HubSpot-gebruikers toevoegen

Als je rechten hebt voor het toevoegen en bewerken van gebruikers in je HubSpot account, kun je nieuwe gebruikers maken en hun rechten aanpassen.

Leer hoe je gebruikers uit het account verwijdert.

Gebruikers toevoegen

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Klik rechtsboven op Gebruiker aanmaken.
• Je kunt je gebruikers op een paar verschillende manieren toevoegen:

• Voer de e-mailadressen in het veld E-mailadres(sen) toevoegen in. Als u meerdere gebruikers tegelijk toevoegt, scheidt u de e-mailadressen met een spatie. Klik vervolgens op Volgende.
• Importeer gebruikers vanuit een CSV-bestand. Voeg in Excel een kolom E-mail toe met de e-mailadressen van uw gebruikers en sla het bestand op in CSV-formaat. Klik op Een CSV-bestand en sleep je .csv-bestand of klik op Bestand kiezen om door bestanden op je computer te bladeren. Klik vervolgens op Volgende.

Let op: er kunnen slechts 100 gebruikers worden toegevoegd in één CSV-import. Als je meer dan 100 gebruikers importeert, moet je meerdere keren importeren.

• • Als je NetSuite, Microsoft Dynamics 365 of Salesforce hebt geïntegreerd met HubSpot, kun je gebruikers importeren vanuit deze integraties.
    • Klik op de integratie.
    • Standaard worden alle gebruikers geselecteerd om te importeren. Schakel de selectievakjes uit voor gebruikers die je niet wilt importeren en klik op Volgende.

Gebruikersrechten instellen

Je kunt de machtigingen voor je nieuwe gebruikers instellen met behulp van standaard machtigingen, opgeslagen machtigingen of machtigingen die je helemaal opnieuw begint. Als je meerdere gebruikers hebt toegevoegd, worden de rechten ingesteld voor alle geselecteerde gebruikers.

Let op: als je een machtigingsset met een betaalde seat aan een gebruiker probeert toe te wijzen en je hebt geen resterende betaalde seats op je HubSpot-account, dan word je naar een afrekenpagina geleid om een extra betaalde seat aan te schaffen.

• Klik op Kies hoe je de toegang beperkt om de sectie uit te breiden. Selecteer een van de volgende opties voor het instellen van toestemming:

• • Gebruik een aangepaste toestemmingenverzameling ( alleenEnterprise ): gebruikers kunnen een aangepaste toestemmingenverzameling selecteren.
    • Klik op Toegang beperken met een aangepaste machtigingsset om de sjabloonselectie uit te vouwen.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Machtigingssets om een aangepaste machtigingsset te selecteren.

• • Begin met een sjabloon: gebruikers kunnen een sjabloon toegewezen krijgen gebaseerd op de functie van de gebruiker.
    
    • Klik op Toegang beperken met een standaard machtigingsset om de sjabloonselectie uit te vouwen.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer sjabloon om een standaard machtigingenverzameling te selecteren.
    • Klik op Toegang beperken met machtigingen om de sectie voor het aanpassen van machtigingen uit te vouwen voor de sjabloon die je hebt geselecteerd. Pas de machtigingsets verder aan als dat nodig is.
  • Begin vanaf nul: bekijk de volledige uitsplitsing van HubSpot's machtigingen en pas de toegang voor je nieuwe gebruikers aan.

• Klik op Toegang beoordelen om de beoordelingssectie uit te vouwen. Keer terug naar de vorige secties als verdere aanpassingen nodig zijn.
• Klik op Volgende.

E-mail met uitnodiging verzenden

• Als de gebruiker al een HubSpot-wachtwoord heeft ingesteld voor een ander account, kun je in het scherm Uitnodigen het verzenden van de welkomstmail overslaan door het selectievakje Geen e-mailuitnodiging verzenden wanneer deze gebruiker wordt toegevoegd aan HubSpot in te schakelen.
• Controleer de rechten en klik op Verzenden.

Nadat je de gebruiker hebt ingesteld, kun je doorgaan met het aanpassen van de gebruikersinstellingen door extra uitnodigingskoppelingen te versturen, gebruikers aan een team toe te voegen, presets in te stellen( alleenProfessional of Enterprise ) of machtigingen op te slaan in herbruikbare machtigingsets( alleenEnterprise ):

• Om de unieke uitnodigingslink voor de gebruiker te kopiëren, klikt u op Een uitnodigingslink verzenden om de sectie uit te vouwen en klikt u vervolgens op Uitnodigingslink kopiëren. Je kunt deze link via elk berichtkanaal delen zodat de uitgenodigde gebruiker lid kan worden van je HubSpot-account.
• Om gebruikers aan een team toe te voegen, klik je op Voeg je gebruikers toe aan een team om de sectie uit te vouwen en klik je vervolgens op de vervolgkeuzemenu's om gebruikers toe te voegen aan hoofdteams en extra teams.
• Om gebruikers met presets in te stellen( alleenProfessional of Enterprise ), klik je op Gebruikers met presets instellen om de sectie uit te vouwen en klik je vervolgens op het vervolgkeuzemenu Presets.
• Als je wijzigingen hebt aangebracht in de bestaande machtigingen of helemaal opnieuw bent begonnen, kun je deze machtigingen opslaan om nieuwe en bestaande gebruikers dezelfde toegang te geven(alleen Enterprise ). Klik op Deze machtigingen opslaan in een herbruikbare machtigingsset om de sectie uit te vouwen en klik vervolgens op Opslaan als een aangepaste machtigingsset.
• Klik op Gereed als je klaar bent met het aanpassen van je gebruikersinstellingen.

De nieuwe gebruiker ontvangt dan de welkomstmail waarin hij zijn wachtwoord kan instellen en kan inloggen. Als de nieuwe gebruiker niet binnen vijf minuten een welkomstmail ontvangt, raadpleeg dan de onderstaande stappen voor probleemoplossing.

Zodra een gebruiker is toegevoegd aan een account en zijn wachtwoord heeft ingesteld, komt hij in aanmerking voor het ontvangen van meldingen, zoals meldingen over leadtoewijzingen. De gebruiker kan zijn meldingen beheren door in te loggen. Nadat de gebruiker zich heeft aangemeld, kan hij ook zijn profiel instellen.

Problemen oplossen met een bounced e-mailuitnodiging

Als je een teamgenoot uitnodigt voor HubSpot, maar ze kunnen de uitnodigingsmail niet vinden in hun inbox, kan er een probleem zijn met het e-mailadres dat je hebt opgegeven of moet je contact opnemen met je IT-team om te bevestigen dat e-mails van HubSpot niet worden geblokkeerd.

Probeer de volgende stappen voor probleemoplossing als de gebruiker die je hebt uitgenodigd de uitnodigings-e-mail niet heeft ontvangen:

• Vraag de gebruiker om zijn map Junk of SPAM te controleren.
• Controleer of je het e-mailadres correct hebt gespeld. Als het adres correct is ingevoerd, controleer dan of het adres is gemaakt en actief is.
• Neem contact op met je IT-team om te bepalen of er mogelijk een firewall actief is die voorkomt dat HubSpot e-mails worden afgeleverd. Meer informatie over het instellen van toestemmingslijsten voor HubSpot e-mail- en IP-adressen.
• Als de eerste afleverpoging voor een uitnodigingsmail niet wordt afgeleverd, blokkeert HubSpot het bijbehorende e-mailadres en moet je contact opnemen met HubSpot Support voor hulp bij het handmatig deblokkeren van het adres.

Als de uitnodigingsmail wel is afgeleverd, maar de gebruiker deze na het volgen van bovenstaande stappen nog steeds niet kan vinden in zijn inbox, kun je hem of haar toegang geven tot het account door een reset-wachtwoordmail te sturen. De nieuwe gebruiker kan dit ook direct vanuit het inlogscherm doen.