Aseta soittokanava help desk -palveluun

Voit perustaa neuvontapalveluun kutsukanavan, jonka avulla voit aloittaa keskusteluketjun, jota voidaan käyttää chatin, sähköpostin ja muiden jaettujen kanavien rinnalla. Voit määrittää tiettyjä käyttäjiä ja tiimejä ja mukauttaa viestejä työaikojen mukaan. Service Hub Professional- ja Enterprise-käyttäjille saapuvat puhelut tukevat jopa 100 käyttäjän samanaikaista soittoa.

Määritä soittokanava

Jotta voit soittaa ja vastaanottaa puheluita Help Deskissä, tarvitset HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron.

Voit määrittää kanavan:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Saapuneet & Help Desk > Help Desk.
3. Valitse Channel (Kanavat) kohdassa Ticket sources and routing (Tiketin lähteet ja reititys).
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa Connect a channel (Yhdistä kanava ).
5. Napsauta Soittaminen.
6. Voit valita puhelinnumeron liittämistavan joko luomalla uuden numeron tai käyttämällä olemassa olevaa HubSpot-numeroa:

Huomaa: jos valitset olemassa olevan numeron, kaikki kyseiseen numeroon määritetyt käyttäjät poistetaan.

• • Uuden numeron luominen:
    • Valitse Luo uusi numero.
    • Luo numerosi maa- ja suuntanumeron / etuliitteen pudotusvalikoiden avulla. HubSpotin tarjoamat puhelinnumerot generoi kolmannen osapuolen palvelu Twilio, ja niiden on täytettävä maakohtaiset määräykset.
    • Napsauta Generate a number (Luo numero). Uusi puhelinnumerosi näkyy alla.

• • • Napsauta Get this number (Hae tämä numero ) oikeassa alakulmassa.
    • Napsauta Jatka käyttöönottoa.
  • Olemassa olevan numeron käyttäminen:
    • Napsauta Käytä olemassa olevaa HubSpot-numeroa.
    • Valitse puhelinnumero taulukosta.

6. • • Napsauta oikeassa alakulmassa Jatka asetuksia .
7. Määritä Ticket-automaation määrittäminen -sivulla, mitä ominaisuuksia tämän kanavan uudet liput sisältävät. Jos et aseta kanavakohtaisia ominaisuuksia, sovelletaan help desk -lippusi asetuksia. Napsauta Seuraava.
8. Täytä kanavan nimi Reititys ja määritys -sivulla.
9. Määritä soittokanavan tunnit valitsemalla Kanavan toiminta-ajat-kohdassa + Lisää tunnit.
10. Napsauta kohdassa Reititys käyttöaikana -pudotusvalikosta Tietyt käyttäjät ja tiimit ja napsauta valintaruutuja kunkin sellaisen käyttäjän tai tiimin vieressä, jolle haluat reitittää puhelut työaikana. Lisätietoja työaikojen määrittämisestä.
11. Napsauta seuraavaksi Setup Voicemail. Kirjoita oikeassa paneelissa viesti, jos haluat luoda viestistäsi ääniversion. Napsauta Tallenna.
12. Napsauta Setup Voicemail (Äänipostin määrittäminen ) -kohdassa Routing after hours (Reititys työajan jälkeen) ja kirjoita viesti puheluille, joihin ei vastata työajan jälkeen. Napsauta Tallenna.
13. Napsauta Finish (Valmis).

Puhelujen soittaminen ja vastaanottaminen kutsukanavalla

Kun kutsukanavasi on määritetty, voit soittaa ja vastaanottaa puheluita muiden help deskiin liitettyjen kanavien ohella. Jos haluat lisätietoja help desk -työkalun eri ominaisuuksista ja siitä, miten voit käyttää niitä yhteydenpidon hallintaan yhteystietojesi kanssa, napsauta tästä.

Huomaa: jos olet Super Admin, voit valita tilillesi päivitetyn soittokokemuksen Help Deskin beta-versiossa. Kaikki beta-vaiheessa olevat ominaisuudet mainitaan kyseisessä vaiheessa.

Voit vastaanottaa puheluita kutsukanavassasi:

1. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Palvelu > Käyttötuki.
2. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Olet käytettävissä -kytkintä päälle. Jos tämä kytkin ei ole päällä, et voi vastaanottaa saapuvia puheluita jaetulla kutsukanavallasi. Saapuvat puhelut soivat samanaikaisesti enintään 100:lle kutsukanavaan määritetylle käytettävissä olevalle käyttäjälle. Lue, miten voit vastaanottaa ja hallita saapuvia puheluita HubSpot-selaimessa.

3. Saapuvia puheluita varten:
   • Kun käyttäjä vastaa puheluun, se lakkaa soimasta kaikille muille käyttäjille. Napsauta puhelun kaukosäätimessä jotakin seuraavista:
     • Assistentti: napsauta Breeze Assistant -kuvaketta saadaksesi hyödyllistä tekoälykontekstia odottamatta, että transkriptiota käsitellään.
     • Muistiinpanot: Voit tehdä muistiinpanoja keskustelun aikana.
     • Näytä lippu (BETA): siirtyäksesi lippusäikeeseen.

4. Lähteviä puheluita varten:
   • Jos haluat soittaa lähtevän puhelun lippusäikeestä:
     • Napsauta lippujen nimeä taulukossa.

3. • • Napsauta vasemmassa alakulmassa Sähköposti. Valitse ponnahdusikkunassa Soita ja valitse sitten kehotteiden mukaisesti yhteyshenkilön lähtevän puhelun numero ja numero , josta haluat soittaa.
4. 
   • • Noudata samoja edellä lueteltuja vaiheita.
5. Jos keskusteluketjua ei ole vielä olemassa, help deskiin ilmestyy uusi keskusteluketju, joka on määritetty puheluun vastanneelle käyttäjälle.
6. (BETA) Puhelun aikana voit tehdä tikettilangassa seuraavat toimet:
   • Tee muistiinpanoja puhelun aikana.
   • Napsauta Live-tekstit-välilehteä nähdäksesi reaaliaikaisen puhtaaksikirjoituksen käynnissä olevasta puhelusta.
   • Napsauta Breeze Q&A -painiketta käynnistääksesi keskustelun nykyisestä puhelusta. Pikatoimintoihin kuuluvat kehotukset: Yhteenveto tähänastisesta keskustelusta, Yhteenveto seuraavista vaiheista ja Ehdota tarkentavia kysymyksiä. Voit jatkaa keskustelua Breezen oikeassa sivupalkissa.

1. • (BETA) Kun puhelu päättyy, luodaan puhelun transkriptio ja yhteenveto. Napsauta Malli-pudotusvalikkoa ja valitse Tuki nähdäksesi räätälöidyn yhteenvedon. Manuaaliset muistiinpanot säilyvät muistiinpanot-välilehdellä. Yhteenvetoja voi muokata, ja niissä on Kysy minulta mitä tahansa -osio, jossa Breeze voi esittää kysymyksiä kirjaamastasi puhelusta.

7. Voit laatia sähköpostiviestin vastauseditorin avulla tai ilmoittaa tiketistä toiselle tiimin jäsenelle Kommentti-välilehdellä. Kommentti-välilehti tulee näkyviin vain, jos lähtevä sähköpostiviesti on laadittu tai lähetetty.
8. Jos puheluun ei vastata, luodaan uusi kohdentamaton viestiketju, ja siitä ilmoitetaan kaikille soittokanavalle määritetyille käyttäjille. Napsauta pudotusvalikkoa Omistaja, jos haluat määrittää vastaamatta jääneen puhelun omistajan.

Puhelujen pitäminen ja siirtäminen soittokanavalla

Kun olet vastannut puheluun, voit asettaa soittajan pitoon. Voit myös siirtää puhelun muille saman kutsukanavan käyttäjille tai muihin työtiloihin.

1. Voit asettaa soittajan pitoon valitsemalla Soita etänä -valintaikkunassa tai Puhelu-välilehdellä Pitoon. Pidossa ollessaan soittajat kuulevat pitomusiikkia.
2. Jos haluat ottaa soittajan pois pitotilasta, napsauta uudelleen Hold.
3. Voit siirtää puhelun napsauttamalla Siirrä-kuvaketta . Kirjoita Etsi edustaja -kenttään sen edustajan tai työtilan nimi, johon haluat siirtää. Napsauta sitten Suorita siirto loppuun. Kun olet valmis, aloittava edustaja voi lopettaa puhelun. Siirtävä edustaja voi sitten napsauttaa Complete transfer (Suorita siirto loppuun ) ottaakseen soittajan pois pidosta ja jatkaakseen keskustelua.

Puhelukanavien hallinta

Voit muokata, poistaa tai poistaa soittokanavan käytöstä:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Valitse vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa Saapuneet ja tukipalvelu > Tukipalvelu.
3. Valitse Ticket sources and routing (Tiketin lähteet ja reititys) -kohdassa Channels (Kanavat).
4. Vie hiiren kursori kanavan päälle ja tee jokin seuraavista:
   • Voit muokata kanavaa valitsemalla Muokkaa. Voit hallita tikettiasetuksia, reititystä ja määritystä sekä muokata ääniviestejä. Valitse sitten Tallenna.
   • Voit poistaa kanavan valitsemalla Poista. Kirjoita valintaikkunaan puhelinnumero, jolla voit vahvistaa poiston. Napsauta sitten Poista yhdistetty kanava.
   • Voit poistaa kanavan käytöstä napsauttamalla Tilakytkin pois päältä. Napsauta valintaikkunassa Kytke pois päältä.