Määritä puhelukanava asiakastukeen

Voit määrittää puhelukanavan asiakaspalvelukeskuksessa keskusteluketjun aloittamiseksi, jota voidaan käyttää chatin, sähköpostin ja muiden jaettujen kanavien rinnalla. Voit määrittää tiettyjä käyttäjiä ja tiimejä sekä mukauttaa viestejä työaikojen mukaan. ServiceHub Professional- jaEnterprise-käyttäjille saapuvat puhelut tukevat samanaikaista soittoa jopa 100 käyttäjälle. 

Soittokanavan määrittäminen

Jotta voit soittaa ja vastaanottaa puheluita Help Deskissä, tarvitset HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron.

Määritä kanava seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Saapuneet viestit ja Help Desk > Help Desk.
3. ValitseTicket sources and routing-kohdasta Channels. 
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa kohtaaYhdistä kanava.
5. NapsautaPuhelut.
6. Voit valita, miten puhelinnumero liitetään: voit joko luoda uuden numeron tai käyttää olemassa olevaa HubSpot-numeroa:

Huomaa: jos valitset olemassa olevan numeron, kaikki kyseiseen numeroon määritetyt käyttäjät poistetaan.

• • Uuden numeron luominen:
    • NapsautaLuo uusi numero.
    • Luo numero käyttämälläMaa- jaAluekoodi/etuliite-pudotusvalikoita. HubSpotin tarjoamat puhelinnumerot luodaan kolmannen osapuolen palvelunTwilionavulla, ja niiden on täytettävämaakohtaiset määräykset.
    • Napsauta Luo numero. Uusi puhelinnumerosi näkyy alla.

• • • Napsauta oikeassa alakulmassa olevaaHanki tämä numero -painiketta.
    • NapsautaJatka asetusten määrittämiseen.
  • Jos haluat käyttää olemassa olevaa numeroa:
    • NapsautaKäytä olemassa olevaa HubSpot-numeroa.
    • Napsauta taulukosta haluamaasi puhelinnumeroa.

6. • • Napsauta oikeassa alakulmassaolevaa Jatka asetusten määrittämiseen -painiketta.
7. Määritä Ticket-automaation asetukset -sivulla, mitkä ominaisuudet tämän kanavan uusissa tiketeissä tulee olla. Jos et määritä kanavakohtaisia ominaisuuksia, käytetään asiakaspalvelutikettien oletusasetuksia. Napsauta Seuraava.
8. Täytäkanavan nimi Reititys ja määritykset -sivulla.
9. NapsautaKanavan aukioloajat-kohdassa+ Lisää aukioloajat määrittääksesi puhelukanavasi aukioloajat.
10. Napsauta kohdassa Reititys aukioloaikoinaavattavaa valikkoa Tietyt käyttäjät ja tiimit ja valitsevalintaruudut niiden käyttäjien tai tiimien vieressä, joille haluat reitittää puhelut aukioloaikoina. Lue, miten aukioloajat määritetään.
11. Napsauta seuraavaksi Aseta vastaaja. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliinviesti, josta luodaan ääniversio. NapsautaTallenna.
12. Napsauta kohdassaReititys aukioloaikojen ulkopuolella kohtaaMääritä vastaaja ja kirjoitaviesti puheluille, joihin ei vastata aukioloaikojen ulkopuolella. NapsautaTallenna.
13. NapsautaValmis.

Puheluiden soittaminen ja vastaanottaminen puhelukanavassasi

Kun puhelukanavasi on määritetty, voit soittaa ja vastaanottaa puheluita muiden asiakaspalvelukeskukseesi liitettyjen kanavien rinnalla. Lue, miten voit käyttää asiakaspalvelukeskusta yhteydenpitoon yhteyshenkilöidesi kanssa.

Jos sinut on määritetty puhelukanavalle, voit vastaanottaa saapuvia puheluita eri reitityskohteisiin asetuksistasi riippuen. Lue ohjeetosoitteesta yksilöllisten soittoääniasetusten määrittämisestä ja tutustu selainpohjaisten puheluiden erityisohjeisiin ja rajoituksiin.

Voit vastaanottaa puheluita puhelukanavassasi seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Palvelu > Käyttötuki. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Palvelu > Käyttötuki.
2. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Olet käytettävissä -kytkintä kytkeäksesi sen päälle. Jos tämä kytkin ei ole päällä, et voi vastaanottaa saapuvia puheluita jaetussa puhelukanavassasi. Saapuvat puhelut soivat samanaikaisesti enintään 100:lle puhelukanavalle määritetylle käytettävissä olevalle käyttäjälle. Tutustu ohjeisiin saapuvien puheluiden vastaanottamisesta ja hallinnasta HubSpot-selaimessa.

3. Saapuvat puhelut:
   • Kun käyttäjä vastaa puheluun, soittoääni lakkaa kaikille muille käyttäjille. Napsauta puhelun kaukosäätimessä mitä tahansa seuraavista:
     • Avustaja: napsauta Breeze Assistant -kuvaketta saadaksesi hyödyllistä tekoälykontekstia ilman, että joudut odottamaan transkriptin käsittelyä.
     • Muistiinpanot: voit tehdä muistiinpanoja keskustelun aikana.
     • Tarkastele tikettiä (BETA): siirry tikettiketjuun.

4. Lähtevät puhelut:
   • Lähtevän puhelun soittaminen lippuketjusta:
     • Napsauta taulukossa olevantiketin nimeä.

3. • • Napsauta vasemmassa alakulmassaSähköposti. Napsauta ponnahdusikkunassaSoita ja valitse sitten ohjeiden mukaisesti yhteyshenkilönulosmenevä puhelinnumero sekä numero , josta haluat soittaa.
4. 
    
   • • Toimi samalla tavalla kuin yllä on kuvattu.
5. Jos keskusteluketjua ei vielä ole, tukipalveluun avautuu uusi keskusteluketju, joka osoitetaan puhelun vastaanottaneelle käyttäjälle. 
6. (BETA) Puhelun aikana voit tehdä seuraavia asioita tikettiketjussa:
   • Tee muistiinpanoja puhelusta.
   • NapsautaLive-tekstitys -välilehteä nähdäksesi reaaliaikaisen transkriptin nykyisestä puhelusta.
   • NapsautaBreeze Q&A -painiketta aloittaaksesi keskustelun nykyisestä puhelustasi. Pikatoimintoihin kuuluu kehotuksia: Tiivistä tähänastinen keskustelu, Tiivistä seuraavat vaiheet ja Ehdota selventäviä kysymyksiä. Voit jatkaa keskustelua Breezen avulla oikeassa sivupalkissa.

1. • (BETA) Kun puhelu päättyy, siitä luodaan transkriptio ja yhteenveto. Napsauta Mallit-pudotusvalikkoa ja valitse Tuki, jolloin näet räätälöidyn yhteenvedon. Manuaaliset muistiinpanot säilyvät Muistiinpanot-välilehdessä. Yhteenvetoja voi muokata, ja niissä on Kysy mitä tahansa -osio, jonka avulla voit esittää Breezelle kysymyksiä tallennetusta puhelustasi.

7. Käytä vastauksen muokkausominaisuutta sähköpostin kirjoittamiseen tai ”Kommentti”-välilehteä ilmoittaaksesi tiketistä toiselle tiimin jäsenelle. ”Kommentti”-välilehti näkyy vain, jos lähtevä sähköposti on luonnoksena tai lähetetty.
8. Jos puheluun ei vastata, luodaan uusi määrittämätön keskusteluketju ja asiasta ilmoitetaan kaikille kyseiselle puhelukanavalle määritetyille käyttäjille. NapsautaOmistaja -pudotusvalikkoa määrittääksesi vastaamattoman puhelun omistajan.

Puheluiden pito ja siirto puhelukanavassasi

Kun olet vastannut puheluun, voit laittaa soittajan pitoon. Voit myös siirtää puhelun muille käyttäjille samassa puhelukanavassa tai muihin työtiloihin.

1. Voit laittaa soittajan pitoon napsauttamalla Pidä-painiketta Call Remote -valintaikkunassa tai Call-välilehdellä. Pidossa soittajat kuulevat pito-musiikkia.
2. Voit poistaa soittajan pitoon asettamisesta napsauttamalla uudelleen Pito-painiketta.
3. Voit siirtää puhelun napsauttamalla Siirrä-kuvaketta . Kirjoita Etsi edustaja -kenttään sen edustajan tai työtilan nimi, jolle haluat siirtää puhelun. Napsauta sitten Viimeistele siirto. Kun edustaja on valmis, hän voi lopettaa puhelun. Siirron vastaanottava edustaja voi sitten napsauttaa Viimeistele siirto -painiketta poistaakseen soittajan pitoon ja jatkaakseen keskustelua.

Soittokanavien hallinta

Voit muokata, poistaa tai poistaa käytöstä soittokanavan seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Saapuneet ja asiakaspalvelu > Asiakaspalvelu. 
3. ValitseTicket sources and routing-kohdasta Channels. 
4. Vie hiiri kanavan päälle ja tee jokin seuraavista:
   • Voit muokata kanavaa napsauttamalla Muokkaa. Voit hallita tikettiasetuksia, reititystä ja kokoonpanoa sekä muokata vastaajaviestejäsi. Napsauta sitten Tallenna.
   • Voit poistaa kanavan napsauttamalla Poista. Kirjoita valintaikkunaan puhelinnumero vahvistaaksesi poiston. Napsauta sitten Poista liitetty kanava.
   • Voit poistaa kanavan käytöstä napsauttamalla Tila -kytkintä. Napsauta valintaikkunassa Poista käytöstä.