Datasets maken en gebruiken

Een dataset is een verzameling gegevens uit je HubSpot account die vervolgens kan worden gebruikt in aangepaste rapporten. Een dataset kan eigenschappen bevatten voor CRM-objecten en HubSpot-activa, samen met formules om je gegevens naar behoefte te berekenen. Je kunt bijvoorbeeld een veld maken om de jaarlijkse terugkerende inkomsten te berekenen op basis van de eigenschap dealbedrag.

Door meerdere datasets voor je teams te maken, hoeven rapportmakers niet telkens opnieuw hun gegevensbronnen te selecteren als ze een rapport moeten maken. Een dataset kan ook worden bijgewerkt na het maken, waardoor het mogelijk is om alle rapporten die gebruik maken van die dataset tegelijkertijd bij te werken.

Lees hieronder hoe je een dataset maakt, hoe je de dataset in het rapport gebruikt en wat de definities zijn van de beschikbare functies in de tool Datasets.

Een dataset maken

Om een dataset te maken:

• Navigeer in je HubSpot-account naar Rapporten > Gegevensbeheer > Datasets.
• Klik rechtsboven op Dataset maken. Of om een dataset te maken met behulp van een sjabloon, blader je door de beschikbare sjablonen en klik je vervolgens op Gebruik sjabloon.

Gegevensbronnen

Selecteer eerst de gegevensbronnen die je wilt opnemen in je dataset. Gegevensbronnen zijn de objecten, bedrijfsmiddelen en gebeurtenissen waarover u wilt rapporteren. Hieronder vallen alle CRM-objecten zoals contactpersonen of aangepaste objecten en bedrijfsmiddelen zoals websitepagina's en e-mails, conversaties, verkoopactiviteiten en meer. U kunt maximaal 5 gegevensbronnen per dataset selecteren.

De primaire gegevensbron staat centraal in de dataset en alle andere gegevensbronnen hebben betrekking op die primaire bron. Om deze gegevensbronnen te verbinden, voegt HubSpot de gegevens op de achtergrond samen via het kortst mogelijke pad. Contactpersonen en deals zijn bijvoorbeeld direct gerelateerd en kunnen worden geselecteerd zonder dat er extra joins nodig zijn.

Andere gegevensbronnen kunnen echter niet direct worden gekoppeld en vereisen extra bronnen om de gegevens samen te voegen. Als je primaire bron bijvoorbeeld Deals is en je wilt blogpostgegevens opnemen in het rapport, dan kan HubSpot deze bronnen alleen koppelen via de Contactpersonen en Webactiviteiten bronnen. Deze andere bronnen worden automatisch geselecteerd om de gegevens samen te voegen.

• Om de primaire gegevensbron te selecteren, klik je op het vervolgkeuzemenu Primaire gegevensbron en selecteer je vervolgens een gegevensbron.
  
  
• Ga door met het selecteren van extra gegevensbronnen. In het rechterpaneel kunt u de relaties tussen de huidige geselecteerde gegevensbronnen bekijken.
• Bekijk tijdens het selecteren van bronnen het deelvenster Voorbeeld onderin het scherm voor een voorvertoning van uw gegevens.
• Nadat u uw gegevensbronnen hebt geselecteerd, klikt u rechtsboven op Volgende.

Eigenschappen en velden toevoegen

Selecteer de velden die je wilt opnemen in de dataset. Je kunt bestaande HubSpot eigenschappen aan de dataset toevoegen, maar ook aangepaste formulevelden.

Eigenschappen toevoegen

• Om eigenschappen aan de dataset toe te voegen, sleep je de eigenschappen van de linker zijbalk naar de sectie Datasetvelden.

• Om een eigenschap te hernoemen of een voorbeeld van de gegevens te bekijken, klik je op de eigenschap onder Datasetvelden en voer je een nieuwe naam in in het naamveld rechts. Als je een eigenschap hernoemt, wordt de naam alleen in deze dataset bijgewerkt. Hierdoor kun je aanpassen hoe deze velden worden weergegeven in de rapportbouwer, maar dit heeft geen invloed op de naam van de bestaande eigenschap.

Formulevelden toevoegen

Formulevelden zijn specifiek voor de dataset en kunnen worden gebruikt om waarden te berekenen op basis van eigenschappen in de dataset. Leer meer over het bouwen van formules met behulp van flexibele expressies.

• Om een formuleveld te maken, klikt u op Veld maken > Formuleveld.
  
  
• Voer onderaan een naam in voor het veld.
• Voer uw formule in. Je kunt verwijzen naar eigenschappen die je hebt toegevoegd aan de dataset, maar ook naar andere HubSpot-eigenschappen buiten de dataset, en functies gebruiken om berekeningen te maken op basis van eigenschappen en letterlijke gegevens. Hieronder vind je meer informatie over formule syntaxis en definities.
  • Begin met typen in het veld Formule om je formule handmatig in te voeren. HubSpot geeft standaard opties voor automatisch aanvullen weer terwijl je tekst invoert.
    
    
  • Om een eigenschap in te voegen die je hebt toegevoegd aan de dataset, klik je op het Dataset veld dropdown menu en selecteer je de eigenschap.
  • Als je een eigenschap wilt invoegen die niet in de dataset staat, klik je op het vervolgkeuzemenu HubSpot-eigenschap en selecteer je de eigenschap.
  • Als je een functie wilt invoegen, klik je op het vervolgkeuzemenu Functie en selecteer je een functie.
  • Als je een knipsel wilt invoegen, klik je op het vervolgkeuzemenu Knipsel en selecteer je een kant-en-klare formule. Knipsels worden ingevuld op basis van de bronnen in de dataset. Daarom zijn er verschillende knipsels beschikbaar voor datasets die zijn gemaakt van de gegevensbron voor contactpersonen in vergelijking met de gegevensbron voor deals.

• Als u formules maakt, geeft het veld Formule alle problemen weer die worden gedetecteerd. Als een formule ongeldig is, wordt een indicator weergegeven. Klik op [X] problemen om de foutdetails te bekijken.
  
• Als u uw velden hebt ingesteld, klikt u rechtsboven op Controleren.

Voorwaardelijke velden toevoegen

Met voorwaardelijke velden kunnen gebruikers gegevens groeperen of emmeren op basis van ingestelde voorwaarden. Deze velden kunnen alleen worden gebruikt in datasets of de custom report builder. Je kunt voorwaardelijke velden gebruiken om verschillende commissies te berekenen op basis van de grootte van een deal of om feedbackreacties te vertalen in categorieën, bijvoorbeeld een label tussen 1-6 wordt gelabeld als een afrader.

Met het voorwaardelijke veld kun je een formule maken met de functie IF(). Alle velden die zijn gemaakt met een voorwaardelijk veld kunnen opnieuw worden gemaakt met een IF() functie in een standaard veld voor het maken van formules.

• Om een voorwaardelijk veld te maken, klikt u op Veld maken > Voorwaardelijk formuleveld.

• Voer onderaan een naam in voor het veld. Deze naam wordt weergegeven wanneer u een rapport maakt met dit segment.
• Voer in het gedeelte Voorwaarde uw IF-conditie in. Voor elke rij gegevens geldt dat als de voorwaarde in dit gedeelte waar is, de rij wordt gelabeld met de waarde die is ingesteld in hetveld Dan . Als de voorwaarde onwaar is, wordt de rij gelabeld met de waarde die is ingesteld in hetveld Standaardwaarde . Je kunt verwijzen naar eigenschappen die je hebt toegevoegd aan de dataset, maar ook naar andere HubSpot eigenschappen buiten de dataset, en functies gebruiken om berekeningen te maken op basis van eigenschappen en letterlijke gegevens. Hieronder vind je meer informatie over formule syntaxis en definities.
  • Begin met typen in het IF-veld om je formule handmatig in te voeren. HubSpot toont standaard auto-aanvul opties terwijl je tekst invoert.
    
    
  • Om een eigenschap in te voegen die je hebt toegevoegd aan de dataset, klik je op het Dataset veld dropdown menu en selecteer je de eigenschap.
  • Als je een eigenschap wilt invoegen die niet in de dataset staat, klik je op het vervolgkeuzemenu HubSpot-eigenschap en selecteer je de eigenschap.
  • Als je een functie wilt invoegen, klik je op het vervolgkeuzemenu Functie en selecteer je een functie.
    
    
  • Voer in het veld Dan de waarde in die je wilt toewijzen als de voorwaarde waar is.

• Om nog een voorwaardelijk veld toe te voegen, klik je op Voorwaardelijk blok toevoegen. Voorwaardelijke blokken worden achtereenvolgens verwerkt, als de eerste voorwaarde waar is, wordt de waarde die in dat blok is gedefinieerd ingesteld. Als het niet waar is, gaat HubSpot naar het volgende blok enzovoort. Alle rijen die niet aan de voorwaarden voldoen, krijgen de Standaard waarde.
  
  
• Voer in het gedeelte Standaard een waarde in voor Else als niet aan de voorwaarde wordt voldaan.
  
  
• Zodra je je velden hebt ingesteld, klik je rechtsboven op Controleren.

Filter

Verfijn je gegevens verder door filters aan je velden toe te voegen.

Een filter toevoegen:

• Navigeer naar het tabblad Filters.
• Klik op velden in de linker zijbalk en versleep ze.
• Klik op een veld om de filteropties weer te geven. Selecteer een filter en klik op Toepassen.
• Je kunt filters groeperen door op een veld te klikken en vervolgens op het keuzemenu Groeperen met een ander filter. Selecteer een ander actief filter en klik op Toepassen.

• • Je kunt wijzigen hoe de filters worden gebruikt door te klikken op het keuzemenu Gegevens opnemen als het overeenkomt met :
    • Alle onderstaande filters: Gegevens moeten voldoen aan alle ingestelde filters.

• • • Elk van de onderstaande filters: gegevens kunnen worden opgenomen als ze voldoen aan een of meer van de ingestelde filters.
    • Aangepaste filterregels: schrijf je eigen filterregels. Je kunt booleaanse uitdrukkingen gebruiken zoals "1 en (2 of 3)".

• • Om filters te degroeperen, klik je op een filter en vervolgens op het vervolgkeuzemenu Groepeer met een ander filter. Selecteer Geen en klik op Toepassen.
• Nadat u uw filters hebt ingesteld, klikt u op Volgende.

Controleren

Controleer uw dataset voordat u deze opslaat.

• Bekijk onder Bronnen de gegevensbronnen die je hebt geselecteerd.
• Bekijk onder Velden de velden in de dataset. Dit omvat:
  • Veld: de naam van het veld.
  • Afgeleid: of het veld een standaard HubSpot-veld of een aangepast berekend veld is.

• Gegevenstype: het type gegevens in het veld.
• Invoer: de expressie van het veld.
• Bron: de bron van de gegevens (bijv. Contactpersonen).
• Bekijk een voorbeeld van uw gegevens in het paneel Voorbeeld. Je kunt op Tabelrelaties weergeven klikken om te zien hoe de gegevens met elkaar verbonden zijn.
• Na het bekijken van uw gegevens slaat u de dataset op door op Opslaan te klikken.
• Voer in het rechterpaneel een naam en beschrijving in voor de dataset.
• Klik op Toepassen.

Je komt nu in de rapportbouwer waar je een rapport kunt maken op basis van je dataset.

Datasets bekijken en beheren

Op het dashboard met datasets kun je bestaande datasets bekijken en bewerken.

• Navigeer in je HubSpot-account naar Rapporten > Gegevensbeheer en selecteer vervolgens Datasets.
• Je kunt je bestaande datasets filteren met behulp van de filters bovenaan de tabel.
• Om een dataset te bewerken, ga je met de muis over de dataset en klik je op Bewerken. Je komt dan op de detailpagina van de dataset.
  • Op het tabblad Voorbeeld zie je een voorbeeld van de gegevens van de dataset.
  • Op het tabblad Metagegevens kun je de gegevensbronnen en velden in de dataset bekijken. Dit omvat:
    • Veld: de naam van het veld.
    • Afgeleid: of het veld een standaard HubSpot-veld of een aangepast berekend veld is.
    • Gegevenstype: het type gegevens in het veld.
    • Invoer: de tekenreeks die wordt gebruikt om gegevens in het veld te brengen.
    • Bron: de bron van de gegevens (bijvoorbeeld Contactpersonen).
  • Bekijk op het tabblad Rapporten de rapporten die zijn gemaakt met de dataset.

  • Op de detailpagina van de dataset kun je ook een nieuw rapport maken met de dataset door op Rapport maken te klikken.

Een rapport maken met een dataset

Zodra een dataset is gemaakt, kun je een rapport maken op basis van de dataset, hetzij vanuit de rapportbouwer of vanuit de tool Datasets.

• Om een rapport te maken vanuit een dataset:
• Navigeer in je HubSpot-account naar Rapporten > Gegevensbeheer en selecteer vervolgens Datasets.
• Klik op de naam van een dataset.
• Klik rechtsboven op Rapport samenstellen.
• Ga verder met het bouwen van je rapport in de custom report builder.
• Om een rapport te maken vanuit de custom report builder:
• Ga in je HubSpot-account naar Rapportage en gegevens > Rapporten.
• Klik rechtsboven op Rapport maken.
• Selecteer Custom Report Builder.
• Klik bovenaan op het tabblad Datasets om uw bestaande datasets te bekijken.

• Selecteer de dataset die je wilt gebruiken en klik op Volgende.

• Ga verder met het bouwen van je rapport in de Custom Report Builder.

Referentie

Syntax

Binnen een functie kun je gegevens van eigenschappen en velden of letterlijke gegevens gebruiken. Eigenschap- en veldgegevens zijn dynamisch gebaseerd op de individuele gegevensbronnen, terwijl letterlijke gegevens constant zijn. Bijvoorbeeld:

• 2021-03-05 is een letterlijke datum, die constant is.
• [CONTACT.createdate] is een op eigenschappen gebaseerde datum, die dynamisch is voor elke contactpersoonrecord.

Functies kunnen zowel letterlijke als eigenschap-/veldgegevens bevatten, zolang de gegevenstypen compatibel zijn met de vereiste argumenten van de functie. Bijvoorbeeld:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Leer hieronder meer over de syntaxis voor letterlijk en eigenschap-/veldgegevens, en hoe u deze kunt opnemen in formules.

Letterlijke syntaxis

Gebruik letterlijk om specifieke, statische tekenreeksen, getallen, waar of onwaar waarden en datums toe te voegen aan je berekeningen.

• Letterlijke tekenreeks: tekst omgeven door aanhalingstekens. Bijvoorbeeld “My cool string”.

• Getallenliteraal: getallen zonder aanhalingstekens. Bijvoorbeeld 42.
• Booleaans letterlijk: true of false.
• Datumletterwoord: een tekenreeks geformatteerd als "YYY-MM-DD", of een datumtijdstempelnummer (bijvoorbeeld 1635715904).

Syntaxis van eigenschappen

Met verwijzingen naar eigenschappen kunt u direct waarden opnemen uit de eigenschappen van uw geselecteerde gegevensbronnen. Je hoeft de eigenschap niet toe te voegen als een datasetveld om ernaar te verwijzen.

Gebruik de volgende syntaxis bij het verwijzen naar eigenschappen:

• Verwijzingsexpressies worden altijd omgeven door vierkante haakjes ( [ en ] ).
• Verwijzingen naar eigenschappen specificeren de naam van het object of de gebeurtenis, gevolgd door een punt en de interne naam van de eigenschap. Bijvoorbeeld:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Veldverwijzing syntaxis

U kunt naar velden verwijzen in een formule door de veldnaam te omringen met vierkante haakjes. Bijvoorbeeld:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

U kunt naar velden verwijzen in formules zolang de operatoren en functies van de formule het gegevenstype van het veld accepteren. Als u bijvoorbeeld een nieuw veld maakt dat een tekenreeks bevat, kunt u naar het veld verwijzen in een functie die tekenreeksen accepteert:

• Als veld 1 [DEAL.name] is, bevat het een tekenreekswaarde (de naam van de deal).
• CONCAT([Field 1], "Q4") zou geldig zijn omdat het twee tekenreekswaarden bevat.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) zou niet geldig zijn omdat het zowel een tekenreeks- als een getalwaarde bevat.

Operatoren

Je kunt operatoren gebruiken met letterlijke en property/veld waarden, en operatoren worden geëvalueerd in de standaard PEMDAS volgorde van operaties. Hierdoor kun je operatoren nesten door haakjes te gebruiken. Bijvoorbeeld:

• Een getal toevoegen met een eigenschapverwijzing: 1 + [DEAL.amount]
• Gebruik van haakjes om bewerkingen te nesten: (1 + 2) * (3 + 4)

ALS

IF logica is een verzameling regels die worden uitgevoerd als aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan. Je kunt IF logica gebruiken om gegevens te onderscheiden. Je kunt bijvoorbeeld IF logica gebruiken om:

• Verschillende commissies te berekenen op basis van de grootte van een deal (d.w.z. een hoger % geven voor een grotere deal).
• deals onder te verdelen in niveaus voor analyse en actie in uw rapporten.
• Vertaal feedbackreacties in categorieën (bijv. label 1-6 is afleider).
• Definieer de prioriteit van contactpersonen op basis van het aantal dagen dat ze gemarkeerd zijn als lead.
  

LABEL

De LABEL functie converteert intervalwaarden van opsommingseigenschappen naar gebruiksvriendelijke waarden. Sommige HubSpot gedefinieerde eigenschappen, zoals Deal en Contact eigenaar worden weergegeven als interne waarden. Dit maakt analyse moeilijk. Bij gebruik met HubSpot gedefinieerde eigenschappen die vertaling ondersteunen, zal de LABEL functie de vertaling verzorgen op basis van portaalinstellingen, niet gebruikersinstellingen. Je kunt de LABEL functie bijvoorbeeld gebruiken om:

• Namen van contactpersonen of dealstages rechtstreeks in velden te openen

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• HubSpot eigenaren direct op naam te noemen in velden

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numerieke functies

String functies

Datum functies