Ver y exportar el historial de actividad de la cuenta

Los superadministradores pueden ver y exportar el historial de actividad de la cuenta desde los ajustes de la cuenta y un registro de auditoría para solucionar problemas y supervisar las acciones de los usuarios. 

• Los Superadministradores de una cuenta Starter o Pro pueden ver y exportar registros de auditoría independientes para los inicios de sesión de los usuarios, el acceso de los empleados y la actividad de seguridad.
• Los superadministradores con unasuscripciónEnterprise pueden utilizar un registro de auditoría centralizado y la pestaña de análisis de usuarios to solucionar problemas y supervisar las acciones de los usuarios. también puede exportar informes si necesita compartir información de con terceros externos, o si se requiere un análisis más detallado, y configurar notificaciones, para ser avisado de determinados eventos. Conozca a continuación los distintos tipos de actividad de una cuenta y qué incluye una exportación.

Ver, filtrar y exportar un registro de auditoría centralizado

En el registro de auditoría centralizado, puedes ver las acciones de los usuarios en tu cuenta. El registro solo registra las acciones basadas en usuarios de HubSpot. Las actualizaciones de propiedades no realizadas por un usuario (por ejemplo, un envío de formularios) no se mostrarán en el registro de auditoría. Para ver, filtrar y exportar un registro centralizado de la actividad de la cuenta en tu página Registros de auditoría:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, en Administración de cuentas, haz clic en Registros de auditoría.
3. Hay tres vistas predeterminadas:
   
   • Todos los registros: todas las categorías de registros de los últimos 30 días.
   • Historial de inicio de sesión: todos los inicios de sesión realizados en los últimos 30 días.
   • Actividad de seguridad: toda la actividad de seguridad de los últimos 30 días.
4. Para editar los filtros de cada pestaña, haz clic en uno de los filtros siguientes y selecciona tus opciones de filtrado:
   
   • Categoría: los usuarios de una cuenta Starter o Pro podrán filtrar por Inicio de sesión o Actividad de seguridad. Los usuarios de una cuenta Enterprise podrán filtrar por otras categorías, como Aprobación, Contenido, Workflows, etc. 

Nota: se requiere una cuenta de Content Hub Enterprise para exportar el historial de actividad de contenido.

4. • Subcategoría: filtrar por una subcategoría. Por ejemplo, si ha seleccionado Inicio de sesión, puede filtrar por Inicio de sesión fallido o Inicio de sesión correcto. Para utilizar este filtro, primero debe seleccionar una Categoría . 
   • Acción: filtrar por tipo de acción. Por ejemplo, puede que solo desees filtrar por las acciones de Eliminar. 
   • Modificado por: filtrar por los usuarios o equipos que han realizado las acciones. 
   • Fecha: filtrar por el intervalo de fechas en que se produjo la acción. 
5. Haga clic en el botón undo Restablecer vista para restablecer los cambios.
6. Haz clic en el botón duplicate Clonar vista para clonar la vista.
7. Haga clic en el icono saveEditableView Guardar para guardar la vista.
   
   
8. Para gestionar tus vistas, haz clic en en el menú desplegableMás y selecciona una de las siguientes:
   • Renombrar: cambia el nombre de la vista.
   • Eliminar: elimina la vista.
   • Gestionar el uso compartido: elige entre mantener la vista en privado o compartirla con todo el mundo.
   • Gestionar todas las vistas: gestiona las vistas existentes y crea nuevas vistas.
9. Haga clic en Exportar informe para exportar la vista actual. Revise los detalles de la exportación en el cuadro de diálogo y haga clic en Export para confirmar. El Informe le será enviado por correo electrónico y estará disponible en susnotificaciones de .
   
   
   
10. Para ver detalles adicionales, haga clic en cualquier fila de la tabla.

• • Los usuarios de una cuenta Starter o Pro pueden consultar más detalles en el panel derecho, como:
    • País, región y dirección IP del usuario que realizó el cambio.
    • Tipo de inicio de sesión.
    • Información sobre el agente de usuario.
  • Los usuarios de una cuenta Enterprise pueden: 
    • Ver metadatos adicionales en la pestaña Detalles . En la parte inferior del panel, haz clic en Ver más información para ver la parte del CRM donde se produjo la acción del usuario.

• • Con la categoría Objetos de CRM y la acción Eliminar seleccionadas, puede restaurar puede restaurar objetos de CRM eliminados:
    • Haga clic en el registro Eliminar de la tabla.
    • En el panel derecho, haz clic en Restaurar [tipo de registro].
    • En el cuadro de diálogo, haz clic en Restaurar. Un registro solo puede restaurarse en un plazo de 90 días desde su eliminación. 
       

• • Si el usuario ha realizado una Exportación, puede descargar el archivo exportado. Haga clic en el registro Exportar de la tabla y, a continuación, en el panel derecho, haga clic en Descargar archivo exportado. 

• • En la pestaña Comentarios, escribe un comentario en el cuadro de texto. Para etiquetar a un compañero y enviarle una notificación, escribe @ seguido de su nombre.
    • Haz clic en Responder debajo del comentario para iniciar un hilo de comentarios. Para abandonar una cadena de comentarios, haz clic en Volver a todos los comentarios en la parte superior del panel.
    • Haz clic en la ellipses elipses de tu comentario para editar, eliminar o copiar un enlace a tu comentario.
    • Haz clic en la success marca para resolver un comentario.
       

• • • Para filtrar los comentarios, haz clic en el menú desplegable Comentarios, y selecciona Comentarios abiertos, Todos los comentarios, o Comentarios resueltos.

11. Para exportar el registro de auditoría completo o un registro de auditoría basado en los filtros seleccionados, haz clic en Exportar informe. Luego haz clic en Exportar.

Ver la pestaña de análisis de usuarios( sóloEnterprise )

Para ver los análisis de los usuarios desde tu página de Registros de auditoría:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, en Gestión de datos, haz clic en Registros de auditoría.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Analizar.
4. En la pestaña Analizar:
   • En la parte superior, puedes ver un resumen del total de inicios de sesión diarios, el total de eliminaciones diarias, el total de exportaciones diarias y el total de informes diarios. Haz clic en Ver detalles para acceder a un registro de auditoría centralizado para esa acción concreta.

• • Debajo del resumen, puedes ver gráficos de la actividad de los usuarios por categoría, acción, tendencia de inicio de sesión y registro del CRM. También puedes filtrar cada sección haciendo clic en los menús desplegables que hay junto a cada opción. Haz clic en Ver registros filtrados para ir a un registro de auditoría centralizado para esa acción específica.

Configurar notificaciones para los eventos del registro de auditoría

Los superadministradores pueden ajustar las notificaciones del registro de auditoría para su cuenta. Una vez activadas, recibirás notificaciones por correo electrónico cuando se produzca el evento correspondiente. Para configurar las notificaciones de los eventos del registro de auditoría:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, en Sus preferencias, haga clic en Notificaciones.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Notificaciones.
4. Desplácese hacia abajo y haga clic en Registros de auditoría.
5. Configura tus notificaciones:
   • Selecciona la casilla de verificación Múltiples exportaciones para recibir una notificación cuando se registre un número elevado de exportaciones en un día.
   • Selecciona la casilla de verificación Permiso de administrador eliminado para recibir una notificación cuando se eliminen los permisos de administrador de un usuario.

Historial de acceso de empleados de HubSpot

Resumen del historial de acceso de los empleados de HubSpot

De manera predeterminada, los empleados de HubSpot tienen acceso limitado a tu cuenta de HubSpot. Esto permite a los empleados, como tu mánager de cuenta y especialistas de asistencia técnica, ayudar con tu cuenta.

Los Superadministradores de una cuenta Enterprise pueden ver las acciones realizadas por los empleados de HubSpot mientras estaban conectados a su cuenta, utilizando el Registro de Auditoría.

Los Superadministradores en cuentas Starter, Pro o Enterprise pueden ver cuándo los empleados de HubSpot iniciaron sesión en su cuenta exportando los últimos 90 días de inicios de sesión. Cada exportación tiene marcas de tiempo para cada caso de inicio de sesión del empleado, y el departamento en el que el empleado trabaja en HubSpot.

Los siguientes departamentos pueden aparecer en tu exportación:

• Ingeniería: los miembros del equipo de ingeniería de software de HubSpot. Los ingenieros pueden ingresar tu cuenta para investigar errores o comportamientos inesperados en la aplicación HubSpot.
• Administración de cuentas: miembros del equipo de administración de cuentas. Los gerentes de cuenta pueden ingresar a tu cuenta para ayudar durante las llamadas de estrategia o revisar el progreso y el éxito con HubSpot.
• Servicios: miembros del equipo de Servicios de HubSpot, como consultores técnicos, especialistas en incorporación y mánagers de migración de sitios. Los empleados de los servicios podrían ingresar a tu cuenta para ayudarte o revisar el estado de los servicios que has comprado.
• Asistencia técnica al cliente: miembros del equipo de asistencia técnica de HubSpot. Asistencia al cliente podría introducirse en tu cuenta para ayudar a solucionar errores o ayudar a los miembros de tu equipo a aprender sobre el producto HubSpot.
• Ventas: miembros del equipo de ventas de HubSpot. El equipo de ventas podría ingresar a tu cuenta durante una demostración de productos o determinar cómo ayudarte a obtener el mayor valor de usar HubSpot.
• Experiencia del producto/usuario: miembros de los equipos de productos y UX de HubSpot. Los equipos de productos y UX de HubSpot pueden entrar en tu cuenta para hacer seguimiento de los comentarios o preguntas que puedas tener sobre la funcionalidad de HubSpot.

Los empleados de HubSpot de otros departamentos podrían iniciar sesión ocasionalmente y realizar acciones en tu cuenta por motivos no mencionados anteriormente. Si tienes preguntas sobre la información que estás viendo en tu exportación, puedes ponerte en contacto con el soporte de HubSpot.

Aprende a eliminar el acceso a las cuentas de los empleados de HubSpot.

Exportar el historial de acceso de los empleados de HubSpot

Para exportar el historial de acceso de los empleados de HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, en Gestión de cuentas, haga clic en Seguridad.
3. En la pestaña Inicio de sesión , desplácese hacia abajo y haga clic en la flecha de la derecha situada junto a Permitir acceso para ampliar la secciónrightflecha derecha junto a Permitir acceso para ampliar la sección.
4. Haga clic en Descargar el historial de acceso de los empleados. Si no puede ver Descargar el historial de acceso de los empleados, haga clic en Configurar los ajustes de inicio de sesión del portal. Después de ajustar la configuración de inicio de sesión, la opción estará disponible.
5. Haga clic en Exportar en el cuadro de diálogo.
6. El archivo CSV se le enviará por correo electrónico y estará disponible en sus notificaciones.

Datos incluidos en el registro de auditoría centralizado

Este registro de auditoría centralizado incluye datos sobre la creación, eliminación y actualización de las siguientes acciones de usuario. 

• Los usuarios de una cuenta Starter o Pro podrán ver los inicios de sesión y la actividad de seguridad.
• Los usuarios de una cuenta Enterprise podrán ver todo lo que se indica a continuación:
  • Homologaciones.
  • Preferencias de comunicación:
    
    • Ajustes de confirmación doble de email marketing.
    • Tipo de suscripción de email marketing creada, editada o archivada. Esto incluye cambios en el nombre, descripción, Marca (si tiene el complemento Marcas) e idioma principal para el tipo de suscripción.

• Actividad de contenido.

Nota: se requiere una cuenta de Content Hub Enterprise para exportar el historial de actividad de contenido.

• • Objetos del CRM:
    
    • Entradas de blog.
    • Llamadas.
    • Campañas.

• • • Empresas.

• • • Contactos.
    • Definición de objeto personalizada.

• • • Negocios.
    • Landing page.
    • Campaña de marketing.
    • Eventos de marketing.

• • • Guías prácticas.

• • • Productos.
    • Cotizaciones.
    • Plantillas de cotización.
    • Página del sitio.
    • Redes sociales.
    • Redes sociales.
    • Tareas.
    • Tickets.
  • Asociación de objetos CRM.
  • Asociación de objetos personalizada.
  • Acciones de agente de servicio al cliente .
  • Solicitudes de protección de datos.
  • Listas.
  • Inicio de sesión.
  • Reuniones.
  • Gestión multicuenta.

• • Cambios en el pipeline.
  • Actualizaciones de la propiedad .
  • Actualizaciones del valor de la propiedad.
  • Formulario de creación de registros.
  • Actividad de Salesforce: actualizaciones realizadas en HubSpot por la integración de Salesforce. 
  • Actividad de seguridad.
  • Valores sensibles de la propiedad .
  • Ajustes:
    • La asociación automática de empresas a contactos se activa o desactiva.
    • Ajustes del Asistente AI para activar o desactivar los prompt de contenido o el análisis de clientes.

• Workflows.