De importtool begrijpen

Importeer om objecten, zoals contacten, bedrijven, deals, diensten en activiteiten, toe te voegen aan HubSpot. Door een spreadsheet te uploaden en de kolommen ervan toe te wijzen aan HubSpot-eigenschappen, kun je nieuwe records aanmaken, bestaande records bijwerken en relaties tussen deze records definiëren. Bekijk het importproces en de terminologie hieronder om ervoor te zorgen dat je gegevens correct zijn opgemaakt voordat je je bestand uploadt.

Als je nieuw bent bij HubSpot en je bestaande CRM-gegevens wilt migreren naar HubSpot's CRM, kun je een gegevensmigratie aanvragen bij HubSpot's Replatforming-team.

Woordenlijst

• CRM-object: uw klanten en bedrijfsprocesinformatie, zoals contacten, bedrijven, deals en tickets. Bij het importeren is een object het type dataset dat u in HubSpot importeert.

• Record: een afzonderlijk exemplaar van een object (bijvoorbeeld 'Neal Caffrey' is een contactrecord). In een importbestand met één object vertegenwoordigt elke rij van uw bestand één objectrecord. Als u meerdere objecten in één bestand importeert, vertegenwoordigt elke rij records die aan elkaar zijn gekoppeld.

• Activiteit: een interactie die kan worden gekoppeld aan records, zoals een e-mail die naar een contactpersoon is verzonden of een notitie die is vastgelegd in een ticketrecord. Voor de importtool worden onder andere de volgende activiteiten ondersteund: telefoongesprekken, e-mails, vergaderingen, notities en taken.
• Eigenschap: een veld dat is gemaakt om informatie over uw records en activiteiten op te slaan. Bij een import komen eigenschappen overeen met de kolomkoppen van uw bestand.

In het volgende voorbeeld zijn de contacten het object dat wordt geïmporteerd. Elke rij vertegenwoordigt een contactrecord en elke kolom met informatie vertegenwoordigt een contacteigenschap (voornaam, achternaam, e-mailadres).

Ondersteunde objecten en activiteiten

Hieronder volgen de soorten importen die u kunt uitvoeren en de objecten en activiteiten die voor elk daarvan worden ondersteund.

Import van één object of activiteit

U kunt importeren om één object of activiteit tegelijk te maken en/of bij te werken. Bij het importeren van één object:

• U kunt contacten, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, diensten, oproepen, producten, projecten, bestellingen, winkelwagentjes, abonnementen en aangepaste objectrecords maken en/of bijwerken.

• U kunt taken aanmaken, maar niet bijwerken.

Meerdere objecten en activiteiten importeren

U kunt importeren om meerdere objecten en activiteiten tegelijk te maken, bij te werken en/of te koppelen. U kunt meerdere objecten en activiteiten in één bestand importeren, of twee objecten/een object en een activiteit in twee afzonderlijke bestanden. Wanneer u twee afzonderlijke bestanden gebruikt, moeten de bestanden een gedeelde kolom bevatten.

Bij het importeren van meerdere objecten:

• U kunt contacten, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, diensten, telefoontjes, orders, projecten, winkelwagentjes en aangepaste objectrecords aanmaken en/of bijwerken.
• U kunt regelitems aanmaken en/of bijwerken, maar deze moeten gekoppeld zijn aan deals.
• U kunt e-mails, vergaderingen, notities en taken aanmaken, maar niet bijwerken. E-mails, vergaderingen en notities moeten gekoppeld zijn aan een object.

Voorbeeld: gebruik twee bestanden om twee objecten te importeren

U hebt twee bestanden uit een andere database die u in HubSpot wilt importeren, één met contactpersonen en één met deals. Beide bestanden hebben een kolomDealnaam, die overeenkomt met de gekoppelde contactpersoon in het contactpersonenbestand. Gebruik tijdens het importerenDealnaam als de gemeenschappelijke kolom en de unieke sleutel voor het contactbestand. Hierdoor kan de kolom de eigenschap Dealnaam vullen en tegelijkertijd de deals koppelen aan contacten in HubSpot.

Andere soorten imports

Je kunt het importproces voor andere tools ook openen vanaf de importpagina, maar hiervoor gelden andere stappen dan voor het importeren van objecten of activiteiten.

• Opt-out spreadsheetimporten
• Import van aangepaste gebeurtenissen
• Importeren van datasets

Importbestanden instellen

Voordat je een bestand uploadt naar de importtool, is het belangrijk om je bestanden correct in te stellen, zodat de gegevens correct aan je account worden toegevoegd. De volgende secties bevatten belangrijke concepten en vereisten voor het correct instellen van je bestanden.

Raadpleeg dit artikel voor vooraf gemaakte voorbeeldbestanden.

Vereisten

Raadpleeg het artikel Importbestanden instellen voor technische beperkingen en algemene vereisten.

Unieke identificatiegegevens

Een unieke identificatie is een eigenschap die HubSpot gebruikt om elk record als uniek te herkennen. Bij een import hebt u een unieke identificatie nodig om records bij te werken, dubbele records te voorkomen (bijvoorbeeld twee records voor 'Tom Smith') en records aan elkaar te koppelen (bijvoorbeeld 'Tom Smith' importeren en hem koppelen aan zijn bedrijf 'Smith Inc.'). Voor contactpersonen en bedrijven wordt aanbevolen om bij het importeren hun respectievelijke unieke identificatiegegevens te gebruiken (e-mail,domeinnaam van het bedrijf).

De unieke identificatiegegevens die bij het importeren kunnen worden gebruikt, zijn:

• E-mail: het e-mailadres van een contactpersoon. Dit is vereist bij het importeren van contactpersonen om duplicaten te voorkomen of om contactpersonen aan een ander object te koppelen. Als u geen e-mailadressen van contactpersonen hebt, gebruik dan de Record-ID om bestaande contactrecords bij te werken en te koppelen.

• Bedrijfsdomeinnaam: het websitedomein van een bedrijf (bijv. voorbeeld.com). Dit is vereist bij het importeren van bedrijven om duplicaten te voorkomen of om bedrijven aan een ander object te koppelen. Als u geen bedrijfsdomeinnamen hebt, gebruik dan de Record-ID om bestaande bedrijfsrecords bij te werken en te koppelen.
• Record-ID: een unieke eigenschapwaarde die door HubSpot aan elk record wordt toegekend. Als u bestaande records uit HubSpot exporteert, krijgt elk record een record-ID. Dit is de standaard unieke identificatiecode voor deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, services, activiteiten en aangepaste objecten, maar kan ook worden gebruikt als unieke identificatiecode voor contactpersonen en bedrijven als u geen e-mailadressen of bedrijfsdomeinnamen hebt. Als de record-ID in uw import is opgenomen, vervangt deze alle andere unieke identificatiecodes.
• Aangepaste eigenschap die unieke waarden vereist: als u een eigenschap hebt gemaakt die unieke waarden vereist, kunt u de eigenschap gebruiken als unieke identificatiecode in uw importbestanden. Dit wordt ondersteund voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, afspraken, cursussen, vermeldingen, diensten en aangepaste objecten.

Voor contactpersonen en bedrijven wordt aanbevolen om bij het importeren hun respectievelijke unieke identificatiegegevens te gebruiken (e-mail,bedrijfsdomeinnaam). Zo blijft de kwaliteit van de gegevens gewaarborgd.

Voorbeeld:Record-ID gebruiken om bestaande deals bij

te

werken

U wilt verschillende eigenschappen bijwerken voor alle bestaande deals in uw pijplijn. Exporteer die deals en neem alleen de eigenschappen op die u wilt bewerken, plus de Record-ID. Breng de gewenste wijzigingen aan in de spreadsheet en laat de kolomRecord-ID ongewijzigd. Voer een dealimport uit en gebruikde Record-ID als unieke identificatiecode in het gedeelte met de toewijzingskolommen van het proces.

Koppelingen

U kunt ook importeren om records aan elkaar te koppelen en associatielabels toevoegen om de relatie tussen records te specificeren. Dit omvat objectoverschrijdende associaties, zoals deal naar contactpersoon, of associaties binnen hetzelfde object, zoals contactpersoon naar contactpersoon.

Lees meer over hoe u associaties op de juiste manier in uw importbestanden kunt opnemen.

Voorbeeld: een associatie binnen hetzelfde object importeren

Uw bedrijf houdt de relaties tussen managers en individuele medewerkers (IC's) bij met behulp van het contactobject. De managers bestaan al in HubSpot. Configureer één importbestand met de primaire e-mailadressen van beide contactpersonen in afzonderlijke kolommen (bijvoorbeeldE-mail van manager, E-mail van IC). De waarde van de e-mailproperty van de manager moet overeenkomen met die in HubSpot. Start een contactimport, selecteer de optie om associaties tussen dezelfde objecten te maken, configureer de rest van de details en voltooi de import. U kunt ook aangepaste associatielabels gebruiken om de relatie te labelen.

Kolommen toewijzen aan eigenschappen

Nadat je je bestand hebt geüpload naar de importtool, wordt je tijdens het importproces gevraagd om de kolomkoppen in je bestand te koppelen aan HubSpot-eigenschappen. Door een juiste toewijzing zorg je ervoor dat je gegevens op de juiste plaats terechtkomen (d.w.z. het juiste object en de juiste eigenschap) wanneer ze aan HubSpot worden toegevoegd.

Voor een contactenbestand koppelt u bijvoorbeeld de kolom Voornaamaan de contacteigenschap Voornaam.

Voor een bestand dat meerdere objecten koppelt, selecteert u voor elke kolom het bijbehorende object en de bijbehorende eigenschap.

Importfouten

Als uw import tijdens het toewijzingsproces fouten bevat, kunt u bepaalde fouten beheren om de gegevens te corrigeren voordat ze aan uw account worden toegevoegd. Als er fouten zijn na een import, kunt u de fouten controleren en oplossen om de betreffende gegevens toe te voegen of bij te werken.

Extra manieren om gegevens in HubSpot bij te werken

• Voor contactpersonen en bedrijven kunt u de instelling inschakelen om automatisch bedrijven aan te maken en te koppelen aan contactpersonen op basis van het e-maildomein van de contactpersoon. Als u contactpersonen hebt met e-maildomeinen die verschillen van de domeinen van hun bedrijven, of als u andere objecten importeert, volgt u de instructies om uw records via import te koppelen.
• Als je gegevens in een ander systeem hebt en een tweerichtingssynchronisatie wilt instellen, lees dan hoe je HubSpot-gegevenssynchronisatie kunt verbinden en gebruiken.