契約の設定

契約は、HubSpotのコミットされた収益に関する一元的な情報源です。権限、自動契約作成、更新管理、比例配分設定、取引作成設定を定義して、アカウントで契約をセットアップできます。HubSpotでの契約の仕組みについてもっと詳しく。

始める前に

制限事項と考慮事項を理解する

• 接続済みのCPQ、請求、支払いのベータ版 に登録して、 HubSpotの決済機能 または Stripeを決済処理オプションとして使用し、契約で管理している請求書での支払いを自動的に受け取ることができます。接続されたCPQ、請求、支払いのベータプロセスの詳細をご確認ください。

• 契約書の使用を開始する前に、 契約書レコードのカスタマイズを検討してください。カスタムプロパティーを追加することもできます。

• 契約のインポートは現在使用できません。HubSpotでは、契約書のインポートのサポートに積極的に取り組んでいます。その機能が使用可能になるまでは、 この記事で説明する方法を使用してコントラクトを作成する必要があります。

契約の設定

承認された見積もりから自動的に契約を作成

承認された見積もりから契約を自動的に作成するかどうかを設定します。契約では、商品項目、条件、その他の詳細が関連付けられている見積もりから継承されます。契約書で確認できる内容については、こちらをご覧ください。

次の表では、各設定の動作と既存の見積もりへの影響について説明します。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの[ データ管理 ]セクションで、[ オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 契約]を選択します。
4. 承認済みの見積もりから自動的に契約を作成するには、[承認された見積もりから契約を作成] スイッチをオンに切り替えます。承認された見積もりから契約が作成されないようにするには、オフに切り替えます。

設定 更新管理

契約更新が近づくと、更新通知を設定更新日の前に、契約レコードにアラートが表示されます。また、更新日までのアラートや取引作成を管理するワークフローを設定することも可能です。

契約に更新通知を追加するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの[ データ管理 ]セクションで、[ オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 契約]を選択します。
4. 上部にある[ 更新 ]タブをクリックします。
5. [ 更新管理をセットアップ]で、[ 更新が近づいているアラート ]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
   • [x] 日:アラートが表示される契約終了日の何日前か。
   • カスタム:カスタムの期間を設定します。このオプションを選択した後、 日数を入力します。
   • 通知を表示しない: 今後の更新に関する通知を表示しません。

更新 ワークフローを設定するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 右上にある[ ワークフローを作成]をクリックし、[ ゼロから始める]を選択します。
3. 左側のパネルで、[ データ値 ]セクションをクリックして展開し、[ レコードが一連のフィルター条件を満たしています]を選択します。
4. 「契約」をクリックします。
5. [条件を追加 ]ダイアログボックスの [オブジェクト情報]で、[ コンタクトのプロパティー]をクリックします。
6. プロパティーのリストから[ 更新日 ]を選択します。 更新見積もり が契約に追加されない場合、更新日は契約が終了した日になります。更新見積もりが顧客に承認されている場合、更新日が更新見積もりの発効日となります。
7. 左側のパネルで、次の操作を行います。
   • [ 次の値と等しい ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 次の値より小さい]を選択します。
   • [ 相対日付]の下のフィールドに、ワークフローをトリガーする日数を更新日までの 日数 を入力します。
   • 日数が入力されているフィールドの下で、 ドロップダウンメニュー をクリックして [日後]を選択します。
     
     
     
   • 右上にある［次へ］をクリックします。
   • ワークフロー完了後に契約を再登録する場合は、[ 再登録 ]スイッチをオンに切り替えます。
   • 右上の[ 保存して続行]をクリックします。
8. ワークフローの設定を続けます。次に、右上の[ 確認とオン ]をクリックしてワークフローをオンにします。

既定の按分設定

契約のデフォルトの按分調整設定を行います。

按分調整設定をオンにした場合、中間契約の変更は、請求期間の残り日数に基づいて日割り計算されます。商品項目の日次レートは、 変更の 発効日から 起算して期間の残り日数に対して計算されます。按分調整設定がオフの場合、次の請求サイクルに沿って中間契約が適用されます。

中間契約変更が承認されると、既存の商品項目は商品項目と変更見積もりの承認日に基づいて更新されます。既存の商品項目は変更を反映するように短縮され、新しい商品項目は後から追加されます。変更、見積もり、契約の商品項目には、個別のレコードIDがあります。 商品項目の動作の詳細を確認してください。

注: 接続されたCPQ、請求、支払いのベータ版に登録している場合、請求サイクルの途中で顧客が案分された見積もりの変更を受け入れると、請求エンジンによって、現在のサービス期間の未使用分について案分された料金請求書と日割り計算されたクレジットメモが生成されます。

既定で変更を按分処理するか、 または、契約を編集する権限を持つ ユーザーが 変更 見積もりおよび 更新 見積もりで按分オプションを選択できるようにするかを選択します。

アカウントのすべてのユーザーに対して、契約の既定の按分設定を構成するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの[ データ管理 ]セクションで、[ オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 契約]を選択します。
4. [設定 ]タブの [按分調整の既定値]で、次の操作を行います。
   • 請求期間の残りの期間について請求またはクレジットを自動的に按分調整するには、[ 既定ですべての契約変更を案分] チェックボックスをオンにします。
   • 権限を持つユーザーが見積もり の変更 および 更新 時の按分調整設定を編集できるようにするには、[ 既定の按分調整設定を上書きすることをユーザーに許可 ]チェックボックスをオンにします。

自動取引作成設定

変更 見積もりや 更新 見積もりを作成する際に、自動で取引設定が行われるように設定することができます。この設定をオフにすると、取引を個別に作成し、 手動で見積もりに関連付ける必要があります。

注: 見積もり の変更 および 更新を行うには、Revenue Hub シートが必要です。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの[ データ管理 ]セクションで、[ オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 契約]を選択します。
4. [ 設定 ]タブの [取引作成]で、次の操作を行います。
   • 変更見積もりの取引作成の自動を有効化するには、[ 変更見積もりの新規取引を自動的に作成 ]を選択します。 [取引パイプライン ]ドロップダウンメニューをクリックし、 パイプラインを選択します。[ 取引ステージ]ドロップダウンメニューをクリックし、 取引ステージを選択します
   • 更新見積もりの取引作成の自動作成を有効にするには 、[更新見積もりの新規取引を自動的に作成 ]を選択します。[ 取引パイプライン ]ドロップダウンメニューをクリックし、 パイプラインを選択します。［取引ステージ］ドロップダウンメニューをクリックし、取引ステージを選択します。

次のステップ

• コネクテッドCPQ、請求、決済機能のベータ版について詳細をご確認ください。
• 見積もりテンプレートの変更および更新について詳細をご確認ください。
• コントラクトの作成について詳細をご確認ください。

• 変更見積もりおよび更新見積もりの作成、契約の終了、他のレコードへの契約の関連付け、契約のエクスポートの方法など、 契約の表示と管理について詳しくご確認ください。