Comprende cómo se utilizan los Datos sensibles en las herramientas de HubSpot

Una vez que activas Datos sensibles en tu cuenta de HubSpot, ciertas herramientas tienen consideraciones o comportamientos únicos al utilizar Datos sensibles. En este artículo encontrará más información sobre dónde se pueden utilizar los Datos sensibles y cómo gestionarlos correctamente en cada herramienta.

Para obtener más información sobre los Datos sensibles, consulte la página de términos de Datos sensibles. Para saber cómo activar Datos sensibles y crear propiedades de Datos sensibles, consulte este artículo.

Nota: Los Datos sensibles no se admiten en algunas herramientas, incluidos chatbots, tokens de personalización, playbooks y entornos de pruebas. Los Datos altamente sensibles están aún más restringidos y sólo pueden utilizarse en determinadas situaciones.

Datos sensibles en las herramientas HubSpot

Todas las secciones siguientes se aplican a los Datos sensibles, pero sólo algunas de las herramientas enumeradas son compatibles con los Datos altamente sensibles. Los Datos Altamente Sensibles sólo pueden utilizarse en los siguientes escenarios:

• Visualización y edición de los valores de las propiedades en HubSpot.
• Subir a formularios a través de formularios de HubSpot, formularios externos a HubSpot y la API autenticada de envío de formularios.
• Subir archivos adjuntos manualmente en los registros o mediante notas, correos electrónicos individuales y propiedades de archivos muy sensibles.

Propiedades de los Datos sensibles

Una vez que haya creado una propiedad para almacenar Datos Sensibles:

• Los superadministradores pueden ajustar permisos con niveles de restricción para restringir el acceso de visualización y edición de la propiedad a usuarios y equipos específicos. Esto es muy recomendable para garantizar que los datos confidenciales sólo puedan ser vistos o modificados por usuarios seleccionados.
• Los superadministradores pueden ver las acciones de los usuarios relacionadas con los valores de la propiedad Datos sensibles en el registro de auditoría.
• Los superadministradores pueden editar o eliminar la propiedad Datos sensibles.

Valores de propiedad de los Datos sensibles

Los usuarios con acceso a una propiedad de Datos sensibles pueden actualizar los valores de la propiedad manualmente o mediante importación y workflows. Si tu cuenta permite a los empleados de HubSpot acceder a solucionar problemas de asistencia, los empleados de HubSpot no tendrán acceso a ver los valores de la propiedad Datos confidenciales.

En el caso de las propiedades de Datos sensibles, los usuarios con acceso a los valores de la propiedad deben hacer clic en descifrar para ver o editar el valor. Por ejemplo:

Adjuntos

Con la capacidad de almacenar Datos sensibles y Datos altamente sensibles, puede almacenar archivos que contengan información sensible en herramientas a través de HubSpot. Una vez que actives la configuración de Datos Sensibles, los archivos adjuntos cargados de las siguientes maneras estarán protegidos por una capa adicional de encriptación en el almacenamiento de la base de datos de HubSpot. Esto también eliminará la opción de compartir archivos externamente sin autenticación, y no permitirá a los empleados de HubSpot acceder a los archivos adjuntos.

Cuando se agreguen mediante los siguientes métodos, los archivos estarán protegidos:

• Cargado desde tu computadora en un registro de la sección Archivos adjuntos.
• Cargado en un registro a través de una nueva nota.
• Cargado en un registro a través de un correo electrónico de un contacto.
• Cargado en un registro en la aplicación móvil de HubSpot.
• Cargado en una propiedad de tipo de archivo.
• Subir a través de un envío de formularios.
• Cargado a través de una importación.

Puedes controlar el acceso de los usuarios a los archivos adjuntos a través de permisos para cada herramienta. Por ejemplo, puedes restringir el acceso a los contactos a determinados usuarios que no deberían tener acceso a los archivos de contactos.

Herramientas Breeze

Breeze, la IA de HubSpot, puede ayudarte a automatizar tareas, recopilar datos, redactar contenido y mucho más en toda la plataforma de clientes de HubSpot. Sólo los usuarios con permisos de Superadministrador pueden activar determinadas herramientas de Breeze, como Breeze Assistant.

Los productos Breeze Assistant son compatibles con cuentas que tengan activada la opción Datos sensibles. Sin embargo, existen algunas restricciones que impiden que los valores de propiedad personalizados para las propiedades de Datos sensibles se utilicen para evitar la exposición de Datos sensibles.

Si activa Datos sensibles, las propiedades de Datos sensibles que cree no se utilizarán para la formación de modelos de Breeze. Sin embargo, otros datos de clientes de su cuenta pueden utilizarse para la formación de modelos de Breeze. Puedes optar por que no se utilicen tus datos de clientes para el aprendizaje automático enviando un correo electrónico a privacy@hubspot.com. Si necesitas más información, consulta los términos del servicio y la política de privacidad de HubSpot.

Nota: Evita compartir cualquier dato sensible en tus entradas de datos configuradas para las funciones de Breeze, incluidos tus prompt. Los superadministradores pueden configurar las funciones generativas de Breeze en los ajustes de gestión de cuentas. Para obtener información sobre cómo Breeze utiliza tus datos para ofrecer una inteligencia artificial de confianza, con el control de tus datos en tus manos, puedes consultar nuestras Preguntas frecuentes sobre la confianza en Breeze.

Para más información sobre Breeze, consulta las fichas de los modelos Breeze. Evite utilizar Breeze si no desea que Breeze procese sus Datos sensibles.

Centros de datos

Puede almacenar datos sensibles en cualquier Centro de Datos que utilice.

Si no ha indicado el almacenamiento de datos HIPAA, puede migrar de un centro de datos de Norteamérica al centro de datos de la Unión Europea. Si indicaste el almacenamiento de datos HIPAA, no puedes migrar a otro centro de datos.

Sincronización de datos

Puede sincronizar Datos sensibles mediante asignaciones de campos con aplicaciones de sincronización de datos. Al sincronizar los datos:

• La sincronización puede ser bidireccional. Debido a que no siempre se sabe si los campos de una aplicación de terceros son sensibles, hay algunos casos en los que los campos no sensibles se pueden sincronizar desde y hacia una propiedad de Datos sensibles de HubSpot. Si se sabe que un campo de una aplicación de terceros es sensible, no se puede sincronizar con una propiedad no sensible de HubSpot.
• Las propiedades Datos sensibles y Datos muy sensibles se consideran las mismas para las aplicaciones de sincronización de datos.

Formularios 

Con la capacidad de almacenar Datos Sensibles en HubSpot, puedes utilizar HubSpot forms y non-HubSpot forms para recopilar información sensible de tus visitantes con confianza. Los datos confidenciales recogidos a través de formularios se cifrarán y sincronizarán con el CRM de forma segura. Cualquier archivo cargado a través de formularios asociados a una propiedad de Datos sensibles también se considerará sensible.

Sólo los usuarios con los permisos apropiados de para ver Datos Sensibles podrán ver los valores de envío de formularios y archivos marcados como sensibles. Todas las notificaciones de envío de formularios también cumplirán los requisitos de permiso de usuario de Datos Sensibles.

Integraciones

Los desarrolladores pueden utilizar la documentación de la API para crear integraciones que sincronicen Datos sensibles. De acuerdo con los términos de Sensitive Data, si decide integrar o utilizar productos de terceros en relación con el Servicio de Suscripción, reconoce que los Datos de Cliente alojados o procesados por dichos Productos de Terceros se alojarán de acuerdo con las políticas mantenidas por dichos terceros.

Si almacena datos confidenciales protegidos por la HIPAA, la integración de Snowflake Data Share solo es compatible con las siguientes regiones: AWS US_EAST_1 y AWS EU_CENTRAL_1.

Gestión multicuenta (BETA)

Las cuentas que utilizan Datos sensibles no pueden ser una cuenta de origen para la función de duplicación de datos en la gestión multicuenta. Esta limitación impide que los Datos sensibles se compartan involuntariamente con otra cuenta.

La activación de Datos sensibles impedirá que su cuenta sea seleccionada como cuenta de origen para la duplicación de datos. Si su cuenta ya es una cuenta de origen para la duplicación de datos, al activar Datos sensibles se desactivará automáticamente la duplicación de datos para la cuenta.

Notificaciones

Una vez activados los Datos sensibles en tu cuenta, algunas notificaciones no incluirán vistas previas por defecto (por ejemplo, una vista previa del cuerpo de una nota) para evitar mostrar Datos sensibles. Esto ocurrirá con las siguientes notificaciones: @mencionado en un registro o en un comentario, se te asigna o recibes un recordatorio de una tarea, hay actividad en un registro que sigues o hay un comentario en una actividad en la que participas.

Para las notificaciones por correo electrónico, las vistas previas están ocultas de forma predeterminada, pero puedes optar por permitirlas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Privacidad y consentimiento.
3. En el menú de la izquierda, haga clic en Herramientas de privacidad.
4. Haga clic en Editar ajustes de datos sensibles.
5. Para permitir vistas previas de las notificaciones, activa la opción Mostrar contenido completo en los correos electrónicos de notificación .

6. Si has activado las vistas previas en el pasado, para ocultar las vistas previas de las notificaciones, desactiva la opción Mostrar contenido completo en los correos electrónicos de notificación .
7. Haz clic en Listo.

Workflows

Si utiliza una propiedad de Datos sensibles en los workflows, se recomienda limitar el acceso a la herramienta de workflows.

Puede utilizar propiedades de Datos sensibles con Cuando se cumple un criterio de filtro desencadenantes de inscripción y ramas de workflow Y/O . Actualmente no se admiten los siguientes elementos en los workflows:

• Copiar acciones de propiedad que hacen referencia a propiedades de Datos sensibles
• Token de personalización que utilizan o hacen referencia a propiedades de Datos sensibles 
• Cuando se produce un suceso , la inscripción se desencadena en función de los cambios en los valores de las propiedades de los Datos sensibles.

Recursos adicionales

• Para más información sobre el programa de seguridad de HubSpot, consulta la página HubSpot Trust Center.
• Para saber cómo gestionar los ajustes de Datos sensibles y crear propiedades de Datos sensibles, consulte este artículo.
• Para saber cómo gestionar los Datos sensibles a través de la API, consulte la documentación para desarrolladores.