Una vez que activas Datos sensibles en tu cuenta de HubSpot, ciertas herramientas tienen consideraciones o comportamientos únicos al utilizar Datos sensibles. En este artículo encontrará más información sobre dónde se pueden utilizar los Datos sensibles y cómo gestionarlos correctamente en cada herramienta.
Para obtener más información sobre los Datos sensibles, consulte la página de términos de Datos sensibles. Para saber cómo activar Datos sensibles y crear propiedades de Datos sensibles, consulte este artículo.
Nota: Los Datos sensibles no se admiten en algunas herramientas, incluidos chatbots, tokens de personalización, playbooks y entornos de pruebas. Los Datos altamente sensibles están aún más restringidos y sólo pueden utilizarse en determinadas situaciones.
Datos sensibles en las herramientas HubSpot
Todas las secciones siguientes se aplican a los Datos sensibles, pero sólo algunas de las herramientas enumeradas son compatibles con los Datos altamente sensibles. Los Datos Altamente Sensibles sólo pueden utilizarse en los siguientes escenarios:
Propiedades de los Datos sensibles
Una vez que haya creado una propiedad para almacenar Datos Sensibles:
- Los superadministradores pueden ajustar permisos con niveles de restricción para restringir el acceso de visualización y edición de la propiedad a usuarios y equipos específicos. Esto es muy recomendable para garantizar que los datos confidenciales sólo puedan ser vistos o modificados por usuarios seleccionados.
- Los superadministradores pueden ver las acciones de los usuarios relacionadas con los valores de las propiedades de Datos confidenciales en el registro de auditoría de .
- Los superadministradores pueden editar o eliminar la propiedad Datos sensibles.
Nota: si se está realizando un downgrade desde una suscripción a Enterprise con la opción Datos sensibles activada:
- Los superadministradores pueden eliminar propiedades de datos confidenciales existentes, pero no puede crear nuevas propiedades de datos confidenciales ni editar los detalles de las propiedades de datos confidenciales existentes.
- Los superadministradores podrán seguir viendo y editando los valores de las propiedades de datos confidenciales. Los usuarios no administradores que antes tenían acceso a los valores ya no podrán verlos ni editarlos.
Valores de propiedad de los Datos sensibles
Los usuarios con acceso a una propiedad de Datos sensibles pueden actualizar los valores de la propiedad manualmente o mediante importación y workflows. Si su cuenta permite a los empleados de HubSpot acceder a para solucionar problemas de soporte, los empleados de HubSpot no tendrán acceso para ver los valores de las propiedades de Datos Sensibles.
En el caso de las propiedades de Datos sensibles, los usuarios con acceso a los valores de la propiedad deben hacer clic en descifrar para ver o editar el valor. Por ejemplo:
Adjuntos
Con la capacidad de almacenar Datos sensibles y Datos altamente sensibles, puede almacenar archivos que contengan información sensible en herramientas a través de HubSpot. Una vez que actives la configuración de Datos Sensibles, los archivos adjuntos cargados de las siguientes maneras estarán protegidos por una capa adicional de encriptación en el almacenamiento de la base de datos de HubSpot. Esto también eliminará la opción de compartir archivos externamente sin autenticación, y no permitirá a los empleados de HubSpot acceder a los archivos adjuntos.
Cuando se agreguen mediante los siguientes métodos, los archivos estarán protegidos:
Puedes controlar el acceso de los usuarios a los archivos adjuntos a través de permisos para cada herramienta. Por ejemplo, puedes restringir el acceso a los contactos a determinados usuarios que no deberían tener acceso a los archivos de contactos.
Nota: los archivos no estarán protegidos en los siguientes casos:
- Sólo los archivos cargados en después de activar Sensitive Data tendrán la protección adicional. Los archivos existentes utilizarán el nivel de seguridad estándar aunque se hayan cargado de las formas anteriores.
- Los archivos cargados y alojados en la herramienta de archivos tendrán no protección adicional, por lo que los archivos que contengan Datos Sensibles no deben no almacenarse en la herramienta de archivos. En otras herramientas de HubSpot, si un usuario adjunta un archivo almacenado en la herramienta de archivos (es decir, a través de Elegir opción existente al subir), esos archivos utilizarán el nivel estándar de seguridad.
- HubSpot no restringirá el acceso a los archivos adjuntos de CRM si compartes la URL con otro usuario autenticado en tu cuenta. Evita compartir las URL de los archivos adjuntos con usuarios que no deberían estar en capacidad de verlos.
Herramientas Breeze AI
Breeze, la IA de HubSpot, puede ayudarte a automatizar tareas, recopilar datos, redactar contenido y mucho más en toda la plataforma de clientes de HubSpot. Sólo los usuarios con permisos de Superadministrador pueden activar determinadas herramientas de IA, como AI Assistants.
Si activas Datos Sensibles, las propiedades de Datos Sensibles que crees se no utilizarán para entrenar los modelos de IA de HubSpot. Sin embargo, otros datos de clientes dentro de tu cuenta pueden ser utilizados para entrenar los modelos de IA de HubSpot. Puedes optar por que no se utilicen tus datos de clientes para el aprendizaje automático enviando un correo electrónico a privacy@hubspot.com. Más información, consulta Condiciones de servicio de HubSpot y Política de privacidad de HubSpot.
Nota: evita compartir información sensible en tus prompts. Para mejorar el producto, HubSpot registra y almacena tus prompts, el texto generado y las métricas de uso cuando utilizas los productos de IA. HubSpot comparte tus prompts con Proveedores de servicios de IA para habilitar tu uso de esta herramienta y estos proveedores almacenan tus prompts para la moderación del contenido. Tus prompts te serán atribuidos. Tu uso de los Productos beta de IA de HubSpot se regirá por nuestras Condiciones Beta y los Productos de IA incorporados dentro de nuestros Servicios de suscripción se regirán por nuestras Condiciones específicas del producto.
Los Productos de Inteligencia Artificial de HubSpot no forman parte de las características de Datos Sensibles. Determinados Productos de AI pueden procesar Datos Sensibles que usted puede no haber tenido intención de incluir al generar resultados basados en la consulta introducida. Estas herramientas incluyen:
Por ejemplo, si hablas de Datos Sensibles durante una conversación, no debes utilizar la herramienta Resúmenes de Conversaciones. Si bien es posible que no haya tenido la intención de introducir Datos Sensibles en su consulta, la herramienta Resúmenes de Conversaciones procesaría todo el contenido de la conversación.
Para obtener más información sobre las herramientas de IA de HubSpot, consulta las tarjetas del modelo de IA. Evite utilizar herramientas de IA si no desea que éstas procesen sus Datos Sensibles.
Centros de datos
Puede almacenar datos sensibles en cualquier Centro de Datos que utilice.
Si no ha indicado el almacenamiento de datos HIPAA, puede migrar de un centro de datos de Norteamérica al centro de datos de la Unión Europea. Para acceder a la funcionalidad de migración, los superadministradores pueden optar por la beta pública de cambio de ubicación de alojamiento del centro de datos para Datos sensibles.
Si ha indicado el almacenamiento de datos HIPAA, no puede migrar a otro centro de datos.
Sincronización de datos
Puede sincronizar Datos sensibles mediante asignaciones de campos con aplicaciones de sincronización de datos. Al sincronizar los datos:
- La sincronización puede ser bidireccional. Debido a que no siempre se sabe si los campos de una aplicación de terceros son sensibles, hay algunos casos en los que los campos no sensibles se pueden sincronizar desde y hacia una propiedad de Datos sensibles de HubSpot. Si se sabe que un campo de una aplicación de terceros es sensible, no se puede sincronizar con una propiedad no sensible de HubSpot.
- Las propiedades Datos sensibles y Datos muy sensibles se consideran las mismas para las aplicaciones de sincronización de datos.
Con la capacidad de almacenar Datos Sensibles en HubSpot, puedes utilizar HubSpot forms y non-HubSpot forms para recopilar información sensible de tus visitantes con confianza. Los datos confidenciales recogidos a través de formularios se cifrarán y sincronizarán con el CRM de forma segura. Cualquier archivo cargado a través de formularios asociados a una propiedad de Datos sensibles también se considerará sensible.
Sólo los usuarios con los permisos apropiados de para ver Datos Sensibles podrán ver los valores de envío de formularios y archivos marcados como sensibles. Todas las notificaciones de envío de formularios también cumplirán los requisitos de permiso de usuario de Datos Sensibles.
Integraciones
Los desarrolladores pueden utilizar la documentación de la API para crear integraciones que sincronicen Datos sensibles. De acuerdo con los términos de Sensitive Data, si decide integrar o utilizar productos de terceros en relación con el Servicio de Suscripción, reconoce que los Datos de Cliente alojados o procesados por dichos Productos de Terceros se alojarán de acuerdo con las políticas mantenidas por dichos terceros.
Si almacena datos confidenciales protegidos por la HIPAA, la integración de Snowflake Data Share solo es compatible con las siguientes regiones: AWS US_EAST_1 y AWS EU_CENTRAL_1.
Notificaciones
Una vez activados los Datos sensibles en tu cuenta, algunas notificaciones no incluirán vistas previas por defecto (por ejemplo, una vista previa del cuerpo de una nota) para evitar mostrar Datos sensibles. Esto ocurrirá con las siguientes notificaciones: @mencionado en un registro o en un comentario, se te asigna o recibes un recordatorio de una tarea, hay actividad en un registro que sigues o hay un comentario en una actividad en la que participas.
Para las notificaciones por correo electrónico, las vistas previas están ocultas de forma predeterminada, pero puedes optar por permitirlas:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Privacidad y consentimiento.
- En el menú de la izquierda, haga clic en Herramientas de privacidad.
- Haga clic en Editar ajustes de datos sensibles.
- Para permitir vistas previas de las notificaciones, activa la opción Mostrar contenido completo en los correos electrónicos de notificación .
- Si has activado las vistas previas en el pasado, para ocultar las vistas previas de las notificaciones, desactiva la opción Mostrar contenido completo en los correos electrónicos de notificación .
- Haz clic en Listo.
Workflows
Si utiliza una propiedad de datos confidenciales en los flujos de trabajo, se recomienda que limite el acceso a la herramienta de flujos de trabajo, ya que actualmente los flujos de trabajo no aplican permisos a nivel de campo.
Actualmente no se admiten los siguientes elementos en los workflows:
- Acciones de asociación que utilizan o hacen referencia a propiedades de Datos sensibles
- Copiar acciones de propiedad que hacen referencia a propiedades de Datos sensibles
- Token de personalización que utilizan o hacen referencia a propiedades de Datos sensibles
- La inscripción se desencadena en función de los cambios en los valores de las propiedades de los Datos sensibles
Recursos adicionales
- Para más información sobre el programa de seguridad de HubSpot, consulta la página HubSpot Trust Center.
- Para saber cómo gestionar los ajustes de Datos sensibles y crear propiedades de Datos sensibles, consulte este artículo.
- Para saber cómo gestionar los Datos sensibles a través de la API, consulte la documentación para desarrolladores.
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