Seleccionar y utilizar los datos de los registros del CRM en las acciones del workflow en Agent Hub

Al crear workflows en Agent Hub, utiliza lasacciones «Buscar un registro», «Buscar varios registros» ,«Buscar un registro asociado» y «Buscar varios registros asociados» para seleccionar registros de CRM en tu workflow. Por ejemplo, si has configurado un workflow en el que el desencadenante no está asociado a ningún registro, o si quieres centrarte en un registro asociado completamente diferente o utilizar datos de este. 

Utilizar otros tipos de registros con acciones de workflow

Para utilizar un registro diferente con tu acción, añade la acción «Buscar un registro» antes de la acción seleccionada para localizar e identificar un registro concreto. Por ejemplo, si tu workflow se desencadena por un evento relacionado con un negocio, puedes hacer referencia a una empresa completamente diferente o a un negocio asociado basándote en las propiedades de ese otro registro.

También puedes utilizar la acción «Buscar varios registros » para localizar varios registros. Por ejemplo, puedes utilizar esta acción para seleccionar e identificar los cinco negocios con mayor nivel de interacción según el número de actividades de ventas. A continuación, puedes utilizar la acción «Editar registro » para actualizar estos negocios y asignarlos a un pipeline de negocios de mayor prioridad. 

Nota: las acciones «Buscar un registro » y «Buscar varios registros » comparten un límite de cuenta de 5 ejecuciones por segundo. Más allá de este límite, las ejecuciones adicionales se volverán a intentar y pueden provocar retrasos.

Acción para buscar un registro

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado en el generador de agentes.
4. En la esquina superior izquierda o dentro del editor de workflows de acciones, haz clic en el icono «+» de añadir. 
5. En el panel de la izquierda, busca y selecciona la acción «Buscar un registro ». A continuación, configura tu acción:
   • Registro que se busca: el tipo de objeto que se desea localizar, como un registro de empresa o de negocio. 
   • Buscar [tipo de objeto] donde: la propiedad utilizada para encontrar el registro correspondiente. Si hay varios registros que cumplen los criterios de identificación, se utilizará el registro más antiguo que cumpla dichos criterios. Puedes basarte en lo siguiente:
     • Si un registro tiene un valor de propiedad concreto. Por ejemplo, si el registro de empresa de un contacto está asociado a una marca concreta en tu cuenta. O bien, si la dirección de correo electrónico del desencadenante de tu hoja de cálculo de Google coincide con la dirección de correo electrónico de un contacto.
     • O bien, puedes hacer coincidir las propiedades de ambos registros. Por ejemplo, si la propiedad «Nombre de dominio de la empresa » del contacto coincide con la propiedad «Nombre de dominio » de una empresa.
   • Una vez que hayas configurado la acción «Buscar un registro », descubre cómo utilizar el registro encontrado con otras acciones. 
     
     

Encuentra muchos registros

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado en el generador de agentes.
4. En la esquina superior izquierda o dentro del editor de workflows de acciones, haz clic en el icono «+» de añadir.
5. En el panel de la izquierda, busca y selecciona la acción «Buscar un registro ». A continuación, configura tu acción:
   1. Registro que se busca: el tipo de objeto que se desea localizar, como registros de empresas o de negocios.
   2. Buscar [tipo de objeto] donde: los filtros utilizados para encontrar los registros correspondientes. Por ejemplo, si los registros tienen un valor de propiedad concreto. Por ejemplo, quizá quieras filtrar todos los registros de un sector concreto. 
   3. Ordenar por: la propiedad según la cual se ordenarán los registros a la hora de determinar cuáles se van a recuperar. Por ejemplo, quizá quieras obtener y ordenar las 10 empresas más grandes por ingresos. 
   4. Límite de registros: el número de registros que se van a recuperar. Al utilizar la acción «Buscar varios registros », el número de registros está limitado a 100 . 
6. Una vez que hayas configurado la acción «Buscar varios registros », descubre cómo utilizar los registros encontrados con otras acciones.
   
   
   

Utilizar registros asociados con las acciones del workflow

Utiliza la acción «Buscar un registro asociado» o «Buscar varios registros asociados » para localizar y utilizar otros registros asociados. Puedes utilizar esta acción para buscar registros asociados, ya sea al registro inscrito o a otros registros localizados mediante la acción«Buscar un registro ».

Buscar un registro asociado

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado en el generador de agentes.
4. En la esquina superior izquierda o dentro del editor de workflows de acciones, busca y selecciona el icono «+ Añadir».
5. En el panel de la izquierda, haz clic en la acción «Buscar un registro asociado ». A continuación, configura tu acción: 
   • Fuente: la propia asociación. Por ejemplo, puedes seleccionar el registro inscrito —como el contacto— desde el desencadenante o cualquier registro localizado mediante una acción previa de «Buscar un registro». 
   • Buscar asociado: el tipo de objeto que se desea localizar. Por ejemplo, es posible que quieras identificar un negocio o un ticket relacionado. 
   • Filtrar por etiqueta: filtra el objeto asociado según la etiqueta de asociación. Más información sobre las etiquetas de asociación de CRM. 
   • Si hay varios registros que coinciden, elige entre: «Seleccionar de los asociados más recientemente» o «Seleccionar de los asociados por primera vez». 
6. Una vez que hayas configurado la acción «Buscar un registro asociado» , descubre cómo utilizar el registro encontrado con otras acciones.
   
   

Buscar muchos registros relacionados

1. En la cuenta de HubSpot, ve a Agentes > Agent Hub.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña «Workflows ».
3. Haz clic en el nombre de un workflow ya creado en el generador de agentes.
4. En la esquina superior izquierda o dentro del editor de workflows de acciones, haz clic en el icono «+» de añadir.
5. En el panel de la izquierda, busca y selecciona la acción «Buscar varios registros asociados ». A continuación, configura tu acción:
   • Fuente: la propia asociación. Por ejemplo, puedes seleccionar el registro inscrito —como el contacto— desde el desencadenante o cualquier registro localizado mediante una acción previa de «Buscar un registro».
   • Buscar asociado: el tipo de objeto que se desea localizar. Por ejemplo, es posible que quieras identificar los negocios o los tickets relacionados.
   • Filtrar por etiqueta: filtra el objeto asociado según la etiqueta de asociación. Más información sobre las etiquetas de asociación de CRM.
   • Si hay varios registros que coinciden, elige entre: «Seleccionar de los asociados más recientemente» o «Seleccionar de los asociados por primera vez».
   • Límite de registros: el número de registros que se van a recuperar. Al utilizar la acción «Buscar varios registros asociados» , el número de registros asociados está limitado a 1.000 .
6. Una vez que hayas configurado la acción «Buscar un registro asociado» , descubre cómo utilizar el registro encontrado con otras acciones.
   
   

Utilizar los resultados de las acciones de segmentación

• Para seleccionar los registros en una acción: utiliza el registro de la acción como registro de destino al configurar una nueva acción.
  • Por ejemplo, en la acción «Añadir a un segmento estático », puedes seleccionar el registro o los registros en el menú desplegable «Registros que se van a añadir al segmento ». O bien, mediante la acción «Editar registro », puedes actualizar todos los registros seleccionados con el mismo cambio en la propiedad.
  • Para utilizar tu registro, haz clic en el primer menú desplegable y selecciona tu registro.
• Utilizar las variables de datos de los registros: utilizar las variables de datos de la acción. Esto solo se aplica a las acciones «Buscar un registro » y «Buscar un registro asociado». 
  • Por ejemplo, al crear una tarea o enviar una notificación, puedes utilizar propiedades de la acción «Buscar un registro », como la descripción de una empresa. Obtén más información sobre cómo utilizar variables de datos en las acciones.
  • También puedes hacer referencia a variables de datos de otros tipos de objetos como tokens personalizados al enviar correos electrónicos automáticos o webhooks. 
    
    

Nota: al utilizar la acción «Enviar correo electrónico », puedes utilizar tokens de otros tipos de objetos procedentes de las acciones «Buscar un registro » o «Buscar un registro asociado ». Por ejemplo, utiliza datos de los registros de negocios o de tickets en tu correo electrónico automatizado. Si tu workflow es desencadenado por contactos y envías correos electrónicos automáticos a otros contactos asociados, solo los datos del contacto inscrito se introducirán en los tokens de datos.