Forstå, hvordan følsomme data bruges i HubSpot-værktøjer

Når du har aktiveret følsomme data i din HubSpot-konto, er der visse værktøjer, hvor der er særlige forhold eller særlig adfærd, der skal tages højde for, når du bruger følsomme data. I denne artikel kan du læse mere om, hvor følsomme data kan bruges, og hvordan du administrerer dem korrekt i de enkelte værktøjer.

For mere information om følsomme data henvises til siden med vilkår for følsomme data. For at lære, hvordan du aktiverer følsomme data og opretter egenskaber for følsomme data, henvises til denne artikel.

Bemærk: Følsomme data understøttes ikke i nogle værktøjer, herunder chatbots, personaliseringstokens, playbooks og sandkasser. Meget følsomme data er yderligere begrænset og kan kun bruges i bestemte scenarier.

Meget følsomme data i HubSpot-værktøjer

Alle de følgende afsnit gælder for følsomme data, men kun nogle af de anførte værktøjer understøtter meget følsomme data. Meget følsomme data kan kun bruges i følgende scenarier:

• Visning og redigering af egenskabsværdier i HubSpot.
• Upload til formularer via HubSpot -formularer, ikke-HubSpot-formularer og API'en til autentificerede formularindsendelser.
• Manuel upload af vedhæftede filer til poster eller via noter, en-til-en-e-mails og egenskaber for meget følsomme filer.

Egenskaber for følsomme data

Når du har oprettet en egenskab til lagring af følsomme data:

• Superadministratorer kan oprette tilladelser på feltniveau for at begrænse visnings- og redigeringsadgangen til egenskaben til bestemte brugere og teams. Dette anbefales stærkt for at sikre, at følsomme data kun kan ses eller ændres af udvalgte brugere.
• Superadministratorer kan se brugerhandlinger relateret til egenskabsværdier for følsomme data i revisionsloggen.
• Superadministratorer kan redigere eller slette egenskaben Følsomme data.

Egenskabsværdier for følsomme data

Brugere med adgang til en egenskab med følsomme data kan opdatere egenskabens værdier manuelt eller via import og workflows. Hvis din konto giver HubSpot-medarbejdere adgang til at løse supportproblemer, har HubSpot-medarbejdere ikke adgang til at se værdier for egenskaber med følsomme data.

For egenskaber med meget følsomme data skal brugere med adgang til egenskabens værdier klikke for at dekryptere for at se eller redigere værdien. For eksempel:

Vedhæftede filer

Med muligheden for at gemme følsomme data og meget følsomme data kan du gemme filer, der indeholder følsomme oplysninger, i værktøjer på tværs af HubSpot. Når du aktiverer indstillingen for følsomme data, vil vedhæftede filer, der uploades på nedenstående måder, blive beskyttet af et ekstra lag af kryptering i HubSpots databaselager. Dette fjerner også muligheden for at dele filer eksternt uden godkendelse og forhindrer HubSpot-medarbejdere i at få adgang til de vedhæftede filer.

Når filer tilføjes via følgende metoder, vil de blive beskyttet:

• Uploadet fra din computer til en post i afsnittet »Vedhæftede filer«.
• Uploadet til en post via en ny note.
• Uploadet til en post via en e-mail fra en kontakt.
• Uploadet til en post i HubSpot-mobilappen.
• Uploadet til en filtypeegenskab.
• Uploadet via en formularindsendelse.
• Uploadet via import.

Du kan kontrollere brugeradgangen til vedhæftede filer gennem tilladelser for hvert værktøj. Du kan f.eks. begrænse adgangen til kontakter for bestemte brugere, der ikke bør have adgang til kontaktfiler.

Breeze-værktøjer

Breeze, HubSpots AI, kan hjælpe dig med at automatisere opgaver, indsamle dataindsigt, udarbejde indhold og meget mere på tværs af HubSpots kundeplatform. Kun brugere med superadministratorrettigheder kan aktivere visse Breeze-værktøjer, såsom Breeze Assistant.

Breeze Assistant-produkter er kompatible med konti, hvor følsomme data er aktiveret. Der er dog visse begrænsninger, som forhindrer, at brugerdefinerede egenskabsværdier for egenskaber med følsomme data bruges, for at undgå eksponering af følsomme data.

Hvis du aktiverer følsomme data, vil de egenskaber for følsomme data, du opretter, ikke blive brugt til at træne Breeze-modeller. Andre kundedata på din konto kan dog blive brugt til at træne Breeze-modeller. Du kan fravælge, at dine kundedata bruges til maskinlæring, ved at sende en e-mail til privacy@hubspot.com. For mere information, se venligst HubSpots servicevilkår og HubSpots privatlivspolitik.

Bemærk: Undgå at dele følsomme oplysninger i dine konfigurerede dataindgange til Breeze-funktioner, herunder dine prompter. Superadministratorer kan konfigurere generative Breeze-funktioner i kontoadministrationsindstillingerne. For information om, hvordan Breeze bruger dine data til at levere pålidelig AI, hvor du har kontrol over dine data, kan du læse vores Breeze Trust-FAQ.

For mere information om Breeze, se Breeze-modelkortene. Undgå at bruge Breeze, hvis du ikke ønsker, at Breeze skal behandle dine følsomme data.

Datacentre

Du kan gemme følsomme oplysninger i ethvert datacenter, du bruger.

Hvis du ikke har angivet opbevaring af HIPAA-data, er du berettiget til at migrere fra et datacenter i Nordamerika til datacentret i Den Europæiske Union.Hvis du har angivet opbevaring af HIPAA-data, kan du ikke migrere til et andet datacenter.

Datasynkronisering

Du kan synkronisere følsomme data via feltmappinger med datasynkroniseringsapps. Når du synkroniserer data:

• Synkroniseringen kan være tovejs. Da det ikke altid vides, om felter i tredjepartsapps er følsomme, er der nogle tilfælde, hvor ikke-følsomme felter kan synkroniseres til og fra en HubSpot-egenskab for følsomme data. Hvis det vides, at et felt i en tredjepartsapp er følsomt, kan det ikke synkroniseres til en ikke-følsom HubSpot-egenskab.
• Egenskaberne Følsomme data og Meget følsomme data betragtes som ens for datasynkroniseringsapps.

Formularer 

Med muligheden for at gemme følsomme data i HubSpot kan du bruge HubSpot-formularer og ikke-HubSpot-formularer til trygt at indsamle følsomme oplysninger fra dine besøgende. Følsomme data, der indsamles via formularer, krypteres og synkroniseres sikkert til CRM-systemet. Alle filer, der uploades via formularindsendelser, der er knyttet til en egenskab for følsomme data, betragtes også som følsomme.

Kun brugere med de relevante tilladelser til at se følsomme data vil kunne se værdier fra formularindsendelser og filer, der er markeret som følsomme. Alle meddelelser om formularindsendelser vil også overholde kravene til brugertilladelser for følsomme data.

Integrationer

Udviklere kan bruge API-dokumentationen til at oprette integrationer, der synkroniserer følsomme data. I henhold til vilkårene for følsomme data anerkender du, hvis du vælger at integrere med eller på anden måde bruge tredjepartsprodukter i forbindelse med abonnementstjenesten, at kundedata, der hostes eller behandles af sådanne tredjepartsprodukter, vil blive hostet i overensstemmelse med de politikker, der opretholdes af disse tredjeparter.

Hvis du lagrer følsomme data, der er beskyttet af HIPAA, understøttes Snowflake Data Share -integrationen kun i følgende regioner: AWS US_EAST_1 og AWS EU_CENTRAL_1.

Administration af flere konti

Konti, der bruger følsomme data, kan ikke være en kildekonto for dataspeglingsfunktionen i administration af flere konti. Denne begrænsning forhindrer, at følsomme data utilsigtet deles med en anden konto.

Aktivering af følsomme data forhindrer, at din konto vælges som kildekonto til dataspejling. Hvis din konto allerede er en kildekonto til dataspejling, vil aktivering af følsomme data automatisk deaktivere dataspejling for kontoen.

Meddelelser

Når følsomme data er aktiveret på din konto, vil visse notifikationer som standard ikke indeholde forhåndsvisninger (f.eks. en forhåndsvisning af en notats tekst) for at undgå at vise følsomme data. Dette gælder i øjeblikket for følgende notifikationer: du er @-mentionet i en post eller i en kommentar, du er tildelt eller modtager en påmindelse om en opgave, der er aktivitet på en post, du følger, eller der er en kommentar til en aktivitet, du er involveret i.

For e-mail-notifikationer er forhåndsvisninger skjult som standard, men du kan vælge at tillade dem:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre sidepanel, under Kontoadministration, skal du navigere til Sikkerhed.
3. Klik på fanen Følsomme data. 
4. Klik på Rediger i afsnittet Beskyttelse af følsomme data.
5. For at tillade forhåndsvisning af meddelelser skal du slå kontakten Vis fuldt indhold i meddelelses-e-mails til.

6. Hvis du tidligere har aktiveret forhåndsvisninger, skal du slå kontakten Vis fuldt indhold i notifikations-e-mails fra for at skjule forhåndsvisninger af notifikationer.
7. Klik på Færdig.

Workflows

Hvis du bruger en egenskab for følsomme data i arbejdsgange, anbefales det at begrænse adgangen til værktøjet til arbejdsgange.

Du kan bruge egenskaber for følsomme data med tilmeldingsudløsere af typen Når et filterkriterium er opfyldt og AND/OR-workflowgrene. Du kan også bruge personaliseringstokens i workflowhandlingen Rediger post til at kopiere værdier fra egenskaber for følsomme data.

Følgende understøttes ikke i øjeblikket i arbejdsgange:

• Kopier egenskabsaktioner, der henviser til egenskaber for følsomme data
• Personaliseringstokens, der bruger eller henviser til egenskaber for følsomme data 
• Når en begivenhed indtræffer, udløses tilmeldinger baseret på ændringer i egenskabsværdier for følsomme data.

Yderligere ressourcer

• For mere information om HubSpots sikkerhedsprogram henvises til HubSpot Trust Center.
• Se denne artikel for at lære, hvordan du administrerer indstillinger for følsomme data og opretter egenskaber for følsomme data.
• For at lære, hvordan du administrerer følsomme data via API, kan du læse udviklerdokumentationen.