Opret og administrer fakturaer

Opret fakturaer i HubSpot for at indsamle digitale betalinger via Stripe-betalingsbehandling eller HubSpot-betalinger, eller for at spore betalinger foretaget uden for HubSpot. Denne opsætningsguide gennemgår, hvordan du konfigurerer fakturaer til din konto, herunder hvordan du tilpasser præfikser, tilføjer skatteoplysninger og opsætter fakturaer til abonnementer. Du kan også gennemgå HubSpots standardfakturaegenskaber.

Du kan oprette og færdiggøre fakturaer uden at konfigurere en betalingsbehandler og fortsætte med at indsamle betalinger manuelt. Men hvis du vil acceptere onlinebetalinger, skal du konfigurere enten Stripe-betalingsbehandling (tilgængelig for alle abonnementer) eller HubSpot-betalinger( kunStarter, Professional eller Enterprise).

Bemærk: Når du har gennemført en transaktion ved hjælp af Stripe-betalingsbehandling med din tilsluttede Stripe-konto, er det i øjeblikket ikke muligt at tilslutte en alternativ Stripe-konto eller opsætte HubSpot Payments. På samme måde er det i øjeblikket ikke muligt at flytte fra HubSpot Payments til Stripe-betalingsbehandling, når du først har handlet med HubSpot Payments. Hvis du ikke har gennemført transaktioner og gerne vil skifte, bedes du kontakte support.

Opret en faktura

Superadministratorer og brugere med fakturaobjekttilladelser kan oprette en faktura direkte fra en kontakt-, firma-, aftale- eller tilbudspost eller fra fakturaindeks-siden. Du kan også oprette en faktura fra et offentliggjort tilbud for at kopiere tilbuddets detaljer til en ny faktura.

Bemærk: Hvis du bruger HubSpot-betalinger, kan du oprette fakturaer, hvis din kontos standardvaluta er indstillet til USD. Hvis du ikke har konfigureret en betalingsprocessor eller har konfigureret Stripe som din betalingsprocessor, kan du oprette fakturaer, hvis din standardvaluta er angivet her.

Sådan opretter du en faktura fra indekssiden:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på Opret faktura øverst til højre.

Sådan opretter du en faktura fra en kontakt-, firma- eller aftalepost:

• Naviger til dine optegnelser:
  • Kontakter: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Kontakter.
  • Virksomheder:
  • Tilbud: På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Klik på navnet på posten.
• Klik på Tilføj i afsnittet Fakturaer i højre sidepanel, og vælg derefter Opret faktura. Klik på Konverter aftale til faktura for at oprette en faktura ved hjælp af aftalens oplysninger, herunder tilknyttede varelinjer.

• Hvis du vil knytte en eksisterende faktura til posten, skal du klikke på Tilføj og derefter vælge Tilføj eksisterende faktura.

Sådan opretter du en faktura ud fra et offentliggjort tilbud:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Tilbud.
• Hold musen over tilbuddets navn, klik på Handlinger, og vælg derefter Konverter til faktura. Dette vil oprette en ny faktura ved hjælp af tilbuddets oplysninger.

Du bliver derefter ført til fakturaeditoren, hvor du kan konfigurere fakturadetaljerne.

Bemærk: Når du opretter en faktura, vil den som standard bruge et standardiseret præfiks INV efterfulgt af et nummer, der stiger sekventielt for hver faktura, der oprettes (for eksempel INV-1001 og derefter INV-1002). Du kan opdatere præfikset og startnummeret for fakturaer i dine indstillinger.

Opsætning af fakturafakturering

I sektionen Bill to i fakturaeditoren skal du først konfigurere fakturaens tilknyttede poster, betalingsbetingelser med mere.

• Hver faktura skal være knyttet til mindst én kontakt. Sådan tilknytter du fakturaen til en kontakt:
  • Klik på Tilføj kontakt.
  • I højre panel kan du søge efter en eksisterende kontakt eller oprette en ny.
  • Klik på Næste, og fortsæt med at konfigurere de nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klik på Gem.
• Hver faktura kan knyttes til én virksomhed. Sådan tilknytter du fakturaen til en virksomhed:
  • Klik på Tilføj virksomhed.
  • I højre panel kan du søge efter en eksisterende virksomhed eller oprette en ny.
  • Klik på Næste, og fortsæt med at konfigurere de nødvendige tilknytningsetiketter.
  • Klik på Gem.
• Sådan tilføjer du en faktureringsadresse til fakturaen:
  • Klik på Rediger under Faktureringsadresse.
  • Indtast adresseoplysningerne i panelet til højre.
  • Klik på Anvend.
• Som standard er fakturadatoen indstillet til den aktuelle dag. For at opdatere dette skal du klikke på feltet Fakturadato og derefter bruge datovælgeren til at vælge en ny dato.
• Som standard forfalder fakturabetalingen ved modtagelse af fakturaen. Du kan vælge forskellige betalingsbetingelser ved at klikke på rullemenuen Betalingsbetingelser og derefter vælge en betalingsbetingelse. Feltet Forfaldsdato opdateres automatisk, så det matcher den valgte betalingsbetingelse.
• Hvis du vil tilføje et indkøbsordrenummer til fakturaen, skal du indtaste nummeret i feltet PO-nummer.

Tilføj varelinjer

I afsnittet Varelinjer skal du tilføje de varer, som din køber skal købe.

• Hvis du bruger Stripe-betalingsbehandling, kan du konfigurere fakturaens valuta ved hjælp af dropdown-menuen Valuta. Læs mere om de valutaer, der understøttes af Stripe-betalingsbehandling.
  
  
• Sådan tilføjer du eksisterende produkter fra dit produktbibliotek( kunProfessional eller Enterprise ):
  
  • Klik på Vælg fra produktbibliotek.
  • I højre panel markerer du afkrydsningsfelterne ud for de produkter, som din køber vil købe. Klik derefter på Tilføj.

• Sådan opretter du en brugerdefineret varelinje til fakturaen:
  • Klik på Opret brugerdefineret varelinje.
  • I højre panel skal du konfigurere detaljerne for din varelinje og derefter klikke på Gem. Felterne Navn og Enhedspris er obligatoriske.
  • Når du har gemt varelinjen, kan du opdatere dens detaljer i varelinjeeditoren, herunder øge mængden og indstille en enhedsrabat (enten valuta- eller procentbaseret).
• Når du har tilføjet dine varelinjer, kan du se subtotalen, inklusive eventuelle rabatter, i afsnittet Resumé.

Tilføj kommentarer

Hvis du vil tilføje noter til din køber på fakturaen, kan du tilføje dem i feltet Kommentarer. Du kan bruge tekstindstillingerne i bunden af tekstfeltet til at formatere din tekst, tilføje et hyperlink eller indsætte et uddrag. Du kan tilføje en standardkommentar, som skal vises på alle fakturaer, i fakturaindstillingerne.

Konfigurer faktureringsmuligheder( kunStarter, Professional og Enterprise )

I sektionen Billing skal du vælge, om du vil acceptere onlinebetalinger, indstille hvilke betalingsmuligheder, der skal være tilgængelige for køberen, og vælge, om du vil indsamle oplysninger om fakturerings- og leveringsadresse. Indstillingerne for onlinebetaling arves fra dine indstillinger for betalingskassen.

• For at acceptere onlinebetalinger skal du slå Checkout til. Hvis checkout er slået fra, vil nedenstående muligheder ikke være tilgængelige.
  • Vælg afkrydsningsfelterne ud for de betalingsformer, du gerne vil acceptere (f.eks. kredit- eller debetkort eller bankoverførsler, såsom ACH).
  • Hvis du vil indsamle oplysninger om faktureringsadresse ved kassen, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml faktureringsadresse for kreditkortkøb.
  • Hvis du vil indsamle oplysninger om leveringsadresse ved kassen, skal du markere afkrydsningsfeltet Indsaml leveringsadresse. Når køberen indtaster sine forsendelsesoplysninger, kan de kun vælge mellem de lande, du har angivet i dine betalingsindstillinger.
  • Hvis du vil give kunderne mulighed for at indtaste et tilpasset beløb på betalingstidspunktet, skal du markereafkrydsningsfeltet Tillad din kunde at betale et beløb, der er mindre end den skyldige saldo . Hvis du vil registrere en manuel eller eksisterende betaling som en delbetaling, kan du gøre det fra fakturaindeks-siden. Brugerdefinerede betalingsbeløb skal være mindre end den samlede skyldige saldo.
    
    

    Bemærk: Hvis du ikke har oprettet HubSpot Payments eller Stripe som betalingsbehandler på din konto, kan du acceptere delbetalinger på fakturaer, når du registrerer manuelle betalinger, uden at du behøver at aktivere en specifik indstilling.

Avancerede indstillinger

I afsnittet Avancerede indstillinger kan du tilpasse fakturaens sprog og lokale samt fakturaens URL. Klik på Avancerede indstillinger for at få adgang til de avancerede indstillinger.

• Som standard er sproget, der bruges til titler og etiketter på siden, indstillet til engelsk. Hvis du vil opdatere dette til et andet sprog, skal du klikke på rullemenuen Sprog og derefter vælge et sprog.
• Som standard bruger dato og adresseformatet USA-format. Hvis du vil opdatere dette til et andet format, skal du klikke på rullemenuen Locale og derefter vælge en lokalitet.
• Hvis du vil indstille en brugerdefineret faktura-URL ved hjælp af et af dine tilsluttede domæner, skal du klikke på rullemenuen Domæne og derefter vælge et domæne. Du kan også indtaste en brugerdefineret slug i slutningen af URL'en ved at indtaste en værdi i feltet Content slug. En forhåndsvisning af fakturaens URL vises under URL-felterne.
• Hvis du har oprettet skatte-ID'er på din konto og ønsker at inkludere dem i fakturaen, skal du markere de tilsvarende skatte-ID-afkrydsningsfelter.

Gem og færdiggør

Når som helst under oprettelsen af fakturaen kan du klikke på Gem øverst til venstre for at gemme fakturaen som et udkast. Du kan til enhver tid vende tilbage til et fakturaudkast for at redigere eller slette det. Du kan også klikke på Preview øverst til højre for at se, hvordan fakturaen vil se ud for køberen.

Hvis du er klar til at færdiggøre fakturaen, så du kan sende den til køberen:

• Klik på Færdiggør øverst til højre. Når en faktura er færdiggjort, kan den ikke redigeres eller slettes.

• Gennemgå ansvarsfraskrivelsen i dialogboksen, og klik derefter på Finalize.

Send

Når du har færdiggjort fakturaen, vises en dialogboks med muligheder for at sende fakturaen til din køber via en e-mail.

• Først skal du konfigurere dine e-mailadressefelter:
  • Til-feltet vil automatisk blive udfyldt med e-mailadressen på den første kontakt, der er tilknyttet fakturaen. Hvis du vil ændre denne adresse, skal du klikke på dropdown-menuen og vælge en kontakt. Du kan også indtaste en ny e-mailadresse, og HubSpot vil automatisk oprette en kontaktpost til dem efter afsendelse.
  • Cc-feltet vil automatisk blive udfyldt med adresserne på alle andre kontakter, der var knyttet til fakturaen ved oprettelsen. Hvis du vil tilføje flere adresser til dette felt, skal du klikke på dropdown-menuen, vælge kontakterne eller indtaste brugerdefinerede e-mailadresser.
  • Fra-feltet udfyldes automatisk med din tilknyttede e-mailadresse, men du kan vælge mellem alle e-mailadresser, der er tilknyttet kontoen.
    • Den e-mailadresse, du vælger, bliver standardadresse for fremtidige fakturasendinger, men kan ændres før hver sending.
    • Svar på denne e-mail vil blive dirigeret til Fra-adressen . Hvis du vælger en e-mailadresse, der bruges til en tilsluttet indbakke, herunder delte team-e-mailindbakker, kan du administrere opfølgning i HubSpots samtaleindbakke.
• Klik på Send faktura.
• Hvis du i stedet manuelt vil skrive en en-til-en e-mail med et link til fakturaen, skal du klikke på Skriv e-mail manuelt.

Køberen vil så modtage en e-mail med fakturadetaljerne og et link til at se fakturaen i sin browser.

Du kan også sende fakturaen på et senere tidspunkt fra fakturaindeks-siden, hvor du også kan administrere dine eksisterende fakturaer. Læs mere om håndtering og deling af fakturaer nedenfor.

Administrer fakturaer

Når du har oprettet fakturaer, kan du administrere dem fra fakturaindeks-siden på samme måde, som du administrerer andre CRM-poster.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på fakturaens navn.
• I panelet til højre kan du angive fakturaens ejer ved hjælp af feltet Ejer, se dens egenskaber, se foretagne betalinger og administrere fakturaens tilknytninger.

Administrer udarbejdede fakturaer

• Rediger: fortsæt med at oprette fakturaen.
• Slet: slet fakturakladden.
• Klon: opret en ny faktura med de samme detaljer.
  
  

Administrer afsluttede fakturaer

For afsluttede fakturaer kan du få adgang til følgende muligheder ved at klikke på dropdown-menuen Handlinger øverst til højre:

• Vis faktura: Åbn fakturaen i en separat browserfane.
• Kopier link: kopier fakturaens URL for at sende den til en køber.
• Send: send fakturaen via en e-mail. Læs mere om at sende fakturaer via e-mail.
• Download: download en PDF af fakturaen.
• Registrer betaling: marker fakturaen manuelt som betalt ved at oprette en ny betalingspost eller anvende en eksisterende. Når du har valgt denne mulighed:
  • For at oprette en ny betalingspost skal du udfylde felterne med betalingsoplysninger i højre sidepanel og derefter klikke på Registrer betaling. Betalingen vises derefter under Betalinger, når du ser fakturaens detaljer.
  • Hvis du vil anvende en eksisterende betaling på fakturaen, skal du klikke på fanen Anvend eksisterende i højre sidepanel. Søg derefter efter en betalingspost ved hjælp af betalingsbeløbet, ID'et eller kontaktens e-mailadresse, der er knyttet til betalingen. Vælg betalingen, og klik derefter på Anvend betaling. Betalingen vises derefter under Betalinger, når du ser fakturaens detaljer.

Bemærk: Når du manuelt markerer fakturaen som betalt, modtager kontakterne ikke automatisk en kvittering. Hvis du har brug for en kvittering, kan du sende en til kontakten fra siden med betalingsindekset.

• • Sådan sletter du en betaling:
    • På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
    • Klik på fakturaens navn.

• • • Klik på Vis tilknyttet betaling i afsnittet Betalinger i højre sidepanel.
    • Klik på betalingsbeløbet.
    • Klik på rullemenuen Handlinger øverst til højre, og klik derefter på Slet.
    • Klik på Slet post for at bekræfte.

• Annullér: marker fakturaen som annulleret. Når du har markeret en faktura som ugyldig, kan du ikke længere opkræve betaling på fakturaen eller annullere den. Dette kan ikke fortrydes.
  • Hvis der er foretaget en onlinebetaling på fakturaen, er det ikke muligt at annullere fakturaen, heller ikke hvis der er udstedt en refusion.
  • Hvis der er registreret en manuel betaling på fakturaen, skal betalingen slettes, før du kan annullere fakturaen.
• Klon: Opret en ny faktura med de samme detaljer.

Filtrering og eksport af fakturaer

• Klik på Avancerede filtre øverst til venstre.
• Klik på + Tilføj filter i højre panel for at oprette et nyt filter.
• Søg efter og vælg den egenskab, du vil filtrere efter, og indstil derefter filterkriterierne.
• Klik på AND eller OR for at vælge en anden ejendom. Læs mere om opsætning af filtre og lagring af visninger.
  
  
• Klik på Rediger kolonner øverst til højre i tabellen for at redigere de kolonner, der vises i tabellen.
• Klik på Eksporter øverst til højre i tabellen for at eksportere alle dine fakturaer, eller marker afkrydsningsfelterne ud for de fakturaer, du gerne vil eksportere, og klik derefter på Eksporter. Læs mere om eksport af poster.

Send fakturaer

Når du har oprettet en faktura, kan du dele den via et direkte link eller e-mail, eller indsætte fakturaer, mens du skriver beskeder på CRM-poster og i indbakken til samtaler.

Sådan sender du fakturaen i en e-mail:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på fakturaens navn.
• Klik på Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Send.
• I dialogboksen skal du konfigurere dine e-mailadressefelter og derefter klikke på Send faktura.

Du kan også manuelt sende en e-mail med et fakturalink eller indsætte linket i beskeder.

Bemærk: Hvis du sender en faktura i en manuelt skrevet e-mail eller ved at indsætte et link, opdateres egenskaben Dato for sidste afs endelse ikke. Læs mere om fakturaegenskaber.

Sådan sender du manuelt en en-til-en e-mail med et link til fakturaen:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på fakturaens navn.
• Klik på Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Send.
• Klik på Skriv e-mail manuelt i dialogboksen. Du bliver omdirigeret til den aftalepost, der er knyttet til fakturaen, hvor du kan skrive din e-mail. Et link til fakturaen vil automatisk blive inkluderet i e-mailens brødtekst.
• Når du har skrevet din e-mail, skal du klikke på Send.

Sådan deler du et direkte link til en faktura:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
• Klik på navnet på fakturaen.
• Klik på Handlinger i højre sidepanel, og vælg derefter Kopier link.

• Du kan derefter indsætte linket i din foretrukne beskedplatform, og køberen kan klikke på linket for at se fakturaen på den URL, du konfigurerede under oprettelsen af fakturaen.

Sådan indsætter du en faktura i en en-til-en e-mail eller besked i samtalernes indbakke:

• Klik på Indsæt i meddelelseskomponisten, og vælg derefter Fakturaer.
• Vælg en faktura , eller klik på Administrer for at navigere til fakturaindeks-siden.

Når du har valgt en faktura, tilføjes et hyperlink til beskeden ved hjælp af fakturanummeret.

Bemærk: I øjeblikket understøtter HubSpot-byggede kontointegrationer, såsom Quickbooks Online og Xero, ikke synkronisering af fakturaer fra HubSpot. Du kan dog eksportere dine faktura er og uploade dem til dit regnskabssystem. Du kan abonnere på opdateringer om nye fakturaintegrationsfunktioner, såsom fakturasynkronisering, ved at udfylde denne formular.