Opprett en samtalekanal i helpdesken

Du kan opprette en samtalekanal i helpdesken for å starte en samtaletråd som kan brukes sammen med chat, e-post og andre delte kanaler. Du kan tilordne bestemte brukere og team, og tilpasse meldinger i henhold til arbeidstider. For brukereav ServiceHub ,Professional ogEnterprise støtter innkommende samtaler samtidig ringing for opptil 100 brukere. 

Konfigurer en samtalekanal

For å ringe og motta samtaler i Help Desk trenger du et telefonnummer fra HubSpot.

Slik konfigurerer du kanalen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidepanel klikker du på Innboks og Help Desk > Help Desk.
3. Under«Ticketkilder og rutering» velger du «Kanaler». 
4. Klikk på«Koble til en kanal » øverst til høyre.
5. Klikk på«Samtaler».
6. For å velge hvordan du vil koble til et telefonnummer, kan du enten generere et nytt nummer eller bruke et eksisterende HubSpot-nummer:

Merk: Hvis du velger et eksisterende nummer, vil alle brukere som er tilordnet dette nummeret bli fjernet.

• • Slik genererer du et nytt nummer:
    • Klikk på«Generer et nytt nummer».
    • Brukrullegardinmenyene forLand ogRetningsnummer/prefiksfor å generere nummeret ditt. Telefonnumrene som HubSpot tilbyr, genereres av tredjepartstjenestenTwilioog må oppfyllelandsspesifikke regelverk.
    • Klikk på «Generer et nummer». Det nye telefonnummeret ditt vises nedenfor.

• • • Klikk på«Få dette nummeret » nederst til høyre.
    • Klikk på«Fortsett til oppsett».
  • For å bruke et eksisterende nummer:
    • Klikk på«Bruk et eksisterende HubSpot-nummer».
    • Klikk på et telefonnummer i tabellen.

6. • • Klikk på«Fortsett til oppsett » nedersttil høyre.
7. På siden «Konfigurer automatisering av henvendelser » angir du hvilke egenskaper nye henvendelser fra denne kanalen skal inneholde. Hvis du ikke angir kanalspesifikke egenskaper, vil innstillingene for helpdesk-henvendelser gjelde. Klikk på «Neste».
8. På siden «Ruting og konfigurasjon » fyller du innkanalnavnet.
9. Under«Kanalens åpningstider» klikker du på «+ Legg til åpningstider» for å konfigurere åpningstidene for ringekanalen din.
10. Under « Videresending i åpningstider» klikker du på rullegardinmenyen «Spesifikke brukere og team » og merker avi boksene ved siden av hver bruker eller hvert team du vil videresende samtaler til i åpningstiden. Lær hvordan du konfigurerer åpningstider.
11. Klikk deretter på «Konfigurer telefonsvarer». I panelet til høyre skriver du inn enmelding for å opprette en lydversjon av meldingen din. Klikk på«Lagre».
12. Under«Videresending utenfor åpningstid» klikker du på«Konfigurer telefonsvarer » for å legge inn enmelding for samtaler som ikke blir besvart utenfor åpningstiden. Klikk på«Lagre».
13. Klikk på«Fullfør».

Ringe og

motta

samtaler i

samtalekanal Når samtalekanal er konfigurert, kan du ringe og motta samtaler sammen med andre kanaler som er koblet til helpdesken din. Lær hvordan du bruker helpdesken til å administrere kommunikasjonen med kontaktene dine.

Hvis du er tilordnet en samtalekanal, kan du motta innkommende samtaler til ulike rutingsdestinasjoner, avhengig av oppsettet ditt. Lær hvordan du konfigurerer individuelle ringeinnstillinger og les de spesifikke retningslinjene og begrensningene for nettleserbaserte samtaler.

Slik mottar du samtaler i samtalekanalene dine:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Service > Helpdesk. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Service > Helpdesk.
2. Klikk øverst til venstre for å slå på bryteren «Du er tilgjengelig ». Hvis denne bryteren ikke er slått på, vil du ikke kunne motta innkommende samtaler i den delte samtalekanalen din. Innkommende samtaler vil ringe samtidig til opptil 100 tilgjengelige brukere som er tilordnet en samtalekanal. Lær hvordan du mottar og administrerer innkommende samtaler i HubSpot-nettleseren.

3. For innkommende samtaler:
   • Når en bruker svarer på en samtale, slutter den å ringe for alle andre brukere. I samtalefeltet klikker du på ett av følgende:
     • Assistent: Klikk på Breeze Assistant-ikonet for å få nyttig AI-kontekst uten å måtte vente på at transkripsjonen skal behandles.
     • Notater: for å ta notater under samtalen.
     • Vis sak (BETA): for å gå til sakstråden.

4. For utgående samtaler:
   • Slik ringer du ut fra en tråd i en sak:
     • Klikk pånavnet på ensak i tabellen.

3. • • Klikk på«E-post» nederst til venstre. I popup-vinduet klikker du på«Ring», og følger deretter instruksjonene for å velge kontaktensutgående telefonnummer og nummeret du ønsker å ringe fra.
4. 
    
   • • Følg de samme trinnene som er beskrevet ovenfor.
5. Hvis det ikke allerede finnes en tråd, vil det vises en ny tråd i helpdesken som tilordnes brukeren som besvarte samtalen. 
6. (BETA) Under samtalen kan du gjøre følgende i ticket-tråden:
   • Ta notater om samtalen.
   • Klikk på fanen«Live-teksting » for å se en transkripsjon i sanntid av den aktuelle samtalen.
   • Klikk på«Breeze Q&A» for å starte en chat om den aktuelle samtalen. Hurtighandlinger inkluderer forslag til å: oppsummere samtalen så langt, oppsummere neste trinn og foreslå avklarende spørsmål. Du kan fortsette samtalen med Breeze i høyre sidefelt.

1. • (BETA) Når samtalen er avsluttet, genereres en transkripsjon og et sammendrag av samtalen. Klikk på rullegardinmenyen «Mal» og velg «Support» for å se et skreddersydd sammendrag. Manuelle notater lagres i fanen «Notater». Sammendragene kan redigeres og inneholder en «Spør meg om hva som helst »-seksjon der du kan stille spørsmål til Breeze om den loggførte samtalen.

7. Bruk svarredigereren til å skrive en e-post, eller bruk fanen «Kommentar» for å varsle et annet teammedlem om saken. Fanen «Kommentar» vises bare hvis en utgående e-post er utkastet eller sendt.
8. Hvis samtalen ikke blir besvart, opprettes en ny, ikke-tildelt tråd, og alle brukere som er tilordnet samtalekanal vil bli varslet. Klikk på rullegardinmenyen«Eier» for å tildele eieren av den ubesvarte samtalen.

Sette samtaler

på vent

og videresende samtaler i samtalekanalene dine

Når du har besvart en samtale, kan du sette en innringer på vent. Du kan også videresende samtalen til andre brukere i samme samtalekanal eller til andre arbeidsområder.

1. For å sette den som ringer på vent, klikker du på «Hold» i dialogboksen «Ring eksternt » eller på fanen «Samtale ». Mens de er på vent, vil de som ringer høre ventemusikk.
2. For å ta en innringer ut av ventemodus, klikker du på «Hold» igjen.
3. For å videresende en samtale klikker du på ikonet «Videresend ». I feltet «Søk etter representant » skriver du inn navnet på representanten eller arbeidsområdet du vil videresende til. Klikk deretter på «Fullfør videresending». Når representanten er klar, kan vedkommende legge på. Representanten som tar imot samtalen kan deretter klikke på «Fullfør videresending» for å ta den som ringer ut av ventemodus og fortsette samtalen.

Administrer samtalekanaler

Slik redigerer, sletter eller deaktiverer du en samtalekanal:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidepanel klikker du på Innboks og helpdesk > Helpdesk. 
3. Under«Ticketkilder og viderekobling» velger du «Kanaler». 
4. Hold musepekeren over kanalen, og gjør deretter ett av følgende:
   • For å redigere en kanal, klikk på Rediger. Du kan administrere billettinnstillinger, rutering og konfigurasjon, samt redigere talemeldingene dine. Klikk deretter på Lagre.
   • For å slette en kanal, klikk på Slett. Skriv inn telefonnummeret i dialogboksen for å bekrefte slettingen. Klikk deretter på Slett tilkoblet kanal.
   • For å slå av en kanal, klikk for å slå av Status-bryteren. I dialogboksen klikker du på Slå av.