Tworzenie raportów celów w kreatorze raportów niestandardowych

Kreator raportów niestandardowych umożliwia raportowanie celów wraz z transakcjami i innymi danymi CRM. Wybierz cele jako podstawowe źródło danych, połącz je z transakcjami i opcjonalnie połącz transakcje z kontaktami, firmami, działaniami, spotkaniami i innymi obiektami CRM za pomocą raportowania międzyobiektowego.

Przypadek użycia

Wiceprezes ds. sprzedaży zauważył, że podczas gdy zespół czuł się zajęty, firma nie osiągnęła kwartalnych celów w zakresie przychodów. Nie był w stanie stwierdzić, czy problemem było to, że przedstawiciele handlowi nie zamykali wystarczającej liczby transakcji, czy też po prostu nie rozpoczynali wystarczającej liczby nowych rozmów.

Aby rozwiązać ten problem, wiceprezes wdrożył dwa konkretne raporty celów, aby monitorować stan lejka sprzedaży.

• Kwota transakcji x cel (miesięczny przychód vs. cel). Ten raport pokazuje, w jaki sposób miesięczne zamknięte wygrane przychody odnoszą się do miesięcznych celów przychodów w czasie.
  • Nazwa raportu: Kwota transakcji x docelowy cel
  • Podstawowe źródło danych: Cele
  • Dodatkowe źródło danych: Transakcje
  • Oś X: Czas zakończenia (częstotliwość: co miesiąc)
  • Oś Y :
    • Suma celu (cel docelowy)
    • Suma kwoty zamkniętej transakcji w walucie krajowej (rzeczywisty przychód)
  • Filtr: Typ jednostki KPI jest równy wszystkie z Waluta
• Utworzone transakcje x cel (miesięczne utworzone transakcje w porównaniu z celem). Ten raport pokazuje, ile transakcji Twój zespół utworzył każdego miesiąca w porównaniu do swoich celów w zakresie tworzenia transakcji.
  • Nazwa raportu: Utworzone transakcje x docelowy cel
  • Podstawowe źródło danych: Cele
  • Dodatkowe źródło danych: Transakcje
  • Oś X: Czas zakończenia (częstotliwość: co miesiąc)
  • Oś Y:
    • Liczba transakcji
    • Suma celu docelowego (cel docelowy)
  • Filtr: Typ jednostki KPI jest równy wszystkim z Number

Łącząc te dwa raporty, firma tworzy kulturę wysokiej odpowiedzialności. Przedstawiciele wiedzą dokładnie, ile transakcji potrzebują, aby osiągnąć swoje cele. Kierownictwo ma wgląd w rozwój w skali makro. Jeśli oba raporty realizują cele, mogą śmiało inwestować więcej w różne obszary.

Zrozumienie wymagań

Aby tworzyć raporty celów, należy pamiętać o następujących kwestiach:

Wymagany filtr typu jednostki KPI

Cele mogą śledzić różne typy jednostek, takie jak waluta, liczba, czas trwania lub liczba dziesiętna. Ponieważ te typy jednostek nie są porównywalne, każdy zagregowany raport celu w kreatorze raportów niestandardowych musi zawierać filtr typu jednostki KP I. Dowiedz się więcej o włączaniu filtra typu jednostki KPI.

Jeśli pominiesz ten filtr, raport nadal będzie ładowany, ale wartości z różnych typów jednostek będą sumowane, co oznacza, że sumy i porównania nie będą miarodajne. Na przykład cel "Przychód" (waluta) i cel "Zarezerwowane spotkania" (liczba) nie powinny być łączone w jednej metryce.

Filtrowanie celów

Aby skupić się na pojedynczym celu lub zdefiniowanym zestawie celów, należy dodać do raportu filtr celów.

Bez tego filtra raport nadal będzie działał, ale wartości z różnych celów zostaną połączone, co sprawi, że sumy i porównania będą niewiarygodne.

Powiązania i ograniczenia

Cele są bezpośrednio powiązane tylko z transakcjami. Nie można bezpośrednio powiązać celów z kontaktami, firmami, biletami lub innymi obiektami CRM, ale można uwzględnić te rekordy, łącząc je poprzez transakcje w kreatorze raportów klientów.

HubSpot obsługuje do 10 000 transakcji powiązanych z pojedynczym celem i 10 000 celów powiązanych z pojedynczą transakcją. Jeśli osiągniesz którykolwiek z tych limitów, nie będziesz mógł dodać więcej powiązań dla tego rekordu.

Podział na kategorie czasowe i kadencja celów

Cele są tworzone na określony czas, taki jak tydzień, miesiąc, kwartał lub rok.

Na przykład cele miesięczne powinny korzystać z grupowania miesięcznego; cele kwartalne powinny korzystać z grupowania kwartalnego. Dowiedz się, jak ustawić grupowanie danych w raporcie.

Tworzenie celów w kreatorze raportów niestandardowych

Aby utworzyć cele w kreatorze raportów niestandardowych:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Raportowanie > Cele..
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz, a następnie kliknij opcję Utwórz raport.
3. W menu na lewym pasku bocznym wybierz pozycję Raport niestandardowy. Następnie kliknij przycisk Dalej.
4. W menu na lewym pasku bocznym kliknij opcję Utwórz raport samodzielnie.
5. Kliknij menu rozwijane Podstawowe źródło danych i wybierz Cele.
6. Włącz przełącznik Dodaj więcej źródeł danych, a następnie dodaj transakcje i wszelkie inne obiekty CRM, które chcesz uwzględnić w transakcjach, takie jak kontakty lub firmy.
7. Kliknij przyciskDalej.

Uwaga: Po wybraniu opcji Cele jako podstawowego źródła danych, wyświetlone zostaną dodatkowe źródła danych CRM (np. Kontakty, Firmy). Można je połączyć tylko za pośrednictwem transakcji, więc po dodaniu jednego z nich transakcje zostaną dodane automatycznie.

Dodaj kluczowe właściwości

Na karcie Dane wyszukaj i wybierz właściwości, których chcesz użyć. Następnie w zakładce Konfiguruj:

1. Z Celów, dodaj podstawowe właściwości celu, takie jak:
   • Cel: wartość docelowa, którą śledzisz.
   • Kwota postępu celu lub procent postępu Kpi: rzeczywisty postęp
   • Typ jednostki Kpi: waluta, liczba, czas trwania lub liczba dziesiętna
   • Typ celu, kamień milowy lub nazwa celu: aby zidentyfikować cel
   • Właściciel lub zespół HubSpot: osoba przypisana do celu
   • Data rozpoczęcia i data zakończenia: okres realizacji celu
2. W Deals dodaj właściwości transakcji, które chcesz porównać z celami, takie jak:
   • Kwota lub Kwota w walucie firmy
   • Pipeline i etap transakcji
   • Data zamknięcia lub Data utworzenia
3. Sposób umieszczenia tych właściwości zależy od wglądu, który chcesz uzyskać z raportu. Na przykład:
   • Aby przeanalizować postępy w czasie, umieść właściwość daty (taką jak data rozpoczęcia lub data zamknięcia) na osi x, metrykę liczbową (taką jak cel, kwota postępu celu lub kwota) na osi y i użyj właściciela, zespołu HubSpot, typu celu lub potoku jako podziału.
   • W przypadku widoku tabelarycznego dodaj te same właściwości do sekcjikolumn, aby wyświetlić każdy rekord celu wraz z powiązanymi transakcjami.

Dodaj filtr typu jednostki KPI

Jak wspomniano w sekcji wymagań, należy włączyć filtr typu jednostki KPI.

1. W górnej części raportu kliknij Filtry lub Filtry zaawansowane.
2. Dodaj filtr na KPI Unit Type używając jest równy wszystkim i wybierz dokładnie jedną wartość: Currency, Number, Decimal lub Duration.

Zapobiega to agregowaniu różnych typów jednostek i niedokładnym sumom.

Konfiguracja zakresu dat i grupowania

Jak wspomniano w sekcji wymagań, cele są tworzone na określony czas i muszą być odpowiednio pogrupowane.

1. Na pasku filtrów wybierz właściwość daty (np. okres celu lub datę zamknięcia transakcji) i ustaw zakres dat.
2. W tej samej właściwości daty (zwykle używanej na osi x) otwórz jej ustawienia i ustaw częstotliwość na tygodniową, miesięczną, kwartalną lub roczną, aby pasowała do czasu trwania analizowanych celów.

Wybierz wizualizację

Aby wybrać sposób wyświetlania danych (np. wykres, tabela):

Na karcie Konfiguracja w sekcji Wykres wybierz typ wykresu.

• W przypadku postępów celu w czasie użyj pionowych wykresów słupkowych, liniowych lub obszarowych.
• Umieść właściwość daty na osi x, metrykę (taką jak suma kwoty celu lub osiągnięta wartość) na osi y i opcjonalnie podziel według właściciela, zespołu HubSpot, typu celu lub potoku.

Uwaga: aby wyświetlić symbole walutowe na wykresie dla celów przychodów, kliknij właściwość Cel docelowy, a następnie w panelu Edycja ustaw format na Waluta i kliknij Zastosuj.

Zapisywanie raportu i zarządzanie nim

Aby zapisać raport i zarządzać nim:

1. W prawym górnym rogu kliknij opcję Zapisz raport.
2. Nazwij raport i wybierz, czy chcesz dodać go do listy raportów, czy do nowego lub istniejącego pulpitu nawigacyjnego.

Następnie możesz zarządzać, udostępniać i eksportować raport z listy raportów lub pulpitów nawigacyjnych.