Een belkanaal instellen in de helpdesk

Je kunt een belkanaal instellen in de helpdesk om een conversatie te starten die naast chat, e-mail en andere gedeelde kanalen kan worden gebruikt. Je kunt specifieke gebruikers en teams toewijzen en berichten aanpassen aan de werktijden. Voor gebruikers van Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise ondersteunen inkomende oproepen gelijktijdig bellen voor maximaal 100 gebruikers.

Let op: als je een superbeheerder bent in je HubSpot-account, kun je je account aanmelden voor een bètafunctie die je wilt uitproberen op de pagina Productupdates.

Een oproepkanaal instellen

Om te bellen en gebeld te worden in de helpdesk, heb je een door HubSpot verstrekt telefoonnummer nodig.

Om je kanaal in te stellen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het linker zijbalkmenu onder Extra op Inbox & Helpdesk > Helpdesk.
• Klik rechtsboven op Een kanaal verbinden.

• Klik op Bellen.

• Om te kiezen hoe je een telefoonnummer verbindt, kun je een nieuw nummer genereren of een bestaand HubSpot-nummer gebruiken:

Let op: als je een bestaand nummer selecteert, worden alle gebruikers die aan dat nummer zijn toegewezen verwijderd.

• • Om een nieuw nummer te genereren:
    • Klik op Een nieuw nummer genereren.
    • Gebruik de vervolgkeuzemenu's Land en Netnummer/voorvoegsel om je nummer te genereren. De door HubSpot verstrekte telefoonnummers worden gegenereerd door de externe service Twilio en moeten voldoen aan landspecifieke voorschriften.
    • Klik op Een nummer genereren. Je nieuwe telefoonnummer verschijnt hieronder.

• • • Klik rechtsonder op Ontvang dit nummer.
    • Klik op Doorgaan om in te stellen.
  • Een bestaand nummer gebruiken:
    • Klik op Een bestaand HubSpot-nummer gebruiken.
    • Klik op een telefoonnummer uit de tabel.

• • • Klik rechtsonder op Doorgaan met instellen .
• Stel op de pagina Ticketautomatisering instellen in welke eigenschappen nieuwe tickets van dit kanaal moeten bevatten. Als je geen kanaalspecifieke eigenschappen instelt, zijn de instellingen voor je helpdesktickets van toepassing. Klik op Volgende.
• Vul op de pagina Routing & Configuratie de kanaalnaam in.
• Klik onder Werktijden kanaal op + Uren toevoegen om de uren voor uw belkanaal te configureren.

• Klik onder Routing tijdens kantoorurenop het vervolgkeuzemenu Specifieke gebruikers en teams en schakel de selectievakjes in naast elke gebruiker of elk team waarnaar u gesprekken wilt routeren tijdens kantooruren. Meer informatie over het instellen van werktijden.

• Klik vervolgens op Voicemail instellen. Voer in het rechterpaneel een bericht in om een audioversie van je bericht te maken. Klik op Opslaan.
• Klik onder Routing after hours op Setup Voicemail om een bericht in te voeren voor oproepen die na werktijd onbeantwoord blijven. Klik op Opslaan.
• Klik op Voltooien.

Oproepen ontvangen in uw belkanaal

Zodra uw belkanaal is geconfigureerd, kunt u oproepen ontvangen naast andere kanalen die met uw helpdesk zijn verbonden. Klik hier voor meer informatie over de verschillende functies van de helpdesktool en hoe u deze kunt gebruiken om de communicatie met uw contactpersonen te beheren.

Om oproepen te ontvangen in je belkanaal:

• Ga in je HubSpot-account naar Werkplekken > Helpdesk.
• Klik linksboven om de schakelaar U bent beschikbaar aan te zetten. Als deze schakelaar niet aan staat, kunt u geen inkomende gesprekken ontvangen in uw gedeelde belkanaal.

• Inkomende gesprekken gaan gelijktijdig over voor maximaal 100 beschikbare gebruikers die zijn toegewezen aan een belkanaal. Leer hoe je inkomende gesprekken kunt ontvangen en beheren in de HubSpot browser.

• Zodra een gebruiker een oproep beantwoordt, zal deze stoppen met overgaan voor alle andere gebruikers. Klik in het gesprek op Notities maken om naar de conversatie thread van je belkanaal te gaan.

• Er verschijnt een nieuwe thread in de helpdesk die is toegewezen aan de gebruiker die de oproep heeft beantwoord.

• Als de oproep niet wordt opgenomen, wordt een nieuwe, niet-toegewezen thread aangemaakt en worden alle gebruikers die aan het oproepkanaal zijn toegewezen op de hoogte gebracht. Klik op het vervolgkeuzemenu Eigenaar om de eigenaar van de gemiste oproep toe te wijzen.
• Je kunt uitgaande gesprekken voeren vanuit bestaande ticket threads die gekoppeld zijn aan een contactpersoon of bedrijf.

Gesprekken vasthouden in je belkanaal (BETA)

Nadat je een gesprek hebt aangenomen, kun je een beller in de wacht zetten. Je kunt het gesprek ook doorzetten naar andere gebruikers in hetzelfde belkanaal die op dat moment beschikbaar zijn en hun bel-tabblad open hebben staan.

• Om de beller in de wacht te zetten, klik je in het dialoogvenster Gesprek op afstand of op de tabblad Gesprek op Wachtstand. Bellers die in de wacht staan, horen wachtmuziek.
• Om een beller uit de wacht te halen, klik je nogmaals op Wachtstand.

Gesprekskanalen beheren

Een belkanaal bewerken, verwijderen of uitschakelen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Klik in het linker zijbalkmenu onder Extra op Inbox & Helpdesk > Helpdesk.
• Beweeg de muis over het kanaal en doe een van de volgende dingen:
  • Klik op Bewerken om een chatroom te bewerken. U kunt ticketinstellingen, routing en configuratie beheren en uw voicemails bewerken. Klik vervolgens op Opslaan.
  • Als u een chatroom wilt verwijderen, klikt u op Verwijderen. Typ in het dialoogvenster het telefoonnummer om de verwijdering te bevestigen. Klik vervolgens op Verbonden kanaal verwijderen.
  • Om een kanaal uit te schakelen, klikt u op om de statusschakelaar uit te schakelen. Klik in het dialoogvenster op Uitschakelen.