Skonfiguruj kanał połączeń w dziale pomocy
Data ostatniej aktualizacji: sierpnia 16, 2024
Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:
Service Hub Professional , Enterprise |
Możesz skonfigurować kanał wywoływania w centrum pomocy, aby rozpocząć wątek konwersacji, który może być używany wraz z czatem, pocztą e-mail i innymi udostępnionymi kanałami. Można przypisać określonych użytkowników i zespoły oraz dostosować wiadomości do godzin pracy. W przypadku użytkowników Sales Hub i Service Hub Professional i Enterprise połączenia przychodzące obsługują jednoczesne dzwonienie dla maksymalnie 100 użytkowników.
Można łączyć tylko
- Trzy kanały połączeń dla kont Professional.
- Pięć kanałów połączeń dla kont Enterprise.
Uwaga: jeśli jesteś super administratorem na swoim koncie HubSpot, możesz wybrać swoje konto do funkcji beta, którą chcesz wypróbować na stronie Aktualizacje produktu.
Konfigurowanie kanału połączeń
Aby wykonywać i odbierać połączenia w centrum pomocy, potrzebny jest numer telefonu podany przez HubSpot.
Aby skonfigurować kanał:
- Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
- W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia kliknij Skrzynka odbiorcza i Help Desk > Help Desk.
- Kliknij Połącz kanał w prawym górnym rogu.
- Kliknij opcję Połącz.
- Aby wybrać sposób podłączenia numeru telefonu, możesz wygenerować nowy numer lub użyć istniejącego numeru HubSpot:
Uwaga: jeśli wybierzesz istniejący numer, wszyscy użytkownicy przypisani do tego numeru zostaną usunięci.
-
- Aby wygenerować nowy numer:
- Kliknij Wygeneruj nowy numer.
- Użyj menu rozwijanych Kraj i Numer kierunkowy / prefiks , aby wygenerować numer. Numery telefonów dostarczane przez HubSpot są generowane przez zewnętrzną usługę Twilio i muszą być zgodne z przepisami obowiązującymi w danym kraju.
- Kliknij Wygeneruj numer. Nowy numer telefonu pojawi się poniżej.
- Aby wygenerować nowy numer:
-
-
- Kliknij Pobierz ten numer w prawym dolnym rogu.
- Kliknij Kontynuuj, aby skonfigurować.
- Aby użyć istniejącego numeru:
- Kliknij opcję Użyj istniejącego numeru HubSpot.
- Kliknij numer telefonu w tabeli.
-
-
-
- Kliknij Kontynuuj konfigurację w prawym dolnym rogu.
-
- Na stronie Konfiguracja automatyzacji zgłoszeń ustaw właściwości, które będą zawierać nowe zgłoszenia z tego kanału. Jeśli nie ustawisz właściwości specyficznych dla kanału, zostaną zastosowane ustawienia zgłoszenia z działu pomocy. Kliknij przycisk Dalej.
- Na stronie Routing & Configuration wprowadź nazwę kanału.
- W obszarze Godziny pracy kanału kliknij + Dodaj godziny, aby skonfigurować godziny dla kanału wywołującego.
- W sekcji Routing w godzinach pracykliknij menu rozwijane Określeni użytkownicy i zespoły , a następnie kliknij pola wyboru obok każdego użytkownika lub zespołu, do którego chcesz kierować połączenia w godzinach pracy. Dowiedz się, jak skonfigurować godziny pracy.
- Następnie kliknij Konfiguracja poczty głosowej. W prawym panelu wprowadź wiadomość, aby utworzyć wersję audio wiadomości. Kliknij Zapisz.
- W sekcji Routing after hours kliknij Setup Voicemail, aby wprowadzić wiadomość dla połączeń nieodebranych po godzinach pracy. Kliknij Zapisz.
- Kliknij Zakończ.
Odbieranie połączeń w kanale połączeń
Po skonfigurowaniu kanału połączeń można odbierać połączenia wraz z innymi kanałami połączonymi z działem pomocy technicznej. Aby dowiedzieć się więcej o różnych funkcjach narzędzia help desk i sposobie ich wykorzystania do zarządzania komunikacją z kontaktami, kliknij tutaj.
Uwaga:
- Dzwonek urządzenia powinien być ustawiony na Ring in HubSpot, aby odbierać połączenia przychodzące w przeglądarce HubSpot.
- Po przypisaniu użytkownika do numeru połączonego z kanałem połączeń, musi on przynajmniej raz odwiedzić centrum pomocy, aby móc odbierać połączenia w tym kanale.
- Okno połączeń musi pozostać otwarte, aby odbierać połączenia przychodzące.
Aby odbierać połączenia w swoim kanale połączeń:
- Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Przestrzenie robocze > Centrum pomocy..
- W lewym górnym rogu kliknij, aby włączyć przełącznik Jesteś dostępny. Jeśli ten przełącznik nie jest włączony, nie będzie można odbierać połączeń przychodzących we współdzielonym kanale połączeń.
- Połączenia przychodzące będą dzwonić jednocześnie do 100 dostępnych użytkowników przypisanych do kanału połączeń. Dowiedz się, jak odbierać połączenia przychodzące i zarządzać nimi w przeglądarce HubSpot.
- Gdy użytkownik odbierze połączenie, przestanie ono dzwonić dla wszystkich innych użytkowników. W pilocie połączenia kliknij opcję Rób notatki, aby przejść do wątku konwersacji kanału połączeń.
- W centrum pomocy pojawi się nowy wątek przypisany do użytkownika, który odebrał połączenie.
- Użyj edytora odpowiedzi, aby utworzyć wiadomość e-mail lub użyj karty Komentarz, aby powiadomić innego członka zespołu o zgłoszeniu. Zakładka Komentarz pojawi się tylko wtedy, gdy sporządzono lub wysłano wychodzącą wiadomość e-mail.
- Jeśli połączenie nie zostanie odebrane, utworzony zostanie nowy nieprzypisany wątek, a wszyscy użytkownicy przypisani do kanału wywołującego zostaną powiadomieni. Kliknij menu rozwijane Właściciel, aby przypisać właściciela nieodebranego połączenia.
- Możesz wykonywać połączenia wychodzące z istniejących wątków zgłoszeń, które są powiązane z kontaktem lub firmą.
Zawieszanie i przekazywanie połączeń w kanale połączeń
Po odebraniu połączenia można zawiesić dzwoniącego. Możesz także przenieść połączenie do innych użytkowników w tym samym kanale połączeń, którzy są aktualnie dostępni i mają otwartą kartę połączeń.
- Aby zawiesić dzwoniącego, w oknie dialogowym Call Remote lub na stronie karty Call kliknij przycisk Hold. Podczas wstrzymania dzwoniący usłyszą muzykę wstrzymania.
- Aby wyłączyć zawieszenie połączenia, należy ponownie kliknąć przycisk Hold.
- Po zawieszeniu dzwoniącego, jeśli chcesz przekazać połączenie, kliknij Transfer i wybierz użytkownika, któremu chcesz przekazać połączenie. Gdy będzie to gotowe, inicjujący przedstawiciel może zawiesić połączenie. Użytkownik przekazujący może kliknąć przycisk Wstrzymaj, aby zdjąć dzwoniącego ze stanu wstrzymania i wznowić rozmowę.
Zarządzanie kanałami połączeń
Aby edytować, usunąć lub wyłączyć kanał połączeń:
- Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
- W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Narzędzia, kliknij Skrzynka odbiorcza i dział pomocy > Dział pomocy.
- Najedź kursorem na kanał, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:
- Aby edytować kanał, kliknij Edytuj. Możesz zarządzać ustawieniami zgłoszeń, routingiem i konfiguracją oraz edytować wiadomości głosowe. Następnie kliknij Zapisz.
- Aby usunąć kanał, kliknij Usuń. W oknie dialogowym wpisz numer telefonu, aby potwierdzić usunięcie. Następnie kliknij Usuń połączony kanał.
- Aby wyłączyć kanał, kliknij przełącznik Status. W oknie dialogowym kliknij Wyłącz.