Tworzenie i edytowanie obiektów niestandardowych

Jeśli Twoja firma wymaga relacji lub procesu wykraczającego poza standardowe obiekty systemu CRM, możesz utworzyć obiekt niestandardowy. Użytkownicy o rozszerzonych uprawnieniach administratora na kontach Enterprise mogą zdefiniować obiekt niestandardowy w ustawieniach obiektu niestandardowego lub za pośrednictwem interfejsu API.

Po zdefiniowaniu można tworzyć właściwości, zarządzać procesami i dostosowywać powiązania między obiektami niestandardowymi a innymi obiektami. Obiektów niestandardowych można również używać w innych narzędziach HubSpot, takich jak e-maile marketingowe, przepływy pracy i raporty.

Uwaga: w zależności od subskrypcji istnieją limity liczby niestandardowych obiektów i właściwości. Więcej informacji na temat limitów można znaleźć w katalogu produktów i usług HubSpot.

Przed rozpoczęciem

Przed zdefiniowaniem niestandardowego obiektu ważne jest, aby ocenić, czy jest to właściwa opcja dla Twojej firmy i jakości danych w HubSpot.

Niektóre pytania, które należy rozważyć przed utworzeniem własnego obiektu, obejmują:

• Czy można użyć istniejącego obiektu systemu CRM i jego właściwości do uporządkowania danych zamiast obiektu niestandardowego?
• Czy mogą istnieć nakładające się lub niespójne dane między obiektem niestandardowym a istniejącym obiektem?
• Czy istnieją funkcje unikalne dla istniejących obiektów, których chcesz użyć? Na przykład, masowe e-maile marketingowe mogą być wysyłane tylko do kontaktów, a nie do innych obiektów.
• Czy istnieją wstępnie utworzone raporty połączone z istniejącymi obiektami, których chcesz użyć? Na przykład raporty dotyczące atrybucji transakcji i prognozy sprzedaży są połączone bezpośrednio z transakcjami, a nie z innymi obiektami.

Aby zrozumieć istniejące relacje i dane obiektów, można wyświetlić przegląd modelu danych konta. Aby uzyskać dalsze wskazówki na temat tego, kiedy należy utworzyć obiekt niestandardowy, zapoznaj się z tą lekcją w HubSpot Academy lub skontaktuj się ze swoim menedżerem ds. sukcesu klienta.

Słowniczek

Istnieją pewne terminy i pojęcia, z którymi należy się zapoznać przed utworzeniem niestandardowego obiektu.

• Nazwa obiektu: tytuł obiektu niestandardowego. Zostaniesz poproszony o zdefiniowanie nazwy w liczbie mnogiej i pojedynczej. Na przykład, Firmy to nazwa obiektu w liczbie mnogiej, a Firma to nazwa obiektu w liczbie pojedynczej.

• Główna właściwość wyświetlania: właściwość używana do nazwania rekordu obiektu. Jest to główna właściwość identyfikująca obiekt. Domyślnie pojawia się jako pierwsza kolumna na stronie indeksu obiektu i w lewym górnym rogu każdego rekordu. Na przykład nazwa firmy jest główną właściwością wyświetlaną dla firm.

• Etykieta: nazwa właściwości wyświetlana w funkcjach systemu CRM HubSpot, np. w rekordach lub na stronach indeksu. Na przykład właściwość firmy Nazwa firmy jest etykietą. Etykiety właściwości mogą ulec zmianie, więc nie powinny być używane przez integracje lub interfejsy API.
• Nazwa wewnętrzna: wewnętrzna wartość właściwości, która jest używana przez integracje lub interfejsy API. Na przykład wewnętrzną wartością właściwości Firma name jest name. Nazwy wewnętrzne nie mogą się zmieniać, więc powinny być używane przez integracje i interfejsy API w celu odniesienia się do właściwości.

• Właściwość drugorzędna: dodatkowa właściwość identyfikująca obiekt. Właściwość ta pojawia się na karcie profilu w rekordzie pod główną właściwością wyświetlania. W przypadku obiektów niestandardowych pojawiają się one również jako dodatkowe szybkie filtry na stronie indeksu. Na przykład, właściwościami drugorzędnymi dla firm są nazwa domeny firmy i numer telefonu , podczas gdy niestandardową właściwością drugorzędną dla zwierząt domowych może być typ zwierzęcia.

Przykłady

Poniższe przykłady opierają się na typowych przypadkach użycia, aby pomóc zrozumieć, w jaki sposób obiekt niestandardowy może wpływać na dane konta, ale nie mają one stanowić porady dla każdego scenariusza. Aby omówić, czy obiekt niestandardowy jest odpowiedni dla konkretnego przypadku użycia, skontaktuj się z menedżerem ds . sukcesu klienta.

Poniżej znajdują się dobre przykłady niestandardowego obiektu:

• Hodowla zwierząt domowych chce śledzić zwierzęta, które przyjmują na pokład, kojarzyć każde zwierzę z ich właścicielami i śledzić działania związane z każdym zwierzęciem. Tworzy obiekt Pets z nazwą zwierzęcia jako główną właściwością wyświetlania i typem zwierzęcia jako właściwością drugorzędną. Przeglądają i wyszukują zwierzęta, z którymi pracują na stronie indeksu, zapisują widoki na podstawie typu zwierzęcia, kojarzą kontakty ze zwierzęciem oraz zarządzają działaniami i terminami w rekordzie zwierzęcia.
• Salon samochodowy chce utrzymywać bazę danych samochodów znajdujących się obecnie w jego magazynie lub sprzedanych, a także śledzić zapytania dotyczące sprzedaży związane z każdym samochodem. Tworzy obiekt Cars z modelem jako główną właściwością wyświetlania. Tworzą niestandardowy obiekt pipeline , aby śledzić samochody, gdy przechodzą z etapów takich jak nowy do zapasów, w procesie zakupu i sprzedany. Wyświetlają połączenia z zapytaniami lub wiadomości e-mail zarejestrowane w rekordzie każdego samochodu oraz kojarzą kontakty i transakcje, gdy samochód jest sprzedawany.

Poniżej znajdują się przykłady, w których nie zaleca się tworzenia niestandardowego obiektu:

• Szkoła posiada bazę danych uczniów, rodziców i nauczycieli. Chcą utworzyć niestandardowe obiekty dla Rodziców i Nauczycieli, aby pomóc rozróżnić typy kontaktów. Nie jest to dobry przypadek użycia, ponieważ obiekt niestandardowy nie powinien powielać istniejącego obiektu systemu CRM. Osoba może być zarówno rodzicem, jak i nauczycielem, co spowodowałoby nakładanie się danych. Ponadto szkoła nie mogłaby wysyłać masowych wiadomości e-mail do rodziców i nauczycieli, ponieważ nie są oni kontaktami. Zamiast tego mogliby uwzględnić wszystkie typy kontaktów w obiekcie Contacts i utworzyć niestandardową Właściwość kontaktu z opcjami Student, Parent i Teacher.
• Firma zajmująca się remontami domów używa notatek w rekordach HubSpot do składania wewnętrznych zapytań do swoich kontrahentów. Chcą utworzyć obiekt Notes, aby śledzić wszystkie żądania. Nie jest to dobry przypadek użycia, ponieważ obiekty niestandardowe nie powinny zastępować działań. Dodaje to dodatkowe kroki w porównaniu do tagowania użytkowników, działania innych rekordów nie mogą być automatycznie kojarzone z niestandardowymi rekordami notatek i nie mogą korzystać z gotowych raportów aktywności. Ponadto informacje o jednym projekcie mogą być przechowywane w wielu miejscach, jeśli użytkownicy aktualizują zarówno rekord notatki niestandardowej, jak i inny powiązany rekord, co może prowadzić do duplikowania lub konfliktu danych. Zamiast tego mogliby tworzyć notatki w rekordach, kojarzyć je z innymi rekordami, oznaczać użytkowników HubSpot i używać gotowych raportów do śledzenia aktywności notatek.

Tworzenie obiektu niestandardowego

Jeśli jesteś Administratorem o rozszerzonych uprawnieniach, możesz utworzyć niestandardowy obiekt w ustawieniach HubSpot lub za pośrednictwem API. Aby utworzyć obiekt niestandardowy w HubSpot:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W lewym menu paska bocznego przejdź do pozycji Obiekty > Obiekty niestandardowe.
• Jeśli jest to twój pierwszy obiekt niestandardowy, kliknij Utwórz obiekt niestandardowy na środku strony. Jeśli tworzysz dodatkowy obiekt niestandardowy, kliknij Utwórz obiekt niestandardowy w prawym górnym rogu.
• W prawym panelu skonfiguruj swój obiekt niestandardowy:
  • Aby ustawić nazwę obiektu niestandardowego:
    • Obiekt Name (Singular): wprowadź nazwę obiektu niestandardowego w liczbie pojedynczej (np. Pet).
    • Obiekt Name (Plural): wprowadź nazwę obiektu niestandardowego w liczbie mnogiej (np. Pets).
  • Wprowadź opcjonalny opis obiektu , który wyjaśnia użytkownikom konta, czym jest obiekt i jak należy go używać.

• • Aby utworzyć główną właściwość wyświetlania obiektu:
    • Primary display property: wprowadź etykietę właściwości używanej do nazwania rekordu obiektu (np. Pet name dla Pets). Właściwość ta jest wymagana do utworzenia niestandardowego rekordu obiektu.
    • Właściwośćtypu: wybierz typ podstawowej właściwości wyświetlania, tekst jednowierszowy lub liczba.

• • • Kliknij ołówek edit poniżej etykiety, aby edytować wewnętrzną nazwę właściwości, a następnie kliknij Zapisz, aby potwierdzić. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje lub interfejsy API i nie może być edytowana po utworzeniu obiektu.
    • Zaznacz pole wyboru, aby wymagać unikalnych wartości dla głównej właściwości wyświetlania. Po włączeniu tej opcji użytkownicy nie będą mogli wprowadzić tej samej wartości dla wielu rekordów (np. dla obiektu Orders, właściwość podstawowa Order number powinna wymagać unikalnych wartości).

• • Aby utworzyć właściwość drugorzędną dla obiektu niestandardowego:
    • Drugorzędna właściwośćwyświetlania: wprowadź etykietę dla właściwości, która jest wyświetlana poniżej właściwości podstawowej w rekordzie (np. Typ zwierzęcia domowego i Numer telefonu właściciela dla Właściwość zwierząt domowych). Właściwość drugorzędna nie jest wymagana do utworzenia rekordu obiektu niestandardowego i może zostać dodana lub usunięta później poprzez edycję obiektu niestandardowego.
    • Właściwośćtypu: typ wyświetlanej właściwości drugorzędnej, tekst jednowierszowy lub liczba.
    • Kliknij ołówek edit poniżej etykiety, aby edytować wewnętrzną nazwę właściwości, a następnie kliknij Zapisz, aby potwierdzić. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje lub interfejsy API i nie można jej edytować po utworzeniu obiektu.

• • Aby dodać dodatkową drugorzędną właściwość wyświetlania, kliknij + Dodaj właściwość. Pojawi się ona dopiero po ustawieniu etykiety i typu właściwości dla pierwszej właściwości drugorzędnej.
  • Aby usunąć istniejącą właściwość drugorzędną, kliknij ikonę usuwania delete obok właściwości.

• Po zakończeniu kliknij przycisk Utwórz w dolnej części panelu.

Po zdefiniowaniu obiektu niestandardowego można wykonać następujące czynności w ustawieniach obiektu niestandardowego:

• Tworzenie i edytowanie właściwości obiektu niestandardowego, w tym ustawianie, które właściwości mają być wyświetlane podczas ręcznego tworzenia nowych rekordów obiektu niestandardowego.
• Tworzenie etykiet asocjacji w celu zdefiniowania powiązań obiektu niestandardowego z innymi obiektami.
• Tworzenie i zarządzanie procesami obiektu niestandardowego w celu używania etapów śledzących procesy obiektu niestandardowego.
• Tworzenie rekordów obiektów niestandardowych.
• Dostosowywanie właściwości wyświetlanych na paskach bocznych rekordów obiektów niestandardowych, kartach asocjacji i kartach tablicy.
• Wyświetlanie dopasowania obiektu niestandardowego do modelu danych konta.

Edycja lub usunięcie obiektu niestandardowego

Po utworzeniu obiektu niestandardowego użytkownicy z uprawnieniami Administratora o rozszerzonych uprawnieniach mogą edytować jego nazwę i właściwości lub usunąć obiekt z konta HubSpot. Obiekty niestandardowe można edytować i usuwać w ustawieniach obiektu niestandardowego lub za pośrednictwem interfejsu API. Aby edytować lub usunąć obiekt w ustawieniach:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Obiekty niestandardowe .
• Jeśli masz wiele obiektów niestandardowych, wybierz obiekt, który chcesz edytować lub usunąć.
• Na karcie Ustawienia kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:

• • Zobacz, gdzie obiekt jest używany: kliknij, aby rozwinąć sekcję, w której chcesz zobaczyć, gdzie w HubSpot obiekt jest aktualnie używany. Kliknij nazwę zasobu, aby przejść do narzędzia.
  • Edytuj obiekt niestandardowy: możesz edytować nazwę pojedynczą, mnogą i opis obiektu, a także dodawać, edytować lub usuwać właściwości wyświetlania. Nie można edytować wewnętrznych nazw obiektu lub właściwości.
    • Aby edytować nazwy istniejących podstawowych lub drugorzędnych właściwości wyświetlania, kliknij Edytuj etykietę właściwości, aby przejść do ustawień właściwości.
    • Aby dodać dodatkową właściwość pomocniczą, kliknij + Dodaj właściwość, a następnie wprowadź nazwę właściwości i wybierz jej typ.
    • Aby usunąć właściwość drugorzędną, najedź na nią kursorem i kliknij ikonę usuwania delete. Po usunięciu właściwości dodatkowej będzie ona nadal dostępna w rekordach obiektów niestandardowych, ale nie będzie już wyświetlana na karcie profilu ani w filtrach strony indeksu. Jeśli chcesz usunąć właściwość, dowiedz się, jak archiwizować i usuwać właściwości w ustawieniach właściwości.
    • Kliknij przycisk Zapisz, aby potwierdzić zmiany.
  • Usuwanie obiektu niestandardowego: w oknie dialogowym zaznacz pole wyboru, aby potwierdzić, że nie możesz przywrócić usuniętego obiektu niestandardowego, a następnie kliknij przycisk Usuń obiekt, aby potwierdzić. Nie można usunąć obiektu niestandardowego, który jest obecnie używany przez inne narzędzia, więc przed usunięciem należy usunąć odniesienia do obiektu z tych narzędzi.

Definiowanie niestandardowych powiązań obiektów

Przed dodaniem powiązań do rekordów obiektów niestandardowych należy utworzyć powiązania w ustawieniach. Skojarzenia można tworzyć z kontaktami, firmami, transakcjami i zgłoszeniami, a także z innymi obiektami niestandardowymi i w ramach tego samego obiektu niestandardowego.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierz opcję Obiekty niestandardowe.
• Jeśli masz wiele obiektów niestandardowych, kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz obiekt niestandardowy, dla którego chcesz zdefiniować skojarzenia.
• Kliknij kartę Asocjacje.
• Jeśli dodajesz pierwszą asocjację obiektu, kliknij Utwórz nową asocjację. Aby dodać dodatkową asocjację, kliknij menu rozwijane Wybierz asocjacje obiektu, a następnie wybierz opcję Utwórz nową asocjację.
• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz obiekt , z którym chcesz skojarzyć obiekt niestandardowy.

• Kliknij przycisk Utwórz.

Można teraz skojarzyć rek ordy wybranych obiektów i utworzyć etykiety opisujące skojarzenia.