Begrijpen hoe gevoelige gegevens worden gebruikt in HubSpot tools

Zodra je 'Gevoelige gegevens' in je HubSpot-account hebt ingeschakeld, gelden er voor bepaalde tools specifieke overwegingen of gedragingen bij het gebruik van gevoelige gegevens. In dit artikel lees je meer over waar gevoelige gegevens kunnen worden gebruikt en hoe je deze binnen elke tool op de juiste manier beheert.

Raadpleeg de pagina met voorwaarden voor gevoelige gegevens voor meer informatie over gevoelige gegevens. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het inschakelen van gevoelige gegevens en het aanmaken van eigenschappen voor gevoelige gegevens.

Let op: Gevoelige gegevens worden niet ondersteund in sommige tools, waaronder chatbots, personalisatietokens, playbooks en sandboxes. Zeer gevoelige gegevens zijn verder beperkt en kunnen alleen in bepaalde scenario's worden gebruikt.

Zeer gevoelige gegevens in HubSpot-tools

Alle volgende secties zijn van toepassing op gevoelige gegevens, maar slechts enkele van de genoemde tools ondersteunen zeer gevoelige gegevens. Zeer gevoelige gegevens kunnen alleen in de volgende scenario's worden gebruikt:

• Eigenschapswaarden bekijken en bewerken in HubSpot.
• Uploaden naar formulieren via HubSpot -formulieren, niet-HubSpot-formulieren en de geauthenticeerde API voor formulierinzendingen.
• Het handmatig uploaden van bijlagen naar records of via notities, één-op-één-e-mails en eigenschappen voor zeer gevoelige bestanden.

Eigenschappen voor gevoelige gegevens

Zodra je een eigenschap hebt aangemaakt om gevoelige gegevens op te slaan:

• Superbeheerders kunnen machtigingen op veldniveau instellen om de weergave- en bewerkingsrechten voor de eigenschap te beperken tot specifieke gebruikers en teams. Dit wordt sterk aanbevolen om ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens alleen door geselecteerde gebruikers kunnen worden bekeken of gewijzigd.
• Superbeheerders kunnen gebruikersacties met betrekking tot de waarden van de eigenschap 'Gevoelige gegevens' bekijken in het auditlogboek.
• Superbeheerders kunnen de eigenschap 'Gevoelige gegevens' bewerken of verwijderen.

Waarden van eigenschappen voor gevoelige gegevens

Gebruikers met toegang tot een eigenschap voor gevoelige gegevens kunnen de waarden van de eigenschap handmatig of via import en workflows bijwerken. Als uw account HubSpot-medewerkers toegang geeft om ondersteuningsproblemen op te lossen, hebben HubSpot-medewerkers geen toegang tot de waarden van eigenschappen voor gevoelige gegevens.

Voor eigenschappen met zeer gevoelige gegevens moeten gebruikers met toegang tot de waarden van de eigenschap op 'ontcijferen' klikken om de waarde te bekijken of te bewerken. Bijvoorbeeld:

Bijlagen

Met de mogelijkheid om gevoelige gegevens en zeer gevoelige gegevens op te slaan, kunt u bestanden met gevoelige informatie opslaan in tools binnen HubSpot. Zodra u de instelling voor gevoelige gegevens inschakelt, worden bijlagen die op de onderstaande manieren worden geüpload, beschermd door een extra versleutelingslaag in de databaseopslag van HubSpot. Hierdoor wordt ook de optie verwijderd om bestanden extern te delen zonder authenticatie, en krijgen HubSpot-medewerkers geen toegang tot de bijlagen.

Wanneer bestanden via de volgende methoden worden toegevoegd, worden ze beschermd:

• Geüpload vanaf je computer naar een record in het gedeelte ‘Bijlagen’.
• Geüpload naar een record via een nieuwe notitie.
• Geüpload naar een record via een e-mail van een contactpersoon.
• Geüpload naar een record in de mobiele HubSpot-app.
• Geüpload naar een eigenschap van het bestandstype.
• Geüpload via een ingevuld formulier.
• Geüpload via import.

U kunt de toegang van gebruikers tot bijlagen beheren via machtigingen voor elke tool. U kunt bijvoorbeeld de toegang tot contacten beperken voor specifieke gebruikers die geen toegang mogen hebben tot contactbestanden.

Breeze-tools

Breeze, de AI van HubSpot, kan je helpen bij het automatiseren van taken, het verzamelen van data-inzichten, het opstellen van content en meer binnen het HubSpot-klantplatform. Alleen gebruikers met Super Admin-rechten kunnen bepaalde Breeze-tools inschakelen, zoals Breeze Assistant.

Breeze Assistant-producten zijn compatibel met accounts waarop Gevoelige gegevens is ingeschakeld. Er gelden echter enkele beperkingen, waardoor aangepaste eigenschapswaarden voor Gevoelige gegevens-eigenschappen niet kunnen worden gebruikt om te voorkomen dat Gevoelige gegevens worden blootgesteld.

Als u 'Gevoelige gegevens' inschakelt, worden de eigenschappen voor gevoelige gegevens die u aanmaakt niet gebruikt om Breeze-modellen te trainen. Andere klantgegevens binnen uw account kunnen echter wel worden gebruikt om Breeze-modellen te trainen. U kunt zich afmelden voor het gebruik van uw klantgegevens voor machine learning door een e-mail te sturen naar privacy@hubspot.com. Raadpleeg de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid van HubSpot voor meer informatie .

Let op: vermijd het delen van gevoelige informatie in uw geconfigureerde gegevensinvoer voor Breeze-functies, inclusief uw prompts. Superbeheerders kunnengeneratieve Breeze-functies configureren in de accountbeheerinstellingenvia . Voor informatie over hoe Breeze uw gegevens gebruikt om betrouwbare AI te bieden, waarbij u de controle over uw gegevens behoudt, kunt u onze Breeze Trust FAQ's raadplegen.

Raadpleeg de Breeze-modelkaarten voor meer informatie over Breeze. Gebruik Breeze niet als u niet wilt dat Breeze uw gevoelige gegevens verwerkt.

Datacenters

U kunt gevoelige informatie opslaan in elk datacenter dat u gebruikt.

Als u de opslag van HIPAA-gegevens niet hebt aangegeven, komt u in aanmerking voor migratie van een datacenter in Noord-Amerika naar het datacenter in de Europese Unie.Als u de opslag van HIPAA-gegevens hebt aangegeven, kunt u niet naar een ander datacenter migreren.

Gegevenssynchronisatie

U kunt gevoelige gegevens synchroniseren via veldtoewijzingen met apps voor gegevenssynchronisatie. Bij het synchroniseren van gegevens:

• De synchronisatie kan in twee richtingen plaatsvinden. Omdat niet altijd bekend is of de velden van een app van een derde partij gevoelig zijn, zijn er gevallen waarin niet-gevoelige velden kunnen worden gesynchroniseerd van en naar een HubSpot-eigenschap voor gevoelige gegevens. Als bekend is dat een veld van een app van een derde partij gevoelig is, kan dit niet worden gesynchroniseerd met een niet-gevoelige HubSpot-eigenschap.
• Eigenschappen voor gevoelige gegevens en zeer gevoelige gegevens worden voor gegevenssynchronisatie-apps als hetzelfde beschouwd.

Formulieren 

Met de mogelijkheid om gevoelige gegevens in HubSpot op te slaan, kunt u HubSpot-formulieren en niet-HubSpot-formulieren gebruiken om met een gerust hart gevoelige informatie van uw bezoekers te verzamelen. Gevoelige gegevens die via formulieren worden verzameld, worden versleuteld en veilig gesynchroniseerd met het CRM. Alle bestanden die via formulierinzendingen worden geüpload en die zijn gekoppeld aan een eigenschap voor gevoelige gegevens, worden ook als gevoelig beschouwd.

Alleen gebruikers met de juiste machtigingen om gevoelige gegevens te bekijken, kunnen de waarden van formulierinzendingen en bestanden die als gevoelig zijn gemarkeerd, bekijken. Alle meldingen over formulierinzendingen voldoen ook aan de vereisten voor gebruikersmachtigingen voor gevoelige gegevens.

Integraties

Ontwikkelaars kunnen de API-documentatie gebruiken om integraties te bouwen die gevoelige gegevens synchroniseren. Conform de voorwaarden voor gevoelige gegevens erkent u, indien u ervoor kiest om te integreren met of anderszins gebruik te maken van producten van derden in verband met de abonnementsdienst, dat klantgegevens die door dergelijke producten van derden worden gehost of verwerkt, worden gehost in overeenstemming met het beleid van die derden.

Als u door HIPAA beschermde gevoelige gegevens opslaat, wordt de Snowflake Data Share -integratie alleen ondersteund voor de volgende regio's: AWS US_EAST_1 en AWS EU_CENTRAL_1.

Beheer van meerdere accounts

Accounts die gevoelige gegevens gebruiken, kunnen geen bronaccount zijn voor de functie voor gegevensspiegeling in het beheer van meerdere accounts. Deze beperking voorkomt dat gevoelige gegevens onbedoeld worden gedeeld met een ander account.

Als u 'Gevoelige gegevens' inschakelt, kan uw account niet worden geselecteerd als bronaccount voor gegevensspiegeling. Als uw account al een bronaccount is voor gegevensspiegeling, wordt gegevensspiegeling voor het account automatisch uitgeschakeld wanneer u 'Gevoelige gegevens' inschakelt.

Meldingen

Zodra 'Gevoelige gegevens' is ingeschakeld in uw account, bevatten bepaalde meldingen standaard geen voorbeelden (bijv. een voorbeeld van de tekst van een notitie) om te voorkomen dat gevoelige gegevens worden weergegeven. Dit geldt momenteel voor de volgende meldingen: u wordt @-vermeld in een record of in een opmerking, u wordt toegewezen aan of ontvangt een herinnering voor een taak, er is activiteit op een record dat u volgt, of er is een opmerking bij een activiteit waarbij u betrokken bent.

Voor e-mailmeldingen zijn voorbeelden standaard verborgen, maar u kunt ervoor kiezen om ze toe te staan:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant, onder Accountbeheer, naar Beveiliging.
3. Klik op het tabblad Gevoelige gegevens. 
4. Klik in het gedeelte Bescherming van gevoelige gegevens op Bewerken.
5. Om voorbeelden van meldingen toe te staan, zet u de schakelaar Volledige inhoud weergeven in meldings-e-mails aan.

6. Als u in het verleden voorbeelden hebt ingeschakeld en u wilt de voorbeelden van meldingen verbergen, zet u de schakelaar Volledige inhoud weergeven in meldings-e-mails uit.
7. Klik op 'Gereed'.

Workflows

Als u een eigenschap voor gevoelige gegevens in workflows gebruikt, wordt aanbevolen om de toegang tot de workflowtool te beperken.

U kunt eigenschappen voor gevoelige gegevens gebruiken met 'Wanneer aan een filtercriterium wordt voldaan '-inschrijvingstriggers en AND/OR -workflowvertakkingen. U kunt ook personalisatietokens gebruiken in de workflowactie 'Record bewerken' om waarden uit eigenschappen voor gevoelige gegevens te kopiëren.

Het volgende wordt momenteel niet ondersteund in workflows:

• Eigendomsacties kopiëren die verwijzen naar eigenschappen van gevoelige gegevens
• Personalisatietokens die eigenschappen van gevoelige gegevens gebruiken of ernaar verwijzen 
• Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, worden inschrijvingen geactiveerd op basis van wijzigingen in de waarden van eigenschappen met gevoelige gegevens.

Aanvullende bronnen

• Raadpleeg het HubSpot Trust Center voor meer informatie over het beveiligingsprogramma van HubSpot.
• Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het beheren van instellingen voor gevoelige gegevens en het aanmaken van eigenschappen voor gevoelige gegevens.
• Raadpleeg de documentatie voor ontwikkelaars voor meer informatie over het beheren van gevoelige gegevens via de API.