Datasets maken en gebruiken

Een dataset is een verzameling van gegevens uit uw HubSpot-account die vervolgens kunnen worden gebruikt in aangepaste rapporten. Een dataset kan eigenschappen bevatten voor CRM-objecten en HubSpot-activa, samen met formules om uw gegevens te berekenen zoals nodig. U kunt bijvoorbeeld een veld maken om jaarlijks terugkerende inkomsten te berekenen op basis van de eigenschap dealbedrag.

Door meerdere datasets voor uw teams te maken, hoeven rapportmakers niet telkens hun gegevensbronnen te selecteren wanneer ze een rapport moeten maken. Een dataset kan ook worden bijgewerkt nadat deze is gemaakt, waardoor het mogelijk wordt om alle rapporten die gebruikmaken van die dataset tegelijkertijd bij te werken.

Hieronder leest u hoe u een dataset aanmaakt, hoe u de dataset in het rapport gebruikt en wat de definities zijn van de beschikbare functies binnen de tool Datasets.

Een dataset maken

Om een dataset te maken:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Rapporten > Gegevensbeheer > Datasets.
• Klik in de rechterbovenhoek op Dataset maken.

U wordt dan naar het tabblad Join

Samenvoegen

Selecteer eerst de gegevensbronnen die je in je dataset wilt opnemen. Gegevensbronnen zijn de objecten, bedrijfsmiddelen en gebeurtenissen waarover u wilt rapporteren. Dit omvat alle CRM-objecten zoals contactpersonen of aangepaste objecten, en bedrijfsmiddelen zoals websitepagina's en e-mails, conversaties, verkoopactiviteiten, enzovoort. U kunt maximaal 5 gegevensbronnen per dataset selecteren.

De primaire gegevensbron zal de focus van de dataset zijn, met alle andere gegevensbronnen die betrekking hebben op die primaire bron. Om deze databronnen te verbinden, voegt HubSpot de data op de achtergrond samen gebruikmakend van het kortst mogelijke pad. Contacten en deals, bijvoorbeeld, zijn direct gerelateerd en kunnen worden geselecteerd zonder dat extra joins nodig zijn.

Andere gegevensbronnen kunnen echter niet direct worden gekoppeld en vereisen extra bronnen om de gegevens samen te voegen. Bijvoorbeeld, als uw primaire bron Deals is en u wilt blog post data opnemen in het rapport, dan kan HubSpot deze bronnen alleen koppelen via de Contacts en Web activities

• Om de primaire gegevensbron te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Primaire gegevensbron en selecteert u vervolgens een gegevensbron.
  
  
• Ga verder met het selecteren van extra gegevensbronnen. In het rechterpaneel kunt u de relaties tussen de huidige geselecteerde gegevensbronnen bekijken.
• Terwijl u bronnen selecteert, bekijkt u het deelvenster Voorbeeld onder in het scherm voor een voorbeeld van uw gegevens.
• Nadat u uw gegevensbronnen hebt geselecteerd, klikt u rechtsboven op Volgende.

Bereid voor

Selecteer de velden die u wilt opnemen in de dataset. U kunt bestaande HubSpot-eigenschappen toevoegen aan de dataset, evenals aangepaste formulevelden.

Eigenschappen toevoegen

• Om eigenschappen aan de dataset toe te voegen, sleept u de eigenschappen van de linker zijbalk naar de sectie Uw dataset samenstellen.

• Om de naam van een eigenschap te wijzigen of een voorbeeld van de gegevens te bekijken, klikt u op de eigenschap onder Build your dataset en voert u een nieuwe naam in het naamveld aan de rechterkant in. Het hernoemen van een eigenschap zal de naam enkel in deze dataset updaten. Hierdoor kunt u aanpassen hoe deze velden in de rapportbuilder verschijnen, maar dit heeft geen invloed op de naam van de bestaande eigenschap.

Formulevelden toevoegen

Formulevelden zijn specifiek voor de dataset en kunnen worden gebruikt om waarden te berekenen op basis van eigenschappen in de dataset. Leer meer over het bouwen van formules met behulp van flexibele expressies

• Om een formuleveld te maken, klikt u op Formuleveld maken.
  
  
• Voer aan de rechterkant een naam in voor het veld.
• Voer in het veld Formule uw formule in. U kunt verwijzen naar eigenschappen die u hebt toegevoegd aan de dataset, evenals naar andere HubSpot-eigenschappen buiten de dataset, en functies gebruiken om te berekenen op basis van eigenschap en letterlijke gegevens. Leer hieronder meer over formulesyntaxis en definities.
  • Om uw formule handmatig in te voeren, begint u met typen in het Formule veld. Standaard zal HubSpot auto-complete opties weergeven terwijl u tekst invoert. Om auto-complete uit te schakelen, schakel het selectievakje Toon formulebegeleiding uit.
    
    
  • Om een eigenschap in te voegen die u aan de dataset hebt toegevoegd, klikt u op het vervolgkeuzemenu Gecreëerd veld en selecteert u de eigenschap.
  • Om een eigenschap in te voegen die niet in de dataset zit, klik je op het HubSpot property dropdown menu, en selecteer je de eigenschap.
  • Om een functie in te voegen, klik op het Function dropdown menu, selecteer dan een functie.

• Terwijl u formules maakt, zal het Formule veld een validatie status weergeven. Wanneer een formule ongeldig is, verschijnt een rode statusindicator en kunt u op Validatie klikken om de foutdetails te bekijken.
  
• Zodra u uw velden hebt ingesteld, klikt u op Volgende in de rechterbovenhoek.

Voorwaardelijke velden toevoegen

Voorwaardelijke velden stellen gebruikers in staat gegevens te groeperen of te emmeren op basis van ingestelde voorwaarden. Deze velden kunnen alleen worden gebruikt in datasets of de custom report builder

Het voorwaardelijk veld staat u toe om een formule te bouwen met behulp van de IF() functie. Alle velden die zijn opgebouwd met een voorwaardelijk veld kunnen opnieuw worden gemaakt met behulp van een IF() functie in een standaard formule creatieveld.

• Klik op Voorwaardelijk veld maken om een nieuw voorwaardelijk veld te maken.
  
• Voer aan de rechterkant een naam in voor het veld. Deze naam zal worden weergegeven wanneer u een rapport maakt met dit segment.
• Voer in het gedeelte Voorwaarde uw IF-voorwaarde in. Voor elke rij gegevens, indien de voorwaarde ingesteld in deze sectie waar is, zal de rij worden gelabeld met de waarde ingesteld in hetveld Dan . Als de voorwaarde onwaar is, wordt de rij gelabeld met de waarde die in hetveld Standaardwaarde is ingesteld. U kunt verwijzen naar eigenschappen die u hebt toegevoegd aan de dataset, evenals naar andere HubSpot-eigenschappen buiten de dataset, en functies gebruiken om berekeningen uit te voeren op basis van eigenschap en letterlijke gegevens. Leer hieronder meer over formulesyntaxis en definities.
  • Om uw formule handmatig in te voeren, begint u met typen in het IF-veld. Standaard zal HubSpot auto-complete opties weergeven terwijl u tekst invoert.
    
    
  • Om een HubSpot-eigenschap, een eigenschap die u hebt toegevoegd aan de dataset, of een functie in te voegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen en selecteert u vervolgens HubSpot-eigenschap, Aangemaakt veld of Functie.
    
    
  • Voer in het veld Dan de waarde in die u wilt toekennen als de voorwaarde waar is.
  • Als alternatief kunt u het selectievakje Geavanceerde uitdrukkingen inschakelen om een waarde te berekenen of te verwijzen naar een eigenschap in plaats van een label. U kunt bijvoorbeeld Geavanceerde uitdrukkingen gebruiken om een commissie te berekenen.

• Om een ander voorwaardelijk veld toe te voegen, klik op Voorwaardelijk blok toevoegen. Voorwaardelijke blokken worden opeenvolgend verwerkt, als de eerste voorwaarde waar is zal de waarde gedefinieerd in dat blok worden ingesteld. Als het niet waar is, gaat HubSpot naar het volgende blok en zo verder. Alle rijen die niet voldoen aan de ingestelde voorwaarden krijgen de Default waarde toegewezen.
  
  
• In de sectie Standaardwaarde voert u een waarde in voor Else als niet aan de voorwaarde wordt voldaan.
  
  
• Zodra u uw velden hebt ingesteld, klikt u op Volgende in de rechterbovenhoek.

Filter

Verfijn uw gegevens verder door filters aan uw velden toe te voegen.

Om een filter toe te voegen:

• Klik en sleep in de linkerzijbalk velden naar de Inactieve filters sectie.
• Klik op een veld om de filteropties te bekijken. Selecteer een filter en klik op Toepassen.
• U kunt filters groeperen door op een veld te klikken en vervolgens op het vervolgkeuzemenu Groeperen met een ander filter te klikken. Selecteer een ander actief filter en klik op Toepassen.

• • U kunt wijzigen of de filters zijn gegroepeerd op en of of logica door te klikken op de logicaselector tussen de filters en vervolgens en of te selecteren.
    
    
  • Als u filters niet wilt groeperen, klikt u op een filter en vervolgens op het vervolgkeuzemenu Groeperen met een ander filter. Selecteer Geen en klik op Toepassen.
• Nadat u uw filters hebt ingesteld, klikt u opVolgende.

Herzien

Controleer uw dataset voordat u deze opslaat.

• Onder Bronnen ziet u de gegevensbronnen die u hebt geselecteerd.
• Onder Velden, bekijkt u de velden in de dataset. Dit omvat:
  • Veld: de naam van het veld.
  • Afgeleid: of het veld een standaard HubSpot-veld is of een aangepast berekend veld.

• Gegevenstype: het type gegevens in het veld.
• Input: de expressie van het veld.
• Bron: de bron van de gegevens (bijv. Contactpersonen).
• Bekijk de voorbeeldweergave van uw gegevens in het paneel Voorbeeld. U kunt klikken op Tabelrelaties weergeven om te zien hoe de gegevens met elkaar verbonden zijn.
• Nadat u uw gegevens hebt bekeken, slaat u de dataset op door op Opslaan te klikken.
• Voer in het rechterpaneel een naam en beschrijving voor de dataset in.
• Klik op Toepassen.

U wordt dan naar de rapport builder gebracht waar u een rapport kunt maken

Datasets bekijken en beheren

Op het datasets dashboard kunt u bestaande datasets bekijken en bewerken.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Rapporten > Gegevensbeheer en selecteer vervolgens Datasets.
• U kunt uw bestaande datasets filteren met behulp van de filters boven aan de tabel.
• Om een dataset te bewerken, gaat u met de muis over de dataset en klikt u vervolgens op Bewerken. U komt dan op de detailpagina van de dataset.
  • Bekijk op het tabblad Voorbeeld een voorbeeld van de gegevens van de dataset.
  • Bekijk op het tabblad Metagegevens de gegevensbronnen en velden die zijn opgenomen in de dataset. Dit omvat:
    • Veld: de naam van het veld.
    • Afgeleid: of het veld een standaard HubSpot-veld is of een aangepast berekend veld.
    • Gegevenstype: het type gegevens dat in het veld staat.
    • Input: de string die wordt gebruikt om gegevens in het veld te brengen.
    • Bron: de bron van de gegevens (bijv. Contacten).
  • Op het tabblad Rapporten kunt u de rapporten bekijken die met de dataset zijn gemaakt.

  • Op de detailpagina van de dataset kunt u ook een nieuw rapport met de dataset maken door op Rapport maken te klikken.

Een rapport maken met een dataset

Zodra een dataset is aangemaakt, kunt u een rapport maken op basis van de dataset vanuit de report builder of vanuit de datasets tool.

• Om een rapport te maken vanuit een dataset:
• Navigeer in je HubSpot-account naar Rapporten > Gegevensbeheer en selecteer vervolgens Datasets.
• Klik op de naam van een dataset.
• Klik in de rechterbovenhoek op Build report (Rapport bouwen).
• Ga verder uw rapport bouwen in de custom report builder.
• Om een rapport te maken vanuit de custom report builder:
• Navigeer in uw HubSpot account naar Rapporten > Rapporten.
• Klik rechtsboven op Creëer aangepast rapport.
• In de linker zijbalk, selecteer Custom Report Builder.
• Klik rechts op het tabblad Browse datasets om uw bestaande datasets te bekijken.
  
  
• Selecteer de dataset die u wilt gebruiken en klik op Volgende.

• Doorgaan uw rapport bouwen in de bouwer van het aangepaste rapport.

Referentie

Syntax

Binnen een functie kunt u gegevens van eigenschappen en velden of letterlijke gegevens gebruiken. Gegevens van eigenschappen en velden zullen dynamisch zijn, gebaseerd op de individuele gegevensbronnen, terwijl letterlijke gegevens constant zijn. Bijvoorbeeld:

• 2021-03-05 is een letterlijke datum, die constant is.
• [CONTACT.createdate] is een op eigenschappen gebaseerde datum, die dynamisch is voor elke contactpersoonrecord.

Functies kunnen zowel letterlijke als eigenschap-/veldgegevens bevatten, zolang de gegevenstypen compatibel zijn met de vereiste argumenten van de functie. Bijvoorbeeld:

DATEDIFF("MAAND", "2021-01-01", "[CONTACT.aanmaakdatum]")

Letterlijke syntaxis

Gebruik letterlijkheden om specifieke, statische reeksen tekst, getallen, waar of onwaar waarden, en datums in uw berekeningen op te nemen.

• Letterlijke tekenreeks: tekst omgeven door aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: "Mijn coole string".

• Getal letterlijk: getallen zonder aanhalingstekens. Bijvoorbeeld, 42.
• Booleaans letterlijk: waar of onwaar.
• Datum letterlijk: een tekenreeks geformatteerd als "JJJJ-MM-DD", of een datum timestamp nummer (bijvoorbeeld 1635715904).

Eigenschap syntaxis

Property verwijzingen laten u toe om rechtstreeks waarden op te nemen van de eigenschappen van uw geselecteerde gegevensbronnen. U hoeft de eigenschap niet als een datasetveld toe te voegen om ernaar te verwijzen.

Gebruik de volgende syntaxis bij het verwijzen naar eigenschappen:

• Referentie-uitdrukkingen worden altijd omgeven door vierkante haken ( [ en ] ).
• Eigenschapverwijzingen specificeren de naam van het object of de gebeurtenis, gevolgd door een punt en de interne naam van de eigenschap. Bijvoorbeeld:
  • [CONTACT.levenscyclusfase]
  • [BEDRIJF.naam]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntaxis voor veldverwijzing

U kunt naar velden verwijzen in een formule door de veldnaam te omringen met vierkante haken. Bijvoorbeeld:

• • [veld 1]
  • [Mijn geweldige aangepaste veld]

U kunt naar velden verwijzen in formules zolang de operatoren en functies van de formule het gegevenstype van het veld accepteren. Als u bijvoorbeeld een nieuw veld maakt dat een tekenreeks bevat, kunt u naar het veld verwijzen in een functie die tekenreeksen accepteert:

• Als veld 1 [DEAL.name] is, bevat het een string-waarde (de naam van de deal).
• CONCAT([Veld 1], "Q4") zou geldig zijn omdat het twee string-waarden bevat.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) zou niet geldig zijn omdat het zowel een tekenreeks als een getalwaarde bevat.

Operatoren

U kunt operatoren gebruiken met letterlijke en eigenschap-/veldwaarden, en operatoren worden geëvalueerd in de standaard PEMDAS-volgorde van bewerkingen. Dit laat u toe operatoren te nesten door gebruik te maken van haakjes. Bijvoorbeeld:

• Een getal toevoegen met een verwijzing naar een eigenschap: 1 + [DEAL.bedrag]
• Gebruik haakjes om bewerkingen te nesten: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

IF-logica is een reeks regels die worden uitgevoerd als aan een bepaalde voorwaarde is voldaan. U kunt IF-logica gebruiken om gegevens te differentiëren. Bijvoorbeeld, u kunt IF logica gebruiken om:

• Bereken verschillende commissies op basis van de grootte van een deal (d.w.z. geef een hoger % voor een grotere deal).
• Deel deals in in categorieën voor analyse en actie in uw rapporten.
• Vertaal feedback reacties in categorieën (bijv. label 1-6 is afleider).
• Definieer de prioriteit van contactpersonen op basis van het aantal dagen dat ze als lead zijn gemarkeerd.
  

LABEL

De LABEL functie converteert intervalwaarden van opsommingseigenschappen naar gebruiksvriendelijke waarden. Sommige door HubSpot gedefinieerde eigenschappen, zoals Deal en Contact eigenaar

• Toegang tot contact of deal fase namen direct in velden

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Gesloten Gewonnen"(10)

• Verwijs HubSpot eigenaren direct op naam in velden

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numerieke functies

String functies

Datum functies