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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.

Einrichten eines Aufrufkanals in Help Desk (BETA)

Zuletzt aktualisiert am: April 3, 2024

Mit einem der folgenden Abonnements verfügbar (außer in den angegebenen Fällen):

Service Hub   Professional , Enterprise

Sie können einen Aufruf-Kanal im Helpdesk einrichten, um einen Gesprächsfaden zu starten, der neben Chat, E-Mail und anderen gemeinsamen Kanälen verwendet werden kann. Sie können bestimmte Benutzer und Teams zuweisen und die Nachrichten an die Arbeitszeiten anpassen. Für Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise Benutzer unterstützen eingehende Anrufe das gleichzeitige Klingeln für bis zu 100 Benutzer. 

Bitte beachten Sie: Wenn Sie ein Super-Admin in Ihrem HubSpot-Account sind, können Sie Ihren Account unter für eine Beta-Funktion anmelden, die Sie auf der Seite Produkt-Updates ausprobieren möchten.

Einrichten eines Aufruf-Kanals

Um Aufrufe im Help Desk zu tätigen und zu empfangen, benötigen Sie eine von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer

So konfigurieren Sie Ihren Kanal:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Tools auf Posteingang & Help Desk > Help Desk
  • Klicken Sie oben rechts auf Einen Kanal verbinden.

connect-a-channel

  • Klicken Sie auf . Rufen Sieauf.

aufruf zur Kanalwahl

  • Für die Verbindung einer Telefonnummer können Sie entweder eine neue Nummer generieren oder eine bestehende HubSpot-Nummer verwenden:

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine bestehende Nummer auswählen, werden alle dieser Nummer zugewiesenen Benutzer entfernt.

    • Um eine neue Nummer zu generieren:
      • Klicken Sie auf . Generieren Sie eine neue Nummer.
      • Verwenden Sie die Dropdown-Menüs Land und Ortsvorwahl / Vorwahl , um Ihre Nummer zu generieren. Von HubSpot bereitgestellte Telefonnummern werden von dem Drittanbieterdienst Twilio generiert und müssen länderspezifischen Vorschriftenentsprechen.
      • Klicken Sie auf . Erzeugen Sie eine Nummer. Ihre neue Rufnummer wird unten angezeigt.

eine Rufnummer generieren

      • Klicken Sie unten rechts auf , um diese Nummer abzurufen.
      • Klicken Sie auf und fahren Sie mit der Einrichtung vonfort.
    • Um eine vorhandene Nummer zu verwenden:
      • Klicken Sie auf Verwenden Sie eine vorhandene HubSpot-Nummer.
      • Klicken Sie in der Tabelle auf eine Telefonnummer.

wähle-eine-vorhandene-Nummer-1

      • Klicken Sie unten rechts auf und fahren Sie mit der Einrichtung von fort.
  • Legen Sie auf der Seite Ticketautomatisierung einrichten fest, welche Eigenschaften neue Tickets aus diesem Kanal enthalten sollen. Wenn Sie keine kanalspezifischen Eigenschaften festlegen, gelten Ihre Helpdesk-Ticket-Einstellungen. Klicken Sie auf Weiter.
  • Geben Sie auf der Seite Routing & Konfiguration den Kanalnamen ein.
  • Unter Channel working hours, klicken Sie auf + Add hours, um die Stunden für Ihren Aufruf-Kanal zu konfigurieren.

aufruf-Zeiten

  • Klicken Sie unter Routing während der Arbeitszeit, auf das Dropdown-Menü Bestimmte Benutzer und Teams und klicken Sie auf die Kontrollkästchen  neben den einzelnen Benutzern oder Teams, an die Sie die Aufrufe während der Arbeitszeit weiterleiten möchten. Erfahren Sie, wie Sie Arbeitszeiten einrichten.

routing während und nach der Arbeitszeit-1

  • Klicken Sie anschließend auf Voicemail einrichten. Geben Sie im rechten Feld eine Nachricht ein, um eine Audio Version Ihrer Nachricht zu erstellen. Klicken Sie auf Speichern.
  • Klicken Sie unter Routing nach Geschäftsschluss auf Setup Voicemail, um eine Nachricht für unbeantwortete Anrufe nach Geschäftsschluss einzugeben. Klicken Sie auf Speichern.
  • Klicken Sie auf Fertigstellen.

Entgegennahme von Anrufen in Ihrem Anrufkanal

Sobald Ihr Anrufkanal konfiguriert ist, können Sie neben anderen Kanälen, die mit Ihrem Helpdesk verbunden sind, auch Aufrufe empfangen. Um mehr über die verschiedenen Funktionen des Helpdesk-Tools zu erfahren und darüber, wie Sie diese zur Verwaltung der Kommunikation mit Ihren Kontakten nutzen können, klicken Sie auf hier.

Bitte beachten:

  • Das Klingeln Ihres Geräts sollte in HubSpot auf Ring eingestellt sein, um eingehende Aufrufe im HubSpot-Browserzu empfangen. 
  • Nachdem einem Benutzer eine Nummer zugewiesen wurde, die mit einem Anrufkanal verbunden ist, muss er mindestens einmal den Helpdesk besuchen, um Aufrufe in diesem Kanal entgegennehmen zu können.
  • Das Anruffenster muss geöffnet bleiben, um eingehende Anrufe zu empfangen.

 

Zum Empfangen von Aufrufen in Ihrem Anrufkanal:

  • Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Workspaces > Helpdesk.
  • Klicken Sie oben links auf den Schalter You're available, um ihn einzuschalten. Wenn dieser Schalter nicht eingeschaltet ist, können Sie keine eingehenden Anrufe in Ihrem gemeinsamen Anrufkanal empfangen.

einschalten-aufruf-help-desk-1

antwort-Eingangs-Anruf

  • Sobald ein Benutzer einen Aufruf annimmt, hört dieser für alle anderen Benutzer auf zu klingeln. Klicken Sie in der Fernbedienung des Aufrufs auf Notizen machen, um zum Gesprächsfaden Ihres Aufrufkanals zu gelangen.

take-notes-inbound-call

  • Im Helpdesk erscheint ein neuer Thread, der dem Benutzer, der den Aufruf beantwortet hat, zugeordnet ist. 

aufruf in der Mailbox

  • Wenn der Aufruf nicht angenommen wird, wird ein neuer, nicht zugewiesener Thread erstellt und alle Benutzer, die dem anrufenden Kanal zugewiesen sind, werden benachrichtigt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eigentümer, um den Eigentümer des verpassten Anrufs zuzuordnen.
  • Sie können ausgehende Anrufe aus bestehenden Ticket-Threads tätigen, die mit einem Kontakt oder einem Unternehmen verknüpft sind.

aufruf-vom-Ticket-in-Help-Desk

Verwalten von Aufrufkanälen

Um einen Aufruf-Kanal zu bearbeiten, zu löschen oder zu deaktivieren:

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Tools auf Posteingang & Help Desk > Help Desk
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kanal und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:
    • Um einen Kanal zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten. Sie können Ticket-Einstellungen verwalten, Routing und Konfiguration, und Ihre Sprachnachrichten bearbeiten. Klicken Sie dann auf Speichern.
    • Um einen Kanal zu löschen, klicken Sie auf Löschen. Geben Sie im Dialogfeld die Rufnummer ein, um den Löschvorgang zu bestätigen. Klicken Sie dann auf Verbundenen Kanal löschen.
    • Um einen Kanal auszuschalten, klicken Sie auf den Schalter Status und schalten Sie ihn aus. Klicken Sie im Dialogfeld auf Ausschalten.

aufruf-Kanal abschalten

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