Konfigurera en samtalskanal i helpdesken

Du kan skapa en samtalskanal i helpdesken för att starta en konversationstråd som kan användas tillsammans med chatt, e-post och andra delade kanaler. Du kan tilldela specifika användare och team och anpassa meddelanden efter arbetstid. För användare av Sales Hub och Service Hub Professional och Enterprise har inkommande samtal stöd för samtidig ringning för upp till 100 användare.

Observera: Om du är superadministratör för ditt HubSpot-konto kan du välja en betafunktion som du vill testa på sidan Produktuppdateringar.

Ställ in en samtalskanal

För att ringa och ta emot samtal i helpdesken behöver du ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot.

Så här konfigurerar du din kanal:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn, under Verktyg, klickar du på Inkorg & Helpdesk > Helpdesk.
• Klicka på Anslut en kanal längst upp till höger.

• Klicka på Samtal.

• För att välja hur du ansluter ett telefonnummer kan du antingen generera ett nytt nummer eller använda ett befintligt HubSpot-nummer:

Observera: om du väljer ett befintligt nummer kommer alla användare som är tilldelade det numret att tas bort.

• • Så här genererar du ett nytt nummer:
    • Klicka på Generera ett nytt nummer.
    • Använd rullgardinsmenyerna Land och Riktnummer/prefix för att generera ditt nummer. Telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot genereras av tredjepartstjänsten Twilio och måste uppfylla landspecifika bestämmelser.
    • Klicka på Generera ett nummer. Ditt nya telefonnummer visas nedan.

• • • Klicka på Hämta det här numret längst ned till höger.
    • Klicka på Fortsätt till installationen.
  • För att använda ett befintligt nummer:
    • Klicka på Använd ett befintligt HubSpot-nummer.
    • Klicka på ett telefonnummer från tabellen.

• • • Klicka på Fortsätt till installationen längst ned till höger.
• På sidan Konfigurera automatisering av ärenden anger du vilka egenskaper nya ärenden från den här kanalen ska innehålla. Om du inte anger kanalspecifika egenskaper kommer dina inställningar för helpdesk-ärenden att gälla. Klicka på Nästa.
• Fyll i kanalnamnet på sidan Routing och konfiguration.
• Klicka på + Lägg till timmar under Kanalens öppettider för att konfigurera öppettiderna för din samtalskanal.

• Under Vidarekopplingunder arbetstid klickar du på rullgardinsmenyn Specifika användare och team och markerar kryssrutorna bredvid varje användare eller team som du vill vidarekoppla samtal till under arbetstid. Läs mer om hur du ställer in arbetstider.

• Klicka sedan på Konfigurera röstbrevlåda. Ange ett meddelande i den högra panelen för att skapa en ljudversion av ditt meddelande. Klicka på Spara.
• Under Vidarekoppling efter arbetstid klickar du på Konfigurera röstbrevlåda för att ange ett meddelande för samtal som inte besvaras efter arbetstid. Klicka på Spara.
• Klicka på Slutför.

Ta emot samtal i din samtalskanal

När din samtalskanal har konfigurerats kan du ta emot samtal tillsammans med andra kanaler som är anslutna till din helpdesk. Klicka här om du vill veta mer om olika funktioner i helpdeskverktyget och hur du använder dem för att hantera kommunikationen med dina kontakter.

För att ta emot samtal i din samtalskanal:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Arbetsytor > Helpdesk.
• Klicka längst upp till vänster för att slå på knappen Du är tillgänglig. Om den här knappen inte är påslagen kan du inte ta emot inkommande samtal i din delade samtalskanal.

• Inkommande samtal ringer samtidigt för upp till 100 tillgängliga användare som tilldelats en samtalskanal. Lär dig hur du tar emot och hanterar in kommande samtal i HubSpot-webbläsaren.

• När en användare svarar på ett samtal slutar det ringa för alla andra användare. I samtalsfjärrkontrollen klickar du på Ta anteckningar för att gå till konversationstråden för din samtalskanal.

• En ny tråd kommer att visas i helpdesken som är tilldelad den användare som besvarade samtalet.

• Om samtalet inte besvaras skapas en ny tråd som inte tilldelats och alla användare som tilldelats den anropande kanalen kommer att meddelas. Klicka på rullgardinsmenyn Ägare för att tilldela ägaren till det missade samtalet.
• Du kan ringa utgående samtal från befintliga ärendetrådar som är kopplade till en kontakt eller ett företag.

Vänta samtal i din samtalskanal (BETA)

När du har besvarat ett samtal kan du placera den som ringer i vänteläge. Du kan också överföra samtalet till andra användare i samma samtalskanal som för närvarande är tillgängliga och har sin samtalsflik öppen.

• Om du vill att den som ringer ska vänta klickar du på Vänta i dialogrutan Fjärranslutning eller på fliken Samtal. När den som ringer är i vänteläge hörs väntelägesmusik.
• Om du vill ta bort en inringare från vänteläget klickar du på Vänta igen.

Hantera samtalskanaler

Så här redigerar, tar du bort eller stänger av en samtalskanal:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Klicka på Inkorg & Helpdesk > Helpdesk under Verktyg i den vänstra sidomenyn.
• Håll muspekaren över kanalen och gör sedan något av följande:
  • Klicka på Redigera för att redigera en kanal. Du kan hantera ärendeinställningar, routing och konfiguration samt redigera dina röstmeddelanden. Klicka sedan på Spara.
  • Klicka på Ta bort om du vill ta bort en kanal. I dialogrutan anger du telefonnumret för att bekräfta borttagningen. Klicka sedan på Ta bort ansluten kanal.
  • Om du vill stänga av en kanal klickar du på för att växla statusomkopplaren till av. Klicka på Stäng av i dialogrutan.