Organisez vos workflows

À partir de la page des workflows, vous pouvez naviguer vers les onglets suivants : 

• Tous les workflows : tous les workflows créés directement dans l’outil Workflows et les workflows créés à partir d’autres outils tels que les formulaires, les e-mails, les tickets ou les transactions.
• Besoin de révision : les workflows qui ont rencontré des erreurs au cours des 7 derniers jours s'affichent. Apprenez à identifier et à résoudre les erreurs de workflow les plus courantes. 
• Non utilisé : les workflows qui sont désactivés ou qui n'ont pas exécuté d'actions au cours des 90 derniers jours s'affichent. Apprenez à gérer vos workflows inutilisés. 
• Supprimé : les workflows qui ont été supprimés au cours des 90 derniers jours s'affichent. Vous pouvez restaurer les workflows supprimés à partir de l'onglet Récemment supprimés, apprenez comment supprimer et restaurer les workflows. 

Gérer les vues de votre Workflow 

Pour trouver des workflows spécifiques, vous pouvez effectuer une recherche par nom ou filtrer vos workflows. Vous pouvez également mettre à jour les colonnes des vues pour afficher des données spécifiques au Workflow. Avant de choisir ce qui doit être affiché dans la vue du workflow, découvrez les détails du workflow. 

Lors de la révision de vos workflows, si un workflow existant fait référence à une propriété restreinte :

• Les utilisateurs disposant des autorisations Lecture seule ne peuvent pas modifier le workflow. Il s'agit notamment des critères d'inscription et d'autres actions de workflow. Le workflow s'affichera en lecture seule.
• Les utilisateurs n'ayant pas accès aux propriétés ne pourront pas accéder aux workflows. Le workflow sera grisé pour l'utilisateur sur la page d'index et ne sera pas accessible. 

Pour gérer les vues de votre workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Dans la barre de recherche supérieure, saisissez le nom  du Workflow que vous souhaitez localiser. 
• Vous pouvez affiner les résultats de votre recherche en filtrant par type de Workflow :
  • Activé ou désactivé : filtre les workflows activés ou désactivés. 
  • Type : filtre par le type d'objet du Workflow, tel que les Workflows basés sur les affaires ou les sociétés.
  • Marques : si vous disposez d’un abonnement Marketing Hub Entreprise et du module complémentaire Marques, vous pouvez filtrer selon les marques attribuées au workflow. 
  • Créateur : filtre par l'utilisateur qui a créé le Workflow. 
  • Équipes : filtre par l'équipe à laquelle le Workflow est affecté. 

• • Tool created from : filtre par l'outil à partir duquel le workflow a été créé, tel que l'outil de formulaires ou l'application de workflows. 
  • Type d'action : filtre par les actions au sein d'un workflow. Par exemple, vous pouvez filtrer les workflows qui contiennent un délai ou une action Créer fiche d'informations.  

• • Filtres avancés : filtre par détails avancés du workflow tels que les inscriptions au workflow ou les déclencheurs. Apprenez-en plus sur en filtrant vos enregistrements dans HubSpot. 

• • • Dans le panneau de droite, cliquez sur Ajouter un filtre. 
    • Pour ajouter d'autres critères de filtre, cliquez sur AND ou OR. En savoir plus sur en utilisant la logique AND et OR dans HubSpot. 
    • Pour cloner un groupe de filtres, cliquez sur Clone. 
    • Pour supprimer un groupe de filtres, cliquez sur Delete.

• • • Pour supprimer des critères de filtrage existants, passez la souris sur le critère et cliquez sur l'icône de suppression delete .
       

• Pour personnaliser les données du Workflow affichées dans la vue, cliquez en haut à droite sur Actions > Modifier les colonnes. Mettre à jour la vue à partir de la boîte de dialogue : 
  • Sur la gauche, sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés ou associations que vous souhaitez afficher dans la vue. 
  • Sur la droite, faites glisser et déposez les propriétés pour les réorganiser dans la vue.
  • Pour supprimer une propriété, cliquez sur x.
  • Cliquez sur Enregistrer.
     

• Pour enregistrer les filtres sélectionnés en tant que vue, cliquez sur Enregistrer la vue dans l'angle supérieur droit.
• Dans la boîte de dialogue, entrez un nom  pour votre vue et sélectionnez les utilisateurs  qui peuvent accéder à la vue sauvegardée. Puis, cliquez sur Enregistrer. 

Attribuer des marques à vos workflows

Les utilisateurs avec Marketing Hub abonnements Entreprise qui ont acheté le module complémentaire Marques peuvent attribuer des workflows avec des marques.

Par défaut, les workflows ne sont pas attribués à une marque. Une marque n’est pas nécessairement attribuée à un workflow. Cependant, les marques sont utiles pour organiser votre workflow.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Pour attribuer un workflow individuel à une marque spécifique :
  • Passez le curseur sur le nom du workflow et cliquez sur Plus. Sélectionnez ensuite Attribuer une marque.
  • Si une marque est déjà attribuée à l’workflow, passez le curseur de la souris sur le nom de l’workflow et cliquez sur Plus, puis sélectionnez Modifier la marque.
     

• Pour attribuer plusieurs workflows en masse :
  • Dans le tableau Workflows, sélectionnez les cases à cocher à côté des workflows que vous souhaitez attribuer à la même marque.
  • En haut, cliquez sur Attribuer une marque. Si le workflow a une marque existante, il sera réaffecté à la nouvelle marque sélectionnée.
     

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Marques et sélectionnez une marque. Une seule marque peut être attribuée à un workflow.
• En bas, cliquez sur Enregistrer.
   

Organiser vos workflows avec des dossiers

Organisez vos workflows dans les dossiers sur le tableau de bord des workflows. Une fois créés, les dossiers s'afficheront sur le tableau de bord avec vos workflows. 

Créer et gérer des dossiers

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• En haut à droite, cliquez sur l'onglet Folders.
• En haut à gauche, cliquez sur Créer un dossier. 
• Dans la boîte de dialogue, saisissez le nom du dossier . Cliquez ensuite sur Enregistrer en tant que.
   

• Pour modifier le nom d'un dossier, cliquez sur le dossier . Puis, cliquez sur Actions et sélectionnez Renommer le dossier. Cliquez sur Enregistrer.
• Pour supprimer un dossier, sélectionnez le dossier . Cette action permet de cliquer sur Actions et de sélectionner Supprimer le dossier. Cliquez sur Supprimer ce dossier.
   

Créer et gérer des dossiers

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• En haut à droite, cliquez sur l'onglet Folders.
• Pour déplacer des workflows individuels vers un dossier :
  • Passez la souris sur le workflow et cliquez sur Actions. Cliquez ensuite sur Move to folder.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez un dossier . 
  • En bas, cliquez sur Move. 
     

• Pour déplacer des workflows vers un dossier en vrac : 
  • Dans l'onglet Folders , cochez les cases en regard des workflows que vous souhaitez déplacer dans le dossier.
  • En haut du tableau, cliquez sur Déplacer vers le dossier.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le dossier souhaité, puis cliquez sur Move.