Förstå avtal i HubSpot

Använd objektet ”kontrakt” i HubSpot som en centraliserad källa till korrekta uppgifter om bekräftade intäkter. Genom att hantera kontrakt i HubSpot kan du registrera och hantera befintliga avtal, manuellt registrera betalningar eller automatiskt fakturera köpare, göra uppdateringar under kontraktets löptid, förnya kontrakt och rapportera intäkter på ett korrekt sätt.

Du kan skapa ett avtal direkt från en post eller från avtalsindexsidan (BETA), eller skapa ett automatiskt när en köpare accepterar en offert:

• Direkt skapade avtal (BETA): skapa eller importera avtal när ett avtal skapas utanför HubSpot, när avtalet inte är beroende av en godkänd offert från köparen eller om du använder ett annat system för att hantera CPQ. Skapa avtal i HubSpot och använd dem som den officiella källan för rapportering och automatisering.

• Kontrakt som skapas automatiskt från offerter: skapa avtal från godkända offerter när en köpare behöver granska och godkänna en offert innan ett avtal skapas. Hantera CPQ och intäkter från början till slut i HubSpot. 

Lär dig hur du kan använda avtal för ditt företag, bland annat:

• Så här använder du avtal i kombination med andra HubSpot-objekt, såsom affärer, offerter och fakturor.

• Hur man hanterar ändringar och förnyelser under avtalets löptid.

• Hur proportionell fördelning hanteras vid avtalsändringar.

Vad är ett avtal?

Avtal är den centrala källan till information om bekräftade intäkter i HubSpot och innehåller detaljer om engångs- och återkommande produkter, intäktsmått och förändringar över tid. Till skillnad från affärer, som spårar enskilda försäljningsmöjligheter, är avtal utformade för att stödja hela livscykeln för kundavtal, inklusive ändringar och förnyelser.

Med avtal kan dina team rapportera om intäktsmått, ställa in förnyelser och ändringar samt samordna intäktsverksamheten i hela företaget. Läs mer om rapportering av intäkter.

Ett avtal kan skapas direkt i HubSpot eller utifrån en godkänd offert. Offerter och avtal kan användas tillsammans, men en offert krävs inte för varje avtal.

Avtalskonfigurationer

Använd tabellen nedan för att identifiera den avtalskonfiguration som passar dina behov och kraven i HubSpot.

Ersätter HubSpot-avtal juridiska avtal?

HubSpot-avtal ersätter inte juridiska avtal, såsom ramavtal (MSA) eller undertecknade PDF-avtal. Om du behöver hänvisa till ett juridiskt avtal i HubSpot kan du eventuellt skapa en anpassad avtalsegenskap med fälttypen Fil eller URL och ladda upp dokumentet eller lägga till dess URL. Innan du lagrar ett juridiskt avtal i HubSpot bör du granska dokumentet noggrant och läsa mer om lagring av känsliga uppgifter i HubSpot.

Hur skapas ett avtal?

Du kan skapa ett avtal direkt i HubSpot (BETA) eller skapa ett utifrån en godkänd offert. Avtalsposten ger en översikt över viktiga avtalsuppgifter, såsom kontakt- och företagsinformation, åtagna intäkter och kopplingar till andra poster.

Skapa ett avtal direkt (BETA)

Om du är superadministratörkan du anmäla ditt konto till beta-versionen av funktionen för direkt skapande, redigering och förnyelse av HubSpot-avtal .

Auktoriserade användare kan skapa ett avtal från en affärs-, kontakt-, företags- eller ärenderegistrering, eller från avtalsindexsidan. När avtalet skapas kan användarna lägga till avtalsuppgifter, radposter, villkor och kopplingar direkt i avtalsposten.

Skapa ett avtal utifrån en godkänd offert

Om automatisk avtalsskapande är aktiverat kan du skapa ett avtal när en köpare accepterar en offert. Avtalet återspeglar den överenskommelse som den accepterade offerten representerar.

Använda avtal med Connected CPQ, Billing och Payments (beta)

Om du är registrerad i Connected CPQ, Billing och Payments (beta)kan du hantera processen från offert till betalning i HubSpot, från godkännande av offert till fakturering och betalningsinkassering. Anmäl dig till betaversionen om du vill få en offert godkänd innan ett avtal skapas. Om du inte kräver att en offert godkänns kan du skapa avtal direkt. Läsmer om processen i Connected CPQ, Billing och Payments (beta).

Så här använder du affärer, offerter, avtal och fakturor tillsammans

Du kan använda 

• Affärer: använd affärer för att spåra en försäljningsmöjlighet och avsluta den. När du använder avtal rekommenderas det att du skapar olika pipelines för olika typer av affärer. Till exempel en pipeline för nya affärer, en pipeline för utökningar (ändringar under avtalets löptid) och en pipeline för förnyelser. Detta säkerställer att de olika stegen i en avtalsprocess kan registreras och rapporteras separat.

• Offert: skapa valfritt en offert baserad på affären och skicka den till köparen för granskning. Om du deltar i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments och inställningen för att automatiskt skapa avtal är aktiverad, skapas ett avtal automatiskt när en offert accepteras för att återspegla intäktsåtagandet i offerten. Affärer, offerter och avtal kan innehålla både engångsposter och återkommande poster. 

• Kontrakt: den centrala källan till information om bekräftade intäkter. Den innehåller de produkter och tjänster som kunden betalar för samt eventuella ändringar som gjorts i kontraktet. Kontrakt används för att hantera löpande fakturering, skapande av fakturor och betalningsinkassering. Läs mer om de olika sätten att fakturera dina köpare.

• Fakturor:skapa fakturor för betalning. Du kan ta emot betalningar online i HubSpot eller manuellt markera fakturor som betalda om du använder en annan betalningsmetod.

• Avtalsändringar: gör uppdateringar av avtal under deras livscykel. Redigera avtaletdirekt (BETA)för att uppdatera säljar- och köparinformation, inkasseringsprocessen, den betalningsmetod som debiteras, avtalets poster och kassainställningar. Om du vill använda en offertbaserad process för att föreslå och godkänna ändringar i ett befintligt avtal kan du läsa mer om hur du skapar ändringsofferter.

• Förnyelseofferter: skapa förnyelseofferter när en kund närmar sig slutet av sitt nuvarande avtal för att få ett åtagande från kunden inför nästa avtalsperiod. När en förnyelseoffert accepteras skapas ett nytt avtal som automatiskt kopplas till det tidigare avtalet.

Vilken information kan jag se i avtalsposten?

Använd avtalet för att se följande detaljer:

• Status:visa avtalets aktuella status.

• Finansiell information och intäktsinformation: visa det totala avtalsvärdet (TCV), det årliga avtalsvärdet, de månatliga återkommande intäkterna (MRR) och de årliga återkommande intäkterna (ARR).

• Faktureringsuppgifter:få en översikt över faktureringsuppgifterna, inklusive faktureringskontakt, fakturerat belopp, faktureringshistorik och kommande betalningar.

• Förnyelsedatum: se när avtalet ska förnyas.

• Kopplingar: visa de poster som avtalet är kopplat till, inklusive kontakter, företag, affärer, fakturor, radposter, betalningar, offerter och prenumerationer.

Kan kunderna se sina avtal?

HubSpots avtalsobjekt kan inte ses av dina kunder. De får offerter (om du skapar offerter som en del av processen), fakturor, kvitton och andra faktureringsrelaterade meddelanden för sina faktureringsposter.

Vad är ett evergreen-avtal?

Evergreen-avtal innehåller återkommande poster som är inställda på att förnyas automatiskt tills de sägs upp. Eftersom de inte har något slutdatum beräknas inte TCV och ACV. MRR och ARR beräknas fortfarande.

Så här redigerar och uppdaterar du avtal

Du kan redigera avtalsuppgifter, poster, villkor samt fakturerings- och betalningsinformation från avtalsposten (BETA). För avtal som skapats direkt från en offert kan du skapa ändringsofferter. Ändringsofferter erbjuder en offertbaserad process för att föreslå och godkänna ändringar i ett befintligt avtal och måste kopplas till en affär. Det rekommenderas att du skapar pipelines (t.ex. en expansionspipeline) för affärer som är kopplade till ändringar, för att kunna prognostisera och rapportera om expansioner och nedskärningar separat.

Observera: om du deltar i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments och en kreditnota har tillämpats på en faktura, kommer det justerade fakturabeloppet inte att återspeglas i avtalet.

Så här hanterar du förnyelser

Du kan förnya ett avtal från avtalsposten (BETA) eller genom att skapaförnyelseofferter. Förnyelseofferter erbjuder en offertbaserad process för att föreslå och godkänna förnyelser och måste vara kopplade till en affär. Läs mer om hur du hanterar förnyelseprocessen i HubSpot nedan.

Visa befintlig avtalsinformation

Använd avtalsposten för att visa befintlig avtalsinformation, inklusive prestanda, tillhörande poster, faktureringsschema, förnyelseinformation, tidslinje för aktiviteter och historik. Använd denna information för att förbereda förnyelsediskussioner innan du skickar förnyelseoffert.

Skapa en särskild förnyelsepipeline

Det rekommenderas att skapa en särskild förnyelsepipeline för förnyelseaffärer och att skapa nya affärer för förnyelseofferter. Det innebär att du kan rapportera intäkter från nya affärer jämfört med intäkter från förnyelser och hantera förnyelser separat från andra aktiva affärer.

Vad ingår i en förnyelse

Som standard har förnyelsen samma löptid som det befintliga avtalet (t.ex. om det befintliga avtalet var ett 12-månadersavtal kommer förnyelseoffert att konfigureras för 12 månader). Förnyelsen omfattar:

• Kontakter kopplade till det befintliga avtalet.
• Företaget som är kopplat till det befintliga avtalet.
• Faktureringskontakter, om de har lagts till i det befintliga avtalet.
• Poster i det befintliga avtalet. Om avtalet har uppdaterats kommer förnyelsen även att omfatta dessa poster. Om en kund till exempel började med 10 licenser och senare lade till ytterligare 10 kommer förnyelsen att omfatta 20 licenser under hela offertens giltighetstid.
• Motsvarande betalningsvillkor som i det befintliga avtalet.

Använd arbetsflöden för att automatisera förnyelser

Du kan använda avtalsegenskaper för att skapa arbetsflöden som automatiserar åtgärder i HubSpot kring förnyelsedatum, inklusive påminnelser om uppgifter, skapande av förnyelseavtal och skapande av förnyelseofferter:

• Skapa ett arbetsflöde kring förnyelsedatum för att automatisera andra uppgifter i HubSpot (t.ex. påminnelser om uppgifter).

• Skapa förnyelseaffärer före avtalets förnyelsedatum för att hantera kommunikationen med kunden om förnyelsen (t.ex. e-postmeddelanden, möten, samtal). 

• Skapa offerter före förnyelsedatum. Läs mer om hur du skapar förnyelseofferter från ett arbetsflöde.

Hur beräknas proportionell fördelning av avtalet?

Om inställningen för proportionell fördelning är aktiverad justeras beloppet för en post när en ändring träder i kraft under en befintlig faktureringsperiod. Om du till exempel ändrar en posts kvantitet eller pris under en pågående faktureringsperiod delas perioden upp i separata delar. Varje del debiteras baserat på antalet månader eller dagar den omfattar.

HubSpot använder en hybridmetod för att beräkna det proportionella beloppet:

• Varje månad i en faktureringsperiod har samma vikt:varje månad i en kvartalsvis faktureringsperiod motsvarar en tredjedel av totalen, även om månaderna har olika antal dagar.

• För delmånader används det exakta antalet dagar som omfattas: om en period omfattar 3 av 30 dagar i en månad bidrar den månaden med 3/30 av sin månadsandel.

• Slutlig fördelningsskala: det totala bidraget från de omfattade månaderna dividerat med antalet månader i hela faktureringsperioden.

Hur faktureringsmånaderna beräknas

För proportioneringsändamål baseras en månad på faktureringsperioden, inte på kalendermånaden. Den börjar på postens startdatum och slutar dagen före samma datum i följande månad.

Om en post till exempel börjar den 15 mars är faktureringsmånaderna följande:

• 15 mars till 14 april
• 15 april till 14 maj
• 15 maj till 14 juni

För en kvartalsvis post bidrar varje hel faktureringsmånad lika mycket (en tredjedel av det totala beloppet), oavsett om den innehåller 28, 30 eller 31 dagar. Endast den återstående delmånaden fördelas proportionellt utifrån det exakta antalet dagar.

Exempel på proportionell fördelning

En kvartalsvis post börjar den 15 mars med 3 000 dollar per kvartal. Den 18 april ersätts den med en ny post på 4 500 dollar per kvartal.

Faktureringsmånaderna för detta kvartal är:

• 15 mars–14 april
• 15 april–14 maj
• 15 maj–14 juni

Eftersom förändringen inträffar under den andra faktureringsmånaden fördelas kvartalsperioden mellan de två posterna. Fördelningsskalan anger den del av kvartalet som tilldelas varje post.

Fördelningsskalorna summerar till ett, vilket innebär att de två andelarna täcker hela kvartalsfaktureringsperioden. Denna metod använder exakta dagliga beräkningar för ofullständiga faktureringsmånader, medan varje hel faktureringsmånad behandlas lika.

Om inställningen för proportionell fördelning är avstängd kommer kontraktsändringar som sker under avtalstiden att träda i kraft först nästa faktureringscykel.

Observera: om en ändring träder i kraft under en pågående faktureringsperiod skapas en faktura med proportionell avgift och en kreditnota med proportionell återbetalning för den outnyttjade delen av den aktuella tjänsteperioden.

Nästa steg

• Läs mer om hur du skapar avtal i ditt HubSpot-konto.

• Läs mer om att skapa avtal direkt (BETA) eller utifrån godkända offerter.

• Läs mer om hur du visar och hanterar avtal, inklusive hur du säger upp avtal, kopplar avtal till andra poster och exporterar avtal.