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Utilisez l'outil d'appel

Dernière mise à jour: November 19, 2018

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Votre outil d'appels HubSpot vous permet d'atteindre les meilleurs prospects en quelques clics. Vous pouvez vous connecter depuis votre navigateur ou votre téléphone et enregistrer l'appel si vous le voulez. À la fin de l'appel, tout est automatiquement enregistré dans votre CRM HubSpot ou Salesforce. 

Enregistrer votre numéro de téléphone pour appeler

Avant de commencer à passer des appels, il est nécessaire d'ajouter votre numéro de téléphone dans HubSpot et de le vérifier. Le processus d'enregistrement du numéro de téléphone pour les appels avec HubSpot est spécifique à l'utilisateur. Si deux utilisateurs ou plus peuvent utiliser le même numéro sur votre compte, chaque utilisateur doit enregistrer le numéro de téléphone individuellement.

Ajoutez votre numéro de téléphone

Accédez au contact de votre choix dans votre CRM, puis sélectionnez l’onglet Appeler. Cliquez sur Démarrer l'appel pour enregistrer votre numéro de téléphone.

Si vous avez déjà enregistré un numéro de téléphone, mais que vous souhaitez inscrire un numéro supplémentaire, cliquez sur le menu déroulant Appeler depuis et sélectionnez Ajouter un nouveau numéro de téléphone. 

Avant d'enregistrer le numéro, assurez-vous que votre pays est pris en charge par l'appel

Vous êtes alors invité à saisir le numéro de téléphone, ainsi qu’un indicatif géographique. Si vous n’avez pas d’indicatif, laissez ce champ vide. Une fois votre numéro ajouté, cliquez sur Enregistrer.

Vérifier votre numéro de téléphone

Après avoir ajouté le numéro de téléphone et cliqué sur Enregistrer, vous recevrez un appel pour vérifier que vous avez accès au numéro de téléphone ajouté. Lorsqu'on vous le demande, utilisez le clavier de votre téléphone pour saisir le code de vérification figurant sur votre écran. 

Une fois cette opération terminée, un message de confirmation apparaîtra. À ce stade, vous êtes prêt à passer des appels dans l’outil d'appels de HubSpot.

 

Passer un appel

Les instructions ci-dessous permettent de passer un appel via HubSpot en utilisant votre ordinateur ou votre appareil mobile.

Veuillez noter: vous devez saisir le code d'identification du pays quand vous passez un appel supporté en dehors des États-Unis. Le format peut inclure un "+" ou non.Le CRM composera également le numéro de téléphone du contact installé.Si votre contact n'a aucune valeur saisie pour le numéro de téléphone, découvrez comment ajouter son numéro de téléphone.

Passer un appel dans HubSpot sur ordinateur

Vous pouvez passer un appel via le navigateur ou en utilisant un téléphone, comme un téléphone fixe ou un téléphone mobile. Pour commencer, cliquez sur Contacts > Contacts dans le menu de navigation principal.

Appel depuis votre téléphone

Pour passer un appel depuis votre téléphone, accédez à la fiche d'informations de la personne que vous souhaitez appeler. À droite de la fiche d'informations du contact ci-dessus, cliquez sur l'onglet Appeler, puis cliquez sur Appeler le téléphone. Si appel depuis un navigateur est sélectionné, cliquez sur le menu déroulant à droite et sélectionnez Appeler depuis un téléphone.

Ensuite, vous recevrez un appel téléphonique d'un système automatisé qui vous connectera alors avec votre contact. L'ID du destinataire affichera quand le numéro de téléphone sera sélectionné dans le menu déroulant Appeler depuis.

Veuillez noter : deux appels sont effectués lors de l'appel depuis un téléphone : un au premier téléphone pour configurer l'enregistrement et un autre au second téléphone pour l'appel réel. Cela doublera le montant des minutes d'appel utilisées.

Appel depuis votre navigateur

Pour passer un appel via votre navigateur dans HubSpot, accédez à la fiche d'informations de la personne que vous souhaitez appeler et cliquez sur l'onglet Appeler, puis cliquez sur Appeler depuis le navigateur. Si appel depuis un téléphone est sélectionné, cliquez sur le menu déroulant à droite et sélectionnez Appeler depuis un navigateur.

L'ID du destinataire affichera le numéro de téléphone que vous avez défini comme celui par défaut pour l'appel.

Si vous devez saisir une extension après le début de l'appel, cliquez sur l'icône clavier numérique

Passer un appel depuis l'application mobile HubSpot

To call a contact in the mobile app, press Contacts in the main navigation menu. Browse for your contacts or search by pressing the magnifying glass icon in the top left. Press the contact's name to access the contact record, then click the telephone icon to begin calling. 

Lorsque vous effectuez un premier appel dans l'application mobile depuis une fiche d'informations d'un contact, vous verrez la possibilité de sélectionner le fournisseur de téléphone ou le VoIP comme option d'appel par défaut. Le fournisseur de téléphone utilise les minutes associées à votre forfait téléphonique. Le VoIP utilisera les minutes associées à votre compte HubSpot. Vous devez activer les données mobiles ou être connecté à un réseau Wi-Fi pour utiliser cette option. Vous pouvez modifier la sélection à l'avenir en accédant à Paramètres > Appeler client et sélectionner le nouveau par défaut.

Si vous devez saisir une extension après le début de l'appel, appuyez sur le clavier

Enregistrer les appels et les notes

Une fois que vous êtes connecté avec le client, cliquez sur Enregistrer l'appel. Vous pouvez également prendre des notes de l'appel dans la zone de texte principale.

Sur mobile, appuyez sur enregistrer cet appel une fois connecté. 

L'enregistrement des appels sera activé automatiquement pour un seul et même consentement. Dans les autres domaines, vous devez obtenir le consentement de votre correspondant pour pouvoir activer l’enregistrement. Dans ce cas, vous recevrez une alerte après avoir cliqué sur enregistrer. Veillez à informer le contact que vous enregistrez l'appel, puis cliquez sur Je l'ai informé.

When the call ends, you will be able to add any additional notes and use the Select an outcome dropdown to select the call outcome.

If you have enabled customized call and meeting types, you can also use the Select call type dropdown menu to select the call type.

Cliquez sur Sauvegarder l'appel pour sauvegarder l'appel sur la chronologie du contact.

Veuillez noter : si vous arrêtez l'enregistrement pendant un appel, aucun enregistrement n'est sauvegardé.En savoir plus sur les raisons pour lesquelles votre enregistrement peut ne pas être sauvegardé.  

After you save the call and its recording, they will appear on the contact timeline for you to revisit and listen to. To edit or delete the call, click Edit to make changes, or click Actions Delete to remove the call from the contact timeline.

View call transcript (Sales Hub Enterprise and Service Hub Enterprise only)

If you are a Sales Hub Enterprise or a Service Hub Enterprise user, you can access the call's transcript on the contact's timeline after the call has been saved. The call needs to be recorded in order for it to be transcribed. The transcript will appear on the contact's timeline as an attachment. transcription-appel-chronologie-contact

Cliquez sur transcription de l'appel pour ouvrir la transcription.affichage-appel-transcription

Dans le volet transcription des appels, cliquez sur Créer une tâche pour créer une tâche de suivi en fonction de ce qui a été dit lors de l'appel. Saisissez les détails supplémentaires de la tâche dans le volet Créer une tâche, puis cliquez sur Créer.

création-suivi-tâche-après-appel

In order for the option to create a task to appear, one of the following words must be used during the call: send, provide, deliver, share, schedule, arrange, organize, plan, add, set up, reach out, call, meet, contact, confirm, validate, approve, accept, authorize, sign, check, get back to you. These words must be used in combination with let me, I will, or why don't I to create a follow-up task suggestion.

Veuillez noter : cela peut prendre aussi longtemps que la durée de l'appel pour que la transcription apparaisse, donc les appels plus longs mettent plus de temps à être transcrits. Les appels sont transcrits avec un service de Google et ne sont actuellement disponibles qu'en anglais. 

Gérer les numéros de téléphone enregistrés pour l'appel

Vous pouvez gérer les numéros de téléphone enregistrés à utiliser pour les appels. Vous avez la possibilité d’enregistrer plusieurs numéros de téléphone et de supprimer ceux que vous ne souhaitez plus utiliser.

Enregistrer des numéros de téléphone supplémentaires

Si vous souhaitez appeler des contacts depuis un certain nombre de numéros de téléphone, vous devez enregistrer chacun de ces numéros. Pour ce faire, ouvrez la fiche d'informations d'un contact et accédez à l'onglet Appel. Cliquez sur le menu déroulant Appeler depuis pour sélectionner un autre numéro ou cliquez sur Ajouter un nouveau numéro de téléphone pour enregistrer un nouveau numéro de téléphone.

Note : un seul utilisateur ne peut ajouter un numéro de téléphone qu'il a déjà inscrit avec une extension différente.

Définir votre numéro de téléphone par défaut

Si des numéros de téléphone supplémentaires sont inscrits, le premier numéro que vous avez ajouté devient automatiquement le numéro par défaut. Si vous souhaitez modifier le numéro par défaut :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à VentesAppels.
  • Faites défiler la page jusqu'à la section Numéros de téléphone et cliquez sur l'étoile à gauche du numéro de téléphone que vous souhaitez définir.
  • Vous pouvez également ajouter des numéros supplémentaires depuis cet écran en cliquant sur Ajouter un numéro de téléphone.

Supprimer un numéro de téléphone

Dans la section Numéros de téléphone, cliquez sur Supprimer à droite du numéro que vous souhaitez supprimer. Une fois supprimé, le numéro ne sera plus une option d'appel.

Réactiver l'appel HubSpot 

Si vous avez activé l'appel il y a un mois et n'avez pas enregistré de nouveaux numéros ou n'avez passé aucun appel au cours des sept derniers jours, l'outil d'appel sera désactivé dans votre compte. Vous serez averti dans votre centre de notification et vous aurez sept jours à compter de la première notification pour passer un appel ou réenregistrer un numéro.appel%20notification

Si l'outil d'appels est désactivé, il est nécessaire de le réactiver dans les paramètres de compte avant de pouvoir effectuer des appels supplémentaires. Pour réactiver l'appel, cliquez sur l'icôneparamètres de l'équipementdans le menu de navigation principal. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Ventes > Appels, puis cliquez sur Autoriser l'appel

Utilisez l'appel fournisseur-agnostique (Sales Hub Entreprise et Service Hub Entreprise BETA uniquement)

L'API d'appel de HubSpot permet désormais aux utilisateurs d'intégrer directement leur propre fonctionnalité d'appel dans HubSpot. Actuellement, l'API d'appels de HubSpot permet aux utilisateurs d'intégrer Aircall. Vous devez disposer d'un utilisateur Sales Hub Enterprise ou d'un utilisateur Service Hub Enterprise et d'un compte d'appel Aircall valide pour utiliser cette fonctionnalité. Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta.

Please notethis feature works with the existing Aircall integration, though it replaces the need to call from the Aircall desktop app. Non-enterprise users can still use the Aircall integration with HubSpot, but calls must be placed from the Aircall desktop app. 

Si vous choisissez d'intégrer votre propre fonctionnalité d'appels, vous n'utiliserez plus les minutes de votre compte HubSpot. Dès que le compte Aircall est intégré à HubSpot, tous les utilisateurs payants utiliseront l'appel fournisseur-agnostique par défaut. La connexion avec le fournisseur de service d'appel natif de HubSpot sera indisponible tant que vous utilisez l'intégration Aircall.Toutefois, s'il existe des utilisateurs gratuits de votre compte, ils reposent toujours sur le service d'appel natif de HubSpot pour passer des appels depuis HubSpot. 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Dans sa fiche d'informations, cliquez sur l'onglet Appeler.
  • Click Call from browserclic-ouvrir-application-aircall
  • Dans la fenêtre d'application Aircall, cliquez sur le bouton de téléphone vert pour commencer à appeler. aircall-bouton-appel
  • Au cours de l'appel, vous pourrez effectuer les actions suivantes :
    • Saisissez des notes dans le champ Ajouter un commentaire
    • Couper le son.
    • Mettre l'appel en attente. 
    • Saisissez une extension sur le clavier. 
    • Transférer l'appel. 
    • Démarrer un deuxième appel. aircall-actions-appel-sur-hubspot
  • Cliquez sur le bouton de téléphone rouge pour terminer l'appel.
  • Cliquez sur Sauvegarder et Quitter pour sauvegarder l'appel dans la chronologie du contact.

Veuillez noter : les transcriptions des appels ne sont actuellement pas disponibles pour les appels effectués avec Aircall.