Aseta soittokanava help desk -palveluun

Voit perustaa neuvontapalveluun kutsukanavan, jonka avulla voit aloittaa keskusteluketjun, jota voidaan käyttää chatin, sähköpostin ja muiden jaettujen kanavien rinnalla. Voit määrittää tiettyjä käyttäjiä ja tiimejä ja mukauttaa viestejä työaikojen mukaan. Service Hub Professional- ja Enterprise-käyttäjille saapuvat puhelut tukevat jopa 100 käyttäjän samanaikaista soittoa.

Huomaa: jos olet HubSpot-tilisi pääjärjestelmänvalvoja, voit valita tilisi beta-ominaisuuden, jota haluat kokeilla, tuotepäivitykset-sivulla.

Aseta kutsukanava

Jotta voit soittaa ja vastaanottaa puheluita help deskissä, tarvitset HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron.

Kanavan määrittäminen:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Valitse vasemmanpuoleisen sivupalkin valikosta Työkalut-kohdasta Saapuneet ja Help Desk > Help Desk.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Connect a channel (Yhdistä kanava ).

• Napsauta Soita.

• Voit valita puhelinnumeron liittämistavan joko luomalla uuden numeron tai käyttämällä olemassa olevaa HubSpot-numeroa:

Huomaa: jos valitset olemassa olevan numeron, kaikki kyseiseen numeroon määritetyt käyttäjät poistetaan.

• • Uuden numeron luominen:
    • Valitse Luo uusi numero.
    • Luo numerosi maa- ja suuntanumeron / etuliitteen pudotusvalikoiden avulla. HubSpotin tarjoamat puhelinnumerot generoi kolmannen osapuolen palvelu Twilio, ja niiden on täytettävä maakohtaiset määräykset.
    • Napsauta Generate a number (Luo numero). Uusi puhelinnumerosi näkyy alla.

• • • Napsauta oikeassa alareunassa olevaa Hae tämä numero -painiketta.
    • Napsauta Jatka asetuksia.
  • Olemassa olevan numeron käyttäminen:
    • Napsauta Käytä olemassa olevaa HubSpot-numeroa.
    • Valitse puhelinnumero taulukosta.

• • • Napsauta oikeassa alakulmassa Jatka asetuksia .
• Määritä Ticket-automaation määrittäminen -sivulla, mitä ominaisuuksia tämän kanavan uudet liput sisältävät. Jos et aseta kanavakohtaisia ominaisuuksia, sovelletaan help desk -lippusi asetuksia. Napsauta Seuraava.
• Täytä kanavan nimi Reititys ja määritys -sivulla.
• Määritä soittokanavan tunnit valitsemalla Kanavan toiminta-ajat-kohdassa + Lisää tunnit.

• Napsauta kohdassa Reititys työaikanapudotusvalikosta Tietyt käyttäjät ja tiimit ja napsauta valintaruutuja kunkin sellaisen käyttäjän tai tiimin vieressä, jolle haluat reitittää puhelut työaikana. Lue, miten työaikoja määritetään.

• Valitse seuraavaksi Setup Voicemail. Kirjoita oikeassa paneelissa viesti, jotta voit luoda viestistäsi ääniversion. Napsauta Tallenna.
• Napsauta Setup Voicemail -kohdassa Routing after hours (Reititys työajan jälkeen), jos haluat syöttää viestin työajan jälkeen vastaamattomille puheluille. Napsauta Tallenna.
• Napsauta Finish (Valmis).

Puheluiden vastaanottaminen kutsukanavalla

Kun soittokanavasi on määritetty, voit vastaanottaa puheluita muiden neuvontapalveluun liitettyjen kanavien ohella. Jos haluat lisätietoja help desk -työkalun eri ominaisuuksista ja siitä, miten voit käyttää niitä yhteydenpidon hallintaan yhteystietojesi kanssa, napsauta tästä.

Voit vastaanottaa puheluita kutsukanavallasi:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Työtilat > Käyttötuki.
• Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Olet käytettävissä -kytkintä. Jos tämä kytkin ei ole päällä, et voi vastaanottaa saapuvia puheluita jaetulla kutsukanavallasi.

• Inbound puhelut soivat samanaikaisesti enintään 100:lle käytettävissä olevalle käyttäjälle, jotka on määritetty kutsukanavalle. Lue, miten vastaanotat ja hallitset saapuvia puheluita HubSpot-selaimessa.

• Kun käyttäjä vastaa puheluun, se lakkaa soimasta kaikille muille käyttäjille. Valitse puhelun kaukosäätimessä Ota muistiinpanoja, niin pääset soittokanavasi keskusteluketjuun.

• Help deskiin ilmestyy uusi viestiketju, joka on osoitettu puheluun vastanneelle käyttäjälle.
• Voit laatia sähköpostiviestin vastauseditorin avulla tai ilmoittaa tiketistä toiselle tiimin jäsenelle Kommentti-välilehdellä. Kommentti-välilehti tulee näkyviin vain, jos lähtevä sähköpostiviesti on laadittu tai lähetetty.

• Jos puheluun ei vastata, luodaan uusi kohdentamaton viestiketju, ja siitä ilmoitetaan kaikille kutsuvalle kanavalle määritetyille käyttäjille. Napsauta pudotusvalikkoa Omistaja, jos haluat määrittää vastaamattoman puhelun omistaja.
• Voit soittaa lähteviä puheluita olemassa olevista lippusäikeistä, jotka on liitetty yhteystietoon tai yritykseen.

Pidä ja siirrä puheluita soittokanavallasi

Kun olet vastannut puheluun, voit asettaa soittajan pitoon. Voit myös siirtää puhelun muille samalla kutsukanavalla oleville käyttäjille, jotka ovat tällä hetkellä tavoitettavissa ja joiden kutsuvälilehti on auki.

• Jos haluat asettaa soittajan pitoon, valitse Soita etänä -valintaikkunassa tai Soita-välilehdellä pito. Kun soittaja on pidossa, hän kuulee pitomusiikkia.
• Jos haluat ottaa soittajan pois pitotilasta, napsauta uudelleen Hold.
• Kun olet asettanut soittajan pitoon, jos haluat siirtää puhelun, valitse Siirrä ja valitse käyttäjä, jolle haluat siirtää puhelun. Kun olet valmis, puhelun aloittava edustaja voi lopettaa puhelun. Siirtävä käyttäjä voi ottaa soittajan pois pitotilasta ja jatkaa keskustelua napsauttamalla Pitoa.

Hallitse soittokanavia

Voit muokata, poistaa tai poistaa soittokanavan käytöstä:

• Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
• Valitse vasemmanpuoleisen sivupalkin valikosta Työkalut-kohdasta Saapuneet ja Help Desk > Help Desk.
• Vie hiiren kursori kanavan päälle ja tee jokin seuraavista:
  • Jos haluat muokata kanavaa, valitse Muokkaa. Voit hallita tikettiasetuksia, reititystä ja määritystä sekä muokata ääniviestejä. Valitse sitten Tallenna.
  • Voit poistaa kanavan valitsemalla Poista. Kirjoita valintaikkunaan puhelinnumero, jolla voit vahvistaa poiston. Napsauta sitten Poista yhdistetty kanava.
  • Voit poistaa kanavan käytöstä napsauttamalla Tilakytkin pois päältä. Napsauta valintaikkunassa Kytke pois päältä.