E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot nachverfolgen und protokollieren

Verwenden Sie die Funktionen zum Nachverfolgen und Protokollieren mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von Sales Hub. Sie können so die Interaktionen von Kontakten mit Ihren E-Mails überwachen und aufzeichnen. Bei aktivierter Tracking-Funktion können Sie Echtzeitbenachrichtigungen erhalten, wenn ein Kontakt Ihre E-Mail öffnet. Sie können auch die E-Mail im Datensatz des Kontakts in HubSpot protokollieren, um einen Überblick über alle früheren Benachrichtigungen für Ihr Team zu erhalten.

Bitte beachten: Aufgrund der erheblichen Änderungen, die Microsoft im Rahmen des neuen Outlook für Windows eingeführt hat, entwickelt HubSpot nicht weiter neue Funktionen für das Outlook-Add-in (Desktopversion) von HubSpot. Das Desktop-Add-in wird weiterhin unterstützt, es wird jedoch dringend empfohlen, stattdessen das Web-Add-in von HubSpot zu aktivieren. Erfahren Sie mehr in diesem Beitrag der HubSpot Community.

Bitte beachten: Wenn Sie in Ihrem Account die Datenschutzeinstellungen aktiviert haben, ist Ihr Juristenteam die beste Ressource, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen E-Mail-Protokollierung und Verfolgung benutzt. Sie können auch Ihre Erweiterungseinstellungen anpassen, um diese Funktionalität für eine bestimmte Nachricht oder für bestimmte Kontakte oder E-Mail-Domains zu deaktivieren. Alle bestehenden Kontakte, die keine rechtmäßige Grundlage für die Datenverarbeitung erteilt haben, werden anonym nachverfolgt.

Zunächst einmal zum Unterschied zwischen nachverfolgten und protokollierten E-Mails:

• Nachverfolgen: Verwenden Sie die Tracking-Funktion, um zu überwachen, wann Kontakte Ihre E-Mails öffnen. Um E-Mails zu tracken, fügt HubSpot ein Ein-Pixel-Bild in die E-Mail nach dem Senden ein. Wenn Sie Chrome mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot verwenden, erhalten Sie eine Echtzeitbenachrichtigung auf Ihrem Desktop, wenn ein Kontakt die nachverfolgte E-Mail öffnet. Benutzer mit zugewiesenen Sales Hub-Lizenzen können auch nachverfolgen, wann ein Empfänger auf einen Link in der E-Mail klickt. Benutzer der kostenlosen Version können Klicks nicht nachverfolgen. HubSpot zeichnet nachverfolgte E-Mail-Öffnungen und -Klicks im Aktivitätenfeed und in der Chronik des Datensatzes auf. Wenn Sie das Kontrollkästchen E-Mail nachverfolgen aktivieren, wird keine Kopie der E-Mail im Datensatz in HubSpot protokolliert.

• Protokollieren: Verwenden Sie die Protokollfunktion, um eine Kopie einer E-Mail in einem Datensatz in HubSpot zu protokollieren. Alle Anhänge, die in der E-Mail enthalten sind, werden ebenfalls im Datensatz des Kontakts protokolliert. Protokollieren Sie Ihre E-Mails, um einen Überblick über die zurückliegende Kommunikation zu erhalten. Protokollierte E-Mails geben Ihnen keinen Einblick über Öffnungen oder Klicks.

Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail senden können, die sowohl nachverfolgt als auch protokolliert wird. So können Sie in der HubSpot-Software auf Informationen zur E-Mail-Kommunikation und darüber, ob die Mails geöffnet wurden, zurückgreifen.

Dieser Artikel befasst sich mit dem Nachverfolgen und Protokollieren von E-Mails mit dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von Sales Hub. Wenn Sie das Office 365-Add-in verwenden, können Sie in diesem Leitfaden erfahren, wie Sie E-Mails mit dem Office 365 Add-In nachverfolgen und protokollieren: E-Mails mit dem Office 365-Add-in nachverfolgen und protokollieren.

Bitte beachten: Das Add-in für die Outlook-Desktopversion wird in jeder E-Mail-Adresse angezeigt, die Sie in Ihrem Outlook-Konto eingerichtet haben. Daher werden E-Mails, die von einer dieser E-Mail-Adressen gesendet werden, bei aktivierter Tracking-Funktion nachverfolgt. E-Mails, die von einer zusätzlichen E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nur in HubSpot protokolliert, wenn Protokollierung aktiviert ist und die E-Mail-Adresse mit HubSpot verknüpft ist oder unter Profil & Einstellungen als Alias hinzugefügt wurde.

E-Mails nachverfolgen

So senden Sie eine nachverfolgte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC:

• Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an.
• Erstellen Sie eine neue E-Mail.
• Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
• Aktivieren Sie im Menüband der Nachricht das Kontrollkästchen E-Mail nachverfolgen und klicken Sie auf Senden.

Den Status der nachverfolgten E-Mail aufrufen

Bevor Ihr Kontakt die E-Mail öffnet, werden die E-Mail-Betreffzeile und der Empfänger in Ihrem HubSpot-Aktivitätenfeed als Gesendet angezeigt.

Wenn ein Empfänger Ihre E-Mail öffnet, werden Sie sofort per Pop-up auf Ihrem Desktop darüber informiert. Die E-Mail-Benachrichtigung wird in Ihrem Aktivitätenfeed als Geöffnet angezeigt. Wann ein Empfänger eine E-Mail geöffnet hat, finden Sie über das Dropdown-Menü heraus, das unter dem Namen des jeweiligen Kontakts angezeigt wird. Sie sehen auch einen Verlauf der im Dropdown-Menü aufgelisteten Aktivitäten des Kontakts.

Bitte beachten: Echtzeitbenachrichtigungen werden angezeigt, wenn Sie nachverfolgte E-Mails mit dem Office 365-Add-in in Verbindung mit der Chrome-Erweiterung von HubSpot senden. Ansonsten werden Sie Aktivität nur in Ihrem HubSpot-Aktivitätenfeed sehen.

Sie können auch sehen, wie Ihre Kontakte mit Ihren nachverfolgten E-Mails von der Chrome-Erweiterung interagieren. Um über die Chrome-Erweiterung auf Ihren Aktivitätenfeed zuzugreifen, klicken Sie oben rechts in Ihrem Chrome-Browser auf das HubSpot-Symbol sprocket. 

Erfahren Sie mehr über E-Mail-Tracking und Sales-Benachrichtigungen und wie Sie Tracking deaktivieren können.

Protokollieren von E-Mails

Um eine E-Mail zu protokollieren und in HubSpot aus einer protokollierten E-Mail neue Kontakte hinzuzufügen, muss die E-Mail-Adresse, die Sie in Ihrem E-Mail-Client senden, eine der folgenden sein:

• Sie muss mit einem Benutzer Ihres Accounts verknüpft sein.
• Sie muss eine Ihrer verknüpften E-Mail-Adressen sein.
• Sie muss ein Alias in Ihrem E-Mail-Client (entweder ein Alias, der in Ihrem verknüpften Gmail-Posteingang konfiguriert wurde sein, oder einAlias, der zu Ihren Profil & Einstellungen hinzugefügt wurde).

In den Einstellungen Ihres HubSpot-Accounts können Sie E-Mail-Adressen und Domains angeben, für die Sie niemals E-Mails protokollieren möchten. Sie können diese E-Mail-Adressen und Domains auch in den Add-in-Einstellungen hinzufügen.

Bitte beachten: E-Mail-Anhänge, die größer als 50 MB sind, werden nicht in HubSpot protokolliert. Ihre E-Mail wird weiterhin erfolgreich an den Kontakt übermittelt und im CRM protokolliert, jedoch ohne Anhang. 

So senden Sie eine protokollierte E-Mail mit dem Outlook-Desktop-Add-in aus Ihrem Outlook-Konto (Desktopversion) auf einem PC:

• Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail.
• Geben Sie den Empfänger der E-Mail, die Betreffzeile und den Text Ihrer Nachricht ein.
• Aktivieren Sie im Menüband der Nachricht das Kontrollkästchen Im CRM protokollieren. Ihre BCC-Adresse wird automatisch in das Feld BCC eingetragen.

• Sie können auswählen, ob die E-Mail in den zugehörigen Datensätzen der E-Mail-Empfänger protokolliert werden soll.
  • Standardmäßig wählt das Add-in automatisch die fünf letzten zugeordneten Deal- oder Ticket-Datensätze des Kontakts aus, um E-Mails darin zu protokollieren. 
  • Um ausdrücklich anzugeben, in welchen zugehörigen Datensätzen die E-Mail protokolliert werden soll:
    • Klicken Sie unter dem Kontrollkästchen Im CRM protokollieren auf das Dropdown-Menü Datensätze. 
    • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, in denen Sie die E-Mail protokollieren möchten.

• • • Wenn Sie die E-Mail an einen Empfänger senden, der kein Kontakt in Ihrem CRM ist, wird ein neuer Kontaktdatensatz erstellt. Sie sehen die E-Mail des Kontakts aufgeführt, wenn Sie die Zuordnungen bearbeiten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die E-Mail nicht im neuen Kontaktdatensatz protokolliert werden soll. Erfahren Sie, wie E-Mails nur in vorhandenen Kontakten protokolliert werden. 
• Klicken Sie auf Senden.

In den Einstellungen Ihrer Desktopversion des Outlook-Add-ins können Sie anpassen, in welchen verknüpften Datensätzen Ihre E-Mails automatisch protokolliert werden. Wenn Sie Marketingkontakte verwenden, wird ein neuer Kontakt, der von einer protokollierten E-Mail erstellt wird, als Nicht-Marketingkontakt eingestuft. 

Bitte beachten: wenn ein neuer Kontakt durch eine protokollierte E-Mail erstellt wird, wird der HubSpot-Benutzer, der die E-Mail gesendet hat, automatisch als zuständiger Mitarbeiter für den Kontakt zugewiesen, sofern kein vorheriger zuständiger Mitarbeiter zugewiesen wurde. 

Die protokollierte E-Mail in HubSpot aufrufen

E-Mails, die mithilfe der Desktopversion des Outlook-Add-ins in HubSpot protokolliert werden, werden automatisch den Einträgen zugeordnet, die Sie vor dem Senden der E-Mail angegeben haben. So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in HubSpot an:

So zeigen Sie die protokollierte E-Mail in HubSpot an:

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Suchen Sie die protokollierte E-Mail in der Chronik. In der E-Mail haben Sie folgende Möglichkeiten:
  
  1. Zugehörige Datensätze: Klicken Sie auf diese Option, um die zugeordneten Datensätze zu bearbeiten. 
  2. Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail oben in der Chronik anzuheften.
  3. Löschen: Klicken Sie auf diese Option, um die E-Mail-Aktivität von der Chronik zu löschen.
  4. Details: Klicken Sie auf diese Option, um spezifische Informationen über den E-Mail-Versand zu sehen.
  5. Erweitern: Klicken Sie auf diese Option, um den vollständigen Text der E-Mail anzuzeigen. Wenn diese E-Mail Teil einer Konversation ist, klicken Sie auf Thread anzeigen, um alle E-Mails im Thread anzuzeigen.
  6. Anhänge: Klicken Sie auf diese Option, um Anhänge zu öffnen, die diesem spezifischen E-Mail-Versand zugeordnet sind.
  7. Antworten: Klicken Sie auf Antworten, um dem Kontakt direkt in HubSpot auf die E-Mail zu antworten.

Bitte beachten: Sie können nur dann in HubSpot auf E-Mails antworten und eingehende Antworten in HubSpot protokollieren, wenn Sie Ihren Posteingang mit HubSpot verknüpft haben.