Stilare contratti

I contratti rappresentano la fonte centralizzata di dati affidabili relativi ai ricavi confermati in HubSpot. Imposta i contratti nel tuo account configurando le autorizzazioni, la creazione automatica dei contratti, la gestione dei rinnovi, le impostazioni di ripartizione proporzionale e le preferenze per la creazione delle trattative. Scopri di più su come funzionano i contratti in HubSpot.

Prima di iniziare

Comprendi le limitazioni e gli aspetti da considerare

• Iscriviti alla versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments per accettare automaticamente i pagamenti sulle fatture gestite tramite contratti con HubSpot Payments o Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti. Scopri di più sul processo della versione beta di Connected CPQ, Billing e Payments.

• Prima di iniziare a utilizzare i contratti, valuta la possibilità di personalizzare la scheda del contratto. È inoltre possibile aggiungere proprietà personalizzate.

• Al momento l’importazione dei contratti non è disponibile. HubSpot sta lavorando attivamente per implementare il supporto all’importazione dei contratti. Fino a quando tale funzionalità non sarà disponibile, i contratti dovranno essere creati utilizzando i metodi descritti in questo articolo.

Configura i contratti

Crea automaticamente i contratti dai preventivi accettati

Imposta se i contratti devono essere creati automaticamente dai preventivi accettati. I contratti ereditano le voci, i termini e altri dettagli dal preventivo associato. Scopri cosa puoi visualizzare in un contratto.

La tabella seguente illustra il comportamento di ciascuna impostazione e in che modo vengono influenzati i preventivi esistenti.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Contratti.
4. Attiva l'opzione "Crea contratti dai preventivi accettati " per creare automaticamente i contratti dai preventivi accettati. Disattivala per impedire la creazione di contratti dai preventivi accettati.

Configurare la gestione dei rinnovi

Imposta gli avvisi di rinnovo per segnalare quando i contratti stanno per scadere. Gli avvisi verranno visualizzati nella scheda del contratto prima della data di rinnovo. Puoi anche impostare flussi di lavoro per gestire gli avvisi e la creazione di trattative in vista della data di rinnovo.

Per aggiungere avvisi di rinnovo ai contratti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina " Oggetti ", fare clic sul menu a discesa "Seleziona un oggetto " e selezionare "Contratti".
4. Nella parte superiore, fare clic sulla scheda Rinnovi.
5. In " Configurazione gestione rinnovi", fare clic sul menu a discesa " Avviso di rinnovo imminente " e selezionare un'opzione:
   • [x] giorni: numero di giorni prima della data di scadenza del contratto in cui viene visualizzato l'avviso.
   • Personalizzato: imposta un intervallo di tempo personalizzato. Dopo aver selezionato questa opzione, inserisci il numero di giorni.
   • Non mostrare un avviso: non visualizzare alcun avviso per i rinnovi imminenti.

Per impostare un flusso di lavoro di rinnovo:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai ad Automazione > Flussi di lavoro. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente ad Automazione > Flussi di lavoro.
2. In alto a destra, fare clic su Crea flusso di lavoro, quindi selezionare Inizia da zero.
3. Nel pannello di sinistra, fare clic per espandere la sezione Valori dei dati, quindi selezionare Il record soddisfa una serie di condizioni di filtro.
4. Fare clic su Contratto.
5. Nella finestra di dialogo "Aggiungi criteri ", in " Informazioni sull'oggetto", fare clic su " Proprietà del contratto".
6. Seleziona Data di rinnovo dall'elenco delle proprietà. Se al contratto non è stato aggiunto un preventivo di rinnovo, la data di rinnovo sarà la data di scadenza del contratto. Se un preventivo di rinnovo è stato accettato dal cliente, la data di rinnovo sarà la data di entrata in vigore del preventivo di rinnovo.
7. Nel pannello di sinistra:
   • Fare clic sul menu a discesa "È " e selezionare " È inferiore a".
   • Nel campo sotto " Data relativa", inserisci il numero di giorni prima del rinnovo in cui desideri che il flusso di lavoro venga attivato.
   • Sotto il campo contenente il numero di giorni, fare clic sul menu a discesa e selezionare " giorni da oggi".
     
     
   • In alto a destra, fare clic su " Avanti".
   • Attiva l'opzione "Rinnovo " se desideri che i contratti vengano rinnovati al termine del flusso di lavoro.
   • In alto a destra, clicca su " Salva e continua".
8. Continua a configurare il flusso di lavoro. Quindi, in alto a destra, clicca su "Rivedi e attiva" per attivare il flusso di lavoro.

Configurare il riparto proporzionale predefinito

Imposta l'impostazione predefinita del pro rata per i contratti.

Se l'impostazione di ripartizione proporzionale è attivata, le modifiche ai contratti a medio termine vengono ripartite proporzionalmente su base giornaliera in base al numero di giorni rimanenti nel periodo di fatturazione. La tariffa giornaliera di una voce viene calcolata e applicata al numero di giorni rimanenti nel periodo a partire dalla data di entrata in vigore della modifica. Se l'impostazione di ripartizione proporzionale è disattivata, le modifiche ai contratti a medio termine saranno applicate nel ciclo di fatturazione successivo.

Quando viene accettata una modifica a contratto in corso, le voci esistenti vengono aggiornate in base alle voci e alla data di accettazione del preventivo di modifica. Le voci esistenti vengono abbreviate per riflettere la modifica, con l’aggiunta di nuove voci in seguito. Le voci presenti nei preventivi di modifica e nei contratti hanno ID record distinti. Scopri di più sul comportamento delle voci.

Nota: se sei iscritto alla versione beta di Connected CPQ, Fatturazione e Pagamenti, se un cliente accetta un preventivo di modifica ripartito proporzionalmente a metà del ciclo di fatturazione, il motore di fatturazione genera una fattura con addebito ripartito proporzionalmente e una nota di credito ripartita proporzionalmente per la parte non utilizzata del periodo di servizio corrente.

Scegli se applicare il pro rata alle modifiche per impostazione predefinita oppure consentire agli utenti con l’autorizzazione a modificare i contratti di selezionare le opzioni di pro rata sui preventivi di modifica e di rinnovo.

Per configurare l’impostazione predefinita di ripartizione proporzionale per i contratti, per tutti gli utenti dell’account:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Contratti.
4. Nella scheda Configurazione, in Impostazioni predefinite di ripartizione proporzionale:
   • Selezionare la casella di controllo " Ripartire proporzionalmente tutte le modifiche ai contratti per impostazione predefinita " per ripartire automaticamente gli addebiti o i crediti in base al tempo rimanente del periodo di fatturazione.
   • Selezionare la casella di controllo Consenti agli utenti di sovrascrivere l’impostazione predefinita di ripartizione proporzionale per consentire agli utenti con le autorizzazioni necessarie di modificare le impostazioni di ripartizione proporzionale sui preventivi di modifica e rinnovo.

Configurare la creazione automatica delle trattative

Configurare la creazione automatica delle trattative durante la creazione di preventivi di modifica e rinnovo. Se l’impostazione è disattivata, sarà necessariocreare una trattativa separatamentee associarla manualmente al preventivo.

Nota: un Revenue Hub è necessaria una licenza per creare preventivi di modifica e rinnovo.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, nella sezione Gestione dati, fare clic su Oggetti.
3. Nella pagina Oggetti, fare clic sul menu a discesa Seleziona un oggetto e selezionare Contratti.
4. Nella scheda "Configurazione", nella sezione " Creazione delle trattative":
   • Selezionare " Crea automaticamente nuove trattative per i preventivi di modifica " per attivare la creazione automatica delle trattative per i preventivi di modifica. Fare clic sul menu a discesa " Pipeline delle trattative " e selezionare una pipeline. Fare clic sul menu a discesa "Fase della trattativa " e selezionare una fase della trattativa
   • Selezionare " Crea automaticamente nuove trattative per i preventivi di rinnovo " per attivare la creazione automatica delle trattative per i preventivi di rinnovo. Fare clic sul menu a discesa " Pipeline delle trattative " e selezionare una pipeline. Fare clic sul menu a discesa "Fase della trattativa " e selezionare una fase della trattativa.

Prossimi passi

• Scopri di più sulla versione beta di Connected CPQ, Fatturazione e Pagamenti.
• Scopri di più sulla creazione di modelli di preventivi di modifica e di rinnovo.
• Scopri di più sulla creazione dei contratti.

• Scopri di più sulla visualizzazione e la gestione dei contratti, compreso come creare preventivi di modifica e rinnovo, rescindere contratti, associare contratti ad altri record ed esportare contratti.