複数アカウントワークフローを作成する

マルチアカウント管理を設定している場合、マルチアカウントワークフローを使用して、組織内のHubSpotアカウント間でレコードの作成や更新を自動化できます。

たとえば、ワークフローアクションを使用して、別のHubSpotアカウントでコンタクトレコードや取引レコードを作成したり、既存のコンタクト情報を更新したりすることができます。

始める前に

マルチアカウントのワークフローを設定する前に、以下の要件と留意点を確認してください

要件を理解する

• マルチアカウント管理組織を設定および構成する必要があります。

• マルチアカウントワークフローを有効にし、ワークフローアクションを使用できるHubSpotアカウントを設定します。マルチアカウント管理を有効にする方法と、アカウント間の接続を設定する方法について学びましょう。
• アカウントにセンシティブデータが保存されていないことを確認してください。センシティブデータが保存されているアカウントは、マルチアカウントワークフローのソースアカウントとして使用することはできません。
• 「別のアカウントで連絡先を編集/作成する」または「別のアカウントで取引を作成する」というワークフローアクションを追加するには、接続において、ソースアカウントとしてマルチアカウントワークフローが有効になっている必要があります。
• 「別のアカウントで連絡先を編集/作成する」および「別のアカウントで取引を作成する」アクションにおいて、あるアカウントをターゲットアカウントとして使用するには、そのアカウントがマルチアカウントワークフローの宛先アカウントとして設定されている必要があります。
  

制限事項と考慮事項を理解する

• 相手のアカウントでレコードを作成する場合は、データ処理やコミュニケーションについて適切な同意を得ていることを確認するのはお客さまの責任です。
• ワークフローによって、お持ちの別のHubSpotアカウントにコンタクトが作成された場合は、そのアカウントにおいて、処理の法的根拠およびメール購読の設定を行う必要があります。
• 別のアカウントで作成された連絡先に対してEメールマーケティングを行う場合は、対象のアカウントで補完的なワークフローを作成し、それらの連絡先をマーケティングコンタクトとして設定するとともに、メール配信の登録状況を更新する必要があります。

複数アカウント管理ワークフローを有効にする

マルチアカウント管理の構成を設定したら、マルチアカウントのワークフローを有効にします：

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューの [組織管理]で、[複数アカウント]をクリックします。
3. 「アカウント接続の編集」をクリックします。
4. 左側のパネルで、アカウントを選択してください。
5. 「マルチアカウントワークフロー」のスイッチをオンにしてください。
   
   
6. デフォルトでは、接続は双方向です (機能はアカウント間で双方向に動作します)。接続を一方向 (フィーチャは 1 つのアカウントから別のアカウントに連携) に変更するには、[一方向接続] をクリックします。
7. [次へ]をクリックします。
8. [完了] をクリックします。

マルチアカウントワークフローを有効にすると、新しいHubSpot定義のプロパティーが「Cross-sell Opportunity（クロスセル機会）」という名前の新しいプロパティが追加され、これを「はい」または「いいえに「クロスセル機会」という新しいHubSpot定義プロパティが追加され、これを「はい」または「いいえ」に設定できます。

複数アカウントワークフローを使用して他のアカウントのコンタクトを作成して更新する

マルチアカウント管理ワークフローを有効にした後、「別のアカウントで連絡先を編集/作成」アクションを使用して、他のHubSpotアカウントの連絡先を作成または更新してください。

• HubSpot は、アカウント間で連絡先の「メールアドレス」プロパティーを照合することで、その連絡先が別のアカウントにすでに存在するかどうかを判断します。
• このワークフローアクションでは、他のアカウント内のコンタクトレコードの作成または編集のみを行うことができます。ただし、ワークフロートリガーでは任意のタイプのオブジェクトを使用できます。たとえば、トリガーで「ディール」オブジェクトが使用されている場合、アクションでは、ワークフローに登録されているそのディールに関連付けられたコンタクトが検索されます：
• ワークフローが次の条件に当てはまる場合:
• 別のアカウントの連絡先を編集する場合：「クロスセルの機会」コンタクトプロパティーのみ設定できます。
• 別のアカウントで連絡先を作成する場合：「クロスセルの機会」プロパティーを設定すると、作成された連絡先の「メールアドレス」、「名」、「姓」が、その操作の対象となっている連絡先の値に基づいて自動的に設定されます。
• 新しいワークフローアクションの使用ごとに選択できるアカウントは1件のみです。複数のアカウントでコンタクトレコードを編集または作成するには、含めるアカウントごとにワークフローアクションを1回追加します。
• 「レコードの作成または更新」というワークフローアクションは、1つのHubSpotアカウントのみを対象とすることができます。複数のアカウントでレコードを作成または更新するには、対象となる各アカウントごとに個別のアクションを追加してください。

マルチアカウントワークフローで「別のアカウントの連絡先を編集／作成」アクションを使用するには：

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
   
3. 左側のパネルで 、トリガーを定義します。
4. トリガーの下にある[+追加]アイコンをクリックします 。
5. 左側のパネルで[ CRM]をクリックし、[ 別のアカウントでコンタクトを編集または作成]を選択します。
6. アクションを設定します。
   
   • 対象のコンタクトレコード：このアクションの対象となるレコードを選択してください。選択されるレコードは、ワークフローのトリガータイプによって異なります。
     • コンタクトトリガーを使用する場合は、「登録済みコンタクト」を選択してください。
     • ディールトリガーを使用する場合は、「連絡先：最新更新日」を選択して、最も最近更新された連絡先を更新するか、「連絡先：関連付けられているすべて」を選択して、そのディールに関連付けられているすべての連絡先を更新します。
     • ワークフローでコンタクトベースのワークフローアクションを使用するには、[+コンタクトデータソースを追加 ]をクリックします。
   • 対象アカウント：トリガーに基づいて、連絡先を編集するアカウント「」を選択してください。 
   • 選択した宛先に連絡先が存在しない場合は作成する：連絡先が存在しない場合、このチェックボックスを選択すると、アカウント内に連絡先が作成されます。コンタクトレコードは、[ ターゲットコンタクト ]フィールドで指定されたEメールアドレス、姓、名、姓で作成されます。
   • クロスアカウントメモ:作成または編集したコンタクトレコードに追加するメモを入力します。

1. • クロスセル商談: レコードがクロスセル商談かどうかを判断します。
   • [既存のプロパティー値をクリア]: [クロスセル商談 プロパティー]の既存の値をクリアするには、このチェックボックスをオンにします。

1. • 対象のプロパティーを選択する：更新したいプロパティーの横にあるチェックボックスを選択してください。プロパティーを更新したくない場合は、プロパティーの横にあるチェックボックスをオフにします。
   • 既存の対象値：別のアカウントにある既存の連絡先を更新する際は、既存のプロパティー値を保持するか、または上書きするかを選択してください。
   • カスタム値の処理：特定のプロパティーに対して、カスタムプロパティー値を適用することができます。その際、ターゲットアカウントから値を選択するか、手動で値を入力してください。プロパティーに対してカスタム値の処理が選択されていない場合、デフォルトではソース値を使用してレコードの作成または更新が行われます。カスタムプロパティーの値を適用するには：
     
     • [ カスタム値の処理 ] セクションで、[プロパティーの選択 ] をクリックし、カスタム値を適用したいプロパティーを選択します。その値は新しいフィールドとして表示されます。 
     • 現場では、ターゲットアカウントの連絡先を更新または新規作成するために、プロパティーの値を手動で入力してください。あるいは、フィールドをクリックして、カスタム値として適用するトークンを選択してください。 

7. ワークフローアクションの設定が完了したら、［保存］をクリックします。
8. ワークフローの設定を続けてください。
   
   

複数アカウントワークフローを使用して他のアカウントで取引を作成する

複数アカウント管理ワークフローを有効にした後、[ 別のアカウントで取引を作成 ]アクションを使用して、他のHubSpotアカウントで新しい取引を作成します。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 既存のワークフローの名前をクリックするか、新しいワークフローを作成します。
   
3. 左側のパネルで 、トリガーを定義します。
4. トリガーの下にある[+追加]アイコンをクリックします 。
5. 左側のパネルで[ CRM]をクリックし、[ 別のアカウントで取引を作成]を選択します。
6. アクションを設定します。
   
   • 対象の取引：このアクションの対象となる取引レコードを選択してください。選択されるレコードは、ワークフローのトリガータイプによって異なります。
     • ディールトリガーを使用する場合は、「登録済みディール」を選択してください。
     • コンタクトトリガーを使用する場合は、「ディール：最新更新日」を選択して、最後に更新されたディールに基づいて作成するか、「関連付けられたすべてのディール」を選択してください。
   • • データソースを追加するには、[+その他のデータ ]をクリックします。
   • 接続済みアカウントを選択:新しい取引を作成するHubSpotアカウントを選択します。 
   • パイプラインの設定: 新しい取引を作成する際に、次のパイプラインオプションから選択します。
     • ソースパイプラインを使用: 取引を作成するときに、選択したターゲット取引として接続済みアカウントの一致する取引パイプラインを使用します。選択した接続済みアカウントに同じ名前の対応する取引パイプラインまたは取引ステージが存在しない場合、取引の作成は失敗します。
     • 対象のパイプラインを選択：取引を作成する際は、選択した連携済みアカウントのパイプラインを使用します。対応するHubSpotアカウントから、既存の取引パイプラインと取引ステージを選択する必要があります。 

1. • クロスセル商談: レコードがクロスセル商談かどうかを判断します。
   • クロスアカウントメモ:作成された取引レコードに追加するメモを入力します。

1. • その他のプロパティー：新しい取引に含めたいプロパティーのあるチェックボックスを選択してください。

7. ワークフローアクションの設定が完了したら、［保存］をクリックします。
8. ワークフローの設定を続けてください。
   
   

活用事例の例

以下の例では、組織内のHubSpotアカウント間でマルチアカウントワークフローを活用するための推奨される方法について概説しています。

• フォーム送信内容を別のアカウントに転送する： 1つのアカウントでフォーム送信内容を収集し、他のHubSpotアカウントに自動的に連絡先を作成します。たとえば、マーケティング活動が1つのアカウントに集中している一方で、リードを異なるブランド、地域、またはビジネスユニットに振り分ける必要がある場合などです。
  • フォーム送信によってワークフローをトリガーします。以下の方法について学びましょうフォーム送信のトリガーを設定する方法。
  • 「レコードの作成または更新」アクションを使用して、宛先アカウントにその連絡先がまだ存在しない場合は、その連絡先を作成します。
• クロスセルの機会を特定する：クロスセルやクロスマーケティングのために、関連するHubSpotアカウントと顧客の関心事項や購入アクティビティーを共有します。
  
  • 「成約済み（勝利）」の状態に移行した案件など、クロスセルの機会を示すイベントをトリガーとして、ワークフローを実行します。
  • 「レコードの作成または更新」アクションを使用して、既存の連絡先の「クロスセル機会」プロパティーを更新するか、このプロパティーが「はい」に設定された新しい連絡先を作成します。
  • 「クロスセル機会」プロパティーが更新された際に、連絡先を登録するためのワークフローを、宛先アカウントに作成します。