maken in uw instellingen. Je kunt associaties instellen met contactpersonen, bedrijven, deals en tickets, maar ook met andere aangepaste objecten en binnen hetzelfde aangepaste object.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten en selecteer vervolgens Aangepaste objecten.
• Als je meerdere aangepaste objecten hebt, klik je op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer je het aangepaste object waarvoor je associaties wilt definiëren.
• Klik op het tabblad Associaties.
• Als je de eerste associatie van het object toevoegt, klik je op Nieuwe associatie maken. Als je een extra associatie wilt toevoegen, klik je op het vervolgkeuzemenu Selecteer objectassociaties en selecteer je vervolgens Nieuwe associatie maken.
• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens het object waaraan je je aangepaste object wilt koppelen.

• Klik op Maken.

Je kunt nu de records van de geselecteerde objecten koppelen en labels maken om de koppelingen te beschrijven.