Opprett fakturaer i HubSpot for å samle inn digitale betalinger gjennom Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger, eller for å spore betalinger som er gjort utenfor HubSpot. Denne oppsettveiledningen går gjennom hvordan du konfigurerer fakturaer for kontoen din, inkludert hvordan du tilpasser prefikser, legger til skatteinformasjon og setter opp fakturaer for abonnementer. Du kan også se gjennom HubSpots standard fakturaegenskaper.
Du kan opprette og ferdigstille fakturaer uten å konfigurere en betalingsbehandler, og fortsette med å samle inn betalinger manuelt. Hvis du imidlertid ønsker å akseptere betalinger på nett, må du konfigurere enten Stripe-betalingsbehandling (tilgjengelig for alle abonnementer) eller HubSpot-betalinger ( kunStarter, Professional eller Enterprise).
Merk: Når du har gjennomført transaksjoner ved hjelp av Stripe-betalingsbehandling med din tilkoblede Stripe-konto, er det for øyeblikket ikke mulig å koble til en alternativ Stripe-konto, eller sette opp HubSpot Payments. På samme måte er det for øyeblikket ikke mulig å flytte fra HubSpot Payments til Stripe-betalingsbehandling når du har gjennomført en transaksjon med HubSpot Payments. Hvis du ikke har gjennomført transaksjoner og ønsker å bytte, kan du kontakte kundestøtte.
Opprett en faktura
Superadministratorer og brukere med objektrettigheter for fakturaer kan opprette en faktura direkte fra en kontakt-, firma-, avtale- eller tilbudspost, eller fra fakturaindekssiden. Du kan også opprette en faktura fra et publisert tilbud for å kopiere tilbudsinformasjonen til en ny faktura.
Merk: Hvis du bruker HubSpot-betalinger, kan du opprette fakturaer hvis kontoens standardvaluta er satt til USD. Hvis du ikke har satt opp en betalingsbehandler eller har satt opp Stripe som betalingsbehandler, kan du opprette fakturaer hvis standardvalutaen din er oppført her.
Slik oppretter du en faktura fra indekssiden:
- Klikk på Opprett faktura øverst til høyre.
Slik oppretter du en faktura fra en kontakt-, firma- eller avtalepost:
- Naviger til postene dine:
- Kontakter:
- Selskaper:
- Avtaler:
- Klikk på navnet på posten.
- Klikk på Legg til i Fakturaer i høyre sidefelt, og velg deretter Opprett faktura. Klikk på Konverter avtale til faktura for å opprette en faktura ved hjelp av informasjonen i avtalen, inkludert tilknyttede varelinjer.
- Hvis du vil knytte en eksisterende faktura til posten, klikker du på Legg til og velger deretter Legg til eksisterende faktura.
Slik oppretter du en faktura fra et publisert tilbud:
- Hold musepekeren over navnet på tilbudet, klikk på Handlinger, og velg deretter Konverter til faktura. Dette oppretter en ny faktura ved hjelp av informasjonen i tilbudet.
Deretter kommer du til fakturaredigeringsprogrammet for å konfigurere fakturadetaljene.
Merk: Når du oppretter en faktura, vil den som standard bruke et standardisert prefiks, INV, etterfulgt av et nummer som øker sekvensielt for hver faktura som opprettes (for eksempel INV-1001 og deretter INV-1002). Du kan oppdatere prefikset og start nummeret for fakturaer i innstillingene dine.
Konfigurer fakturafakturering
I Fakturer til-delen av fakturaredigeringsprogrammet må du først konfigurere fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser med mer.
- Hver faktura må være knyttet til minst én kontaktperson. Slik knytter du fakturaen til en kontakt:
- Klikk på Legg til kontakt.
- Søk etter en eksisterende kontakt i høyre panel, eller opprett en ny.
- Klikk på Neste, og fortsett med å sette opp eventuelle nødvendige tilknytningsetiketter.
- Klikk på Lagre.
- Hver faktura kan knyttes til ett selskap. Slik knytter du fakturaen til et selskap:
- Klikk på Legg til selskap.
- I høyre panel kan du søke etter et eksisterende selskap eller opprette et nytt.
- Klikk på Neste, og fortsett med å konfigurere eventuelle tilknytningsetiketter.
- Klikk på Lagre.
- Slik legger du til en faktureringsadresse på fakturaen:
- Klikk på Rediger under Faktureringsadresse.
- Skriv inn adresseinformasjonen i panelet til høyre.
- Klikk på Bruk.
- Fakturadatoen er som standard satt til inneværende dag. Hvis du vil oppdatere dette, klikker du på Fakturadato-feltet og bruker datovelgeren til å velge en ny dato.
- Som standard forfaller fakturaen til betaling ved mottak av fakturaen. Hvis du vil velge andre betalingsbetingelser, klikker du på rullegardinmenyen Betalingsbetingelser og velger deretter en betalingsbetingelse. Forfallsdatofeltet oppdateres automatisk slik at det samsvarer med den valgte betalingsfristen.
- Hvis du vil legge til et innkjøpsordrenummer på fakturaen, skriver du inn nummeret i feltet PO-nummer.
Legg til varelinjer
I delen Varelinjer legger du til varene som innkjøperen skal kjøpe.
- Hvis du bruker Stripe-betalingsbehandling, kan du konfigurere fakturaens valuta ved hjelp av rullegardinmenyen Valuta. Finn ut mer om hvilke valutaer som støttes av Stripe-betalingsbehandling.
- Slik legger du til eksisterende produkter fra produktbiblioteket ditt (kunProfessional eller Enterprise ):
- Klikk på Velg fra produktbiblioteket.
- I høyre panel merker du av i avmerkingsboksene ved siden av produktene som kjøperen skal kjøpe. Klikk deretter på Legg til.
- Slik legger du til en egendefinert varelinje på fakturaen:
- Klikk på Opprett egendefinert varelinje.
- Konfigurer varelinjedetaljene i høyre panel, og klikk deretter på Lagre. Feltene Navn og Enhetspris er obligatoriske.
- Etter at du har lagret varelinjen, kan du oppdatere detaljene i varelinjeredigeringsprogrammet, inkludert å øke antallet og angi en enhetsrabatt (enten valuta- eller prosentbasert).
- Etter at du har lagt til varelinjer, kan du se delsummen, inkludert eventuelle rabatter, i delen Sammendrag.
Legg til kommentarer
Hvis du vil legge til merknader til kjøperen på fakturaen, kan du legge dem til i kommentarfeltet. Du kan bruke tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn et tekstutdrag. Du kan legge til en standardkommentar som skal vises på alle fakturaer, i fakturainnstillingene.
Konfigurere faktureringsalternativer (kunStarter, Professional og Enterprise )
I Fakturering-delen kan du velge om du vil godta nettbetalinger, angi hvilke betalingsalternativer som skal være tilgjengelige for kjøperen, og velge om du vil samle inn informasjon om fakturerings- og leveringsadresse. Innstillingene for nettbetaling arves fra innstillingene for betalingskassen.
- Hvis du vil godta nettbetalinger, må du slå på Kassa-bryteren. Hvis kassa er slått av, vil alternativene nedenfor ikke være tilgjengelige.
Avanserte innstillinger
I delen Avanserte innstillinger kan du tilpasse språk og språkområde for fakturaen, samt fakturaens URL-adresse. Klikk på Avanserte innstillinger for å få tilgang til de avanserte innstillingene.
- Som standard er språket som brukes for titler og etiketter på siden, satt til engelsk. Hvis du vil oppdatere dette til et annet språk, klikker du på nedtrekksmenyen Språk og velger deretter et språk.
- Dato- og adresseformatet er som standard satt til USA-format. Hvis du vil oppdatere dette til et annet format, klikker du på rullegardinmenyen Locale og velger deretter et land.
- Hvis du vil angi en egendefinert faktura-URL ved hjelp av et av de tilkoblede domenene, klikker du på rullegardinmenyen Domene og velger deretter et domene. Du kan også angi en egendefinert slug på slutten av URL-adressen ved å skrive inn en verdi i feltet Content slug. En forhåndsvisning av fakturaens URL-adresse vises under URL-feltene.
- Hvis du har konfigurert skatte-ID-er i kontoen din og ønsker å inkludere dem i fakturaen, merker du av i avmerkingsboksene for skatte-ID.
Lagre og fullfør
Når som helst under opprettelsen av fakturaen kan du klikke på Lagre øverst til venstre for å lagre fakturaen som et utkast. Du kan når som helst gå tilbake til et utkast for å redigere eller slette det. Du kan også klikke på Forhåndsvis øverst til høyre for å se hvordan fakturaen vil se ut for kjøperen.
Hvis du er klar til å ferdigstille fakturaen slik at du kan sende den til kjøperen:
- Klikk på Fullfør øverst til høyre. Når en faktura er ferdigbehandlet, kan den ikke redigeres eller slettes.
- Gå gjennom ansvarsfraskrivelsen i dialogboksen, og klikk deretter på Fullfør.
Send
Når du har ferdigstilt fakturaen, vises en dialogboks med alternativer for å sende fakturaen til kjøperen via e-post.
- Først setter du opp feltene for e-postadressen:
- Til-feltet fylles automatisk ut med e-postadressen til den første kontakten som er knyttet til fakturaen. Hvis du vil endre denne adressen, klikker du på rullegardinmenyen og velger en kontakt. Du kan også skrive inn en ny e-postadresse, og HubSpot oppretter automatisk en kontaktpost for denne etter sending.
- Cc-feltet fylles automatisk ut med adressene til eventuelle andre kontakter som var knyttet til fakturaen da den ble opprettet. Hvis du vil legge til flere adresser i dette feltet, klikker du på rullegardinmenyen, velger kontakter eller skriver inn egendefinerte e-postadresser.
- Fra-feltet fylles automatisk ut med den tilkoblede e-postadressen, men du kan velge hvilken som helst e-postadresse som er koblet til kontoen.
- Klikk på Send faktura.
- Hvis du i stedet vil skrive en én-til-én-e-post manuelt med en kobling til fakturaen, klikker du på Skriv e-post manuelt.
Kjøperen vil da motta en e-post med fakturadetaljene og en lenke som gjør det mulig å vise fakturaen i nettleseren.
Du kan også sende fakturaen på et senere tidspunkt fra fakturaindekssiden, der du også kan administrere eksisterende fakturaer. Les mer om hvordan du administrerer og deler fakturaer nedenfor.
Administrere fakturaer
Når du har opprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaindekssiden, på samme måte som du administrerer andre CRM-poster.
- Klikk på navnet på fakturaen.
- I høyre panel kan du angi fakturaens eier ved hjelp av feltet Eier, se dens egenskaper, se utførte betalinger og administrere fakturaens tilknytninger.
Administrere utkast til fakturaer
For utkast til fakturaer kan du få tilgang til følgende alternativer ved å klikke på rullegardinmenyen
Handlinger øverst til høyre:
- Rediger : Fortsett å sette opp fakturaen.
- Slett: Slett fakturautkastet.
- Klone: Opprett en ny faktura med de samme opplysningene.
Administrere ferdigstilte fakturaer
For ferdigbehandlede fakturaer kan du få tilgang til følgende alternativer ved å klikke på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre:
- Rediger: Hvisinnstillingen for å redigere fakturaer er slått på, kan superadministratorer og brukere med redigeringstillatelse for fakturaer redigere ferdigbehandlede fakturaer fra fakturaindekssiden. Når endringene er lagret, anbefales det at det sendes en melding til kunden om at fakturaen er endret, med detaljer om endringene.
Vær oppmerksom på dette:
- En faktura kan ikke redigeres hvis det er foretatt en betaling på den.
- Hvis kunden er i ferd med å foreta en betaling mens du gjør endringer, vil lagring av den redigerte fakturaen avbryte en åpen kasse. Hvis betalingen utføres først, blir redigering deaktivert.
- Vis faktura: Åpne fakturaen i en egen nettleserfane.
- Kopier lenke: Kopier fakturaens URL-adresse for å sende den til en kjøper.
- Send: Send fakturaen via e-post. Les mer om hvordan du sender fakturaer via e-post.
- Lastned: last ned en PDF-fil av fakturaen.
- Registrer betaling: Merk fakturaen som betalt manuelt ved å opprette en ny betalingspost eller bruke en eksisterende. Etter at du har valgt dette alternativet:
- For å opprette en ny betalingspost fyller du ut feltene for betalingsdetaljer i høyre sidefelt og klikker deretter på Registrer betaling. Betalingen vil da vises under Betalinger når du viser fakturadetaljene.
- Hvis du vil bruke en eksisterende betaling på fakturaen, klikker du på fanen Bruk eksisterende i høyre sidefelt. Søk deretter etter en betalingsoppføring ved hjelp av betalingsbeløpet, ID-en eller e-postadressen som er knyttet til betalingen. Velg betalingen, og klikk deretter på Bruk betaling. Betalingen vil da vises under Betalinger når du viser fakturadetaljene.
Merk: Når du markerer fakturaen som betalt manuelt, vil ikke kontaktene motta en kvittering automatisk. Hvis det er behov for en kvittering, kan du sende en til kontakten fra betalingssiden.
-
- Slik sletter du en betaling:
- Klikk på navnet på fakturaen.
-
-
- Klikk på Vis tilknyttet betaling i betalingsdelen i høyre sidefelt.
- Klikk på betalingsbeløpet.
- Klikk på rullegardinmenyen Handlinger øverst til høyre, og klikk deretter på Slett.
- Klikk på Slett post for å bekrefte.
- Makulere: Merk fakturaen som ugyldig. Når du har merket en faktura som ugyldig, kan du ikke lenger kreve inn betaling for fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke angres.
- Hvis det er utført en nettbetaling mot fakturaen, er det ikke mulig å annullere fakturaen, selv om det er utstedt en refusjon.
- Hvis det er registrert en manuell betaling mot fakturaen, må betalingen slettes før du kan makulere fakturaen.
- Klone: Opprett en ny faktura med de samme opplysningene.
Filtrere og eksportere fakturaer
Slik
filtrerer du indekssiden
etter bestemte fakturaegenskaper:
- Klikk på Avanserte filtre øverst til venstre.
- Klikk på + Legg til filter i høyre panel for å opprette et nytt filter.
- Søk etter og velg egenskapen du vil filtrere etter, og angi deretter filterkriteriene.
- Klikk på AND eller OR for å velge en annen egenskap. Les mer om hvordan du setter opp filtre og lagrer visninger.
- Hvis du vil redigere kolonnene som vises i tabellen, klikker du på Rediger kolonner øverst til høyre i tabellen.
- Klikk på Eksporter øverst til høyre i tabellen for å eksportere alle fakturaene dine, eller merk av i avmerkingsboksene ved siden av fakturaene du vil eksportere, og klikk deretter på Eksporter. Finn ut mer om hvordan du eksporterer poster.
Send fakturaer
Når du har opprettet en faktura, kan du dele den via en direkte lenke eller e-post, eller sette inn fakturaer mens du skriver meldinger i CRM-poster og i innboksen for samtaler.
Slik sender du fakturaen i en e-post:
Du kan også sende en e-post med en fakturalink manuelt, eller sette lenken inn i meldinger.
Merk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-post eller ved å sette inn en lenke, oppdateres ikke egenskapen Sist sendt-dato. Finn ut mer om fakturaegenskaper.
Slik sender du manuelt en én-til-én-e-post med en lenke til fakturaen:
- Klikk på navnet på fakturaen.
- Klikk på Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Send.
- I dialogboksen klikker du på Skriv e-post manuelt. Du blir da omdirigert til avtaleposten som er knyttet til fakturaen, der du kan skrive e-posten. En lenke til fakturaen inkluderes automatisk i e-postteksten.
- Når du har skrevet e-posten, klikker du på Send.
Slik deler du en direkte lenke til en faktura:
- Klikk på navnet på fakturaen.
- Klikk på Handlinger i høyre sidefelt, og velg deretter Kopier lenke.
- Du kan deretter sette inn lenken i meldingsplattformen du foretrekker, og kjøperen kan klikke på lenken for å se fakturaen på nettadressen du konfigurerte under opprettelsen av fakturaen.
Slik setter du inn en faktura i en én-til-én-e-post eller melding i innboksen for samtaler:
- Klikk på Sett inn i meldingskomponisten, og velg deretter Fakturaer.
- Velg en faktura , eller klikk på Administrer for å navigere til fakturaindekssiden.
Når du har valgt en faktura, legges det til en hyperkobling i meldingen ved hjelp av fakturanummeret.
Se gjennom redigeringshistorikken
Du kan se historikken for redigeringer av en faktura, inkludert eventuelle statusendringer, og når fakturameldinger ble sendt, hvilke brukere som utførte handlingen, samt dato og klokkeslett for handlingen.
- Klikk på navnet på fakturaen.
- I høyre panel blar du ned til historikkpanelet.
Merk: For øyeblikket støtter ikke HubSpot-bygde kontointegrasjoner, som Quickbooks Online og Xero, synkronisering av fakturaer fra HubSpot. Du kan imidlertid eksportere faktur apostene dine og laste dem opp til regnskapssystemet ditt. Du kan abonnere på oppdateringer om nye funksjoner for fakturaintegrasjon, for eksempel fakturasynkronisering, ved å fylle ut dette skjemaet.