Gebruik de handelstools van HubSpot voor jouw bedrijf

Gebruik de commerce tools van HubSpot om het betalingsproces van offerte tot incasso binnen HubSpot te beheren. Leer hoe je de tools voor jouw bedrijf kunt gebruiken.

Solo-ondernemer: eenmalige betalingen verzamelen

Bedrijfsscenario: je verkoopt individuele diensten of kleine projecten (bijvoorbeeld een freelance ontwerper of consultant) en wilt een snelle manier om online betalingen te ontvangen zonder aparte factureringstools of complexe abonnementen te beheren.

Handige commerce tools en processen

• betaallinks: maak herbruikbare betaallinks voor je typische aanbiedingen (bijvoorbeeld adviessessie van een uur of websitebeoordeling). Deel ze via e-mail, op je website of in follow-ups van vergaderingen.
• Facturen: wanneer een klant een formeel document nodig heeft voor zijn boekhouding of voor een inkooporder. Deel het direct vanuit HubSpot.
• Records: betalingen en facturen worden gesynchroniseerd naar de CRM, zodat je de betaalstatus van alle klanten op één plek kunt bekijken.
• Rapporten: gebruik betalingen- en factuurrapporten om te controleren welke klanten deze week of maand hebben betaald, en volg de achterstallige betalingen op.

Deze opzet houdt het facturatieproces licht, terwijl je toch een duidelijk overzicht hebt van de omzet en klantgeschiedenis in HubSpot.

Klein serviceteam: beheer retainers en doorlopend werk

Bedrijfsscenario: je runt een klein bureau of serviceteam met doorlopende retainers (bijvoorbeeld maandelijkse marketingservices of IT-ondersteuning). Je hebt voorspelbare, terugkerende facturering nodig die klanten verschillende betalingsopties biedt.

Handige handelstools en -processen

• Offertes: maak een offerte voor een lead met een overzicht van de diensten en de factureringsfrequentie (bijvoorbeeld maandelijks).
• Facturen en abonnementen: wanneer de lead de eerste factuur van de offerte ondertekent en betaalt, maakt HubSpot een abonnement aan dat hen elke maand factureert, hetzij via:
  • Het automatisch opladen van hun opgeslagen betaalmethode.
  • Terugkerende facturen te sturen die ze online kunnen betalen.
• Records: Controleer actieve, geannuleerde of achterstallige abonnementen en betalingen in HubSpot.
• Rapporten: gebruik commerce analyserapporten om maandelijks terugkerende inkomsten (MRR), aanstaande verlengingen en afgehaakte abonnementen bij te houden om vroegtijdig op te volgen en downgrades of annuleringen te voorkomen.

Deze opzet vermindert het handmatige factureringswerk voor je team en maakt de inkomsten voorspelbaarder, terwijl je tegemoet komt aan de betalingsvoorkeuren van klanten.

Grotere organisatie: standaardiseer offerte-naar-cash in een verkoopteam

Bedrijfsscenario: je hebt een groeiend verkoopteam dat multi-line deals of pakketten verkoopt (bijvoorbeeld software plus diensten). U wilt een consistent offerte-naar-betaling proces met goedkeuringen, duidelijke voorwaarden en betrouwbare rapportage over facturen, betalingen en abonnementen.

Handige handelstools en -processen

• Offertes: verkopers maken offertes van deals met behulp van kant-en-klare sjablonen die de standaardvoorwaarden van je bedrijf, branding en regelitems uit de productbibliotheek bevatten.
• Facturen, betalingen en abonnementen: voor eenvoudige, eenmalige deals verzamelt de offerte een enkele betaling en maakt automatisch een factuur en betalingsrecord aan in HubSpot. Voor meerfasige of terugkerende deals genereren offertes eenmalige facturen (bijvoorbeeld voor implementatie) en abonnementen (bijvoorbeeld voor doorlopende licenties of retainers).
• Goedkeuringen voor offertes: als een offerte een grote korting of een ongebruikelijke termijn bevat, worden goedkeuringen voor de offerte geactiveerd voordat deze wordt verzonden, zodat de vereiste controle door financiële teams of verkoopleiding is gewaarborgd.
• Commerciële tools: koppel offertes aan betalingen, facturen en abonnementen om het offerte-naar-betaling proces in HubSpot mogelijk te maken.
• Rapporten: combineer betalingen, facturen, offertes en abonnementenrapporten om te begrijpen hoe uw verkooppijplijn converteert naar daadwerkelijke inkomsten.
• Commerciële analyses: omzetverwerkings- en financiële teams kunnen commerciële analyses gebruiken om statistieken te vergelijken, zoals verzonden offertes vs. geaccepteerde offertes, gefactureerde vs. geïnde omzet, en nieuwe vs. afgehaakte abonnementen in de loop der tijd.

Dit geeft je één consistent proces van het maken van offertes tot het innen van betalingen. Dit geeft ook duidelijker inzicht in hoe gesloten deals echte inkomsten genereren.