Problemen met segmenten oplossen

Bij het aanmaken, filteren of bewerken van uw segmenten (voorheen ‘lijsten’) kunt u tegen problemen aanlopen. Deze handleiding voor probleemoplossing behandelt veelvoorkomende problemen, zoals moeilijkheden bij het aanmaken of verwijderen van segmenten, onverwachte records die in segmenten verschijnen, afwijkingen in het aantal segmenten en vertragingen bij de verwerking. Door deze oplossingen en aanbevolen werkwijzen te volgen, kunt u de meeste segmentgerelateerde problemen oplossen.

Kan geen segment aanmaken

Als je de segmentlimiet in je account hebt bereikt, kun je geen extra segmenten aanmaken. Om nieuwe segmenten aan te maken, kun je ongebruikte segmenten verwijderen of de abonnementsopties bespreken met je Customer Success-team of manager. Om ongebruikte segmenten te verwijderen, ga je naar het tabblad ‘Ongebruikte segmenten’ en verwijder je segmenten naar behoefte.

Kan geen segmentfilter toevoegen

Bij het aanmaken van een segment gelden de volgende limieten:

• 250 filters per segment. Deze limiet geldt voor alle filters, ook als u de AND- en OR-logica gebruikt.

• 60 gekoppelde objectfilters. In een op contacten gebaseerd segment kunt u bijvoorbeeld maximaal 60 filters op bedrijfseigenschappen gebruiken.

Als u een segment samenstelt en probeert meer dan 250 filters of 60 gekoppelde objectfilters toe te voegen, krijgt u een foutmelding.

Kan een segment niet verwijderen

Wanneer een segment niet kan worden verwijderd, is de optie ‘Verwijderen’ grijs weergegeven. Er zijn twee redenen waarom u een segment mogelijk niet kunt verwijderen:

• Het segment wordt gebruikt in een HubSpot-tool; of
• het segment is een standaardsegment.

Om te controleren of het segment in een andere HubSpot-tool wordt gebruikt:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Segmenten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Segmenten.
2. Beweeg de muis over het segment dat je wilt verwijderen en klik op Details.
3. Klik in het rechterpaneel op het tabblad 'Gebruikt in '. Hier kunt u uw volgende stappen bepalen op basis van de tools waarin het segment wordt gebruikt:
   • Als het segment als criterium in andere segmenten wordt gebruikt, verwijder dan die segmenten of wijzig hun criteria om dit segment uit te sluiten.
   • Als het segment in workflows wordt gebruikt, verwijder dan de workflows of verwijder het segment uit de inschrijvingstriggers.
   • Als het segment wordt gebruikt in opgeslagen weergaven, verwijder dan de opgeslagen weergaven of verwijder het segment uit de criteria.
   • Als het segment wordt gebruikt in doelgroeptoegang, verwijder het segment dan uit de toegang tot de pagina.
   • Als het segment in een rapport wordt gebruikt, bewerk dan het rapport om elke verwijzing naar het segment te verwijderen.
4. Verwijder het segment.
5. Als het segment nog steeds niet kan worden verwijderd, is het waarschijnlijk een standaardsegment. Hieronder vallen persona-segmenten, blogabonnementssegmenten en het segment voor leadregistratie door partners, als je een HubSpot-partner bent.

Het segmentdashboard geeft een ander aantal records in het segment weer

De grootte die in de segmenteneditor wordt weergegeven, is een schatting van het aantal records in het segment. Klik op het segment om linksboven het werkelijke aantal records te bekijken.

• Bij nieuw aangemaakte segmenten is het aantal records dat in het segment wordt weergegeven pas correct zodra het segment is opgeslagen en volledig is verwerkt.

• Bij bestaande segmenten moet u mogelijk de pagina verversen of enkele minuten wachten na een wijziging, zodat het segment opnieuw wordt verwerkt. Bij complexe segmenten of wijzigingen in records als gevolg van bulkupdates van eigenschappen kan deze verversing tot een uur duren.

Onverwachte records die in het segment zijn opgenomen of ontbreken

Om te achterhalen waarom records wel of niet in een segment zijn opgenomen:

• Controleer of u de records hebt uitgesloten, hetzij afzonderlijk, hetzij als onderdeel van een ander segment.

• Als u verwacht dat er op basis van filters nieuwe records worden toegevoegd of verwijderd, controleer dan of uw segment actief of statisch is. Als het segment statisch is, wordt het lidmaatschap van records niet automatisch bijgewerkt. Maak in plaats daarvan een actief segment aan.

• Controleer de filtercriteria van het segment. Bij actieve segmenten worden records automatisch toegevoegd of verwijderd op basis van deze criteria.

  • Controleer of u de juiste operatoren gebruikt voor uw filtercriteria (bijv. ‘bevat een van ’ versus ‘bevat precies ’ versus ‘is gelijk aan’). Raadpleeg de criteria-opties om te begrijpen hoe deze werken.

  • Controleer of je filters binnen en tussen groepen de beoogde logica gebruiken. Dit bepaalt of records aan ten minste één criterium of aan alle criteria moeten voldoen.
  • Controleer de waarden van de records voor de eigenschappen die in de filters zijn opgenomen. Bewerk de records indien nodig.

Record verschijnt niet in segment na bijwerking van eigenschap

Als u onlangs de eigenschapswaarden van een record hebt bijgewerkt, zou het record onmiddellijk na de bijwerking aan een actief segment moeten worden toegevoegd. Bij complexe segmenten of bulkbijwerkingen van eigenschappen kan deze verversing tot een uur duren.

Onverwachte contacten in een segment op basis van activiteitsfilters

Het e-mailfilter in segmenten beoordeelt contacten op basis van alle historische e-mailactiviteit (bijv. klikken) voor alle e-mailadressen die ooit aan een contact zijn gekoppeld. Als u het e-mailadres van een contactpersoon hebt gewijzigd, tellen interacties vanaf het vorige e-mailadres nog steeds mee voor segmentfilters. In dit geval kan een onverwacht contact worden opgenomen in een segment met activiteitsfilters vanwege activiteit die is gekoppeld aan eerdere e-mailadressen.

Het verwerken van een segment duurt lang

De meeste segmenten zijn binnen enkele minuten verwerkt, maar complexe segmenten kunnen meer tijd in beslag nemen. Segmenten met complexe filters, zoals die met betrekking tot integraties, paginaweergaven of segmentlidmaatschappen, kunnen tot twee uur duren om te verwerken.

U kunt meldingen instellen om een waarschuwing te ontvangen wanneer de verwerking van een segment is voltooid.