Criar e usar conjuntos de dados

Um conjunto de dados é uma coleção de dados de toda a sua conta do HubSpot que pode ser usada em relatórios personalizados. Um conjunto de dados pode incluir propriedades para objetos de CRM e ativos do HubSpot, juntamente com fórmulas para calcular seus dados conforme necessário. Por exemplo, é possível criar um campo para calcular a receita anual recorrente com base na propriedade valor do negócio. 

Criar múltiplos conjuntos de dados para suas equipes significa que os criadores de relatórios não terão que selecionar suas fontes de dados toda vez que precisarem criar um relatório. Um conjunto de dados também pode ser atualizado após a criação, tornando possível atualizar todos os relatórios usando esse conjunto de dados ao mesmo tempo.

Abaixo, aprenda como criar um conjunto de dados, como usá-lo no relatório e as definições das funções disponíveis dentro da ferramenta de conjuntos de dados.

Criar um conjunto de dados

Para criar um conjunto de dados:

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Gerenciamento de dados > Conjuntos de dados.
• No canto superior direito, clique em Criar conjunto de dados. Ou para criar um conjunto de dados utilizando um modelo, navegue pelos modelos disponíveis e clique em Utilizar modelo. 

Fontes de dados

Primeiro, seleccione as fontes de dados a incluir no seu conjunto de dados. As fontes de dados são objetos, ativos e eventos dos quais você deseja gerar relatórios. Isso inclui todos os objetos de CRM, como contatos ou objetos personalizados, e ativos como páginas do site e e-mails, conversas, atividades de vendas, e muito mais. Você pode selecionar até 5 fontes de dados por conjunto de dados.

A fonte de dados principal será o foco do relatório, e todas as outras fontes de dados serão relacionadas a essa fonte primária. Para conectar essas fontes de dados, o HubSpot junta os dados em segundo plano usando o caminho mais curto possível. Contactos e negócios, por exemplo, estão diretamente relacionados e podem ser selecionados sem necessidade de qualquer junção adicional. 

Entretanto, outras fontes de dados não podem ser associadas diretamente e requerem fontes adicionais para unir os dados. Por exemplo, se a fonte principal for Negócios e você quiser incluir dados de posts de blog no relatório, o HubSpot só pode ligar essas fontes através dos Contatos e das fontes de atividades da web. Estas outras fontes serão selecionadas automaticamente para se juntarem aos dados.

• Para selecionar a fonte de dados primária, clique no menu pendente Fonte de dados primária e, em seguida, seleccione uma fonte de dados . 
  
  
• Continue selecionando fontes de dados adicionais. No painel direito, você pode visualizar as relações entre as fontes de dados atuais selecionadas.
• Ao selecionar as fontes, visualize o painel de Pré-visualização na parte inferior da tela para uma pré-visualização dos seus dados. 
• Após selecionar as suas fontes de dados, no canto superior direito, clique em Próximo.

Adicionar propriedades e campos

Selecione os campos a serem incluídos no conjunto de dados. Você pode adicionar propriedades do HubSpot existentes ao conjunto de dados, além de campos de fórmula personalizados.

Adicionar propriedades

• Para adicionar propriedades ao conjunto de dados, arraste e largue as propriedades da barra lateral esquerda para a secção Campos do conjunto de dados.

• Para mudar o nome de uma propriedade ou ver uma pré-visualização dos seus dados, clique na propriedade em Campos do conjunto de dados e, em seguida, introduza um novo nome no campo name à direita. A renomeação de uma propriedade atualizará seu nome apenas neste conjunto de dados. Isto permite-lhe personalizar a forma como estes campos aparecem no gerador de relatórios, mas não terá impacto no nome da propriedade existente.

Adicionar campos de fórmulas

Os campos de fórmula são específicos para o conjunto de dados e podem ser usados para calcular valores com base nas propriedades do conjunto de dados. Saiba mais sobre como criar fórmulas usando expressões flexíveis.

• Para criar um campo de fórmula, clique em Criar campo > Campo de fórmula. 
  
  
• Na parte inferior, introduza um nome para o campo.
• Introduza a sua fórmula. Você pode referenciar propriedades que adicionadas ao conjunto de dados, além de outras propriedades do HubSpot fora do conjunto de dados, e usar funções para calcular com base na propriedade e dados literais. Saiba mais sobre a sintaxe da fórmula e definições abaixo.
  • Para entrar manualmente a fórmula, comece a digitar no campo Fórmula. Por predefinição, o HubSpot apresentará opções de preenchimento automático à medida que introduz texto.
    
    
  • Para inserir uma propriedade que adicionou ao conjunto de dados, clique no menu pendente Dataset field e, em seguida, seleccione a propriedade .
  • Para inserir uma propriedade que não esteja no conjunto de dados, clique no menu suspenso propriedades do HubSpot e selecione a propriedade.
  • Para inserir uma função, clique no menu suspenso Função e selecione uma função.
  • Para inserir um snippet, clique no menu suspenso Snippet e selecione uma fórmula pré-criada. Os snippets são preenchidos com base nas fontes incluídas no conjunto de dados. Por conseguinte, estarão disponíveis diferentes snippets para conjuntos de dados criados a partir da fonte de dados dos contactos em comparação com a fonte de dados dos negócios.

• À medida que cria fórmulas, o campo Formula apresentará todos os problemas detectados. Quando uma fórmula não é válida, é apresentado um indicador. Clique em [X] issues para ver os detalhes do erro.
   
• Depois de configurar os campos, clique em Review no canto superior direito.

Adicionar campos condicionais

Os campos condicionais permitem aos utilizadores agrupar ou agrupar dados com base em condições definidas. Estes campos só podem ser utilizados em conjuntos de dados ou no criador de relatórios personalizado. Pode utilizar campos condicionais para calcular diferentes comissões com base na dimensão de um negócio ou traduzir as respostas de feedback em categorias, por exemplo, um rótulo entre 1-6 é rotulado como um detractor.

O campo condicional permite-lhe construir uma fórmula utilizando a função IF(). Todos os campos criados com um campo condicional podem ser recriados com uma função IF() num campo de criação de fórmula standard.

• Para criar um campo condicional, clique em Criar campo > Campo de fórmula condicional. 

• Na parte inferior, introduza um nome para o campo. Este nome será exibido ao construir um relatório usando este segmento.
• Na secção Condição, introduza a sua condição IF. Para cada linha de dados, se a condição definida nesta secção for verdadeira, a linha será identificada pelo valor definido nocampo  Então. Se a condição for falsa, a linha será rotulada com o valor definido nocampo Valor por defeito. Pode fazer referência a propriedades que adicionou ao conjunto de dados, bem como a outras propriedades do HubSpot fora do conjunto de dados, e utilizar funções para calcular com base na propriedade e nos dados literais. Saiba mais sobre a sintaxe da fórmula e definições abaixo.
  • Para introduzir manualmente a sua fórmula, comece a escrever no campo IF. Por predefinição, o HubSpot apresentará opções de preenchimento automático à medida que introduz texto.
    
    
  • Para inserir uma propriedade que adicionou ao conjunto de dados, clique no menu pendente Dataset field e, em seguida, seleccione a propriedade .
  • Para inserir uma propriedade que não esteja no conjunto de dados, clique no menu suspenso propriedades do HubSpot e selecione a propriedade.
  • Para inserir uma função, clique no menu pendente Função e, em seguida, seleccione uma função .
    
    
  • No campo Depois, introduza o valor que pretende atribuir se a condição for verdadeira.

• Para adicionar outro campo condicional, clique em Adicionar bloco de condições. Os blocos condicionais são processados sequencialmente, se a primeira condição for verdadeira, o valor definido nesse bloco será definido. Se não for verdadeiro, o HubSpot passa para o bloco seguinte e assim sucessivamente. A todas as linhas que não satisfaçam as condições definidas será atribuído o valor Valor por defeito.
  
  
• Na secção Default , introduza um valor para Else se a condição não for cumprida.
  
  
• Depois de configurar os campos, clique em Review no canto superior direito.

Filtrar

Refine mais seus dados adicionando filtros aos campos.

Para adicionar um filtro:

• Navegue até ao separador Filters.
• Na barra lateral esquerda, clique e arraste fields.
• Clique num campo para ver as respectivas opções de filtro. Seleccione um filtro e clique em Aplicar.
• Pode agrupar filtros clicando num campo e, em seguida, no menu pendente Agrupar com outro filtro. Seleccione outro filtro activo e clique em Aplicar.

• • Pode alterar a forma como os filtros são utilizados clicando no menu pendente Incluir dados se corresponderem a :
    • Todos os filtros abaixo: os dados devem corresponder a todos os filtros definidos.

• • • Qualquer um dos filtros abaixo: os dados podem ser incluídos se satisfizerem um ou mais dos filtros definidos.
    • Regras de filtragem personalizadas: escreve as suas próprias regras de filtragem. Pode utilizar expressões booleanas como "1 e (2 ou 3)".

• • Para desagrupar filtros, clique em um filtro e clique no menu suspenso Agrupar com outro filtro. Selecione Nenhum e clique em Aplicar.
• Após configurar os filtros, clique em Próxima.

Revisão

Reveja o conjunto de dados antes de salvá-lo. 

• Em Fontes, veja as fontes de dados que você selecionou. 
• Em Campos, visualize os campos no conjunto de dados. Isso inclui:
  • Campo: o nome do campo.
  • Derivado: se o campo é um campo padrão do HubSpot ou um campo calculado personalizado.

• Tipo de dados: o tipo de dados contidos no campo.
• Entrada: a expressão do campo.
• Fonte: a fonte dos dados (por exemplo, Contatos).
• No painel de Pré-visualização, veja a pré-visualização dos dados. Você pode clicar em Exibir relacionamentos das tabelas para ver como os dados estão conectados.
• Após rever seus dados, salve o conjunto de dados, clicando em Salvar.
• No painel direito, insira um nome e uma descrição para o conjunto de dados.
• Clique em Aplicar.

Será então apresentado ao criador de relatórios, onde pode criar um relatório com base no seu conjunto de dados.

Exibir e gerenciar seus conjuntos de dados

No painel do conjunto de dados, você pode visualizar e editar os conjuntos de dados existentes.

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Gerenciamento de dados e selecione Conjuntos de dados.
• Você pode filtrar seus conjuntos de dados existentes usando os filtros na parte superior da tabela.
• Para editar um conjunto de dados, passe o mouse sobre o conjunto de dados e clique em Editar. Você será então levado para a página de detalhes do conjunto de dados.
  • Na guia Pré-visualização, veja uma pré-visualização dos dados do conjunto de dados. 
  • Na guia Metadados, visualize as fontes de dados e os campos incluídos no conjunto de dados. Isso inclui:
    • Campo: o nome do campo.
    • Derivado: se o campo é um campo padrão do HubSpot ou um campo calculado personalizado.
    • Tipo de dados: o tipo de dados contidos no campo.
    • Entrada: a string usada para trazer dados para o campo.
    • Fonte: a fonte dos dados (por exemplo, Contatos).
  • Na guia Relatórios, veja os relatórios que foram criados utilizando o conjunto de dados.

  • Na página de detalhes dos conjuntos de dados, também é possível criar um novo relatório utilizando o conjunto de dados, clicando em Criar relatório.

Criar um relatório usando um conjunto de dados

Uma vez criado um conjunto de dados, você pode criar um relatório com base no conjunto de dados do criador de relatórios ou da ferramenta de conjuntos de dados.

• Para criar um relatório a partir de um conjunto de dados:
• Na sua conta da HubSpot, navegue até Relatórios > Gerenciamento de dados e selecione Conjuntos de dados.
• Clique no nome de um conjunto de dados. 
• No canto superior direito, clique em Criar relatório.
• Continue a criar o seu relatório no criador de relatórios personalizado. 
• Para criar um relatório a partir do criador de relatórios personalizados:
• Na sua conta HubSpot, acesse Relatórios e dados > Relatórios.
• No canto superior direito, clique em Criar relatório.
• Seleccionar Construtor de Relatórios Personalizado.
• Na parte superior, clique no separador Datasets para ver os conjuntos de dados existentes. 

• Selecione o conjunto de dados que pretende utilizar e clique em Próxima.

• Continue a criar o seu relatório no criador de relatórios personalizado. 

Referência

Sintaxe

Dentro de uma função, é possível usar dados de propriedades e campos ou dados literais. Os dados de propriedade e de campo serão dinâmicos com base nas fontes de dados individuais, enquanto que os dados literais são constantes. Por exemplo:

• 2021-03-05 é uma data literal, que é constante.
• [CONTACT.createdate] é uma data baseada em propriedades, que é dinâmica para cada registo de contacto.

As funções podem incluir dados de campo/propriedade e literais, desde que os tipos de dados sejam compatíveis com os argumentos necessários da função. Por exemplo:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

De seguida, conheça a sintaxe dos literais e dos dados de propriedade/campo e saiba como incorporá-los em fórmulas.

Sintaxe literal

Use literais para adicionar strings específicas e estáticas de texto, números, valores verdadeiros ou falsos, e datas nos seus cálculos.

• String literal: texto entre aspas. Por exemplo, “My cool string”.

• Número literal: números sem aspas. Por exemplo, 42.
• Literal booleano: true ou false.
• Literal de data: uma cadeia de caracteres formatada como "YYY-MM-DD" , ou um número de carimbo de data/hora (por exemplo, 1635715904). 

Sintaxe de propriedade

As referências de propriedades permitem-lhe incluir diretamente os valores das propriedades das suas fontes de dados selecionadas. Você não precisa adicionar a propriedade como um campo de conjunto de dados para referenciá-la. 

Use a seguinte sintaxe ao referenciar propriedades:

• As expressões de referência são sempre rodeadas por parênteses rectos ( [ e ] ).
• As referências de propriedade especificam o nome do objeto ou evento, seguido por um ponto e o nome da propriedade interna. Por exemplo:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Sintaxe de referência de campo

Você pode fazer referência a campos em uma fórmula com o nome do campo entre colchetes. Por exemplo:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

É possível fazer referência a campos em fórmulas, desde que os operadores e funções da fórmula aceitem o tipo de dados do campo. Por exemplo, se o usuário criar um novo campo que contenha uma string, pode referenciar o campo em uma função que aceite strings de caracteres:

• Se Campo 1 for [DEAL.name] , contém um valor de cadeia (o nome do negócio).
• CONCAT([Field 1], "Q4") seria válido porque contém dois valores de cadeia.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) não seria válido porque contém uma cadeia de caracteres e um valor numérico.

Operadores

É possível usar operadores com valores de propriedade/campo e literais, e os operadores são avaliados na ordem PEMDAS padrão de operações. Isto permite-lhe agrupar operadores usando parênteses. Por exemplo:

• Adicionar um número com uma referência de propriedade: 1 + [DEAL.amount]
• Utilizar parênteses para agrupar operações: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

A lógica IF é um conjunto de regras executadas se uma determinada condição for satisfeita. É possível utilizar a lógica IF para diferenciar dados. Por exemplo, é possível utilizar a lógica IF para:

• Calcular comissões diferentes com base na dimensão de um negócio (ou seja, dar uma percentagem mais elevada para um negócio maior).
• Agrupe os negócios em níveis para análise e acção nos seus relatórios.
• Traduzir as respostas ao feedback em categorias (por exemplo, a etiqueta 1-6 é detractor).
• Defina a prioridade dos contactos com base no número de dias em que foram marcados como potenciaisclientes.
   

LABEL

A função LABEL converte a propriedade de enumeração valores de intervalo em valores de fácil utilização. Algumas propriedades definidas pela HubSpot, como Negócio e Proprietário do contacto, são representadas como valores internos. Este facto dificulta a análise. Quando usada com as propriedades definidas do HubSpot que suportam tradução, a função LABEL fornecerá a tradução com base nas definições do portal, não nas definições do utilizador. Por exemplo, é possível utilizar a função LABEL para:

• Aceder aos nomes dos contactos ou das fases do negócio directamente nos campos

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Faça referência aos proprietários do HubSpot pelo nome diretamente nos campos

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Funções numéricas

Funções de strings

Funções de data