Konfigurera en samtalskanal i helpdesk

Du kan skapa en samtalskanal i helpdesken för att starta en konversationstråd som kan användas tillsammans med chatt, e-post och andra delade kanaler. Du kan tilldela specifika användare och team och anpassa meddelanden efter arbetstider. För Service Hub Professional- och Enterprise-användare stöder inkommande samtal samtidig ringning för upp till 100 användare.

Observera: om du är Superadmin på ditt HubSpot-konto kan du välja att ditt konto ska ha en betafunktion som du vill prova på sidan Produktuppdateringar.

Konfigurera en samtalskanal

För att ringa och ta emot samtal i helpdesken behöver du ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot.

Så här konfigurerar du din kanal:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Inbox & Help Desk > Help Desk i menyn i vänster sidofält under Verktyg.
• Klicka på Anslut en kanal längst upp till höger.

• Klicka på Calling.

• För att välja hur du ska ansluta ett telefonnummer kan du antingen generera ett nytt nummer eller använda ett befintligt HubSpot-nummer:

Observera: om du väljer ett befintligt nummer kommer alla användare som är kopplade till det numret att tas bort.

• • För att generera ett nytt nummer:
    • Klicka på Generera ett nytt nummer.
    • Använd rullgardinsmenyerna Land och Riktnummer/prefix för att generera ditt nummer. Telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot genereras av tredjepartstjänsten Twilio och måste uppfylla landsspecifika regler.
    • Klicka på Generera ett nummer. Ditt nya telefonnummer kommer att visas nedan.

• • • Klicka på Hämta det här numret längst ner till höger.
    • Klicka på Fortsätt för att konfigurera.
  • För att använda ett befintligt nummer:
    • Klicka på Använd ett befintligt HubSpot-nummer.
    • Klicka på ett telefonnummer från tabellen.

• • • Klicka på Continue to setup längst ned till höger.
• På sidan Konfigurera automatisering av ärenden anger du vilka egenskaper nya ärenden från den här kanalen ska ha. Om du inte anger kanalspecifika egenskaper gäller inställningarna för ärenden i helpdesken. Klicka på Nästa.
• På sidan Routing & Configuration fyller du i kanalnamnet .
• Under Kanalens öppettider klickar du på + Lägg till timmar för att konfigurera öppettiderna för din anropande kanal.

• Under Vidarekoppling under arbetstidklickar du på rullgardinsmenyn Specifika användare och team och klickar i kryssrutorna bredvid varje användare eller team som du vill vidarekoppla samtal till under arbetstid. Läs mer om hur du ställer in arbetstider.

• Klicka sedan på Setup Voicemail. I den högra panelen anger du ett meddelande för att skapa en ljudversion av ditt meddelande. Klicka på Save (Spara).
• Under Routing after hours, klicka på Setup Voicemail för att ange ett meddelande för obesvarade samtal efter arbetstid. Klicka på Save (Spara).
• Klicka på Finish.

Ta emot samtal i din samtalskanal

När din samtalskanal är konfigurerad kan du ta emot samtal i andra kanaler som är anslutna till din helpdesk. Klicka här om du vill veta mer om de olika funktionerna i helpdeskverktyget och hur du använder dem för att hantera kommunikationen med dina kontakter.

För att ta emot samtal i din samtalskanal:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Arbetsytor > Helpdesk.
• Klicka på längst upp till vänster för att slå på knappen Du är tillgänglig. Om den här knappen inte är påslagen kan du inte ta emot inkommande samtal i din delade samtalskanal.

• Inkommande samtal kommer att ringa samtidigt för upp till 100 tillgängliga användare som tilldelats en samtalskanal. Lär dig hur du tar emot och hanterar inkommande samtal i HubSpot-webbläsaren.

• När en användare svarar på ett samtal slutar det att ringa för alla andra användare. I fjärrkontrollen för samtalet klickar du på Ta anteckningar för att komma till konversationstråden för den kanal som du ringer till.

• En ny tråd visas i helpdesken som är tilldelad den användare som besvarade samtalet.
• Använd svarsredigeraren för att komposera ett e-postmeddelande eller använd fliken Kommentar för att meddela en annan teammedlem om ärendet. Fliken Kommentar visas endast om ett utgående e-postmeddelande har skrivits eller skickats.

• Om samtalet inte besvaras skapas en ny tråd som inte tilldelats och alla användare som tilldelats den uppringande kanalen meddelas. Klicka på rullgardinsmenyn Ägare för att ange ägaren till det missade samtalet.
• Du kan ringa utgående samtal från befintliga biljettrådar som är kopplade till en kontakt eller ett företag.

Vänta och vidarekoppla samtal i din samtalskanal

När du har besvarat ett samtal kan du sätta den som ringer i vänteläge. Du kan också vidarekoppla samtalet till andra användare i samma samtalskanal som för närvarande är tillgängliga och har sin samtalsflik öppen.

• Om du vill sätta den som ringer i vänteläge klickar du på Hold i dialogrutan Call Remote eller på fliken Call. Under väntetiden hör den som ringer väntemusik.
• Om du vill ta bort en uppringare från vänteläget klickar du på Hold igen.
• Om du vill vidarekoppla ett samtal efter att ha satt den uppringande i vänteläge klickar du på Transfer och väljer den användare som du vill vidarekoppla samtalet till. När du är klar kan den initierande representanten lägga på samtalet. Den användare som överförs kan klicka på Håll för att ta bort uppringaren från vänteläget och återuppta samtalet.

Hantera samtalskanaler

Redigera, ta bort eller stänga av en anropskanal:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Inbox & Help Desk > Help Desk i menyn i vänster sidofält under Verktyg.
• Håll muspekaren över kanalen och gör sedan något av följande:
  • Om du vill redigera en kanal klickar du på Redigera. Du kan hantera inställningar för ärenden, dirigering och konfiguration samt redigera dina röstmeddelanden. Klicka sedan på Spara.
  • Om du vill ta bort en kanal klickar du på Ta bort. I dialogrutan skriver du in telefonnumret för att bekräfta borttagningen. Klicka sedan på Ta bort ansluten kanal.
  • Om du vill stänga av en kanal klickar du på för att stänga av statusknappen. Klicka på Turn off i dialogrutan.