Ontdek hoe offertes in HubSpot werken

Gebruik offertes om prijzen met kopers te delen, de aanvaarding van offertes vast te leggen, handtekeningen te verzamelen en betalingen te ontvangen. Offertes werken samen met deals, contracten, facturen en abonnementen om uw verkoop- en omzetprocessen te ondersteunen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe offertes in HubSpot werken, inclusief hoe offertes zich verhouden tot andere omzetobjecten, de statussen van offertes en ondertekeningen, en hoe primaire offertes worden toegewezen.

Voordat je aan de slag gaat

Zorg dat je de vereisten begrijpt

• Dit artikel heeft betrekking op de offertetool, onderdeel van HubSpot's AI-aangedreven CPQ, en is beschikbaar in een Revenue Hub Professional- of Enterprise-account.
• Als je geen Revenue Hub Professional- of Enterprise-account hebt, lees dan meer over de oude offertes.

Hoe offertes samenwerken met andere omzetobjecten

Hoe offertes samenwerken met deals

Gebruik een deal om een verkoopkans bij te houden en af te ronden. Op basis van de dealgegevens kan een offerte worden aangemaakt en ter beoordeling naar de koper worden gestuurd.

Hoe offertes werken in combinatie met contracten

Een contractrecord vertegenwoordigt de doorlopende omzetverplichting die voortvloeit uit een geaccepteerde offerte. Afhankelijk van de configuratie van uw account kunnen geaccepteerde offertes leiden tot contracten.

Hoe offertes samenhangen met facturen

Geaccepteerde offertes kunnen worden gebruikt om facturen te genereren op basis van de regelitems van de offerte. Kopers voeren de betaling uit via de offerte of via een factuur, afhankelijk van uw accountconfiguratie. Automatische incasso is afhankelijk van de instellingen van de offerte.

Hoe offertes werken in combinatie met abonnementen

Offertes die terugkerende regelitems bevatten, kunnen abonnementen aanmaken. Hoe abonnementen worden aangemaakt en gebruikt, hangt af van de configuratie van uw account.

Lees meer over facturering en incasso.

Status van offertes

De statussen van offertes geven aan in welke fase van de levenscyclus een offerte zich bevindt, van opstelling tot aanvaarding, vervaldatum of archivering. Offertes kunnen de volgende statussen hebben:

• Concept: een offerte die nog in ontwerp is en nog niet is gepubliceerd.
• In afwachting van goedkeuring: een offerte die nog moet worden goedgekeurd.
• Wijzigingen aangevraagd: een offerte die goedkeuring vereist en waarvoor nog wijzigingen zijn aangevraagd.
• Publicatie: een offerte die momenteel wordt gepubliceerd.
• Gepubliceerd: een gepubliceerde offerte die nog moet worden ondertekend en betaald. Bij publicatie wordt een PDF van de offerte gegenereerd.
• Geaccepteerd:
  • Een offerte met online betalingen die ofwel alleen is geaccepteerd, afhankelijk van de acceptatiemethode van de offerte (bijv. accepteren zonder handtekening, elektronische handtekening of afdrukken en ondertekenen), ofwel zowel is geaccepteerd als betaald.
  • Een offerte zonder online betalingen die is geaccepteerd, afhankelijk van de acceptatiemethode van de offerte (bijv. accepteren zonder handtekening, elektronische handtekening of afdrukken en ondertekenen).
• Verlopen: een verlopen offerte. De vervaldata worden ingesteld bij het aanmaken van een offerte.
• Ongeldig: een ongeldig gemaakte offerte.
• Gearchiveerd: een gearchiveerde offerte.

Ondertekeningsstatussen houden de voortgang van elektronische ondertekening bij, los van de offerte-statussen. Offertes kunnen, naast een offerte-status, de volgende ondertekeningsstatussen hebben:

• Niet van toepassing: een offerte waarbij de acceptatiemethode ‘Klik om te accepteren ’ of ‘Afdrukken en ondertekenen’ is.
• In afwachting van handtekening: een offerte waarbij e-handtekening als acceptatiemethode wordt gebruikt, wacht op ondertekening.
• Ondertekend: een ondertekende offerte waarbij e-handtekening als acceptatiemethode is gebruikt.

Primaire offertes

Een primaire offerte is de offerte die wordt gebruikt om het bijbehorende dealbedrag en de regelitems bij te werken. Deze worden toegewezen aan gepubliceerde of geaccepteerde offertes bij bijbehorende deals en worden gebruikt om dealbedragen en regelitems bij te werken. De huidige primaire offerte wordt weergegeven op de kaart ‘Offertes’ van de deal.

Het dealbedrag en de regelitems komen altijd overeen met de huidige primaire offerte. Deals kunnen slechts één primaire offerte hebben.

Hoe de primaire offerte van een deal wordt geselecteerd

• De primaire offerte wordt bepaald door de offertestatus. Gepubliceerde of geaccepteerde offertes worden ingesteld als de primaire offerte voor een deal. De primaire offerte kan ook handmatig worden bijgewerkt.
• Wanneer u een offerte publiceert, wordt deze automatisch ingesteld als de primaire offerte voor de transactie. Als er meerdere 'Gepubliceerde' offertes bij een transactie staan, wordt de meest recent gepubliceerde offerte standaard de primaire offerte.
• Als een offerte door de koper wordt geaccepteerd, wordt deze automatisch de primaire offerte voor de deal. Als er meerdere geaccepteerde offertes bij een deal horen, wordt de meest recent geaccepteerde offerte standaard de primaire offerte. Offertes met de status ‘Gepubliceerd’ kunnen niet als primaire offerte worden ingesteld wanneer er een geaccepteerde offerte aan de deal is gekoppeld.

Lees meer over hoe regelitems worden omgezet tussen offertes en deals.

Volgende stappen

• Lees meer over het opstellen van offertes.
• Lees meer over het maken en verzenden van offertes.
• Lees meer over Connected CPQ, Facturering en Betalingen (bèta).
• Lees meer over het facturerings- en betalingsproces.
• Meer informatie over het beheren van offertes.
• Meer informatie over contracten.