Een wijzigingsofferte aanmaken voor een contract

Contracten vormen de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet in HubSpot. In plaats van regelitems rechtstreeks in het contract bij te werken, maakt u een wijzigingsofferte aan om een actieve contractovereenkomst aan te passen.

Wijzigingsoffertes leggen het netto verschil vast tussen het oorspronkelijke contract en de bijgewerkte overeenkomst, waardoor nauwkeurige rapportage over omzet en diensten wordt gewaarborgd. U kunt wijzigingsoffertes bijvoorbeeld gebruiken om functies of diensten toe te voegen of te verwijderen, prijzen halverwege de contractperiode aan te passen, of de contractduur te verlengen of te verkorten.

Let op: als je deelneemt aan de bèta van Connected CPQ, Billing en Payments, worden er – wanneer een klant halverwege de factureringscyclus een pro rata wijzigingsofferte accepteert – een pro rata factuur en een pro rata creditnota aangemaakt voor het ongebruikte deel van de huidige serviceperiode.

Lees om aan de slag te gaan meer over hoe contracten worden gebruikt, hoe je contracten aanmaakt, hoe je contracten bekijkt en beheert, en hoe je sjablonen voor wijzigingsoffertes maakt.

Een wijzigingsofferte aanmaken

Maak een wijzigingsofferte aan voor een bestaand contract. Wijzigingsoffertes moeten gekoppeld zijn aan een deal, zoals een uitbreidings- of upsell-deal. U kunt tijdens het proces voor het aanmaken van de wijzigingsofferte een deal aanmaken of handmatig een bestaande deal koppelen.

Het wordt aanbevolen om verschillende pijplijnen in te stellen voor deals die aan wijzigingsoffertes zijn gekoppeld (bijv. uitbreiding, upsell), en een nieuwe deal aan te maken voor de wijzigingsofferte (bijv. een wijzigingsdeal of uitbreidingsdeal). Dit betekent dat je rapportages kunt maken over omzet uit nieuwe business versus andere omzet, zoals (bijv. omzet uit uitbreiding of upsell).

Wanneer een wijzigingsofferte wordt geaccepteerd, wordt het contract automatisch bijgewerkt, wordt er een order voor de contractwijziging aangemaakt en wordt de wijziging vastgelegd op het tabblad ‘Geschiedenis’ van het contract.

Let op: wijzigingsoffertes kunnen alleen terugkerende regelitems bijwerken, geen eenmalige regelitems.

Om een wijzigingsofferte aan te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op de naam van het contract.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op Acties en selecteer vervolgens Wijzigingsofferte aanmaken.
4. In het rechterpaneel:
   • Als de instelling 'Automatisch nieuwe deals aanmaken voor wijzigingsoffertes' is ingeschakeld, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Deal-pijplijn' en selecteert u een pijplijn. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu 'Deal-fase' en selecteer een deal-fase.
   • Als de instelling 'Automatisch nieuwe deals aanmaken voor wijzigingsoffertes' is uitgeschakeld, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Koppelen aan een deal' en selecteer je een deal, of klik je op 'Een nieuwe deal aanmaken' om een nieuwe deal aan te maken.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een offerte-sjabloon' en selecteer een offerte-sjabloon. Lees meer over het instellen van sjablonen voor wijzigingsoffertes.
6. Klik op 'Ingangsdatum wijziging' en selecteer de datum waarop de wijziging van kracht wordt.
7. Als de instelling'Gebruikers toestaan de standaardpro rata- berekeningte overschrijven' is ingeschakeld, schakel dan het selectievakje 'Kosten en tegoeden pro rata berekenen voor de resterende factureringsperiode' uit om kosten niet pro rata te berekenen. Als het selectievakje is aangevinkt, worden de kosten pro rata berekend.
8. Klik op 'Offerte aanmaken'.
9. De gegevens van de verkoper en de koper worden automatisch vanuit de contractgegevens aan de offerte toegevoegd.
10. Klik in het gedeelte 'Regelitems wijzigen ' op 'Regelitems wijzigen'.
11. Om een regelitem te wijzigen:
    • Beweeg de muisaanwijzer over de regelitem, klik op 'Acties' en selecteer vervolgens 'Bewerken'.
    • Klik in het rechterpaneel op de secties 'Regeldetails ' en 'Meer opties ' om deze uit te vouwen en bewerk de regelinformatie. Klik op 'Opslaan'.
    • De regelitem krijgt de status 'Gewijzigd'.
    • Om wijzigingen ongedaan te maken, beweeg je de muisaanwijzer over de naam van de regelitem, klik je op 'Acties' en selecteer je vervolgens 'Wijzigingen ongedaan maken'.
12. Om een regelitem te annuleren, beweeg je de muisaanwijzer over het regelitem, klik je op 'Acties' en selecteer je vervolgens 'Regelitem annuleren'. Het regelitem krijgt de status 'Geannuleerd'. Om de annulering ongedaan te maken, beweeg je de muisaanwijzer over het regelitem en klik je op 'Annulering ongedaan maken'.
13. Om een regelitem toe te voegen, klikt u rechtsboven op 'Regelitem toevoegen' en selecteert u vervolgens een optie:
    • Kies uit productbibliotheek: voeg een regel toe op basis van een product in je productbibliotheek, inclusief regels die zijn aangemaakt met de HubSpot-Shopify-integratie.
      • Nadat je deze optie hebt geselecteerd, kun je zoeken op productnaam, productbeschrijving of SKU, of op 'Geavanceerde filters' klikken om je zoekopdracht te verfijnen. Vink in het rechterpaneel de selectievakjes aan naast de producten waarop je je productregel wilt baseren.
      • Als je gedifferentieerde prijzen regels, klik dan op 'Niveaus bekijken' om de verschillende niveaus voor het product te bekijken voordat u de regel toevoegt.
    • Een aangepaste regelitem aanmaken: als u toestemming hebt om aangepaste regelitems aan te maken, wordt er een nieuwe aangepaste productregel aangemaakt die uniek is voor de betreffende offerte. Nadat u deze optie hebt geselecteerd, voert u de gegevens van de productregel in het rechterpaneel in en kiest u of u de aangepaste productregel wilt opslaan in uw productbibliotheek. Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan en nog een toevoegen'.
14. Als automatische omzetbelasting is ingeschakeld, selecteer dan belastingcategorieën voor eventuele toegevoegde regelitems.
15. De regelitem krijgt de status ‘Toegevoegd’. U kunt de wijzigingen ook bekijken in het paneel ‘Wijzigingen ’ aan de rechterkant.
    
    
16. Als bij het aanmaken van de gewijzigde offerte de optie 'Kosten en tegoeden pro rata berekenen voor de resterende factureringsperiode' was geselecteerd, wordt de pro rata-aanpassing weergegeven in het overzicht.
    
    
17. Wanneer u klaar bent met het bijwerken van de regelitems, klikt u linksonder op ‘Opslaan ’.
18. De wijzigingen worden weergegeven in de offerte-editor.
    
    
19. Om het overzicht te bewerken, inclusief de ingangsdatum van de wijziging, klikt u op het gedeelte 'Overzicht' in de offerte-editor.
20. In de editor in de linkerzijbalk, onder 'Ingangsdatum wijziging':
    • Klik in het veld 'Ingangsdatum wijziging' op de datumkiezer en selecteer de datum waarop de wijziging van kracht wordt.
    • Als de instelling'Gebruikers toestaan de standaardinstellingvoor pro rata-berekening te overschrijven' is ingeschakeld, schakel dan het selectievakje 'Kosten en tegoeden pro rata berekenen voor de resterende factureringsperiode' uit om kosten niet pro rata te berekenen. Als u het selectievakje aangevinkt laat, worden de kosten pro rata berekend.
    • Wijzig in het veld ‘Label’ het label dat boven de ingangsdatum wordt weergegeven.
21. In de editor in de linkerzijbalk, onder 'Resterende looptijd':
    • Bewerk in het veld 'Label ' het label dat boven de looptijd wordt weergegeven.
    • Zet de schakelaar 'Resterende looptijd' uit om deze te verbergen.

22. Klik in de editor in de linkerzijbalk onder ‘Totale korting’ op het vervolgkeuzemenu ‘Opmaak’ en selecteer een optie:
    • Weergeven als bedrag: toon het kortingsbedrag in de offertevaluta.
    • Weergeven als percentage: toon de korting als een percentage.
    • Weergeven als percentage en bedrag: toon de korting als percentage en als bedrag in de offertevaluta.
    • Bewerk in het veld 'Label ' het label dat boven de totale korting wordt weergegeven.
    • Schakel de schakelaar 'Totale korting ' uit om deze te verbergen.
23. In de editor in de linkerzijbalk, onder ‘Totale wijziging’:
    • Bewerk in het veld 'Label ' het label dat boven de totale wijziging wordt weergegeven.
    • Zet de schakelaar 'Totale wijziging' uit om de wijziging in de totale contractwaarde te verbergen.
24. Ga verder met het opstellen van de offerte.
25. Het bijgewerkte totaal, inclusief eventuele extra belasting, wordt onder de regelitems weergegeven.
    
    
26. Klik rechtsboven op 'Delen' om de gewijzigde offerte te delen.
27. Wanneer de koper de gewijzigde offerte accepteert, kunt u het bijgewerkte contract als volgt bekijken:
    • Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
    • Klik op de naam van het contract.
    • De aangepaste bedragen worden weergegeven op het tabblad 'Overzicht' onder 'Contractuitvoering'. Contractwijzigingen worden ook weergegeven op de tabbladen 'Activiteiten ' en 'Geschiedenis '. Lees meer over het bekijken van het overzicht, de activiteiten en de geschiedenis.

Volgende stappen

• Lees meer over het maken van sjablonen voor wijzigings- en verlengingsoffertes.

• Lees meer over het bekijken en beheren van contracten, inclusief het maken van offertes voor wijzigingen en verlengingen, het beëindigen van contracten, het koppelen van contracten aan andere records en het exporteren van contracten.