Opret og administrer fakturaer

Opret fakturaer i HubSpot for at indsamle digitale betalinger via Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger, eller for at spore betalinger foretaget uden for HubSpot. Denne opsætningsguide gennemgår, hvordan du konfigurerer fakturaer til din konto, herunder hvordan du tilpasser præfikser, tilføjer skatteoplysninger og opsætter fakturaer til abonnementer. Du kan også gennemgå HubSpots standard fakturaegenskaber.

Du kan oprette og færdiggøre fakturaer uden at opsætte en betalingsbehandler og fortsætte med at indsamle betalinger manuelt. Men hvis du vil acceptere onlinebetalinger, skal du opsætte enten Stripe-betalingsbehandling (tilgængelig for alle abonnementer) eller HubSpot-betalinger ( kunStarter, Professional eller Enterprise).

Valutaen på en faktura kan indstilles som enhver valuta, der understøttes af HubSpot. Lær, hvordan du indstiller valutaer for din konto.

Bemærk: Fakturakrav kan variere fra jurisdiktion til jurisdiktion. Du bør konsultere dine juridiske eller skattemæssige rådgivere for at afgøre, om HubSpot Invoices opfylder dine compliance-forpligtelser.

Opret en faktura

Der er en række måder, og fakturaen kan oprettes:

• Superadmins og brugere med objektrettigheder til fakturaer kan oprette en faktura direkte fra en kontakt-, firma-, aftale- eller tilbudspost eller fra indeksiden for fakturaer.
• Fra et offentliggjort tilbud for at kopiere tilbuddets detaljer til en ny faktura.
• Opret og send automatisk tilbagevendende fakturaer ved hjælp af abonnementer.
• Fakturaer oprettes automatisk, når der foretages betalinger via betalingslinks eller tilbud.

Opret en faktura fra indekssiden

• Klik på Opret faktura øverst til højre.

Opret en faktura fra en kontakt-, virksomheds- eller aftalepost

• Naviger til dine optegnelser:
  • Kontaktpersoner:
  • Virksomheder:
  • Tilbud:
• Klik på navnet på posten.
  • For kontakter og virksomheder skal du i højre sidepanel i afsnittet Fakturaer klikke på Tilføj og derefter vælge Opret faktura.

• • For aftaler skal du i højre sidepanel i afsnittet Fakturaer klikke på Tilføj og derefter vælge en af følgende:
    
    • Konverter aftale til faktura: Opret en faktura ved hjælp af aftalens oplysninger, herunder tilknyttede linjeposter.
    • Oprettom faktura: Opret en ny faktura fra bunden.
    • Tilføj eksisterende faktura: Vælg en eksisterende faktura, der skal knyttes til aftalen.

• • • Du kan også oprette en faktura fra editoren for linjeposter i en aftale.

Opret en faktura fra et offentliggjort tilbud

• Hold musen over tilbuddets navn, klik på Handlinger, og vælg derefter Konverter til faktura. Dette vil oprette en ny faktura ved hjælp af tilbuddets oplysninger.

Derefter kommer du til fakturaeditoren, hvor du kan konfigurere fakturadetaljer. Hvis dit tilbud har mere end én kontakt, vil du blive bedt om at fjerne ekstra kontakter i fakturaeditoren.

Bemærk: Når du opretter en faktura, bruger den som standard præfikset INV efterfulgt af et nummer, der stiger sekventielt for hver faktura, der oprettes (f.eks. INV-1001 og derefter INV-1002). Du kan opdatere præfikset og startnummeret for fakturaer i dine indstillinger.

Opsæt fakturering

I afsnittet Faktura til i fakturaeditoren skal du først oprette fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser med mere.

• Under oprettelsen kan hver faktura knyttes til én kontaktperson. Når den er oprettet, kan du tilføje yderligere kontakter ved hjælp af tilknytningerne i højre sidepanel.
  
  Sådan knytter du fakturaen til en kontaktperson:
  • Klik på Tilføj kontakt.
  • I højre panel kan du søge efter en eksisterende kontakt eller oprette en ny.
  • Klik på Næste, og fortsæt med at indstille de nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klik på Gem.
• Under oprettelsen kan hver faktura tilknyttes én virksomhed. Når den er oprettet, kan du tilføje flere virksomheder ved hjælp af tilknytningerne i højre sidepanel.
• Sådan knytter du fakturaen til en virksomhed:
  • Klik på Tilføj virksomhed.
  • I højre panel kan du søge efter en eksisterende virksomhed eller oprette en ny.
  • Klik på Næste, og fortsæt med at indstille de nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klik på Gem.
• Sådan tilføjer du en faktureringsadresse til fakturaen:
  • Klik på Rediger under Faktureringsadresse.
  • Indtast adresseoplysningerne i højre panel.
  • Klik på Anvend.
• Sådan tilføjer du en leveringsadresse til fakturaen:
  • Klik på add Tilføj leveringsadresse.
  • Indtast adresseoplysningerne i det højre panel.
  • Klik på Gem.
• Fakturadatoen er som standard indstillet til den aktuelle dag. For at opdatere dette skal du klikke på feltet Fakturadato og derefter bruge datovælgeren til at vælge en ny dato.
• Som standard forfalder fakturabetalingen ved modtagelse af fakturaen. Hvis du vil vælge forskellige betalingsbetingelser, skal du klikke på rullemenuen Betalingsbetingelser og derefter vælge en betalingsbetingelse. Feltet Forfaldsdato opdateres automatisk, så det matcher den valgte periode.
• Eventuelle tilpassede egenskaber, som er konfigureret i fakturaindstillingerne, vises i højre side under Forfaldsdato. Hvis indstillingen, der giver brugerne mulighed for at tilsidesætte disse felter, er slået til, kan du foretage ændringer i dem under oprettelsen af fakturaen.

Tilføj linjeposter

I afsnittet Linjeposter skal du tilføje de varer, som din køber skal købe. Lær , hvordan du bruger linjeposter med fakturaer.

Tilføj kommentarer

Hvis du vil tilføje noter til din køber på fakturaen, kan du tilføje dem i feltet Kommentarer. Du kan bruge tekstindstillingerne nederst i tekstfeltet til at formatere din tekst, tilføje et hyperlink eller indsætte et uddrag. Du kan tilføje en standardkommentar, som skal vises på alle fakturaer, i fakturaindstillingerne.

Konfigurer afregningsmuligheder

I afsnittet Fakturering skal du vælge, om du vil acceptere onlinebetalinger, indstille, hvilke betalingsmuligheder der skal være tilgængelige for køberen, og vælge, om du vil indsamle oplysninger om fakturerings- og leveringsadresse. Indstillingerne for onlinebetaling arves fra indstillingerne for betaling i kassen.

• For at acceptere onlinebetalinger skal du slå Checkout til. Hvis checkout-kontakten er slået fra, vil nedenstående muligheder ikke være tilgængelige.
  • Marker afkrydsningsfelterne ud for de betalingsformer, du gerne vil acceptere (f.eks. kredit- eller debetkort eller bankdebiteringer som ACH).
  • Hvis du vil indsamle oplysninger om faktureringsadresse ved kassen, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml faktureringsadresse for kreditkortkøb.
  • Hvis du vil indsamle oplysninger om leveringsadresse ved kassen, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml leveringsadresse. Når køberen indtaster sine forsendelsesoplysninger, kan de kun vælge mellem de lande, du har angivet i dine betalingsindstillinger.
  • Hvis du vil give kunderne mulighed for at indtaste et tilpasset beløb på betalingstidspunktet, skal du markereafkrydsningsfeltet Tillad din kunde at betale et beløb, der er mindre end den skyldige saldo. Hvis du vil registrere en manuel eller eksisterende betaling som en delbetaling, kan du gøre det fra fakturaernes indeksside. Brugerdefinerede betalingsbeløb skal være mindre end den samlede skyldige saldo.

Avancerede indstillinger

I afsnittet Avancerede indstillinger kan du tilpasse fakturaens sprog og landestandard samt fakturaens URL. Klik på Avancerede indstillinger for at få adgang til de avancerede indstillinger.

• Som standard er det sprog, der bruges til titler og etiketter på siden, indstillet til engelsk. For at opdatere dette til et andet sprog skal du klikke på rullemenuen Language og derefter vælge et sprog.
• Som standard bruger dato- og adresseformatet USA-format. For at opdatere dette til et andet format skal du klikke på rullemenuen Locale og derefter vælge en locale.
• Hvis du vil indstille en brugerdefineret faktura-URL ved hjælp af et af dine forbundne domæner, skal du klikke på rullemenuen Domæne og derefter vælge et domæne. Du kan også indtaste en brugerdefineret slug i slutningen af URL'en ved at indtaste en værdi i feltet Content slug. En forhåndsvisning af fakturaens URL vises under URL-felterne.
• Hvis du har oprettet skatte-id'er på din konto og ønsker at inkludere dem i fakturaen, skal du markere de tilsvarende afkrydsningsfelter for skatte-id' er.

Gem og færdiggør

Når som helst under oprettelsen af fakturaen kan du klikke på Gem øverst til venstre for at gemme fakturaen som et udkast. Du kan til enhver tid vende tilbage til et udkast til en faktura for at redigere eller slette det. Du kan også klikke på Forhåndsvisning øverst til højre for at se, hvordan fakturaen vil se ud for køberen.

Hvis du er klar til at færdiggøre fakturaen, så du kan sende den til køberen:

• Klik på Færdiggør øverst til højre. Når en faktura er færdigbehandlet, kan den ikke slettes.

• Gennemgå ansvarsfraskrivelsen i dialogboksen, og klik derefter på Afslut.

Send fakturaen

Når du har færdiggjort fakturaen, vises en dialogboks med muligheder for at sende fakturaen til din køber via e-mail. Du kan lukke prompten ved at klikke på X'et og sende den senere. Påmindelsesmails administreres via dine fakturaindstillinger.

• Først skal du opsætte dine e-mailadressefelter:
  • Til-feltet udfyldes automatisk med e-mailadressen på den kontaktperson, der er tilknyttet fakturaen. Hvis du vil ændre denne adresse, skal du klikke på rullemenuen og vælge en kontaktperson. Du kan også indtaste en ny e-mailadresse, og HubSpot vil automatisk oprette en kontaktpost for dem efter afsendelse.
  • For at tilføje en e-mailadresse til Cc-feltet skal du klikke på rullemenuen, vælge kontakterne eller indtaste brugerdefinerede e-mailadresser. Du kan tilføje op til ni e-mailadresser i CC-feltet.
  • Hvis der er oprettet en standard-e-mailadresse i fakturaindstillingerne, udfyldes Fra-feltet automatisk med standard-e-mailadressen. Ellers udfyldes det med din personlige e-mailadresse. Hvis der er angivet en standard-e-mail, men indstillingen for at tillade brugere at sende fakturaer fra deres personlige e-mail eller andre team-e-mails, som de har adgang til, er slået til, kan du vælge en anden e-mail.
    • Hvis der ikke er indstillet en standard-e-mailadresse, bliver den e-mailadresse, du vælger, standardadressen for fremtidige fakturaafsendelser, men den kan ændres før hver afsendelse.
    • Svar på denne e-mail vil blive sendt til Fra-adressen . Hvis du vælger en e-mailadresse, der bruges til en forbundet indbakke, herunder delte team-e-mail-indbakker, kan du administrere opfølgning i HubSpots indbakke til samtaler.
• Klik på Send faktura. Køberen vil derefter modtage en e-mail med fakturadetaljer og et link til at se fakturaen i sin browser sammen med en PDF-version af fakturaen som en vedhæftet fil.
• Hvis du i stedet manuelt vil skrive en én-til-én e-mail med et link til fakturaen, skal du klikke på Skriv e-mail manuelt.

Automatisk oprettelse af fakturaer

Opret og send automatisk tilbagevendende fakturaer ved hjælp af abonnementer

Følg disse trin for at automatisere fakturering baseret på et abonnement.

Se fakturaer, der er oprettet automatisk på baggrund af betalinger via betalingslinks eller tilbud

Når en faktura automatisk oprettes på baggrund af et betalingslink eller et tilbud, vil fakturaen blive knyttet til betalingen.

Du kan se fakturaerne fra fakturaindekset, eller du kan se den tilknyttede faktura fra selve betalingsposten. Fakturaen sendes ikke automatisk til kunden. Hvis du gerne vil sende fakturaen, skal du følge disse trin.

Administrer fakturaer

Når du har oprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaens indeksside, ligesom du administrerer andre CRM-poster.

• Klik på navnet på fakturaen.
• I højre panel kan du angive fakturaens ejer ved hjælp af feltet Ejer, se dens egenskaber, se foretagne betalinger og administrere fakturaens tilknytninger, herunder tilføje yderligere kontakter og virksomheder.

Administrer udfærdigede fakturaer

• Rediger: Fortsæt med at konfigurere fakturaen.
• Se historik for egenskaber: tjek de tidligere værdier for egenskaber for fakturaen.
• Klon: Opret en ny faktura med de samme detaljer.
• Slet: Slet fakturaudkastet.

Administrer færdigbehandlede fakturaer

For færdigbehandlede fakturaer kan du få adgang til følgende muligheder ved at klikke på rullemenuen Handlinger øverst til højre:

• Rediger: Hvisindstillingen til at redigere fakturaer er slået til, kan Superadmins og brugere med rettighedssæt til at redigere fakturaer redigere færdigbehandlede fakturaer fra fakturaernes indeksside. Når ændringerne er gemt, anbefales det, at der sendes en meddelelse til kunden om, at fakturaen er ændret, med oplysninger om ændringerne.

• Registrer betaling: Marker manuelt fakturaen som betalt ved at oprette en ny betalingspost eller anvende en eksisterende. Når du har valgt denne mulighed:
  • For at oprette en ny betalingspost skal du udfylde felterne med betalingsoplysninger i højre sidepanel og derefter klikke på Registrer betaling. Betalingen vil derefter blive vist under Betalinger, når du ser fakturaens detaljer.
  • Hvis du vil anvende en eksisterende betaling på fakturaen, skal du klikke på fanen Anvend eksisterende i højre sidepanel. Søg derefter efter en betalingspost ud fra det betalingsbeløb, ID eller den kontakt-e-mailadresse, der er knyttet til betalingen. Vælg betalingen, og klik derefter på Anvend betaling. Betalingen vil derefter blive vist under Betalinger, når du ser fakturaens detaljer.

Bemærk: Når dumanuelt markerer fakturaen som betalt, modtager kontakterne ikke automatisk en kvittering. Hvis der er brug for en kvittering, kan du sende en til kontakten fra siden med betalingsindekset.

• • Sådan sletter du en betaling:

• • • Klik på navnet på fakturaen.
    • Klik på Vis tilknyttet betaling i afsnittet Betalinger i højre sidepanel.
    • Klik på betalingsbeløbet.
    • Klik på rullemenuen Handlinger øverst til højre, og klik derefter på Slet.
    • Klik på Slet post for at bekræfte.

• Se faktura: Åbn fakturaen i en separat browserfane.
• Se historik for egenskaber: tjek de tidligere værdier for egenskaber for fakturaen.
• Kopier link: Kopier fakturaens URL for at sende den til en køber.
• Send: Send fakturaen via en e-mail. Læs mere om at sende fakturaer via e-mail.
• Download: Download en PDF af fakturaen.
• Klon: Opret en ny faktura med de samme detaljer.

• Slet: Hvisindstillingen til at slette fakturaer er slået til, kan Superadmin' er og brugere med rettighedssæt til at redigere fakturaer slette ubetalte, afsluttede fakturaer fra fakturaindekset. Sletning af fakturaer er permanent og kan ikke fortrydes.

Bemærk: Fakturanumrene vil fortsætte med at stige i rækkefølge fra den sidst oprettede faktura (også selvom den eller en anden faktura er blevet slettet). Derfor kan sletning af fakturaer skabe et permanent hul i fakturanummereringen. Nummereringen kan kun nulstilles, hvis alle fakturaer slettes (men betalte fakturaer kan ikke slettes). Du bør rådføre dig med dit regnskabsteam for at sikre, at det vil fungere med dine nuværende systemer.

• Ugyldig: marker fakturaen som ugyldig. Når du har markeret en faktura som ugyldig, kan du ikke længere opkræve betaling på fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke fortrydes.
  • Hvis der er foretaget en onlinebetaling på fakturaen, er det ikke muligt at annullere fakturaen, selv om der er udstedt en refusion.
  • Hvis der er registreret en manuel betaling på fakturaen, skal betalingen slettes, før du kan annullere fakturaen.

Filtrer og eksporter fakturaer

• Klik på Avancerede filtre øverst til venstre.
• Klik på + Tilføj filter i højre panel for at oprette et nyt filter.
• Søg efter og vælg den egenskab, du vil filtrere efter, og indstil derefter filterkriterierne.
• Klik på AND eller OR forat vælge en anden egenskab. Læs mere om at oprette filtre og gemme visninger.
  
  
• Klik på Rediger kolonner øverst til højre i tabellen for at redigere de kolonner, der vises i tabellen.
• Klik på Eksporter øverst til højre i tabellen for at eksportere alle dine fakturaer, eller marker afkrydsningsfelterne ud for de fakturaer, du gerne vil eksportere, og klik derefter på Eksporter. Få mere at vide om eksport af poster.

Send fakturaer

Når du har oprettet en faktura, kan du dele den via et direkte link eller en e-mail eller indsætte fakturaer, mens du skriver af beskeder på CRM-poster og i indbakken til samtaler.

For at sende fakturaen i en e-mail:

• Klik på navnet på fakturaen.
• Klik på Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Send.
• I dialogboksen skal du konfigurere dine e-mailadressefelter og derefter klikke på Send faktura.

• Køberen vil derefter modtage en e-mail med fakturadetaljer og et link til at se fakturaen i sin browser, sammen med en PDF-version af fakturaen som en vedhæftet fil.

Du kan også manuelt sende en e-mail med et fakturalink eller indsætte linket i beskeder.

Bemærk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-mail eller ved at indsætte et link, opdateres egenskaben Dato for sidste afsendelse ikke. Få mere at vide om fakturaens egenskaber.

For manuelt at sende en en-til-en e-mail med et link til fakturaen:

• Klik på navnet på fakturaen.
• Klik på Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Send.
• Klik på Skriv e-mail manuelt i dialogboksen. Du bliver derefter omdirigeret til den aftalepost, der er knyttet til fakturaen, hvor du kan skrive din e-mail. Et link til fakturaen vil automatisk blive inkluderet i e-mailens brødtekst.
• Når du har skrevet din e-mail, skal du klikke på Send.

For at dele et direkte link til en faktura:

• Klik på navnet på fakturaen.
• Klik på Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Kopier link.

• Du kan derefter indsætte linket i din foretrukne meddelelsesplatform, og køberen kan klikke på linket for at se fakturaen på den URL, du har konfigureret under oprettelsen af fakturaen.

For at indsætte en faktura i en en-til-en e-mail eller besked i indbakken til samtaler:

• Klik på Indsæt i meddelelsesskriveren, og vælg derefter Fakturaer.
• Vælg en faktura , eller klik på Administrer for at gå til fakturaindekset.

Når du har valgt en faktura, tilføjes et hyperlink til beskeden ved hjælp af fakturanummeret.

Gennemgå redigeringshistorik

Du kan se historikken for redigeringer af en faktura, herunder eventuelle statusændringer, og hvornår faktura-e-mails blev sendt, hvilke brugere der udførte handlingen, samt dato og klokkeslæt for handlingen.

• Klik på navnet på fakturaen.
• Rul ned til historikpanelet i det højre panel.

Bemærk: I øjeblikket understøtter HubSpot-byggede kontointegrationer, såsom Quickbooks Online og Xero, ikke synkronisering af fakturaer fra HubSpot. Du kan dog eksportere dine fakturaposter og uploade dem til dit regnskabssystem. Du kan abonnere på opdateringer om nye funktioner til fakturaintegration, f.eks. fakturasynkronisering, ved at udfylde denne formular.