De fasen in de levenscyclus van records automatisch instellen en synchroniseren

In HubSpot kun je levenscyclusfasen automatisch instellen op basis van de manier waarop een record is aangemaakt, of de levenscyclusfasen van bepaalde gekoppelde objecten automatisch synchroniseren:

• De levenscyclusfase van een contactpersoon of bedrijf kan automatisch worden ingesteld voor nieuw aangemaakte contactpersonen of bedrijven.
• De levenscyclusfase van een contactpersoon of bedrijf kan automatisch worden ingesteld wanneer een deal wordt aangemaakt en aan de contactpersoon of het bedrijf wordt gekoppeld.
• De levenscyclusfase van een bedrijf kan de levenscyclusfasen van de gekoppelde contacten automatisch bijwerken. Als de synchronisatie-instelling voor de levenscyclusfase van het bedrijf is ingeschakeld, wordt de waarde van de levenscyclusfase in een primair bedrijfsrecord toegepast op de gekoppelde contactrecords.
• De pijplijnfase van een deal kan de levenscyclusfasen van de bijbehorende bedrijven en contactpersonen automatisch bijwerken. U kunt selecteren welke levenscyclusfasen automatisch worden ingesteld op basis van een specifieke actie, bijvoorbeeld wanneer een deal wordt aangemaakt of gewonnen.

Automatisering van levenscyclusfasen beheren

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Contactpersonen'.
4. Klik op het tabblad Levenscyclusfase.
5. Klik op het tabblad 'Automatiseren '.
   
6. Schakel het selectievakje Levenscyclusfasen synchroniseren in om de levenscyclusfase van een contactpersoon automatisch bij te werken naar de fase van het primaire gekoppelde bedrijf. De levenscyclusfase van de contactpersoon wordt automatisch ingesteld wanneer een bedrijf voor het eerst als primair wordt gekoppeld en wanneer de levenscyclusfase van het gekoppelde primaire bedrijf verandert. Wijzigingen in de levenscyclusfase van een bedrijf worden doorgevoerd bij de gekoppelde contactpersonen, maar wijzigingen in de levenscyclusfase van een contactpersoon hebben geen invloed op het primaire bedrijf.
7. Zet de schakelaar 'Levenscyclusfase instellen wanneer een deal wordt aangemaakt' aan om een standaardfase in te stellen voor gekoppelde contactpersonen en bedrijven wanneer een deal wordt aangemaakt.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Levenscyclusfase instellen op' en selecteer een fase.
   • Als deze instelling is ingeschakeld, wordt de levenscyclusfase van een contactpersoon of bedrijf automatisch bijgewerkt wanneer de eerste gekoppelde deal wordt aangemaakt.
   • Als deze instelling is uitgeschakeld, wordt de levenscyclusfase niet automatisch ingesteld op basis van de fase van de gekoppelde records.
8. Schakel de schakelaar 'Levenscyclusfase instellen wanneer een deal wordt gewonnen' in om een standaardfase in te stellen voor gekoppelde contactpersonen en bedrijven wanneer een deal wordt gewonnen.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Levenscyclusfase instellen op' en selecteer een fase.
   • Als deze instelling is ingeschakeld, wordt de levenscyclusfase van een contactpersoon of bedrijf automatisch bijgewerkt wanneer een gekoppelde deal wordt gesloten (gewonnen).
   • Als deze instelling is uitgeschakeld,worden de eigenschappen 'Afsluitdatum' en 'Aantal dagen tot afsluiting' voor gekoppelde contactpersonen en bedrijven niet automatisch bijgewerkt.
9. Schakel de schakelaar 'Levenscyclusfase instellen wanneer een lead wordt gekoppeld' in om een standaardfase in te stellen voor gekoppelde contactpersonen en bedrijven wanneer een lead wordt gekoppeld.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Levenscyclusfase instellen' en selecteer een fase.
   • Als deze instelling is ingeschakeld, wordt de levenscyclusfase van een contactpersoon of bedrijf automatisch bijgewerkt wanneer een lead wordt gekoppeld. Als een lead wordt aangemaakt door een automatisering (bijv. 'Maak een lead aan'), wordt de levenscyclusfase niet automatisch bijgewerkt.
   • Als deze instelling is uitgeschakeld,wordt delevenscyclusfase van het contact of het bedrijf niet automatisch bijgewerkt wanneer een lead wordt gekoppeld.

Let op: wanneer een lead wordt aangemaakt door een automatisering (bijv. 'Een lead aanmaken'), wordt de levenscyclusfase niet automatisch bijgewerkt.

Deze instellingen zullen de waarden van de levenscyclusfase niet met terugwerkende kracht wijzigen. Bijvoorbeeld:

• Er zijn twee contactpersonen gekoppeld aan een bedrijf: één met de levenscyclusfase 'Abonnee' en één met de levenscyclusfase 'Opportunity'. Als de levenscyclusfase van het bedrijf is ingesteld op 'Lead', wordt alleen de 'Abonnee' bijgewerkt naar de levenscyclusfase 'Lead '. Als de levenscyclusfase van het bedrijf is ingesteld op 'Klant', worden beide contactpersonen bijgewerkt naar 'Klant'.
• Als een contactpersoon de levenscyclusfase ‘Klant’ heeft en er wordt een deal aangemaakt die aan die contactpersoon wordt gekoppeld, verandert de levenscyclusfase van de contactpersoon niet in ‘Opportunity’. Als de levenscyclusfase van de contactpersoon is ingesteld op ‘Lead’ en er wordt een deal aangemaakt die daaraan wordt gekoppeld, wordt de levenscyclusfase van de contactpersoon bijgewerkt naar ‘Opportunity’.

Let op: als je de Salesforce-integratie gebruikt en de instelling voor het synchroniseren van levenscyclusfasen inschakelt, worden alle wijzigingen die via de instelling ‘Automatische overgangen tussen levenscyclusfasen’ in de levenscyclusfase van een contactpersoon worden aangebracht, toegepast op alle contactpersonen die in HubSpot aan hetzelfde bedrijf zijn gekoppeld. Salesforce-contacten moeten nog steeds via contactrollen aan opportunities worden gekoppeld, aangezien accounts die aan opportunities zijn gekoppeld, niet door HubSpot worden herkend.

Pijplijnregels voor levenscyclusfasen beheren

Stel de standaardlevenscyclusfase in voor nieuwe contactpersonen of bedrijven. Beperk bovendien het aanmaken van contactpersonen en bedrijven tot bepaalde levenscyclusfasen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Contacten'.
4. Klik op het tabblad Levenscyclusfase.
5. Klik op het tabblad 'Pijplijnregels '.
6. Zet de schakelaar 'Levenscyclusfase instellen wanneer een contactpersoon of bedrijf wordt aangemaakt' aan om een standaardfase in te stellen voor nieuw aangemaakte contactpersonen en bedrijven.
   
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Levenscyclusfase instellen op' en selecteer een fase.
   • Als deze instelling is ingeschakeld, krijgen alle nieuwe contacten en bedrijven die levenscyclusfase toegewezen, met de volgende uitzonderingen:
     • Het handmatig aanmaken van een record waarbij u een andere waarde voor de levenscyclusfase instelt.
     • Het record wordt aangemaakt via een ingevuld formulier waarbij u in de instellingen van het formulier een standaard levenscyclusfase hebt ingesteld.
   • Als deze instelling is uitgeschakeld, wordt het veld 'Levenscyclusfase' leeg gelaten wanneer een record wordt aangemaakt, met de volgende uitzonderingen:
     • Contacten en bedrijven die worden aangemaakt op de startpagina voorcontacten/bedrijven of via een gekoppeld record, krijgen de eerste levenscyclusfase van het account in de weergavevolgorde toegewezen, tenzij je tijdens het aanmaken een waarde voor de levenscyclusfase instelt.
     • Contacten of bedrijven die worden aangemaakt via het verzenden van formulieren van HubSpot of van buiten HubSpot, worden ingesteld op de eerste levenscyclusfase van het account in de weergavevolgorde, tenzij je een standaard levenscyclusfase hebt ingesteld in de instellingen van het formulier.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Standaardfase’ en selecteer vervolgens een fase die automatisch moet worden ingesteld voor nieuwe contactpersonen en bedrijven.
7. Klik op 'Opslaan'.