Creare un preventivo di modifica su un contratto

I contratti rappresentano la fonte centralizzata di riferimento per i ricavi impegnati in HubSpot. Anziché aggiornare direttamente le voci del contratto, crea un preventivo di modifica per modificare un accordo contrattuale attivo.

I preventivi di modifica rilevano la differenza netta tra il contratto originale e l’accordo aggiornato, garantendo una rendicontazione accurata dei ricavi e dei servizi. Ad esempio, è possibile utilizzare i preventivi di modifica per aggiungere o rimuovere funzionalità o servizi, adeguare i prezzi a metà contratto oppure estendere o ridurre la durata del contratto.

Nota: se si partecipa alla versione beta di CPQ, Fatturazione e Pagamenti integrati, qualora un cliente accetti un preventivo di modifica ripartito proporzionalmente a metà del ciclo di fatturazione, vengono generate una fattura con addebito ripartito proporzionalmente e una nota di credito ripartita proporzionalmente per la parte non utilizzata del periodo di servizio corrente.

Per iniziare, scopri di più su come vengono utilizzati i contratti, su come crearli, su come visualizzarli e gestirli e su come creare modelli di preventivi di modifica.

Creare un preventivo di modifica

Crea un preventivo di modifica su un contratto esistente. I preventivi di modifica devono essere associati a un'operazione, ad esempio un'operazione di espansione o di upselling. È possibile creare un'operazione durante il processo di preventivazione della modifica oppure associare manualmente un'operazione esistente.

Si consiglia di configurare pipeline diverse per le trattative associate ai preventivi di modifica (ad es. espansione, upsell) e di creare una nuova trattativa per il preventivo di modifica (ad es. una trattativa di modifica o di espansione). Ciò significa che è possibile generare report sui ricavi derivanti da nuove attività rispetto ad altri ricavi, come ad esempio quelli derivanti da espansioni o upsell.

Quando un preventivo di modifica viene accettato, il contratto viene aggiornato automaticamente, viene creato un ordine relativo alla modifica del contratto e la scheda "Cronologia " del contratto registra la modifica.

Nota: i preventivi di modifica possono aggiornare solo le voci ricorrenti, non quelle una tantum.

Per creare un preventivo di modifica:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
2. Fare clic sul nome del contratto.
3. In alto a destra nella barra laterale sinistra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Crea preventivo di modifica.
4. Nel pannello di destra:
   • Se l'impostazione Crea automaticamente nuove trattative per i preventivi di modifica è attivata, fare clic sul menu a discesa Pipeline delle trattative e selezionare una pipeline. Quindi, fare clic sul menu a discesa Fase della trattativa e selezionare una fase della trattativa.
   • Se l’impostazione Crea automaticamente nuove trattative per i preventivi di modifica è disattivata, fai clic sul menu a discesa Associa a una trattativa e seleziona una trattativa, oppure fai clic su Crea una nuova trattativa per crearne una nuova.
5. Fare clic sul menu a discesa " Seleziona un modello di preventivo " e selezionare un modello di preventivo. Ulteriori informazioni sulla configurazione dei modelli di preventivo di modifica.
6. Fai clic su " Data di entrata in vigore della modifica " e seleziona la data in cui la modifica avrà effetto.
7. Se l’impostazioneConsenti agli utenti di sovrascrivere il riparto proporzionale predefinito è attivata, deseleziona la casella Ripartire proporzionalmente addebiti e crediti per il periodo di fatturazione rimanente per non ripartire proporzionalmente gli addebiti. Se la casella è selezionata, gli addebiti saranno ripartiti proporzionalmente.
8. Fai clic su Crea preventivo.
9. I dettagli del venditore e dell’acquirente verranno aggiunti automaticamente al preventivo in base alle informazioni del contratto.
10. Nella sezione " Modifica voci ", fare clic su "Modifica voci".
11. Per modificare una voce:
    • Passa il mouse sulla voce, fai clic su "Azioni", quindi seleziona "Modifica".
    • Nel pannello di destra, clicca per espandere le sezioni Dettagli voce e Altre opzioni e modifica le informazioni relative alla voce. Clicca su Salva.
    • La voce verrà contrassegnata come " Modificata".
    • Per annullare le modifiche, passa il mouse sul nome della voce, fai clic su "Azioni", quindi seleziona "Annulla modifiche".
12. Per annullare una voce, passa con il mouse sulla voce, fai clic su Azioni, quindi seleziona Annulla voce. La voce verrà contrassegnata come Annullata. Per annullare l'annullamento, passa con il mouse sulla voce e fai clic su Annulla annullamento.
13. Per aggiungere una voce, in alto a destra, fare clic su "Aggiungi voce", quindi selezionare un'opzione:
    • "Seleziona dalla libreria prodotti": aggiungi una voce di ordine basata su un prodotto presente nella tua libreria prodotti, comprese le voci di ordine create utilizzando l’ integrazione HubSpot-Shopify.
      • Dopo aver selezionato questa opzione, effettua una ricerca per nome del prodotto, descrizione del prodotto o SKU, oppure clicca su "Filtri avanzati " per affinare la ricerca. Seleziona le caselle di controllo nel pannello a destra accanto ai prodotti su cui desideri basare la tua voce d'ordine.
      • Se si selezionano prezzi a livelli , clicca su "Visualizza livelli " per visualizzare i diversi livelli del prodotto prima di aggiungere la voce d'ordine.
    • Crea voce d’ordine personalizzata: se disponi dei autorizzazioni per la creazione di voci personalizzate, verrà creata una nuova voce personalizzata unica per il singolo preventivo. Dopo aver selezionato questa opzione, inserisci i dettagli della voce nel pannello a destra e scegli se salvare la voce personalizzata nella tua libreria prodotti. Fai clic su "Salva" o su "Salva e aggiungi un'altra voce".
14. Se l’imposta sulle vendite automatica è attivata, seleziona le categorie fiscali per le voci aggiunte.
15. La voce verrà contrassegnata come «Aggiunta». È inoltre possibile verificare gli aggiornamenti nel pannello «Modifiche » sulla destra.
    
    
16. Se durante la creazione del preventivo modificato è stata selezionata l’opzione “Ripartire proporzionalmente addebiti e crediti per il periodo di fatturazione rimanente”, la rettifica proporzionale viene visualizzata nel Riepilogo.
    
    
17. Una volta terminato l’aggiornamento delle voci, fare clic su Salva in basso a sinistra.
18. Le modifiche verranno riportate nell’editor del preventivo.
    
    
19. Per modificare il riepilogo, inclusa la " Data di entrata in vigore della modifica", fare clic sulla sezione " Riepilogo " nell’editor del preventivo.
20. Nell’editor della barra laterale sinistra, sotto " Data di entrata in vigore della modifica":
    • Nel campo "Data di entrata in vigore della modifica", fare clic sul selettore di date e selezionare la data in cui la modifica avrà effetto.
    • Se l'opzione Consenti agli utenti di sovrascrivere l'impostazionepredefinita di ripartizione proporzionale è attivata, deseleziona la casella Ripartisci proporzionalmente addebiti e crediti per il periodo di fatturazione rimanente per non ripartire proporzionalmente gli addebiti. Se lasci la casella selezionata, gli addebiti verranno ripartiti proporzionalmente.
    • Nel campo "Etichetta ", modifica l’etichetta visualizzata sopra la data di entrata in vigore.
21. Nell'editor della barra laterale sinistra, sotto " Durata residua del periodo di validità":
    • Nel campo " Etichetta ", modifica l'etichetta visualizzata sopra la durata del periodo.
    • Disattiva l’interruttore " Durata residua del periodo " per nasconderlo.

22. Nell’editor della barra laterale sinistra, sotto “Sconto totale”, fare clic sul menu a discesa “Formato” e selezionare un’opzione:
    • "Mostra come importo": mostra l’importo dello sconto nella valuta del preventivo.
    • Mostra come percentuale: mostra lo sconto come percentuale.
    • Mostra come percentuale e importo: mostra lo sconto sia come percentuale che come importo nella valuta del preventivo.
    • Nel campo "Etichetta ", modifica l'etichetta visualizzata sopra lo sconto totale.
    • Disattiva l'interruttore " Sconto totale " per nasconderlo.
23. Nell’editor della barra laterale sinistra, sotto «Totale variazione»:
    • Nel campo Etichetta, modifica l'etichetta visualizzata sopra la variazione totale.
    • Disattiva l'interruttore " Variazione totale " per nascondere la variazione del valore totale del contratto.
24. Continua a compilare il preventivo.
25. Il totale aggiornato, comprensivo di eventuali imposte aggiuntive, verrà visualizzato sotto le voci di riga.
    
    
26. Per condividere il preventivo modificato, fare clic su "Condividi" in alto a destra.
27. Quando l’acquirente accetta il preventivo modificato, per visualizzare il contratto aggiornato:
    • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavo > Contratti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavo > Contratti.
    • Fare clic sul nome del contratto.
    • Gli importi modificati vengono visualizzati nella scheda Panoramica, nella sezione " Esecuzione del contratto". Le modifiche al contratto vengono mostrate anche nelle schede Attività e Cronologia. Scopri di più su come visualizzare la panoramica, le attività e la cronologia.

Passi successivi

• Scopri di più sulla creazione di modelli di preventivi di modifica e rinnovo.

• Scopri di più su come visualizzare e gestire i contratti, compreso come creare preventivi di modifica e rinnovo, rescindere i contratti, associare i contratti ad altri record ed esportare i contratti.