Förstå avtal i HubSpot

Använd objektet ”Kontrakt” i HubSpot som en centraliserad källa till korrekta uppgifter om bekräftade intäkter. Kontrakt integreras med Revenue Hub för att sammanfoga prenumerationer och fakturor från en ursprunglig offert, och inkluderar möjligheten att hantera ändringaroch förnyelser under avtalets löptid. Kontrakt kan användas tillsammans med andra poster och verktyg, såsom affärer och offerter, för att hantera intäkter från början till slut i HubSpot.

Lär dig hur du kan använda kontraktsposten för ditt företag, bland annat:

• Hur du använder avtal i kombination med andra HubSpot-objekt, såsom affärer, offerter och fakturor.

• Hur du hanterar ändringar och förnyelser under avtalets löptid.

• Hur proportionell fördelning hanteras vid avtalsändringar.

Innan du börjar

• Anmäl dig till betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments för att automatiskt ta emot betalningar på fakturor som hanteras via avtal med HubSpot Payments eller Stripe som betalningsalternativ. Läs mer om processen för betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments.
• Godkända offerter kan omvandlas till avtal oavsett om du är anmäld till betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments eller inte. Om du inte är anmäld till betaversionen förblir betalningshanteringen kopplad till den befintliga offerten eller den fristående fakturafunktionen. Med betaversionen används avtal för att hantera löpande fakturering, fakturaskapande och betalningshantering. Läs mer om de olika sätten att fakturera dina kunder.

Vad är ett avtal?

Kontrakt är den centrala källan till information om bekräftade intäkter i HubSpot, där engångs- och återkommande produkter, intäktsmått och förändringar över tid. Till skillnad från affärer, som spårar enskilda försäljningsmöjligheter, är avtal utformade för att stödja hela livscykeln för kundavtal, inklusive ändringar och förnyelser.

Med avtal kan dina team rapportera intäktsmått, ställa in förnyelser och ändringar samt samordna intäktsverksamheten i hela företaget.

Avtal kan skapas, kopplas till relaterade poster och användas i rapporteringen. Offert för ändringar och förnyelser kan läggas till i avtalen för att återspegla kundens aktuella avtal.

Ersätter HubSpot-avtal juridiska avtal?

HubSpot-avtal ersätter inte juridiska avtal, såsom ramavtal (MSA) eller undertecknade PDF-avtal. Om du behöver hänvisa till ett juridiskt avtal i HubSpot kan du eventuellt skapa en anpassad avtalsegenskap med fälttypen Fil eller URL och ladda upp dokumentet eller lägga till dess URL. Innan du lagrar ett juridiskt avtal i HubSpot bör du granska dokumentet noggrant och läsa mer om lagring av känsliga uppgifter i HubSpot.

Hur skapas ett avtal?

En avtalspost skapas automatiskt när en offert accepteras (om inställningen Skapa avtal automatiskt från accepterade offerter är aktiverad). Avtalsposten ger en översikt över viktiga avtalsuppgifter, till exempel kontakt- och företagsinformation, åtagna intäkter och kopplingar till andra poster.

Observera: ett Revenue Hub-licens krävs för att skapa och redigera avtal. Ytterligare alternativ för att skapa och redigera avtal kan bli tillgängliga i framtiden. Se produkten för den senaste informationen om tillgänglighet.

Hur man använder affärer, offerter, avtal och fakturor tillsammans

• Erbjudanden: använd affärer för att spåra en försäljningsmöjlighet och avsluta den. När du använder avtal rekommenderas det att du skapar olika pipeliner för olika typer av affärer. Till exempel en pipeline för nya affärer, en pipeline för utökningar (ändringar under avtalets löptid) och en pipeline för förnyelser. Detta säkerställer att de olika stegen i ett avtal kan registreras och redovisas separat.

• Offert: skapa offerter baserade på affären och skicka dem till köparen för granskning. När offerten har godkänts skapas automatiskt ett avtal som återspeglar intäktsåtagandet i offerten. Affärer, offerter och avtal kan innehålla både engångsposter och återkommande poster. 

• Ändrings- och förnyelseofferter: Använd ändringsofferter för att göra ändringar under avtalets löptid, till exempel utökningar, uppgraderingar eller nedgraderingar. Användförnyelseofferter för avtalsförnyelser.

• Fakturor:Skicka ut fakturor för betalning. Du kan ta emot betalningar online i HubSpot eller manuellt markera fakturor som betalda om du använder en annan betalningsmetod.

• Kontrakt: den centrala källan till information om intäktsåtaganden. Den innehåller de produkter och tjänster som kunden betalar för samt eventuella ändringar som gjorts i kontraktet. Om du deltar i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments används kontrakten för att hantera löpande fakturering, fakturaskapande och betalningsinkassering. Läs mer om de olika sätten att fakturera dina köpare.

Vilken information kan jag se i kontraktsposten?

Använd avtalet för att se följande detaljer:

• Status:visa avtalets aktuella status.

• Finansiell information och intäktsinformation: visa det totala kontraktsvärdet (TCV), det årliga kontraktsvärdet, de månatliga återkommande intäkterna (MRR) och de årliga återkommande intäkterna (ARR).

• Faktureringsdetaljer:få en översikt över faktureringsdetaljerna, inklusive faktureringskontakt, fakturerat belopp, faktureringshistorik och kommande betalningar.

• Förnyelsedatum: se när avtalet ska förnyas.

• Kopplingar: visa de poster som avtalet är kopplat till, inklusive kontakter, företag, affärer, fakturor, radposter, betalningar, offerter och prenumerationer.

Kan kunderna se sina avtal?

HubSpots avtalsobjekt kan inte ses av dina kunder. De får offerter, fakturor, kvitton och andra faktureringsrelaterade meddelanden för sina faktureringsposter.

Vad är ett evergreen-avtal?

Evergreen-avtal innehåller återkommande poster som är inställda på att förnyas automatiskt tills de sägs upp. Eftersom de inte har något slutdatum beräknas inte TCV och ACV. MRR och ARR beräknas fortfarande.

Så här hanterar du framtida ändringar och ändringar under avtalets löptid

Framtida ändringar och ändringar under avtalets löptid kan hanteras via ändringsofferter, som måste kopplas till en affär (t.ex. utökning eller merförsäljning). Affärer kan skapas under processen med ändringsofferter eller skapas separat och kopplas manuellt. När ändringsofferterna har godkänts uppdateras avtalet med de ändringar som anges i offerten. Det rekommenderas att skapa olika pipelines för affärer kopplade till ändringsofferter (t.ex. utökning, merförsäljning) för att kunna prognostisera och rapportera om dem separat. Fliken Avtalshistorik uppdateras varje gång ändringar görs i avtalet, antingen direkt eller via ändringsofferter.

Observera: om du deltar i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments och en kreditnota har tillämpats på en faktura, kommer det justerade fakturabeloppet inte att återspeglas i avtalet.

Så här hanterar du förnyelser

Förnyelser kan utlösas genom förnyelseofferter, som måste vara kopplade till en affär. Affärer kan skapas som en del av processen för förnyelseofferter, eller skapas och kopplas manuellt. När förnyelseoffertet har godkänts skapas ett nytt avtal som automatiskt kopplas till det befintliga avtalet. Det rekommenderas att att skapa en förnyelsepipeline för affärer som är kopplade till förnyelseofferter för att kunna prognostisera och rapportera förnyelser separat.

Hur beräknas proportionell fördelning av avtalsbeloppet?

Om inställningen för proportionell fördelning är aktiverad, fördelas ändringar under avtalsperioden dagligen utifrån antalet återstående dagar i faktureringsperioden. Den dagliga kostnaden för en post beräknas och tillämpas på antalet återstående dagar i perioden, räknat från ändringens ikraftträdandedatum. Om inställningen för proportionell fördelning är avstängd kommer ändringar av avtalet under avtalsperioden att träda i kraft först under nästa faktureringscykel.

När en ändring av avtalet görs under avtalsperioden uppdateras de befintliga radposterna utifrån radposterna och godkännandedatumet för ändringsoffert. Befintliga radposter förkortas, och nya radposter läggs till efter dem. Radposter i ändringsofferter och avtal har unika post-ID:n. Läs mer om postbeteendet.

Nästa steg

• Läs mer om betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments.

• Läs mer omhur du skapar avtal i ditt HubSpot-konto.

• Läs mer omhur du skapar avtal utifrån godkända offerter.

• Läs mer om hur du visar och hanterar avtal, inklusive hur du säger upp avtal, kopplar avtal till andra poster och exporterar avtal.