Sett opp en anropskanal i helpdesk

Du kan opprette en telefonkanal i helpdesken for å starte en samtaletråd som kan brukes sammen med chat, e-post og andre delte kanaler. Du kan tilordne bestemte brukere og team, og tilpasse meldinger i henhold til arbeidstiden. For brukere av Service Hub Professional og Enterprise støtter innkommende anrop samtidig ringing for opptil 100 brukere.

Merk: Hvis du er superadministrator på HubSpot-kontoen din, kan du velge en betafunksjon du ønsker å prøve ut på siden Produktoppdateringer.

Sett opp en anropskanal

For å ringe og motta anrop i helpdesken trenger du et HubSpot-telefonnummer.

Slik konfigurerer du kanalen din:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Innboks og brukerstøtte > Brukerstøtte i menyen i venstre sidefelt.
• Under Ticket sources and routing velger du Channels.
• Klikk på Koble til en kanal øverst til høyre.

• Klikk på Oppringing.

• For å velge hvordan du skal koble til et telefonnummer, kan du enten generere et nytt nummer eller bruke et eksisterende HubSpot-nummer:

Merk: Hvis du velger et eksisterende nummer, vil alle brukere som er tilordnet dette nummeret, bli fjernet.

• • Slik genererer du et nytt nummer:
    • Klikk på Generer et nytt nummer.
    • Bruk rullegardinmenyene Land og Retningsnummer/prefiks for å generere nummeret ditt. HubSpot-telefonnumre genereres av tredjepartstjenesten Twilio og må oppfylle landsspesifikke regler.
    • Klikk på Generer et nummer. Det nye telefonnummeret ditt vises nedenfor.

• • • Klikk på Get this number nederst til høyre.
    • Klikk på Fortsett for å konfigurere.
  • Slik bruker du et eksisterende nummer:
    • Klikk på Bruk et eksisterende HubSpot-nummer.
    • Klikk på et telefonnummer fra tabellen.

• • • Klikk på Fortsett til oppsett nederst til høyre.
• På siden Konfigurer billettautomatisering angir du hvilke egenskaper nye billetter fra denne kanalen skal ha. Hvis du ikke angir kanalspesifikke egenskaper, vil innstillingene for helpdesk-billetter gjelde. Klikk på Neste.
• På siden Routing og konfigurasjon fyller du inn kanalnavnet .
• Under Kanalens åpningstider klikker du på + Legg til timer for å konfigurere åpningstidene for anropskanalen.

• Under Rutingi arbeidstiden klikker du på rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team, og merker av i avmerkingsboksene ved siden av hver bruker eller hvert team du ønsker å rute anrop til i arbeidstiden. Lær hvordan du konfigurerer arbeidstid.

• Klikk deretter på Konfigurer telefonsvarer. Skriv inn en melding i høyre panel for å opprette en lydversjon av meldingen din. Klikk på Lagre.
• Under Ruting etter arbeidstid klikker du på Oppsett av telefonsvarer for å legge inn en melding for ubesvarte anrop etter arbeidstid. Klikk på Lagre.
• Klikk på Fullfør.

Motta anrop i anropskanalen din

Når anropskanalen din er konfigurert, kan du motta anrop sammen med andre kanaler som er koblet til helpdesken. Hvis du vil lære mer om de ulike funksjonene i helpdeskverktøyet og hvordan du bruker dem til å administrere kommunikasjonen med kontaktene dine, kan du klikke her.

For å motta anrop i anropskanalen din:

• I HubSpot-kontoen din navigerer du til Arbeidsområder > Helpdesk.
• Klikk øverst til venstre for å slå på bryteren Du er tilgjengelig. Hvis denne bryteren ikke er slått på, vil du ikke kunne motta innkommende anrop i den delte anropskanalen.

• Innkommende anrop vil ringe samtidig for opptil 100 tilgjengelige brukere som er tilordnet en anropskanal. Lær hvordan du mottar og administrerer innkommende anrop i HubSpot-nettleseren.

• Når en bruker svarer på et anrop, slutter det å ringe for alle andre brukere. Klikk på Ta notater i anropsfjernkontrollen for å gå til samtaletråden for anropskanalen din.

• En ny tråd vises i brukerstøtten som er tilordnet brukeren som besvarte anropet.
• Bruk svarredigeringsprogrammet til å skrive en e-post, eller bruk fanen Kommentar til å varsle et annet teammedlem om henvendelsen. Fanen Kommentar vises bare hvis en utgående e-post er utarbeidet eller sendt.

• Hvis anropet ikke besvares, opprettes det en ny tråd som ikke er tilordnet, og alle brukere som er tilordnet anropskanalen, blir varslet. Klikk på rullegardinmenyen Eier for å tilordne eieren av det ubesvarte anropet.
• Du kan foreta utgående anrop fra eksisterende billettråder som er knyttet til en kontakt eller et selskap.

Vent og overfør anrop i anropskanalen din

Når du har besvart et anrop, kan du sette den som ringer på vent. Du kan også overføre samtalen til andre brukere i samme anropskanal eller til andre brukere som ikke er i anropskanalen (BETA), men som for øyeblikket er tilgjengelige og har anropsfanen sin åpen.

• Hvis du vil sette innringeren på vent, klikker du på Hold i dialogboksen Call Remote eller på fanen Anrop. Mens innringere er i venteposisjon, vil de høre ventemusikk.
• For å fjerne en innringer fra vent, klikker du på Hold igjen.
• Når du har satt innringeren på vent, klikker du på Overfør og velger brukeren du vil overføre anropet til hvis du vil overføre et anrop. Når du er klar, kan den som initierer samtalen, legge på. Overføringsbrukeren kan klikke på Hold for å fjerne innringeren fra vent og fortsette samtalen.

Administrere anropskanaler

Slik redigerer, sletter eller slår du av en anropskanal:

• I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
• Klikk på Innboks og brukerstøtte > Brukerstøtte i menyen i venstre sidefelt.
• Velg Kanaler under Ticket-kilder og ruting.
• Hold musepekeren over kanalen, og gjør deretter ett av følgende:
  • Klikk på Rediger for å redigere en kanal. Du kan administrere innstillinger, ruting og konfigurasjon for billetter, og redigere talepostene dine. Klikk deretter på Lagre.
  • Hvis du vil slette en kanal, klikker du på Slett. I dialogboksen skriver du inn telefonnummeret for å bekrefte slettingen. Klikk deretter på Slett tilkoblet kanal.
  • Hvis du vil slå av en kanal, klikker du på for å slå av statusbryteren. Klikk på Slå av i dialogboksen.