Configurar y gestionar pipelines de objetos

Los pipelines ayudan a ver los procesos a través de etapas, que son pasos que señalan dónde se encuentra un registro en un proceso. Por ejemplo, puedes crear pipelines de negocios para hacer seguimiento de los ingresos, pipelines de tickets para hacer seguimiento de los problemas de los clientes, o pipelines de anuncios para hacer seguimiento de las propiedades en venta.

Atención: su cuenta puede utilizar nombres personalizados para cada objeto (por ejemplo, cuenta en lugar de empresa). Este artículo se refiere a los objetos por sus nombres predeterminados de HubSpot.

Los siguientes objetos tienen pipeline:

• Oportunidades de venta
• Negocios
• Tickets
• Citas (si están activadas)
• Cursos (si están activados)
• Listados (si están activados)
• Servicios (si están activados)
• Proyectos (si están activados)
• Pedidos
• Objetos personalizados

Una vez que hayas configurado los pipelines, aprende a gestionar tus registros en la vista de tablero.

Crear un nuevo pipeline

Si tu cuenta tiene más de un proceso único, puedes crear pipelines adicionales. Solo se recomienda tener distintos pipelines si tu proceso tiene etapas únicas que requieren pipelines diferentes. De lo contrario, puedes utilizar la misma pipeline con varios usuarios y equipos y gestionar el acceso mediante permisos de usuario. Por ejemplo:

• Tu empresa tiene un proceso online de venta directa al consumidor con algunas etapas, como En carrito, Cierre ganado y Cierre perdido. También tienes un proceso de ventas al por mayor que requiere más etapas, como la concertación de citas y la negociación del contrato, En este caso, debes crear pipelines separados.
• Si tu empresa comercializa varias marcas y tu cuenta de HubSpot tiene un equipo para cada marca. El proceso para vender productos de cada marca es el mismo y puedes utilizar las mismas etapas para todas las ventas. En este caso, no se recomienda crear pipelines separados. En su lugar, puede utilizar el mismo pipeline y establecer permisos de usuario sólo para equipos, de modo que cada equipo sólo pueda acceder a los negocios de su marca.

Para crear un nuevo pipeline:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos y luego selecciona el objeto para el que quieres crear un pipeline.
3. Haz clic en la pestaña Pipelines.
4. Haga clic en el menú desplegable Crear pipeline y seleccione Crear desde cero.
5. En el cuadro de diálogo, escribe un nombre de Pipeline y haz clic en Crear.

Una vez que hayas agregado registros a tu pipeline, obtén más información sobre cómo editar los registros en un pipeline.

También puede utilizar el Asistente Breeze para crear un pipeline de objetos.

Clonar un pipeline

Puede clonar un pipeline existente para copiar información como reglas de pipeline, automatizaciones y propiedades condicionales de etapa.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos y luego selecciona el objeto para el que quieres crear un pipeline.
3. Haz clic en la pestaña Pipelines.
4. Haga clic en el menú desplegable Crear pipeline y seleccione Clonar a partir de existente.
5. En el cuadro de diálogo, configure lo siguiente:
   • Nombre del pipeline: en el campo de texto Nombre del pipeline , introduzca un nombre para el pipeline clonado.
   • Pipeline a clonar: haga clic en el menú desplegable Seleccionar pipeline a clonar y seleccione un pipeline.
   • Funciones que desea clonar: en la sección Elija las funciones que desea clonar, marque las casillas de verificación situadas junto a las funciones que desea clonar.
     • Propiedades condicionales del escenario
     • Pipeline rules (control de acceso a la edición, necesidad de aprobación)

• Automatizaciones de pipeline (plantillas y personalizadas)
• Etiquetas de Negocio
• Acceso al pipeline
• Cuando haya terminado, haga clic en Clonar pipeline.

Editar o eliminar pipelines

Nota: si conectas una integración de comercio electrónico a HubSpot, se añadirá automáticamente un pipeline de negocios a tu cuenta que no podrás modificar.

También puedes cambiar el nombre, reordenar, administrar el acceso o eliminar pipelines.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos y luego selecciona el objeto cuyos pipelines quieres editar.
3. Haz clic en la pestaña Pipelines.
4. En la sección Establecer colores de visualización de la pipeline , seleccione una opción de color para la propiedad Pipeline . La opción seleccionada se aplica a todos los pipelines del objeto.
5. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar pipeline y selecciona una pipeline.
6. Haga clic en el botón selector de color y seleccione un color para el pipeline.
7. Haz clic en el code icono de código para ver el nombre interno de la pipeline. El nombre interno lo utilizan las integraciones y las API.
8. A la derecha, haz clic en Acciones y luego selecciona una de las siguientes:
   
   • Cambiar el nombre de la pipeline: modifica el nombre de la pipeline. En el cuadro de diálogo, escribe el nuevo nombre y luego haz clic en Cambiar nombre.
   • Reordenar pipelines: cambia el orden de las pipelines. En el cuadro de diálogo emergente, arrastra las pipelines para moverlas a una nueva posición y luego haz clic en Guardar.
   • Gestionar acceso: administrar qué usuarios pueden ver y editar el pipeline.
   • Clonar este pipeline: crea un nuevo pipeline utilizando el pipeline seleccionado como plantilla.
   • Eliminar esta pipeline: elimina la pipeline. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar pipeline para confirmar. No puedes eliminar un pipeline si contiene registros o se utiliza en otras herramientas o integraciones de HubSpot. Antes de eliminar, tendrás que borrar o mover registros a otro pipeline y eliminar las referencias al pipeline de otras herramientas.
9. Haga clic en Personalizar vista de tablero y tarjetas para seleccionar las propiedades que se muestran en el tablero y las tarjetas del pipeline.
10. Haga clic en la pestaña Automatizar para personalizar la configuración de automatización de un pipeline de negocio, ticket, lead u objeto personalizado.
11. Haga clic en Personalizar etiquetas [objeto] paracrear y gestionar etiquetas codificadas por colores que categorizan los registros.
12. Haga clic en la pestaña Reglas de pipeline para configurar reglas para un pipeline de negocio, ticket, lead u objeto personalizado.

Gestionar etapas en un pipeline

Utiliza etapas para categorizar y hacer seguimiento del progreso de tus registros a través de pipelines. 

Etapas predeterminadas del pipeline

En función del objeto, hay un pipeline predeterminado con etapas predeterminadas:

• Leads: un Lead pipeline por defecto con cinco etapas de lead: Nuevo, Intentando, Conectado, Calificado, Descalificado.
• Negocios: un pipeline de ventas predeterminado para el que cada etapa tiene una probabilidad asociada que indica la probabilidad de cerrar negocios en esa etapa. La probabilidad de etapa determina la cantidad neta mostrada en vista de tablero, que se calcula multiplicando el total de cada etapa por la probabilidad de la etapa. El Pipeline de negocios predeterminado tiene siete etapas: Cita programada (20%), Cualificado para comprar (40%), Presentación programada (60%), Comprado por el decisor (80%), Contrato enviado (90%), Cierre ganado (100%, Ganado), Cierre perdido (0%, Perdido).
• Tickets: un Pipeline de soporte predeterminado con cuatro estados de ticket: Nuevo, En espera de contacto, En espera de nosotros, Cerrado.

Nota: para los tickets, por opción predeterminada, las etapas de pipeline se llaman estados, pero son iguales que las demás etapas de objetos.

• Citas: un pipeline de citas predeterminado con cinco etapas: Programada, En curso, Completada, Cancelada, Reprogramada.
• Cursos: un pipeline de cursos predeterminado con una Etapa Abierta y una Etapa Cerrada.
• Listados: un pipeline de listados por defecto con una Etapa Abierta y una Etapa Cerrada.
• Servicios: un pipeline de servicios predeterminado con tres etapas: Nuevo, En curso, Cerrado.
• Pedidos: un pipeline de nuevos pedidos por defecto con dos etapas: En curso, Contrato firmado.
• Proyectos: un pipeline de proyectos por defecto con seis etapas: Planificación, Ejecución, Revisión, Finalizado, En espera, Cancelado. 

Agregar, editar o eliminar etapas del pipeline

También puedes agregar tus propias etapas o modificar y eliminar etapas existentes. Haz lo siguiente para personalizar las etapas de una pipeline:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos y luego selecciona el objeto cuyas etapas deseas editar.
3. Haz clic en la pestaña Pipelines.
4. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar pipeline y luego selecciona la pipeline que editarás.
5. Para agregar una etapa nueva:
   
   • Debajo de las etapas existentes, haz clic en + Agregar etapa.
   • Introduce un nombre de etapa.
   • Para todos los objetos excepto los negocios, selecciona si el estado de la etapa será Abierto o Cerrado.
   • Para los negocios, haz clic en el menú desplegable Probabilidad de negocio y selecciona una probabilidad. Para utilizar una probabilidad personalizada, introduce un valor personalizado, luego haz clic en Agregar opción y selecciona la nueva probabilidad. Ganado y perdido son etapas cerradas.

Nota: para los negocios, para garantizar que todos los informes de ventas, los negocios personalizados o los informes de ingresos, y las herramientas de analíticas de ventas procesen tus negocios correctamente, debes incluir etapas para Ganado y Perdido en Probabilidad del negocio.

6. Para añadir indicadores de color por etapa del pipeline:
   • En la columna Color , haga clic en el botón de color y seleccione un color.
   • Si lo desea, establezca un color para cada etapa del pipeline.
7.  Haga clic en el nombre de la etapa e introduzca un nuevo nombre en el cuadro de texto para cambiar el nombre de una etapa existente. 
8. Haga clic en la etapa y arrástrela a una nueva posición para reordenarla en el pipeline.
9. Pase el ratón por encima del escenario y haga clic en el icono code icono de nombre interno. El nombre interno lo utilizan las integraciones y las API.
10. Para eliminar una etapa:
    •  Pase el ratón por encima de una etapa y haga clic en Eliminar.
    • No podrás eliminar una etapa si hay registros en ella o si la etapa tiene propiedades condicionales en uso.
    • Antes de eliminar, tendrás que mover los registros existentes a otra etapa (por ejemplo, editar la propiedad Etapa del [objeto] de forma masiva) y eliminar la lógica condicional de la propiedad de etapa.

11. Pase el ratón por encima de la columna Propiedades de etapa condicional y haga clic en Editar propiedades paraeditar las propiedades que se muestran cuando un registro pasa a una etapa determinada.
12. Una vez que hayas terminado de editar, haz clic en Guardar en la parte inferior izquierda.

Establecer las propiedades condicionales de la etapa

Puedes establecer la lógica condicional de la etapa para que muestre ciertas propiedades cuando los usuarios crean manualmente un registro en o mueven un registro a una etapa específica. Configure la lógica para que sea una sugerencia o un requisito para los usuarios.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos y luego selecciona el objeto cuyas propiedades de etapa deseas editar.
3. Haz clic en la pestaña Pipelines.
4. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar pipeline y luego selecciona la pipeline que editarás.
5. En la fila de una etapa, pasa el cursor sobre la columna Propiedades de la etapa condicional y haz clic en Editar propiedades.

6. En el panel izquierdo, haz clic en + Agregar propiedad dependiente.
7. Haz clic en el menú desplegable Elegir una propiedad y selecciona la propiedad que quieres que aparezca. 

Nota: las propiedades con valores de solo lectura (es decir, que no son establecidas por los usuarios, como las propiedades de puntuación o cálculo) no se pueden utilizar como propiedades de etapa, y no aparecerán como opciones para seleccionar. Aprende a incluir estas propiedades en la sección de propiedades de un registro en su lugar.

8. Seleccione la casilla de verificación Obligatorio para exigir un valor para una propiedad. Cuando una propiedad es obligatoria, los usuarios no podrán crear un registro en esa etapa o mover un registro a esa etapa a menos que introduzcan un valor para esa propiedad.

9. Haga clic y arrastre la propiedad a una nueva posición para reordenar la visualización de propiedades
10. Haga clic en el icono delete junto a la propiedad para eliminarla.
11. Una vez configuradas las propiedades, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar lógica. Las propiedades que hayas seleccionado aparecerán automáticamente al crear manualmente un registro nuevo en esa etapa o al mover un negocio existente a esa etapa.

Más información sobre la configuración de la lógica condicional para las propiedades de enumeración.