Sett opp en ringekanal i helpdesk

Du kan sette opp en ringekanal i brukerstøtten for å starte en samtaletråd som kan brukes sammen med chat, e-post og andre delte kanaler. Du kan tilordne spesifikke brukere og team, og tilpasse meldinger etter arbeidstid. For Service Hub Profesjonelle og Enterprise- brukere, innkommende anrop støtter samtidig ringing for opptil 100 brukere.

Vennligst merk: hvis du er en superadministrator i HubSpot-kontoen din, kan du velge kontoen din til en betafunksjon du vil prøve på Produktoppdateringer-siden.

Sett opp en ringekanal

For å ringe og motta anrop i brukerstøtten trenger du et HubSpot-telefonnummer .

Slik konfigurerer du kanalen din:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre i sidefeltet, under Verktøy , klikker du Innboks og brukerstøtte > Help Desk .
• Klikk på Koble til en kanal øverst til høyre.

• Klikk Ringer .

• For å velge hvordan du kobler til et telefonnummer, kan du enten generere et nytt nummer eller bruke et eksisterende HubSpot-nummer:

Merk: Hvis du velger et eksisterende nummer, vil alle brukere som er tildelt det nummeret bli fjernet.

• • Slik genererer du et nytt nummer:
    • Klikk på Generer et nytt nummer .
    • Bruk rullegardinmenyene for land og retningsnummer/prefiks for å generere nummeret ditt. HubSpot-telefonnumre er generert av tredjepartstjenesten Twilio og må oppfylle landsspesifikke forskrifter .
    • Klikk på Generer et tall . Ditt nye telefonnummer vises nedenfor.

• • • Klikk på Hent dette nummeret nederst til høyre.
    • Klikk på Fortsett til oppsett .
  • Slik bruker du et eksisterende nummer:
    • Klikk Bruk et eksisterende HubSpot-nummer .
    • Klikk på et telefonnummer fra tabellen.

• • • Klikk på Fortsett til oppsett nederst til høyre.
• På siden Konfigurer billettautomatisering angir du hvilke egenskaper nye billetter fra denne kanalen skal inkludere. Hvis du ikke angir kanalspesifikke egenskaper, vil innstillingene for kundestøttebillett gjelde. Klikk Neste .
• På Ruting & Configuration- siden fyller du inn kanalnavnet .
• Under Kanalens åpningstider klikker du på + Legg til åpningstider for å konfigurere åpningstidene for anropskanalen din.

• Under Ruting i driftstiden klikker du på rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team , og klikker i avmerkingsboksene ved siden av hver bruker eller team du vil rute anrop til i arbeidstiden. Lær hvordan du setter opp arbeidstider .

• Klikk deretter på Setup Voicemail . I det høyre panelet skriver du inn en melding for å lage en lydversjon av meldingen. Klikk Lagre .
• Under Ruting etter arbeidstid klikker du på Sett opp talepost for å skrive inn en melding for ubesvarte anrop etter arbeidstid. Klikk Lagre .
• Klikk Fullfør.

Motta anrop i ringekanalen din

Når anropskanalen din er konfigurert, kan du motta anrop sammen med andre kanaler som er koblet til brukerstøtten. For å lære om ulike funksjoner i helpdesk-verktøyet, og hvordan du bruker dem til å administrere kommunikasjon med kontaktene dine, klikk her .

Slik mottar du anrop i ringekanalen din:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Arbeidsområder > Helpdesk.
• Øverst til venstre klikker du for å slå på Du er tilgjengelig -bryteren. Hvis denne bryteren ikke er slått på, vil du ikke kunne motta innkommende anrop i den delte ringekanalen din.

• Innkommende anrop vil ringe samtidig for opptil 100 tilgjengelige brukere som er tilordnet en ringekanal. Lær hvordan du mottar og administrerer innkommende anrop i HubSpot-nettleseren.

• Når en bruker svarer på et anrop, slutter den å ringe for alle andre brukere. I anropsfjernkontrollen klikker du på Ta notater for å bli tatt til samtaletråden til ringekanalen din.

• En ny tråd vil dukke opp i brukerstøtten som er tildelt brukeren som svarte på anropet.
• Bruk svarredigeringsprogrammet til å skrive en e-post, eller bruk Kommentar- fanen for å varsle et annet teammedlem om billetten. Kommentarfanen vises bare hvis en utgående e-post er utarbeidet eller sendt.

• Hvis samtalen ikke blir tatt opp, vil en ny ikke-tilordnet tråd opprettes og alle brukere som er tilordnet anropskanalen vil bli varslet. Klikk på rullegardinmenyen Eier for å tildele eieren av det tapte anropet.
• Du kan foreta utgående anrop fra eksisterende billettråder som er knyttet til en kontakt eller et firma.

Hold og overfør samtaler i ringekanalen din

Etter at du har svart på et anrop, kan du sette en innringer på vent. Du kan også overføre anropet til andre brukere i samme ringekanal som er tilgjengelig for øyeblikket og har ringefanen sin åpen.

• For å sette den som ringer på vent, klikk på Vent i dialogboksen Anrop ekstern eller på Anrop-fanen . Mens de er på vent, vil innringere høre ventemusikk.
• For å ta en oppringer ut av vent, klikk på Hold igjen.
• Etter å ha satt oppringeren på vent, hvis du vil overføre en samtale, klikker du på Overfør og velger brukeren du vil overføre samtalen til. Når den er klar, kan den første representanten legge på samtalen. Overføringsbrukeren kan klikke på Hold for å ta den som ringer ut av venting og gjenoppta samtalen.

Administrer ringekanaler

For å redigere, slette eller slå av en anropskanal:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• I menyen til venstre i sidefeltet, under Verktøy , klikker du Innboks og brukerstøtte > Help Desk .
• Hold markøren over kanalen, og gjør ett av følgende:
  • For å redigere en kanal, klikk på Rediger . Du kan administrere billettinnstillinger, ruting og konfigurasjon og redigere talepostene dine. Klikk deretter på Lagre .
  • For å slette en kanal, klikk på Slett . I dialogboksen skriver du inn telefonnummeret for å bekrefte slettingen. Klikk deretter på Slett tilkoblet kanal .
  • For å slå av en kanal, klikk for å slå av statusbryteren . Klikk Slå av i dialogboksen.