ตั้งค่าช่องทางการโทรในศูนย์ช่วยเหลือ

คุณสามารถตั้งค่าช่องทางการโทรในศูนย์ช่วยเหลือเพื่อเริ่มชุดการสนทนาที่สามารถใช้ควบคู่ไปกับการแชทอีเมลและช่องทางที่ใช้ร่วมกันอื่นๆได้ คุณสามารถกำหนดผู้ใช้และทีมที่ต้องการและปรับแต่งข้อความตามเวลาทำงานได้ สำหรับผู้ใช้ Service Hub Professional และ Enterprise การโทรเข้ารองรับการโทรพร้อมกันได้สูงสุด 100 ผู้ใช้

ตั้งค่าช่องทางการโทร

หากต้องการโทรออกและรับสายในศูนย์ช่วยเหลือคุณต้องมีหมายเลขโทรศัพท์ของ HubSpot 

ในการกำหนดค่าช่องของคุณ:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกกล่องข้อความและฝ่ายช่วยเหลือ > ฝ่ายช่วยเหลือ
3. ใต้แหล่งที่มาของตั๋วและการกำหนดเส้นทางให้เลือก ช่อง 
4. คลิกเชื่อมต่อช่องทางที่ด้านบนขวา
5. คลิกการโทร
6. ในการเลือกวิธีเชื่อมต่อหมายเลขโทรศัพท์คุณสามารถสร้างหมายเลขใหม่หรือใช้หมายเลข HubSpot ที่มีอยู่:

โปรดทราบ: หากคุณเลือกหมายเลขที่มีอยู่ผู้ใช้ทั้งหมดที่กำหนดให้กับหมายเลขนั้นจะถูกลบออก

• • วิธีสร้างหมายเลขใหม่:
    • คลิกสร้างหมายเลขใหม่
    • ใช้เมนูแบบเลื่อนลงรหัสประเทศและพื้นที่/คำนำหน้าเพื่อสร้างหมายเลขของคุณ หมายเลขโทรศัพท์ที่ให้ไว้ของ HubSpot สร้างขึ้นโดยบริการของบุคคลที่สาม Twilio และต้องเป็นไปตามกฎระเบียบเฉพาะของประเทศ
    • คลิกสร้างตัวเลข เบอร์โทรใหม่ของคุณจะปรากฏด้านล่าง

• • • คลิกรับหมายเลขนี้ที่ด้านล่างขวา
    • คลิกดำเนินการต่อเพื่อตั้งค่า
  • วิธีใช้หมายเลขที่มีอยู่:
    • คลิกใช้หมายเลข HubSpot ที่มีอยู่
    • คลิกหมายเลขโทรศัพท์จากตาราง

6. • • คลิกดำเนินการต่อเพื่อตั้งค่าที่ด้านล่างขวา
7. ในหน้าตั้งค่าตั๋วอัตโนมัติให้ตั้งค่าที่พักที่จะมีตั๋วใหม่จากช่องนี้ หากไม่ได้ตั้งค่าที่พักเฉพาะช่องระบบจะปรับใช้การตั้งค่าตั๋วศูนย์ช่วยเหลือคลิกถัดไป
8. ในหน้าการกำหนดเส้นทางและการกำหนดค่าให้กรอกชื่อช่อง
9. ภายใต้เวลาทำการของช่องให้คลิก + เพิ่มชั่วโมงเพื่อกำหนดค่าชั่วโมงสำหรับช่องทางการโทรของคุณ
10. ใต้การกำหนดเส้นทางในช่วงเวลา ทำการให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเฉพาะผู้ใช้และทีมแล้วคลิกช่องทำเครื่องหมายถัดจากผู้ใช้หรือทีมที่คุณต้องการกำหนดเส้นทางการโทรในช่วงเวลาทำการ ดูวิธีตั้งค่าเวลาทำงาน
11. จากนั้นคลิกตั้งค่าข้อความเสียง ในแผงด้านขวาให้ป้อนข้อความเพื่อสร้างเวอร์ชันเสียงของข้อความของคุณคลิกบันทึก
12. ใต้การกำหนดเส้นทางหลังเวลาทำการให้คลิกตั้งค่าข้อความเสียงเพื่อป้อนข้อความสำหรับการโทรที่ยังไม่ได้ตอบหลังเวลาทำการคลิก บันทึก
13. คลิกเสร็จสิ้น

การโทรออกและรับสายในช่องทางการโทรของคุณ

เมื่อกำหนดค่าช่องทางการโทรของคุณแล้วคุณสามารถโทรออกและรับสายพร้อมกับช่องทางอื่นๆที่เชื่อมต่อกับศูนย์ช่วยเหลือของคุณได้ หากต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับฟีเจอร์ต่างๆของเครื่องมือช่วยเหลือและวิธีใช้เพื่อจัดการการสื่อสารกับผู้ติดต่อของคุณโปรดคลิกที่นี่

โปรดทราบ: หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบระดับสูงคุณสามารถเลือกบัญชีของคุณเข้าสู่ประสบการณ์การโทรที่อัปเดตในเบต้า Help Desk ได้ ฟีเจอร์ทั้งหมดในเบต้าจะถูกบันทึกไว้ในขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง

วิธีรับสายในช่องทางการโทรของคุณ:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ บริการ > ฝ่ายช่วยเหลือ
2. ที่ด้านบนซ้ายให้คลิกเพื่อสลับสวิตช์เปิดคุณพร้อมใช้งาน หากไม่ได้เปิดสวิตช์นี้คุณจะไม่สามารถรับสายเรียกเข้าในช่องทางการโทรที่ใช้ร่วมกันได้ การโทรเข้าจะดังขึ้นพร้อมกันสำหรับผู้ใช้ที่พร้อมใช้งานสูงสุด 100 คนที่กำหนดให้กับช่องทางการโทร เรียนรู้วิธีรับและจัดการสายเรียกเข้าในเบราว์เซอร์ HubSpot

3. สำหรับการโทรเข้า:
   • เมื่อผู้ใช้รับสายแล้วสายจะหยุดดังสำหรับผู้ใช้รายอื่นทั้งหมด ในรีโมทการโทรให้คลิกสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้:
     • ผู้ช่วย: คลิกไอคอนผู้ช่วยบรีซเพื่อรับบริบท AI ที่เป็นประโยชน์โดยไม่ต้องรอให้ประมวลผลคำบรรยาย
     • หมายเหตุ: เพื่อจดบันทึกระหว่างการสนทนา
     • ดูตั๋ว (เบต้า): เพื่อไปยังชุดตั๋ว

4. สำหรับการโทรออก:
   • วิธีโทรออกจากชุดตั๋ว:
     • คลิกที่ชื่อตั๋วในตาราง

3. • • ที่ด้านล่างซ้ายให้คลิก อีเมล ในกล่องป๊อปอัปให้คลิกโทรจากนั้นทำตามคำแนะนำเพื่อเลือกหมายเลขโทรศัพท์ขาออกของผู้ติดต่อและหมายเลขที่คุณต้องการโทร
4. 
    
   • • ทำตามขั้นตอนเดียวกับที่ระบุไว้ข้างต้น
5. หากยังไม่มีชุดข้อความชุดข้อความใหม่จะปรากฏในศูนย์ช่วยเหลือที่กำหนดให้กับผู้ใช้ที่รับสาย 
6. (เบต้า) ในระหว่างการเข้าพบคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้ในหัวข้อตั๋ว:
   • จดบันทึกตอนรับสาย
   • คลิกแท็บคำบรรยายภาพสดเพื่อดูบันทึกการโทรปัจจุบันแบบเรียลไทม์
   • คลิกถาม - ตอบ Breeze เพื่อเริ่มแชทเกี่ยวกับการโทรปัจจุบันของคุณ การกระทำที่รวดเร็วรวมถึงการแจ้งให้: สรุปการสนทนาจนถึงตอนนี้สรุปขั้นตอนต่อไปและแนะนำคำถามที่ชัดเจน คุณสามารถสนทนากับบรีซต่อได้ที่แถบด้านขวา

1. • (เบต้า) เมื่อการโทรสิ้นสุดลงบันทึกการโทรและสรุปจะถูกสร้างขึ้น คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเทมเพลตแล้วเลือกฝ่ายสนับสนุนเพื่อดูข้อมูลสรุปที่ปรับให้เหมาะกับคุณ บันทึกด้วยตนเองจะถูกเก็บรักษาไว้ใน แท็บบันทึกสรุปสามารถแก้ไขได้และให้ส่วนถามอะไรก็ได้เพื่อแจ้งคำถามเกี่ยวกับการเข้าสู่ระบบของคุณให้บรีซทราบ

7. ใช้ตัวแก้ไขการตอบกลับเพื่อเขียนอีเมลหรือใช้แท็บความคิดเห็นเพื่อแจ้งให้สมาชิกทีมคนอื่นทราบเกี่ยวกับตั๋ว แท็บความคิดเห็นจะปรากฏขึ้นก็ต่อเมื่อมีการร่างหรือส่งอีเมลขาออกเท่านั้น
8. หากไม่รับสายระบบจะสร้างชุดข้อความใหม่ที่ยังไม่ได้กำหนดและผู้ใช้ทั้งหมดที่กำหนดให้กับช่องทางการโทรจะได้รับการแจ้งเตือน คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของเจ้าของเพื่อกำหนดเจ้าของสายที่ไม่ได้รับ

กดค้างและโอนสายในช่องทางการโทรของคุณ

หลังจากที่คุณรับสายแล้วคุณสามารถระงับการโทรของผู้โทรได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถโอนสายไปยังผู้ใช้รายอื่นในช่องทางการโทรเดียวกันหรือไปยังพื้นที่ทำงานอื่นๆ

1. หากต้องการระงับผู้โทรในกล่องโต้ตอบโทรจากระยะไกลหรือในหน้า แท็บโทรให้คลิก ระงับ ขณะรอสายผู้โทรจะได้ยินเสียงเพลงรอสาย
2. หากต้องการระงับสายเรียกเข้าให้คลิกระงับอีกครั้ง
3. หากต้องการโอนสายให้คลิกไอคอนโอน สาย ในช่องค้นหาตัวแทนให้ป้อนชื่อตัวแทนหรือพื้นที่ทำงานที่คุณต้องการถ่ายโอนไป จากนั้นคลิกเสร็จสิ้นการโอน เมื่อพร้อมตัวแทนที่เริ่มต้นสามารถวางสายได้ ตัวแทนการโอนสามารถคลิกเสร็จสิ้นการโอนเพื่อระงับผู้โทรและดำเนินการสนทนาต่อ

จัดการช่องทางการโทร

วิธีแก้ไขลบหรือปิดช่องทางการโทร:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกกล่องข้อความและฝ่ายช่วยเหลือ > ฝ่ายช่วยเหลือ 
3. ใต้แหล่งที่มาของตั๋วและการกำหนดเส้นทางให้เลือก ช่อง 
4. วางเมาส์เหนือช่องจากนั้นทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
   • หากต้องการแก้ไขช่องให้คลิก แก้ไข คุณสามารถจัดการการตั้งค่าตั๋วการกำหนดเส้นทางและการกำหนดค่าและแก้ไขข้อความเสียงของคุณได้จากนั้นคลิกบันทึก
   • หากต้องการลบช่องให้คลิก ลบ ในกล่องโต้ตอบให้พิมพ์หมายเลขโทรศัพท์เพื่อยืนยันการลบ จากนั้นคลิกลบช่องที่เชื่อมต่อ
   • หากต้องการปิดช่องให้คลิกเพื่อปิดสวิตช์ สถานะ ในกล่องโต้ตอบให้คลิกปิด