Tworzenie i edytowanie obiektów niestandardowych

Jeśli Twoja firma wymaga relacji lub procesu wykraczającego poza standardowe obiekty CRM, możesz utworzyć obiekt niestandardowy. Użytkownicy z uprawnieniami superadministratora na kontach Enterprise mogą zdefiniować obiekt niestandardowy w ustawieniach obiektu niestandardowego lub za pośrednictwem interfejsu API.

Po ich zdefiniowaniu można tworzyć właściwości, zarządzać potokami i dostosowywać powiązania między obiektami niestandardowymi a innymi obiektami. Obiektów niestandardowych można również używać w innych narzędziach HubSpot, takich jak marketingowe wiadomości e-mail, przepływy pracy i raporty.

Uwaga: w zależności od subskrypcji istnieją limity liczby niestandardowych obiektów i właściwości. Więcej informacji na temat limitów można znaleźć w katalogu produktów i usług HubSpot.

Przed rozpoczęciem

Przed zdefiniowaniem niestandardowego obiektu ważne jest, aby ocenić, czy jest to właściwa opcja dla Twojej firmy i jakości danych w HubSpot.

Przed utworzeniem własnego obiektu należy rozważyć kilka kwestii:

• Czy można użyć istniejącego obiektu CRM i jego właściwości do uporządkowania danych zamiast niestandardowego obiektu?
• Czy między obiektem niestandardowym a istniejącym obiektem mogą występować nakładające się lub niespójne dane?
• Czy są jakieś funkcje unikalne dla istniejących obiektów, których chcesz użyć? Na przykład masowe wiadomości marketingowe mogą być wysyłane tylko do kontaktów, a nie do innych obiektów.
• Czy istnieją wstępnie utworzone raporty połączone z istniejącymi obiektami, których chcesz użyć? Na przykład raporty przypisania transakcji i prognozy sprzedaży są połączone bezpośrednio z transakcjami, a nie z innymi obiektami.

Aby zrozumieć istniejące relacje i dane obiektów, można wyświetlić przegląd modelu danych konta. Aby uzyskać dalsze wskazówki dotyczące tego, kiedy należy utworzyć niestandardowy obiekt, zapoznaj się z tą lekcją w Akademii HubSpot lub skontaktuj się ze swoim Customer Success Managerem.

Słowniczek

Istnieją pewne terminy i pojęcia, z którymi należy się zapoznać przed utworzeniem niestandardowego obiektu.

• Nazwa obiektu: tytuł obiektu niestandardowego. Zostaniesz poproszony o zdefiniowanie nazwy w liczbie mnogiej i pojedynczej. Na przykład Companies to nazwa obiektu w liczbie mnogiej, a Company to nazwa obiektu w liczbie pojedynczej.

• Podstawowa właściwość wyświetlania: właściwość używana do nazwania rekordu obiektu. Jest to główna właściwość identyfikująca obiekt i może być używana do wyszukiwania rekordów na stronie indeksu. Domyślnie pojawia się jako pierwsza kolumna na stronie indeksu obiektu i w lewym górnym rogu każdego rekordu. Na przykład nazwa firmy jest główną właściwością wyświetlaną dla firm.

• Etykieta: nazwa właściwości wyświetlana w HubSpot CRM, na przykład w rekordach lub na stronach indeksu. Na przykład etykietą jest właściwość firmy Nazwa firmy. Etykiety właściwości mogą ulec zmianie, więc nie powinny być używane przez integracje lub interfejsy API.
• Nazwa wewnętrzna: wewnętrzna wartość właściwości, która jest używana przez integracje lub interfejsy API. Na przykład wewnętrzna wartość właściwości Company name to name. Nazwy wewnętrzne nie mogą ulec zmianie, dlatego powinny być używane przez integracje i interfejsy API do odwoływania się do właściwości.

• Właściwości dodatkowe: dodatkowe właściwości identyfikujące obiekt. Właściwości te pojawiają się na karcie profilu w rekordzie pod główną właściwością wyświetlania. Mogą być również używane do wyszukiwania rekordów na stronie indeksu. W przypadku obiektów niestandardowych pojawiają się one również jako dodatkowe szybkie filtry na stronie indeksu. Na przykład drugorzędnymi właściwościami dla firm są nazwa domeny firmy i numer telefonu , podczas gdy niestandardową właściwością drugorzędną dla zwierząt domowych może być typ zwierzęcia.

Przykłady

Poniższe przykłady opierają się na typowych przypadkach użycia, aby pomóc zrozumieć, w jaki sposób obiekt niestandardowy może wpływać na dane konta, ale nie mają one stanowić porady dla każdego scenariusza. Aby omówić, czy obiekt niestandardowy jest odpowiedni dla konkretnego przypadku użycia, skontaktuj się ze swoim Customer Success Managerem.

Poniżej znajdują się dobre przykłady niestandardowych obiektów:

• Hodowla zwierząt domowych chce śledzić zwierzęta, które przyjmują na pokład, kojarzyć każde zwierzę z ich właścicielami i śledzić działania związane z każdym zwierzęciem. Tworzy obiekt Pets z nazwą zwierzęcia jako główną właściwością wyświetlania i typem zwierzęcia jako właściwością drugorzędną. Przeglądają i wyszukują zwierzęta, z którymi pracują na stronie indeksu, zapisują widoki na podstawie typu zwierzęcia, kojarzą kontakty ze zwierzęciem oraz zarządzają działaniami i spotkaniami w rekordzie zwierzęcia.
• Salon samochodowy chce utrzymywać bazę danych samochodów znajdujących się obecnie w jego magazynie lub sprzedanych, a także śledzić zapytania dotyczące sprzedaży związane z każdym samochodem. Tworzy obiekt Cars z modelem jako główną właściwością wyświetlania. Tworzą niestandardowy potok obiektów , aby śledzić samochody, gdy przechodzą z etapów takich jak nowe do zapasów, w procesie zakupu i sprzedane. Wyświetlają połączenia z zapytaniami lub wiadomości e-mail zarejestrowane w rekordzie każdego samochodu oraz kojarzą kontakty i transakcje, gdy samochód jest sprzedawany.

Poniżej znajdują się przykłady, w których nie zaleca się tworzenia niestandardowego obiektu:

• Szkoła posiada bazę danych uczniów, rodziców i nauczycieli. Chcą utworzyć niestandardowe obiekty dla rodziców i nauczycieli, aby pomóc w rozróżnieniu typów kontaktów. Nie jest to dobry przypadek użycia, ponieważ obiekt niestandardowy nie powinien powielać istniejącego obiektu CRM. Osoba może być zarówno rodzicem, jak i nauczycielem, co spowodowałoby nakładanie się danych. Ponadto szkoła nie mogłaby wysyłać masowych wiadomości e-mail do rodziców i nauczycieli, ponieważ nie są oni kontaktami. Zamiast tego mogliby uwzględnić wszystkie typy kontaktów w obiekcie Contacts i utworzyć niestandardową właściwość Contact type z opcjami Student, Parent i Teacher.
• Firma zajmująca się remontami domów używa notatek w rekordach HubSpot do składania wewnętrznych wniosków do swoich wykonawców. Chcą utworzyć obiekt Notes, aby śledzić wszystkie żądania. Nie jest to dobry przypadek użycia, ponieważ obiekty niestandardowe nie powinny zastępować działań. Dodaje to dodatkowe kroki w porównaniu do tagowania użytkowników, działania innych rekordów nie mogą być automatycznie kojarzone z niestandardowymi rekordami notatek i nie mogą korzystać z gotowych raportów aktywności. Ponadto informacje o jednym projekcie mogą być przechowywane w wielu miejscach, jeśli użytkownicy aktualizują zarówno niestandardowy rekord notatki, jak i inny powiązany rekord, co może prowadzić do duplikowania lub konfliktu danych. Zamiast tego mogliby tworzyć notatki w rekordach, kojarzyć je z innymi rekordami, oznaczać użytkowników HubSpot i używać gotowych raportów do śledzenia aktywności notatek.

Tworzenie obiektu niestandardowego

Jeśli jesteś super administratorem, możesz utworzyć niestandardowy obiekt w ustawieniach HubSpot lub za pośrednictwem interfejsu API. Aby utworzyć niestandardowy obiekt w HubSpot:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Obiekty niestandardowe.
• Jeśli jest to Twój pierwszy obiekt niestandardowy, kliknij przycisk Utwórz obiekt nie standardowy na środku strony. Jeśli tworzysz dodatkowy obiekt niestandardowy, kliknij opcję Utwórz obiekt nie standardowy w prawym górnym rogu.
• W prawym panelu skonfiguruj obiekt niestandardowy:
  • Aby ustawić nazwę obiektu niestandardowego:
    • Object Name (Singular): wprowadź nazwę obiektu niestandardowego w liczbie pojedynczej (np. Pet).
    • Object Name (Plural): wprowadź nazwę obiektu niestandardowego w liczbie mnogiej (np. Pets).
  • Wprowadź opcjonalny opis obiektu , który wyjaśnia użytkownikom konta, czym jest obiekt i jak należy go używać.

• • Aby utworzyć główną właściwość wyświetlania obiektu:
    • Primary display property: wprowadź etykietę właściwości używanej do nazwania rekordu obiektu (np. Pet name dla Pets). Ta właściwość jest wymagana do utworzenia niestandardowego rekordu obiektu.
    • Typ właściwości: wybierz typ podstawowej właściwości wyświetlania, tekst jednowierszowy lub liczba.

• • • Kliknij ołówek edit poniżej etykiety, aby edytować wewnętrzną nazwę właściwości, a następnie kliknij Zapisz, aby potwierdzić. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje lub interfejsy API i nie można jej edytować po utworzeniu obiektu.
    • Zaznacz pole wyboru, aby wymagać unikalnych wartości dla podstawowej właściwości wyświetlania. Po włączeniu tej opcji użytkownicy nie będą mogli wprowadzić tej samej wartości dla wielu rekordów (np. dla obiektu Orders podstawowa właściwość Order number powinna wymagać unikalnych wartości).

• • Aby utworzyć dodatkową właściwość dla niestandardowego obiektu:
    • Drugorzędna właściwośćwyświetlania: wprowadź etykietę właściwości, która jest wyświetlana poniżej właściwości podstawowej w rekordzie (np. typ zwierzęcia i numer telefonu właściciela dla zwierząt domowych). Właściwości dodatkowe nie są wymagane do utworzenia rekordu obiektu niestandardowego i można je dodać lub usunąć później, edytując obiekt niestandardowy.
    • Typ właściwości: typ wyświetlanej właściwości dodatkowej, tekst jednowierszowy lub liczba.
    • Kliknij ołówek edit poniżej etykiety, aby edytować wewnętrzną nazwę właściwości, a następnie kliknij Zapisz, aby potwierdzić. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje lub interfejsy API i nie można jej edytować po utworzeniu obiektu.

• • Aby dodać dodatkową drugorzędną właściwość wyświetlania, kliknij + Dodaj właściwość. Ta opcja pojawi się dopiero po ustawieniu etykiety i typu właściwości dla pierwszej właściwości dodatkowej.
  • Aby usunąć istniejącą właściwość dodatkową, kliknij ikonę usuwania delete obok właściwości.

• Po zakończeniu kliknij przycisk Utwórz w dolnej części panelu.

Po zdefiniowaniu obiektu niestandardowego można wykonać następujące czynności w ustawieniach obiektu niestandardowego:

• Tworzenie i edytowanie właściwości obiektu niestandardowego, w tym ustawianie właściwości wyświetlanych podczas ręcznego tworzenia nowych rekordów obiektu niestandardowego.
• Utwórz etykiety asocjacji, aby zdefiniować powiązania obiektu niestandardowego z innymi obiektami.
• Twórz i zarządzaj potokami obiektów niestandardowych , aby korzystać z etapów śledzących procesy obiektu niestandardowego.
• Tworzenie niestandardowych rekordów obiektów.
• Dostosuj właściwości wyświetlane na paskach bocznych rekordów obiektów niestandardowych, kartach powiązań i kartach tablic.
• Zobacz, jak obiekt niestandardowy pasuje do modelu danych konta.

Edytowanie lub usuwanie obiektu niestandardowego

Po utworzeniu obiektu niestandardowego użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą edytować jego nazwę i właściwości lub usunąć obiekt z konta HubSpot. Obiekty niestandardowe można edytować i usuwać w ustawieniach obiektu niestandardowego lub za pośrednictwem interfejsu API. Aby edytować lub usunąć obiekt w ustawieniach:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Obiekty niestandardowe.
• Jeśli masz wiele obiektów niestandardowych, wybierz obiekt, który chcesz edytować lub usunąć.
• Na karcie Ustawienia kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:

• • Zobacz, gdzie obiekt jest używany: kliknij, aby rozwinąć sekcję, którą chcesz wyświetlić, gdzie w HubSpot obiekt jest obecnie używany. Kliknij nazwę zasobu, aby przejść do narzędzia.
  • Edytuj obiekt niestandardowy: możesz edytować nazwę pojedynczą, nazwę mnogą i opis obiektu, a także dodawać lub usuwać drugorzędne właściwości wyświetlania. Jeśli musisz edytować główną właściwość wyświetlania, możesz to zrobić za pomocą interfejsu API obiektu niestandardowego. Nie można edytować wewnętrznych nazw obiektu lub właściwości.
    • Aby edytować nazwy istniejących podstawowych lub drugorzędnych właściwości wyświetlania, kliknij Edytuj etykietę właściwości, aby przejść do ustawień właściwości.
    • Aby dodać dodatkową właściwość drugorzędną, kliknij + Dodaj właściwość, a następnie wprowadź nazwę właściwości i wybierz jej typ.
    • Aby usunąć właściwość dodatkową, najedź na nią kursorem i kliknij ikonę usuwania delete. Po usunięciu właściwości dodatkowej będzie ona nadal dostępna w rekordach obiektów niestandardowych, ale nie będzie już wyświetlana na karcie profilu ani w filtrach strony indeksu. Jeśli chcesz usunąć właściwość, dowiedz się, jak archiwizować i usuwać właściwości w ustawieniach właściwości.
    • Kliknij przycisk Zapisz, aby potwierdzić zmiany.
  • Usuń obiekt niestandardowy: w oknie dialogowym zaznacz pole wyboru, aby potwierdzić, że nie możesz przywrócić usuniętego obiektu niestandardowego, a następnie kliknij przycisk Usuń obiekt, aby potwierdzić. Nie można usunąć obiektu niestandardowego, który jest obecnie używany przez inne narzędzia, więc przed usunięciem należy usunąć odniesienia do obiektu z tych narzędzi.

Definiowanie niestandardowych powiązań obiektów

Przed dodaniem powiązań do rekordów obiektów niestandardowych należy utworzyć powiązania w ustawieniach. Można skonfigurować powiązania z kontaktami, firmami, transakcjami i biletami, a także z innymi obiektami niestandardowymi i w ramach tego samego obiektu niestandardowego.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty, a następnie wybierz opcję Obiekty niestandardowe.
• Jeśli masz wiele obiektów niestandardowych, kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz obiekt niestandardowy, dla którego chcesz zdefiniować powiązania.
• Kliknij kartę Asocjacje.
• Jeśli dodajesz pierwsze skojarzenie obiektu, kliknij Utwórz nowe skojarzenie. Aby dodać dodatkowe skojarzenie, kliknij menu rozwijane Wybierz skojarzenia obiektów, a następnie wybierz opcję Utwórz nowe skojarzenie.
• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz obiekt , z którym chcesz powiązać obiekt niestandardowy.

• Kliknij przycisk Utwórz.

Można teraz powiązać rekordy wybranych obiektów i utworzyć etykiety opisujące powiązania.