チームの作成と管理

HubSpotのチームを使用すると、ユーザーを構造化されたグループに整理して、アクセス権、レポート、レコードの共有範囲をより効率的に管理できます。ユーザーをメインチームや追加のチームに割り当てることで、ユーザーがアクセスできるレコードや、チーム別のレポートにデータがどのように表示されるかを制御できます。

特に、グループに基づいてレポートを作成したり、特定のグループにコミュニケーションを割り当てたり、HubSpotでレコードの表示方法をユーザーごとに管理したりする場合に便利です。例えば、営業担当を地域別チームとしてグループ化し、各地域のパフォーマンスについてレポートを作成できるようにすることができます。

ご注意：もしあなたがスーパー管理者の場合は、アカウントを「複数のメインチームに対応したフル機能版」ベータ版に参加することができます。

チーム構成を理解する

HubSpotのさまざまなチームタイプと、各タイプがどのように機能するかについて理解してください。

メインチーム

• ユーザーのメインチームは、ユーザーに割り当てられたプライマリーチームです。
• メインチームのメンバーには、 チーム用にセットアップされたカスタム レコード ビューが表示されます。

追加チーム

• 追加チームメンバーには、ネストされたチームのメイン チーム メンバーの階層的な利点が得られます。つまり、ネストされた複数のチームを持つチームの追加メンバーは、他の追加チームメンバーを見ることもでき、階層上の観点からは、その上位の親チームはそのメンバーを確認できます。
• チームの追加メンバーには、そのチームのレコードとコンテンツへのアクセスのみが許可されます。追加のチームメンバーは、 チームレポート、割り振りルール( コミュニケーション割り振りルールなど)、チーム通知(フォーム通知を除く)、 ワークフロー ローテーション アクションに含まれません。また、左サイドバー、 中央列、 右サイドバー用に設定されたカスタム レコード ビューを表示することも、 コミュニケーションの受信トレイでコメントにタグ付けすることもできません。

親チームとネストされたチーム

• Enterprise アカウントのユーザーは、チームを別のチーム(親チーム)の下にネストすることで、チーム階層を作成できます。
• 親チームは下位にあるチームが担当している全てのものを表示できますが、ネストされたチームは親チームが所有する全てのものを表示できません。

始める前に

この機能の使用を開始する前に、この機能の制限と使用した場合の潜在的な結果を完全に理解してください。

制限事項と考慮事項について

• アカウントが「：完全機能利用のための複数メインチーム対応（ベータ版）」に参加している場合、ユーザーを複数のチームに追加できますが、「メインチーム」と「追加チーム」の表示は「チーム」フィールドに置き換えられます。以前に別のチームに割り当てられていたユーザーは、そのチームに追加されます。
• 作成できるチームの数は、サブスクリプションによって異なります。詳しくは、アカウントのチーム数制限をご覧ください。
• そのチームメンバーが別のメインチームに所属している場合、別のメインチームに割り当てると、そのメンバーは自動的に追加チームメンバーとして設定されます。詳しくは、ユーザーのメインチームを変更する方法をご覧ください。
• 「チーム 」の所有権を付与されているユーザーは、次の項目にアクセスできます。
  • 割り当てられた チームのメンバーが担当するレコード
  • ネストされたチーム を作成した場合(Enterprise のみ)、チームのネストされたチームのメンバー。チームのみの権限について詳細をご確認ください。
• レコードの担当者を更新すると、HubSpotチームのプロパティーにそのユーザーのメインチームが自動的に入力されます。チームを変更するには、 コンタクト担当者 のプロパティーの値を編集します。

チームを作成する

個々のチームを手動で作成するか、インポートを使用して多数のチームを作成します。

手動でチームを作成

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [チーム ]タブをクリックしてから、[ チームを作成]をクリックします。右側のパネルで、チーム の名前を入力します。
4. 「Enterprise 」のユーザーは、チーム階層を作成して、新しいチームを既存のチーム内にネストすることができます。
   • ［このチームを別のチームの下に配置］チェックボックスをオンにします。
   • [このチームは次のチームの下に配置されています ]ドロップダウンメニューをクリックし、目的の チームを選択します。
5. チームメンバーをチームに追加するには、［チームメンバー］ドロップダウンメニューをクリックし、目的のユーザーを選択します。
6. ［保存］をクリックします。

チームをインポート

一度に多数のチームを作成するには、チームのリストを含むCSVファイルをインポートします。クリックして サンプルファイルをダウンロードできます。ファイルには次の列が必要です:

• チーム名: チームに指定される名前

• 親チーム名: 親チームの名前。（任意） 
• プリセット: チームに割り当てられる プリセット の名前。（任意）

チームをインポートするには、次の手順に従います。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [ チーム ]タブをクリックします。
4. [チームをインポート]をクリックします。
5. [ ファイルを選択]をクリックし、 インポートファイルを選択します。
6. [ ファイルの列ヘッダーの言語を選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、言語を選択します。
7. ［次へ］をクリックします。
8. [マッピング先 ]列で ドロップダウンメニューをクリックし、各列をマッピングする位置を選択します。例えば、「 チーム名 」は 「チーム名」に対応付ける必要があります。
   
   
   
9. ［次へ］をクリックします。
10. [インポート名 ]フィールドに、インポート の名前を入力します 。
11. ［完了］をクリックします。インポートを表示して分析するためにリダイレクトされます。 

チームの管理

チームを作成した後は、そのチームの情報の編集、他のチームに下位への移動（「Enterprise」のみ）、チームの削除を行うことができます。

既存のチームを編集する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [ チーム ]タブをクリックします。
4. 目的のチームを参照または検索します。「Enterprise 」のユーザーで、編集したいチームがネストされたチームである場合は、 downIcon 展開アイコンをクリックして 、編集するチームを見つけます。
5. チーム名の上にカーソルを重ねて、［編集］をクリックします。
6. 必要に応じて、［チーム名］フィールドに変更を加えます。
7. チームに対してユーザーを追加または削除するには、[ チームメンバー ]ドロップダウンメニューを使用して、追加または削除する ユーザー を選択します。また、[設定 ]からユーザーのチームを管理することもできます。
8. ［保存］をクリックします。

チームを移動する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [ チーム ]タブをクリックします。
4. 目的のチームを参照または検索します。「Enterprise 」のユーザーの場合、特定のチーム内にネストされたチームを編集するには、 downIcon 展開アイコンをクリックして、編集対象のチームを特定します。
5. チーム名の上にカーソルを重ねて、［移動］をクリックします。
6. 表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • ［チーム］ドロップダウンメニューを使って、移動するチームを選択します。そのチーム内にネストされている子チームも移動されます。
   • [このチームは次のチームの下に配置されています ]ドロップダウンメニューを使用して、選択したチームを下位に移動する対象のチームを選択します。
7. ［保存］をクリックします。

チームを削除する

注：チームに割り当てられているアセットがある場合は、削除する前にそのアセットを別のチームに再割り当てすることをお勧めします。削除時に他のどのチームにもそのアセットが割り当てられていない場合、そのアセットは未割り当てになり、アカウント内の誰でも閲覧できるようになります。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [ チーム ]タブをクリックします。
4. 目的のチームを参照または検索します。「Enterprise 」のユーザーの場合、特定のチーム内にネストされたチームを編集するには、 downIcon 展開アイコンをクリックして、編集対象のチームを特定します。
5. チーム名の上にカーソルを重ねて、［削除］をクリックします。
6. ダイアログボックスで[ チームを削除]をクリックします。

個々のユーザーのチーム割り当てを管理する

チーム設定ページからチームメンバーを編集することに加えて、ユーザー設定からユーザーのチームを次のように設定することもできます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーの名前をクリックします。
4. ユーザー設定ページで、［設定］タブをクリックします。
5. 左側のサイドバーで[ チーム]をクリックします。
6. [メインチーム ]ドロップダウンメニューを使って、ユーザーのメインチームを選択します。
7. ユーザーがメインチームに割り当てられている場合は、[ 追加チーム ]ドロップダウンメニューを使用して追加のチームに割り当てることができます。
8. ［保存］をクリックします。

ユースケース：チーム単位でレコードの表示範囲を制限する

スプロケットの営業チームは、地域ごとのチームが増えるにつれて拡大しています。データのセキュリティを強化し、データの整合性を維持するため、経営陣は取引へのアクセスを制限し、営業チームが自チームが担当する取引のみを閲覧・管理できるようにしたいと考えています。

チームを作成する

各営業チームごとにチームを作成し、各チームにユーザーを割り当ててください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [ Teams ] タブをクリックし、[ チームを作成 ] をクリックします。右側のパネルで、チーム の名前を入力します。
4. 「チームメンバー」のドロップダウンメニューをクリックし、チームに加えるユーザーを選択してください。
5. ［保存］をクリックします。
6. 各チーム（南西営業チーム、北東営業チームなど）について、これらの手順を繰り返してください。

権限を編集

権限を手動で編集するか、権限セットを作成して各チームに割り当ててください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. 権限を編集するユーザーの横にあるチェックボックスを選択します。
4. テーブルの上部にある［権限を編集］をクリックします。 
5. CRM（> ）の「CRMオブジェクト」に移動します。
6. 「取引」セクションで、「ビュー」、「編集」、「削除」、「結合」の横にある「変更」をクリックします。ドロップダウンメニューをクリックし、「そのチームの取引」を選択してください。

ユースケース：新しいチームの作成、ユーザーの割り当て、権限の割り当て、およびレコードの再割り当て

Sprocketは、新たな地域である北西部へ事業を拡大しており、成長を続けるビジネスを支えるため、新たな営業チームを立ち上げる必要があります。このチームは他の地域も管轄しているため、すべての取引を閲覧・編集できる権限セットが必要です。Sprocketでは、新しいチームに移動したユーザーについて、既存の連絡先や企業情報を再割り当てする必要があります。

チームを作成する

「ノースウェスト・セールス」の新しいチームを作成してください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. [ Teams ] タブをクリックし、[ チームを作成 ] をクリックします。右側のパネルに「Northwest Sales」と入力してください。
4. ［保存］をクリックします。

ユーザーを新しいチームに移動する

既存のユーザーを、ある営業チームから北西営業チームへ移管してください。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ユーザーの名前をクリックします。
4. ユーザー設定ページで、［設定］タブをクリックします。
5. 左側のサイドバーで[ チーム]をクリックします。
6. 「メインチーム」のドロップダウンメニューを使用して、ユーザーのメインチームとして「ノースウェスト・セールス」を選択してください。

権限セットを作成して割り当てる

北西営業チームは他の管轄区域の監督も担当しているため、すべてのオブジェクトを表示・編集できる権限セットが必要です。権限セットを利用できないアカウントでは、複数のユーザーに対して一度に権限を割り当てることができます。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューから［ユーザーとチーム］を選択します。
3. ［権限セット］タブをクリックします。
4. 右上の［権限セットを作成］をクリックします。
5. [ アクセス ] タブの上部に、権限セット名（Northwest Sales Team）を入力します。
6. 「アクセス設定の方法を選択」セクションで、「テンプレートから開始する」を選択します。 
7. 「テンプレートの選択」ドロップダウンメニューをクリックし、社内のすべての営業担当者に使用する営業担当用テンプレートを選択してください。
8. [ すべての権限を展開 ] チェックボックスを選択すると、「ビュー」、「編集」、「削除」などのより具体的な権限が表示されます。
9. 「取引」で、「ビュー」、「編集」、「削除」、「結合」のドロップダウンメニューをクリックし、「すべての取引」を選択します。ユーザー権限について詳しくはこちらをご覧ください。
10. [レビュー ]タブをクリックし、セットに対して選択した権限を確認します。
11. [ユーザー ]タブをクリックします。次に、ドロップダウンメニューをクリックし、ノースウェスト営業チームの全ユーザーを選択してください。ユーザー名の横にある [X ]をクリックして削除します。 
12. ［作成］をクリックします。

ワークフローを使用して、複数の所有者の間でレコードを回す

「北西部営業チーム」に移籍したチームメンバーの担当レコードを再割り当てし、それらの地域を担当するユーザーが、これまでそのメンバーが担当していたレコードを引き続き管理できるようにしてください。たとえば、ジェスが南西営業チームに所属しており、新しく設立された北西営業チームに移籍する場合、彼女の担当していた南西地域の連絡先、取引先、および案件は、南西営業チームの営業担当者に再割り当てする必要があります。営業マネージャーは、ジェスの既存の記録をすべて南西地域の3人の営業担当者に割り振りたいと考えているため、ワークフローを利用しています。レコードの所有権の割り当てについて、手動での再割り当て方法を含め、詳しくご覧ください。

1. HubSpotアカウントで、［その他］をクリックし、［自動化］＞［ワークフロー］に移動します。アカウントに［その他］が表示されない場合は、［自動化］＞［ワークフロー］に直接移動します。
2. 右上の[ ワークフローを作成]をクリックし、[最初から作成]を選択します。
3. [ フィルター条件を満たした]をクリックします。
4. 「これらの条件を満たす連絡先のみを登録する」のドロップダウンメニューで、「連絡先」をクリックします。
5. 「+ 条件を追加」をクリックします。
6. ポップアップボックスで、「コンタクトプロパティー」を選択し、次に「コンタクト所有者」を選択します。
7. 「連絡先の所有者がJess Leeのいずれかである」という条件を設定します。
8. 「トリガー」サイドバーで、「次へ」をクリックします。
9. 連絡先が再登録することを許可しないでください。「保存して続行」をクリックしてください。
10. 「+」をクリックして、ワークフローアクションを追加してください。

11. 「または操作を選択」の検索バーに、「レコードを所有者に割り当てる」と入力します。

12. 「レコードを所有者側へ回転」サイドパネルでは：
    • HubSpotのユーザープロパティーのドロップダウンメニューから、「コンタクトの所有者」を選択します。
    • 「連絡先に既存の所有者がいる場合は上書きする」チェックボックスを選択します。
    • [ 切り替え対象 ] セクションで [ チーム ] を選択し、[ サウスウエスト・セールス ] を選択します。
    • 「保存」をクリックしてください。
13. [レビュー ] をクリックして有効にし、ワークフローの有効化を続行します。
14. ワークフローが完了したら、それを無効にして、今後ジェスから連絡があった人が再割り当てされないようにしてください。
15. 再割り当てが必要な他のオブジェクト（会社、チケット、商談など）についても、このワークフローを再現してください。