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Configurar um canal de chamada no Help Desk (BETA)

Ultima atualização: Abril 3, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

Service Hub   Professional , Enterprise

Pode configurar um canal de chamada no Help Desk para iniciar um tópico de conversação que pode ser utilizado juntamente com o chat, o correio eletrónico e outros canais partilhados. Pode atribuir utilizadores e equipas específicos e personalizar as mensagens de acordo com o horário de trabalho. Para Sales Hub Service Hub ProfessionalEnterprise utilizadores, as chamadas recebidas suportam toques simultâneos para um máximo de 100 utilizadores. 

Nota: Se for um superadministrador na sua conta da HubSpot, pode optar por incluir a sua conta numa funcionalidade beta que pretenda experimentar na página Actualizações de produtos.

Configurar um canal de chamada

Para fazer e receber chamadas no Help Desk, é necessário um número de telefone fornecido pela HubSpot

Para configurar o seu canal:

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No menu da barra lateral esquerda, em Tools, clique em Inbox & Help Desk > Help Desk
  • Clique em Ligar um canal no canto superior direito.

connect-a-channel

  • Clique em Chamada para.

seleção do canal de chamada

  • Para escolher como conectar um número de telefone, você pode gerar um novo número ou usar um número existente do HubSpot:

Nota: Se selecionar um número existente, todos os utilizadores atribuídos a esse número serão removidos.

    • Para gerar um novo número:
      • Clique em Gerar um novo número.
      • Utilize os menus pendentes PaísCódigo de área / prefixo para gerar o seu número. Os números de telefone fornecidos pela HubSpot são gerados pelo serviço de terceiros Twilio e devem cumprir os regulamentos específicos do país .
      • Clique em Gerar um número. O seu novo número de telefone aparecerá abaixo.

gerar um número de telefone

      • Clique em Obter este número no canto inferior direito.
      • Clique em Continuar para configurar.
    • Para utilizar um número existente:
      • Clique em Usar um número HubSpot existente.
      • Clique num número de telefone da tabela.

escolher-um-número-existente-1

      • Clique em Continue to setup no canto inferior direito.
  • Na página Configurar automação de tickets, defina quais propriedades os novos tickets desse canal incluirão. Se não definir propriedades específicas do canal, serão aplicadas as definições do seu bilhete do Help Desk. Clique em Próximo.
  • Na página Routing & Configuration, preencha o nome do canal .
  • Em Horário de trabalho do canal, clique em + Adicionar horas para configurar o horário do seu canal de chamada.

horário de atendimento

  • Em Encaminhamento durante o horário de trabalho, clique no menu pendente Utilizadores e equipas específicos e clique nas caixas de verificação  junto de cada utilizador ou equipa para os quais pretende encaminhar as chamadas durante o horário de trabalho. Saiba como definir o horário de trabalho.

encaminhamento durante e após as horas de trabalho-1

  • Em seguida, clique em Setup Voicemail. No painel direito, introduza uma mensagem  para criar uma versão áudio da sua mensagem. Clique em Salvar.
  • Em Encaminhamento após o horário de expediente, clique em Configurar correio de voz para introduzir uma mensagem  para chamadas não atendidas após o horário de expediente. Clique em Salvar.
  • Clique em Finish.

Receber chamadas no seu canal de chamada

Uma vez configurado o seu canal de chamadas, pode receber chamadas juntamente com outros canais ligados ao seu Help Desk. Para saber mais sobre as diferentes funcionalidades da ferramenta Help Desk e como utilizá-las para gerir a comunicação com os seus contactos, clique em aqui.

Observação:

  • O toque do seu dispositivo deve ser definido como Toque no HubSpot para receber chamadas no navegador do HubSpot
  • Depois de um utilizador ter sido atribuído a um número ligado a um canal de chamadas, deve deslocar-se ao Help Desk pelo menos uma vez para poder receber chamadas nesse canal.
  • A janela de chamada deve permanecer aberta para receber chamadas de entrada.

 

Para receber chamadas no seu canal de chamada:

  • Na sua conta HubSpot, acesse Espaços de trabalho > Help Desk.
  • No canto superior esquerdo, clique para ativar o interrutor You're available. Se este interrutor não estiver ativado, não poderá receber chamadas no seu canal de chamadas partilhado.

ligar para o help-desk-1

  • As chamadas recebidas tocarão simultaneamente para um máximo de 100 utilizadores disponíveis Atribuídos a um canal de chamada. Saiba como receber e gerir chamadas recebidas no navegador do HubSpot.

atender chamada recebida

  • Quando um utilizador atende uma chamada, esta deixa de tocar para todos os outros utilizadores. No controlo remoto da chamada, clique em Tomar notas para ser encaminhado para o tópico de conversação do seu canal de chamada.

tomar notas na chamada de entrada

  • Aparecerá um novo tópico no Help Desk, atribuído ao utilizador que atendeu a chamada. 

caixa de chamada

  • Se a chamada não for atendida, será criado um novo tópico não atribuído e todos os utilizadores atribuídos ao canal de chamada serão notificados. Clique no menu pendente Owner para atribuir o proprietário da chamada perdida.
  • Pode fazer chamadas de saída a partir de tópicos de bilhetes existentes que estão associados a um contacto ou empresa.

chamada do bilhete para o serviço de assistência

Gerir os canais de chamada

Para editar, apagar ou desativar um canal de chamada:

  • Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
  • No menu da barra lateral esquerda, em Tools, clique em Inbox & Help Desk > Help Desk
  • Passe o cursor sobre o canal e, em seguida, execute uma das seguintes acções:
    • Para editar um canal, clique em Edit. Pode gerir definições de bilhetes, encaminhamento e configuração e editar as suas mensagens de voz. Em seguida, clique em Guardar.
    • Para eliminar um canal, clique em Eliminar. Na caixa de diálogo, introduza o número de telefone para confirmar a eliminação. Em seguida, clique em Eliminar canal ligado.
    • Para desativar um canal, clique para desativar o interrutor Status. Na caixa de diálogo, clique em Desativar.

desligar o canal de chamada

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