Configurar um canal de chamada no help desk

É possível configurar um canal de chamada no help desk para iniciar uma conversa que pode ser usada em conjunto com a conversa de chat, o e-mail e outros canais partilhados. Pode atribuir utilizadores e equipas específicos e personalizar as mensagens de acordo com o horário de trabalho. Para Sales Hub e Service Hub Professional e Enterprise utilizadores, as chamadas recebidas suportam toques simultâneos para um máximo de 100 utilizadores. 

Nota: Se for um superadministrador na sua conta da HubSpot, pode optar por incluir a sua conta numa funcionalidade beta que pretenda experimentar na página Actualizações de produtos.

Configurar um canal de chamada

Para fazer e receber chamadas no help desk, é necessário um Número de telefone fornecido pela HubSpot . 

Para configurar o seu canal:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, em Tools, clique em Inbox & Help Desk > Help Desk. 
• Clique em Ligar um canal no canto superior direito.

• Clique em Chamada para.

• Para escolher como conectar um número de telefone, você pode gerar um novo número ou usar um número existente do HubSpot:

Nota: Se selecionar um número existente, todos os utilizadores atribuídos a esse número serão removidos.

• • Para gerar um novo número:
    • Clique em Gerar um novo número.
    • Utilize os menus pendentes País e Código de área / prefixo para gerar o seu número. Os números de telefone fornecidos pela HubSpot são gerados pelo serviço de terceiros Twilio e devem cumprir os regulamentos específicos do país .
    • Clique em Gerar um número. O seu novo número de telefone aparecerá abaixo.

• • • Clique em Obter este número no canto inferior direito.
    • Clique em Continuar para configurar.
  • Para utilizar um número existente:
    • Clique em Usar um número HubSpot existente.
    • Clique num número de telefone da tabela.

• • • Clique em Continue to setup no canto inferior direito.
• Na página Configurar automação de tickets, defina quais propriedades os novos tickets desse canal incluirão. Se não definir propriedades específicas do canal, aplicar-se-ão as definições do seu bilhete do serviço de assistência. Clique em Next.
• Na página Routing & Configuration, preencha o nome do canal .
• Em Horário de funcionamento do canal, clique em + Adicionar horas para configurar as horas do seu canal de chamada.

• Em Encaminhamento durante o horário de funcionamento, clique no menu pendente Usuários e equipes específicos e clique nas caixas de verificação  junto de cada utilizador ou equipa para os quais pretende encaminhar as chamadas durante o horário de funcionamento. Saiba como definir o horário de trabalho.

• Em seguida, clique em Setup Voicemail. No painel direito, introduza uma mensagem  para criar uma versão áudio da sua mensagem. Clique em Salvar.
• Em Encaminhamento após o horário de expediente, clique em Configurar correio de voz para introduzir uma mensagem  para chamadas não atendidas após o horário de expediente. Clique em Salvar.
• Clique em Finish.

Receber chamadas no seu canal de chamada

Uma vez configurado o seu canal de chamada, pode receber chamadas juntamente com outros canais ligados ao seu help desk. Para conhecer as diferentes funcionalidades da ferramenta de help desk e saber como utilizá-las para gerir a comunicação com os seus contactos, clique aqui .

Para receber chamadas no seu canal de chamada:

• Na sua conta HubSpot, acesse Espaços de trabalho > Help Desk.
• No canto superior esquerdo, clique para ativar o interrutor You're available. Se este interrutor não estiver ativado, não poderá receber chamadas no seu canal de chamadas partilhado.

• As chamadas recebidas tocarão simultaneamente para um máximo de 100 utilizadores disponíveis Atribuídos a um canal de chamada. Saiba como receber e gerir chamadas recebidas no navegador do HubSpot.

• Quando um utilizador atende uma chamada, esta deixa de tocar para todos os outros utilizadores. No controlo remoto da chamada, clique em Tomar notas para ser encaminhado para o tópico de conversação do seu canal de chamada.

• Aparecerá um novo tópico no help desk, Atribuído ao utilizador que atendeu a chamada. 

• Se a chamada não for atendida, será criado um novo tópico não atribuído e todos os utilizadores atribuídos ao canal de chamada serão notificados. Clique no menu pendente Owner para atribuir o proprietário da chamada perdida.
• Pode fazer chamadas de saída a partir de tópicos de bilhetes existentes que estão associados a um contacto ou empresa.

Reter chamadas no seu canal de chamadas (BETA)

Depois de atender uma chamada, pode colocar um chamador em espera. Também é possível transferir a chamada para outros utilizadores no mesmo canal de chamadas que estejam disponíveis no momento e tenham o separador de chamadas aberto. 

• Para colocar o autor da chamada em espera, na caixa de diálogo Chamada remota ou na página do separador Chamada, clique em Em espera. Enquanto estiverem em espera, os autores das chamadas ouvirão música de espera.
• Para retirar um chamador da espera, clique novamente em Hold.

Gerir os canais de chamada

Para editar, apagar ou desativar um canal de chamada:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, em Tools, clique em Inbox & Help Desk > Help Desk. 
• Passe o cursor sobre o canal e, em seguida, execute uma das seguintes acções:
  • Para editar um canal, clique em Edit. Pode gerir definições de bilhetes, encaminhamento e configuração e editar as suas mensagens de voz. Em seguida, clique em Guardar.
  • Para eliminar um canal, clique em Eliminar. Na caixa de diálogo, introduza o número de telefone para confirmar a eliminação. Em seguida, clique em Eliminar canal ligado.
  • Para desativar um canal, clique para desativar o interrutor Status. Na caixa de diálogo, clique em Desativar.