CRM-recordgegevens selecteren en gebruiken in workflowacties in Agent Hub

Gebruik bij het maken van workflows in Agent Hub de acties ‘Eén record zoeken’, ‘Meerdere records zoeken’ , ‘Eén gekoppeld record zoeken’ en ‘Meerdere gekoppelde records zoeken’ om CRM-records in je workflow te selecteren. Bijvoorbeeld als u een workflow hebt ingesteld waarbij de trigger niet aan records is gekoppeld, of als u gegevens uit een geheel ander gekoppeld record wilt selecteren of gebruiken.

Gebruik andere recordtypen met workflowacties

Als u een ander record wilt gebruiken voor uw actie, voegt u de actie ‘Eén record zoeken’ toe vóór de door u geselecteerde actie om een specifiek record te vinden en te identificeren. Als uw workflow bijvoorbeeld wordt geactiveerd door een dealgebeurtenis, kunt u verwijzen naar een geheel ander bedrijf of een bijbehorende deal op basis van de eigenschappen van het andere record.

U kunt ook de actie 'Meerdere records zoeken' gebruiken om meerdere records te vinden. U kunt de actie bijvoorbeeld gebruiken om de vijf deals met de hoogste activiteit op basis van het 'Aantal verkoopactiviteiten' te selecteren en te identificeren. Vervolgens kunt u de actie 'Record bewerken' gebruiken om deze deals bij te werken naar een pijplijn met hogere prioriteit.

Let op: de acties 'Eén record zoeken' en 'Meerdere records zoeken' hebben een gezamenlijke limiet van 5 uitvoeringen per seconde per account. Boven deze limiet worden extra uitvoeringen opnieuw geprobeerd, wat tot vertragingen kan leiden.

Actie 'Eén record zoeken'

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Agents > Agent Hub. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Agents > Agent Hub.
2. Klik bovenaan op het tabblad 'Workflows '.
3. Klik op de naam van een bestaande workflow die in de agentbouwer is gemaakt.
4. Klik linksboven of in de workflow-editor op het pictogram + Toevoegen.
5. Zoek in het linkerpaneel naar de actie 'Eén record zoeken' en selecteer deze. Configureer vervolgens uw actie:
   • Te zoeken record: het objecttype dat moet worden gevonden, zoals een bedrijfs- of dealrecord.
   • Zoek [objecttype] waar: de eigenschap die wordt gebruikt om het bijbehorende record te vinden. Als er meerdere records aan de identificatiecriteria voldoen, wordt het oudste overeenkomende record gebruikt. U kunt dit baseren op:
     • Of een record een specifieke eigenschapswaarde heeft. Bijvoorbeeld als het bedrijfsrecord van een contactpersoon is gekoppeld aan een specifiek merk in uw account. Of als het e-mailadres in uw Google Sheet-trigger overeenkomt met het e-mailadres van een contactpersoon.
     • Of je kunt eigenschappen tussen de twee records met elkaar vergelijken. Bijvoorbeeld als de eigenschap ‘Bedrijfsdomeinnaam’ van de contactpersoon overeenkomt met de eigenschap ‘Domeinnaam’ van een bedrijf.
   • Nadat u de actie ‘Eén record zoeken’ hebt ingesteld, leert u hoe u het gevonden record kunt gebruiken in combinatie met andere acties.
     
     

Meerdere records zoeken

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Agents > Agent Hub. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Agents > Agent Hub.
2. Klik bovenaan op het tabblad 'Workflows '.
3. Klik op de naam van een bestaande workflow die in de agentbouwer is gemaakt.
4. Klik linksboven of in de actieworkflow-editor op het pictogram + Toevoegen.
5. Zoek in het linkerpaneel naar de actie ‘Eén record zoeken’ en selecteer deze. Configureer vervolgens uw actie:
   1. Te zoeken record: het objecttype dat moet worden gevonden, zoals bedrijfs- of dealrecords.
   2. Zoek [objecttype] waar: de filters die worden gebruikt om de bijbehorende records te vinden. Bijvoorbeeld als records een specifieke eigenschapswaarde hebben. U kunt bijvoorbeeld filteren op alle records in een bepaalde branche.
   3. Sorteren op: de eigenschap waarop records moeten worden gesorteerd bij het bepalen welke records moeten worden opgehaald. U wilt bijvoorbeeld de 10 grootste bedrijven op basis van omzet ophalen en sorteren.
   4. Recordlimiet: het aantal records dat moet worden opgehaald. Bij gebruik van de actie ‘Veel records zoeken’ is dit beperkt tot 100 records.
6. Nadat u de actie ‘Veel records zoeken’ hebt ingesteld, leert u hoe u de gevonden records kunt gebruiken in combinatie met andere acties.
   
   
   

Gebruik gekoppelde records met workflowacties

Gebruik de actie 'Eén gekoppeld record zoeken' of 'Meerdere gekoppelde records zoeken' om andere gekoppelde records te vinden en te gebruiken. U kunt deze actie gebruiken om gekoppelde records te zoeken die verband houden met het geregistreerde record of met andere records die zijn gevonden via de actie 'Eén record zoeken '.

Eén gekoppeld record zoeken

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Agents > Agent Hub. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Agents > Agent Hub.
2. Klik bovenaan op het tabblad 'Workflows '.
3. Klik op de naam van een bestaande workflow die in de agent-builder is gemaakt.
4. Zoek linksboven of in de workflow-editor naar het pictogram + Toevoegen en selecteer dit.
5. Klik in het linkerpaneel op de actie ‘Zoek één gekoppeld record ’. Configureer vervolgens uw actie:
   • Van: de bron van de koppeling. U kunt bijvoorbeeld het geregistreerde record selecteren, zoals het contact uit de trigger, of records die zijn gevonden via een eerdere actie 'Zoek één record'.
   • Geassocieerd zoeken: het objecttype dat u wilt vinden. U kunt bijvoorbeeld een geassocieerde deal of een geassocieerd ticket identificeren.
   • Filteren op label: filter het gekoppelde object op koppelingslabel. Meer informatie over CRM-koppelingslabels.
   • Als er meerdere records overeenkomen, kies dan: selecteer uit ‘Meest recent gekoppeld’ of ‘Eerst gekoppeld’.
6. Nadat u uw actie ‘Zoek één gekoppeld record’ hebt ingesteld, leert u hoe u het gevonden record kunt gebruiken in combinatie met andere acties.
   
   

Meerdere gekoppelde records zoeken

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Agents > Agent Hub. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Agents > Agent Hub.
2. Klik bovenaan op het tabblad 'Workflows '.
3. Klik op de naam van een bestaande workflow die in de agent-builder is gemaakt.
4. Klik linksboven of in de actieworkflow-editor op het pictogram '+ toevoegen'.
5. Zoek in het linkerpaneel naar de actie ‘Find many associated records’ en selecteer deze. Configureer vervolgens je actie:
   • Van: de bron van de koppeling. U kunt bijvoorbeeld het geregistreerde record selecteren, zoals het contact uit de trigger, of records die zijn gevonden via een eerdere actie 'Eén record zoeken'.
   • Geassocieerde records zoeken: het objecttype dat u wilt vinden. U kunt bijvoorbeeld geassocieerde deals of tickets identificeren.
   • Filteren op label: filter de gekoppelde objecten op koppelingslabel. Lees meer over CRM-koppelingslabels.
   • Als er meerdere records overeenkomen, kies dan: selecteer uit 'Meest recent gekoppeld' of 'Eerst gekoppeld'.
   • Recordlimiet: het aantal records dat moet worden opgehaald. Bij gebruik van de actie ‘Veel gekoppelde records zoeken’ is dit beperkt tot 1.000 gekoppelde records.
6. Nadat u de actie 'Eén gekoppeld record zoeken' hebt ingesteld, leert u hoe u het gevonden record kunt gebruiken in combinatie met andere acties.
   
   

Uitvoer van targeting-acties gebruiken

• Om de records in een actie te targeten: gebruik het record uit de actie als doelrecord bij het instellen van een nieuwe actie.
  • In een actie ‘Toevoegen aan statisch segment ’ kunt u bijvoorbeeld het record of de records selecteren via het vervolgkeuzemenu ‘Records om aan segment toe te voegen ’. Of u kunt met een actie ‘Record bewerken ’ alle doelrecords bijwerken met dezelfde eigenschapswijziging.
  • Om uw record te gebruiken, klikt u op het eerste vervolgkeuzemenu en selecteert u uw record.
• Gegevensvariabelen uit de records gebruiken: gebruik gegevensvariabelen uit de actie. Dit geldt alleen voor de acties ‘Eén record zoeken ’ en ‘Eén gekoppeld record zoeken’.
  • Wanneer u bijvoorbeeld een taak aanmaakt of een melding verstuurt, kunt u eigenschappen uit de actie ‘Eén record zoeken’ gebruiken, zoals een bedrijfsbeschrijving. Lees meer over het gebruik van gegevensvariabelen in acties.
  • U kunt ook verwijzen naar gegevensvariabelen van andere objecttypen als aangepaste tokens bij het verzenden van geautomatiseerde e-mails of webhooks.
    
    

Let op: bij het gebruik van de actie 'E-mail verzenden ' kunt u tokens van andere objecttypen gebruiken uit de acties 'Eén record zoeken ' of 'Eén gekoppeld record zoeken '. Gebruik bijvoorbeeld gegevens uit deal- of ticketrecords in uw geautomatiseerde e-mail. Als je workflow wordt geactiveerd door contactpersonen en je geautomatiseerde e-mails verstuurt naar andere gekoppelde contactpersonen, worden de gegevenstokens alleen gevuld met gegevens van de aangemelde contactpersoon.