Impostare un canale di chiamata nell'help desk

È possibile impostare un canale di chiamata nell'help desk per avviare un thread di conversazione che può essere utilizzato insieme a chat, e-mail e altri canali condivisi. È possibile assegnare utenti e team specifici e personalizzare i messaggi in base agli orari di lavoro. Per gli utenti di Sales Hub e Service Hub Professional ed Enterprise, le chiamate in entrata supportano lo squillo simultaneo per un massimo di 100 utenti.

Nota bene: se siete superamministratori del vostro account HubSpot, potete inserire il vostro account in una funzione beta che volete provare nella pagina Aggiornamenti prodotto.

Impostare un canale di chiamata

Per effettuare e ricevere chiamate nell'help desk, è necessario un numero di telefono fornito da HubSpot.

Per configurare il canale:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, sotto Strumenti, fare clic su Posta in arrivo e Help Desk > Help Desk.
• Fare clic su Collega un canale in alto a destra.

• Fare clic su Chiamate.

• Per scegliere come collegare un numero di telefono, è possibile generare un nuovo numero o utilizzare un numero HubSpot esistente:

Attenzione: se si seleziona un numero esistente, tutti gli utenti assegnati a quel numero verranno rimossi.

• • Per generare un nuovo numero:
    • Fare clic su Genera un nuovo numero.
    • Utilizzare i menu a tendina Paese e Prefisso / prefisso per generare il numero. I numeri telefonici forniti da HubSpot sono generati da Twilio, un servizio di terze parti, e devono rispettare le normative specifiche del Paese.
    • Fare clic su Genera un numero. Il nuovo numero di telefono apparirà di seguito.

• • • Fare clic su Ottieni questo numero in basso a destra.
    • Fare clic su Continua per la configurazione.
  • Per utilizzare un numero esistente:
    • Fare clic su Usa un numero HubSpot esistente.
    • Fare clic su un numero di telefono dalla tabella.

• • • Fare clic su Continua a configurare in basso a destra.
• Nella pagina Impostazione dell'automazione dei ticket, impostare le proprietà che i nuovi ticket di questo canale dovranno includere. Se non si impostano proprietà specifiche del canale, verranno applicate le impostazioni dei ticket dell'help desk. Fare clic su Avanti.
• Nella pagina Routing e configurazione, inserire il nome del canale.
• In Orari di funzionamento del canale, fare clic su + Aggiungi ore per configurare gli orari del canale di chiamata.

• In Instradamento durante l'orario di lavoro, fare clic sul menu a discesa Utenti e team specifici e selezionare le caselle di controllo accanto a ciascun utente o team a cui si desidera inoltrare le chiamate durante l'orario di lavoro. Per saperne di più su come impostare gli orari di lavoro.

• Quindi, fare clic su Imposta segreteria telefonica. Nel pannello di destra, inserire un messaggio per creare una versione audio del messaggio. Fare clic su Salva.
• In Instradamento dopo l'orario di lavoro, fare clic su Imposta segreteria telefonica per inserire un messaggio per le chiamate senza risposta dopo l'orario di lavoro. Fare clic su Salva.
• Fare clic su Fine.

Ricevere le chiamate nel proprio canale di chiamata

Una volta configurato il canale di chiamata, è possibile ricevere le chiamate insieme ad altri canali collegati all'help desk. Per conoscere le diverse funzioni dello strumento di help desk e come utilizzarle per gestire la comunicazione con i propri contatti, fare clic qui.

Per ricevere chiamate nel proprio canale di chiamata:

• Nel tuo account HubSpot, passa a Aree di lavoro > Help desk.
• In alto a sinistra, fare clic per attivare l'interruttore Sei disponibile. Se questo interruttore non è acceso, non sarà possibile ricevere le chiamate in entrata nel canale di chiamata condiviso.

• Le chiamate in entrata squillano contemporaneamente per un massimo di 100 utenti disponibili assegnati a un canale di chiamata. Scopri come ricevere e gestire le chiamate in entrata nel browser di HubSpot.

• Quando un utente risponde a una chiamata, questa smette di squillare per tutti gli altri utenti. Nel telecomando delle chiamate, fare clic su Prendi appunti per accedere al thread di conversazione del canale di chiamata.

• Nell'help desk apparirà un nuovo thread assegnato all'utente che ha risposto alla chiamata.

• Se la chiamata non viene presa in carico, verrà creata una nuova discussione non assegnata e tutti gli utenti assegnati al canale chiamante verranno avvisati. Fare clic sul menu a discesa Proprietario per assegnare il proprietario della chiamata persa.
• È possibile effettuare chiamate in uscita da thread di ticket esistenti, associati a un contatto o a un'azienda.

Trattenere le chiamate nel proprio canale di chiamata (BETA)

Dopo aver risposto a una chiamata, è possibile mettere in attesa il chiamante. È anche possibile trasferire la chiamata ad altri utenti dello stesso canale di chiamata che sono attualmente disponibili e hanno la scheda di chiamata aperta.

• Per mettere in attesa il chiamante, nella finestra di dialogo Chiamata remota o nella pagina della scheda Chiamata, fare clic su Attesa. Durante la messa in attesa, i chiamanti sentiranno la musica di attesa.
• Per togliere un chiamante dall'attesa, fare di nuovo clic su Attesa.

Gestione dei canali di chiamata

Per modificare, eliminare o disattivare un canale di chiamata:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, sotto Strumenti, fare clic su Posta in arrivo e Help Desk > Help Desk.
• Passare il mouse sul canale, quindi eseguire una delle seguenti operazioni:
  • Per modificare un canale, fare clic su Modifica. È possibile gestire le impostazioni dei ticket, l'instradamento e la configurazione e modificare i messaggi vocali. Quindi, fare clic su Salva.
  • Per eliminare un canale, fare clic su Elimina. Nella finestra di dialogo, digitare il numero di telefono per confermare l'eliminazione. Quindi, fare clic su Elimina canale collegato.
  • Per spegnere un canale, fare clic per disattivare l'interruttore di stato. Nella finestra di dialogo, fare clic su Disattiva.