Scopri come funzionano i preventivi in HubSpot

Utilizza i preventivi per condividere i prezzi con gli acquirenti, registrare l’accettazione dei preventivi, raccogliere le firme e ricevere i pagamenti. I preventivi funzionano in sinergia con le trattative, i contratti, le fatture e gli abbonamenti per supportare i tuoi processi di vendita e di fatturato.

Questo articolo spiega come funzionano i preventivi in HubSpot, compreso il loro rapporto con altri oggetti relativi alle entrate, gli stati dei preventivi e delle firme e le modalità di assegnazione dei preventivi primari.

Prima di iniziare

Comprendere i requisiti

• Questo articolo fa riferimento allo strumento dei preventivi, parte del CPQ basato sull’intelligenza artificiale di HubSpot, ed è disponibile in un account Revenue Hub Professional o Enterprise.
• Se non disponi di un account Revenue Hub Professional o Enterprise , scopri di più sui preventivi tradizionali.

Scopri di più sulle differenze tra i preventivi legacy e quelli di Revenue Hub.

Comprendi le limitazioni e le considerazioni

Un link a un preventivo è pubblico se il preventivo non richiede la verifica tramite e-mail o non è protetto da password. Chiunque disponga del link può visualizzare e firmare il preventivo. Se l’acquirente condivide poi il link, anche chiunque lo riceva potrà visualizzare e firmare il preventivo.

Come funzionano i preventivi con altri oggetti di fatturato

Come funzionano i preventivi con le trattative

Utilizza un’opportunità di vendita per monitorare un’opportunità commerciale e concluderla. È possibile creare un preventivo sulla base delle informazioni relative all’opportunità di vendita e inviarlo all’acquirente per la revisione.

Come funzionano i preventivi con i contratti

Un record di contratto rappresenta l’impegno di fatturato continuativo derivante da un preventivo accettato. I preventivi accettati possono generare contratti a seconda della configurazione del tuo account.

Come funzionano i preventivi con le fatture

I preventivi accettati possono essere utilizzati per generare fatture basate sulle voci del preventivo. Gli acquirenti effettuano il pagamento dal preventivo o dalla fattura, a seconda della configurazione del tuo account. L’incasso automatico del pagamento dipende dalle impostazioni del preventivo.

Come funzionano i preventivi con gli abbonamenti

I preventivi che contengono voci ricorrenti possono generare abbonamenti. Le modalità di creazione e utilizzo degli abbonamenti dipendono dalla configurazione del tuo account.

Scopri di più sui diversi modi per fatturare i tuoi acquirenti.

Stati dei preventivi

Gli stati dei preventivi indicano in quale fase del ciclo di vita si trova un preventivo, dalla stesura all'accettazione, alla scadenza o all'archiviazione. I preventivi possono avere i seguenti stati:

• Bozza: un preventivo in fase di stesura che non è stato ancora pubblicato.
• In attesa di approvazione: un preventivo in attesa di approvazione.
• Modifiche richieste: un preventivo che richiede l’approvazione e presenta modifiche richieste in sospeso.
• In fasedi pubblicazione: un preventivo in fase di pubblicazione.
• Pubblicato: un preventivo pubblicato in attesa di firma e pagamento. Al momento della pubblicazione viene generato un PDF del preventivo.
• Accettato:
  • Un preventivo con pagamenti online che è stato solo accettato, in base al metodo di accettazione del preventivo (ad es. accettazione senza firma, firma elettronica o stampa e firma), oppure sia accettato che pagato.
  • Un preventivo senza pagamenti online che è stato accettato, in base al metodo di accettazione del preventivo (ad es. accettazione senza firma, firma elettronica o stampa e firma).
• Scaduto: un preventivo scaduto. Le date di scadenza vengono impostate al momento della creazione del preventivo.
• Annullato: un preventivo annullato.
• Archiviato: un preventivo archiviato.

Gli stati di firma tengono traccia dell’avanzamento della firma elettronica separatamente dagli stati del preventivo. I preventivi possono avere i seguenti stati di firma, oltre allo stato del preventivo:

• Non applicabile: un preventivo con un metodo di accettazione " Clicca per accettare " o " Stampa e firma".
• In attesa di firma: un preventivo che utilizza la firma elettronica come metodo di accettazione è in attesa di firma.
• Firmato: un preventivo firmato che utilizza la firma elettronica come metodo di accettazione.

Preventivi primari

Un preventivo principale è il preventivo utilizzato per aggiornare l’importo dell’affare associato e le voci di riga. Viene assegnato ai preventivi pubblicati o accettati sugli affari associati e utilizzato per aggiornare gli importi degli affari e le voci di riga. Il preventivo principale corrente viene visualizzato nella scheda "Preventivi" dell’affare.

L’importo dell’affare e le voci corrispondono sempre al preventivo primario corrente. Gli affari possono avere un solo preventivo primario.

Come viene selezionato il preventivo primario di un'operazione

• Il preventivo principale è determinato dallo stato del preventivo. I preventivi pubblicati o accettati vengono impostati come preventivo principale di un'operazione. Il preventivo principale può anche essere aggiornato manualmente.
• Quando si pubblica un preventivo, questo viene automaticamente impostato come preventivo principale per l’affare. Se su un affare sono presenti più preventivi “Pubblicati”, il preventivo pubblicato più di recente diventa il preventivo principale per impostazione predefinita.
• Se un'offerta viene accettata dall'acquirente, diventa automaticamente l'offerta principale per l'operazione. Se in un'operazione sono presenti più offerte "Accettate", l'offerta accettata più di recente diventa l'offerta principale per impostazione predefinita. Le offerte con stato "Pubblicata" non possono essere impostate come offerta principale quando all'operazione è associata un'offerta accettata.

Scopri di più su come le voci vengono convertite tra preventivi e trattative.

Prossimi passaggi

• Scopri di più su come configurare i preventivi.
• Scopri di più sulla creazione e l’invio dei preventivi.
• Scopri di più su Connected CPQ, Fatturazione e Pagamenti (versione beta).
• Scopri di più sul processo di fatturazione e pagamenti.
• Scopri di più sulla gestione dei preventivi.
• Scopri di più sui contratti.