Sett opp en anropskanal i helpdesk
Sist oppdatert: juli 24, 2024
Gjelder for:
|
Du kan opprette en telefonkanal i helpdesken for å starte en samtaletråd som kan brukes sammen med chat, e-post og andre delte kanaler. Du kan tilordne bestemte brukere og team, og tilpasse meldinger i henhold til arbeidstid. For Sales Hub og Service Hub Professional- og Enterprise-brukere støtter innkommende anrop samtidig oppringing for opptil 100 brukere.
Du kan bare koble til:
- Tre anropskanaler for Professional-kontoer.
- Fem anropskanaler for Enterprise-kontoer.
Merk: Hvis du er superadministrator på HubSpot-kontoen din, kan du velge at kontoen din skal være med i en betafunksjon du ønsker å prøve ut på siden Produktoppdateringer.
Konfigurer en anropskanal
For å ringe og motta anrop i helpdesken trenger du et HubSpot-telefonnummer.
Slik konfigurerer du kanalen din:
- I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
- Klikk på Innboks og brukerstøtte > Brukerstøtte i menyen i venstre sidefelt under Verktøy.
- Klikk på Koble til en kanal øverst til høyre.
- Klikk på Oppringing.
- For å velge hvordan du skal koble til et telefonnummer, kan du enten generere et nytt nummer eller bruke et eksisterende HubSpot-nummer:
Merk: Hvis du velger et eksisterende nummer, vil alle brukere som er tilordnet dette nummeret, bli fjernet.
-
- Slik genererer du et nytt nummer:
- Klikk på Generer et nytt nummer.
- Bruk rullegardinmenyene Land og Retningsnummer/prefiks for å generere nummeret ditt. HubSpot-telefonnumre genereres av tredjepartstjenesten Twilio og må oppfylle landsspesifikke regler.
- Klikk på Generer et nummer. Det nye telefonnummeret ditt vises nedenfor.
- Slik genererer du et nytt nummer:
-
-
- Klikk på Get this number nederst til høyre.
- Klikk på Fortsett for å konfigurere.
- Slik bruker du et eksisterende nummer:
- Klikk på Bruk et eksisterende HubSpot-nummer.
- Klikk på et telefonnummer fra tabellen.
-
-
-
- Klikk på Fortsett til oppsett nederst til høyre.
-
- På siden Konfigurer billettautomatisering angir du hvilke egenskaper nye billetter fra denne kanalen skal ha. Hvis du ikke angir kanalspesifikke egenskaper, vil innstillingene for helpdesk-billetter gjelde. Klikk på Neste.
- På siden Routing og konfigurasjon fyller du inn kanalnavnet.
- Under Kanalens åpningstider klikker du på + Legg til timer for å konfigurere åpningstidene for anropskanalen.
- Under Rutingi arbeidstiden klikker du på rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team, og merker av i avmerkingsboksene ved siden av hver bruker eller hvert team du ønsker å rute anrop til i arbeidstiden. Lær hvordan du konfigurerer arbeidstid.
- Klikk deretter på Konfigurer telefonsvarer. Skriv inn en melding i høyre panel for å opprette en lydversjon av meldingen din. Klikk på Lagre.
- Under Ruting etter arbeidstid klikker du på Oppsett av telefonsvarer for å legge inn en melding for ubesvarte anrop etter arbeidstid. Klikk på Lagre.
- Klikk på Fullfør.
Motta anrop i anropskanalen din
Når anropskanalen din er konfigurert, kan du motta anrop sammen med andre kanaler som er koblet til helpdesken. Hvis du vil lære mer om de ulike funksjonene i helpdeskverktøyet og hvordan du bruker dem til å administrere kommunikasjonen med kontaktene dine, kan du klikke her.
Vær oppmerksom på følgende:
- Enhetens ringesignal må være satt til Ring i HubSpot for å motta innkommende anrop i HubSpot-nettleseren.
- Etter at en bruker har fått tildelt et nummer som er koblet til en anropskanal, må vedkommende besøke helpdesken minst én gang for å kunne motta anrop i den kanalen.
- Anropsvinduet må være åpent for å kunne motta innkommende anrop.
For å motta anrop i anropskanalen din:
- I HubSpot-kontoen din navigerer du til Arbeidsområder > Helpdesk.
- Klikk øverst til venstre for å slå på bryteren Du er tilgjengelig. Hvis denne bryteren ikke er slått på, vil du ikke kunne motta innkommende anrop i den delte anropskanalen.
- Innkommende anrop vil ringe samtidig for opptil 100 tilgjengelige brukere som er tilordnet en anropskanal. Lær hvordan du mottar og administrerer inn kommende anrop i HubSpot-nettleseren.
- Når en bruker svarer på et anrop, slutter det å ringe for alle andre brukere. Klikk på Ta notater i anropsfjernkontrollen for å gå til samtaletråden for anropskanalen din.
- En ny tråd vises i brukerstøtten som er tilordnet brukeren som besvarte anropet.
- Hvis anropet ikke blir besvart, opprettes det en ny tråd som ikke er tilordnet, og alle brukere som er tilordnet anropskanalen, blir varslet. Klikk på rullegardinmenyen Eier for å tilordne eieren av det ubesvarte anropet.
- Du kan foreta utgående anrop fra eksisterende billettråder som er knyttet til en kontakt eller et selskap.
Hold anrop i anropskanalen din (BETA)
Når du har besvart et anrop, kan du sette den som ringer på vent. Du kan også overføre anropet til andre brukere i samme anropskanal som for øyeblikket er tilgjengelige og har anropsfanen sin åpen.
- For å sette den som ringer på vent, klikker du på Hold i dialogboksen Call Remote eller på fanen Anrop. Innringere vil høre ventemusikk mens de er på vent.
- For å fjerne en innringer fra vent, klikker du på Hold igjen.
Administrere anropskanaler
Slik redigerer, sletter eller slår du av en anropskanal:
- I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
- Klikk på Innboks og brukerstøtte > Brukerstøtte i menyen i venstre sidefelt under Verktøy.
- Hold markøren over kanalen, og gjør deretter ett av følgende:
- Klikk på Rediger for å redigere en kanal. Du kan administrere innstillinger for billetter, ruting og konfigurasjon, og redigere talepostene dine. Klikk deretter på Lagre.
- Hvis du vil slette en kanal, klikker du på Slett. I dialogboksen skriver du inn telefonnummeret for å bekrefte slettingen. Klikk deretter på Slett tilkoblet kanal.
- Hvis du vil slå av en kanal, klikker du på for å slå av statusbryteren. Klikk på Slå av i dialogboksen.