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Calling

Utilisez l'outil d'appel

Dernière mise à jour: avril 9, 2019

L'outil d'appel de HubSpot vous permet de contacter vos meilleurs prospects en seulement quelques clics. Vous pouvez vous connecter depuis votre navigateur ou votre téléphone et enregistrer l'appel si vous le voulez. À la fin de l'appel, tout est automatiquement enregistré dans votre CRM HubSpot ou dans Salesforce. 

 

Enregistrer votre numéro de téléphone pour appeler

Avant de commencer à passer des appels, il est nécessaire d'ajouter votre numéro de téléphone dans HubSpot et de le vérifier. Le processus d'enregistrement du numéro de téléphone pour les appels avec HubSpot est spécifique à l'utilisateur. Si deux utilisateurs ou plus peuvent utiliser le même numéro sur votre compte, chaque utilisateur doit enregistrer le numéro de téléphone individuellement. Avant d'enregistrer un numéro de téléphone, assurez-vous que l'outil permet les appels depuis votre pays.

 

Ajoutez votre numéro de téléphone

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Dans sa fiche d'informations, cliquez sur l'onglet Appeler.
  • Cliquez sur Commencer à appeller pour enregistrer votre numéro de téléphone.

  • Dans la boîte de dialogue, saisissez votre numéro de téléphone et une extension (le cas échéant). Cliquez ensuite sur S'inscrire.

 

Vérifier votre numéro de téléphone

Vous recevrez ensuite un appel téléphonique pour vérifier que vous avez accès au numéro de téléphone ajouté. Lorsqu'il vous sera demandé, saisissez le code de vérification qui se sera affiché sur votre écran.

Une fois cette opération terminée, un message de confirmation apparaît. Vous pouvez désormais passer des appels avec l'outil d'appel de HubSpot.

 

Passer un appel

Veuillez noter : vous devez saisir l'indicatif du pays quand vous passez un appel à partir de ou vers un pays pris en charge par l'outil d'appel et situé en dehors des États-Unis. Le format peut inclure ou non un « + ». HubSpot composera également le numéro défini pour la propriété Numéro de téléphone du contact. Si aucune valeur n'a été enregistrée pour la propriété Numéro de téléphone du contact, ajoutez un numéro de téléphone.

 

Passer un appel dans HubSpot sur ordinateur

Vous pouvez passer un appel via le navigateur ou en utilisant un téléphone, comme un téléphone fixe ou un téléphone mobile.

Appel depuis votre téléphone

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Dans sa fiche d'informations, cliquez sur l'onglet Appeler.
  • Cliquez sur Appeler depuis un téléphone. Si l'option Appel depuis le navigateur est sélectionnée, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Appeler depuis un téléphone.

  • Vous recevrez un appel téléphonique d'un système automatisé qui vous connectera alors avec votre contact. L'ID du destinataire affichera le numéro de téléphone sélectionné dans le menu déroulant Appeler depuis.

Veuillez noter : lorsque l'option Appel depuis le téléphone est utilisée, deux appels sont effectués : un à un premier téléphone pour configurer l'enregistrement et un autre au second téléphone pour l'appel lui-même. Cela doublera la quantité de minutes d'appel utilisées.

 

Appel depuis votre navigateur

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Dans sa fiche d'informations, cliquez sur l'onglet Appeler.
  • Cliquez sur Appeler depuis un navigateur. Si l'option Appeler depuis un téléphone est sélectionné, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez Appeler depuis un navigateur.

  • L'outil d'identification du numéro appelant du destinataire affichera le numéro de téléphone que vous aurez défini comme étant le numéro d'appel par défaut.
  • Si vous devez saisir une extension après le début de l'appel, cliquez sur l'icône de clavier numérique.

 

Passer un appel depuis l'application mobile HubSpot

  • Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil.
  • Dans le menu de navigation inférieur, appuyez sur Contacts.
  • Appuyez sur le nom d'un contact.
  • Dans la fiche d'informations du contact, appuyez sur l'icône de téléphone calling.

  • Dans l'invite Autoriser HubSpot à enregistrer l'appel ? qui s'affiche, appuyez sur Autoriser.
  • Si vous devez saisir une extension après le début de l'appel, appuyez sur Clavier.

Note : les appels passés dans l'application mobile HubSpot sont effectués en utilisant l'outil d'appel de HubSpot par défaut, ce qui utilise les minutes d'appel associées à votre compte HubSpot. Pour utiliser les minutes d'appel associées à votre plan de téléphonie mobile, appuyez sur Paramètres dans le coin inférieur droit. Appuyez sur Appeler avec, puis sélectionnez Opérateur téléphonique.

 

Enregistrer les appels et les notes

Une fois l'appel connecté, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l'appel. Vous pouvez également prendre des notes de l'appel dans la zone de texte principale.

Dans l'application mobile, appuyez sur Enregistrer.

L'enregistrement des appels sera automatiquement activé pour les États où seul un consentement unilatéral est nécessaire. Dans les autres domaines, vous devez obtenir le consentement de votre correspondant pour pouvoir activer l'enregistrement. Dans ce cas, vous recevrez une alerte après avoir cliqué sur Enregistrer. Veillez à informer le contact que vous enregistrez l'appel, puis cliquez sur Je l'ai informé.

Une fois l'appel terminé, vous pouvez ajouter des notes supplémentaires et cliquer sur le menu déroulant Sélectionner un résultat pour sélectionner le résultat de l'appel.

Si des types d'appels et de rendez-vous personnalisés sont activés, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant Sélectionner un type d'appel pour sélectionner le type d'appel.

Cliquez sur Enregistrer l'appel pour enregistrer l'appel dans la chronologie du contact.

Dans l'application mobile, saisissez une note à associer à l'appel, puis appuyez sur Enregistrer.

Veuillez noter : si vous arrêtez l'enregistrement pendant un appel, l'ensemble de l'enregistrement sera perdu. En savoir plus sur les raisons pour lesquelles votre enregistrement peut ne pas être sauvegardé

Après avoir sauvegardé l'appel et son enregistrement, ils apparaîtront sur la chronologie du contact, vous pourrez les consulter et les écouter à nouveau. Pour modifier ou supprimer l'appel, cliquez sur Modifier pour apporter des modifications. Pour supprimer l'appel de la chronologie du contact, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Supprimer

 

Consulter la transcription des appels (Hub Sales Entreprise et Hub Services Entreprise uniquement)

Si vous utilisez Hub Sales Entreprise ou Hub Services Entreprise, vous pouvez accéder à la transcription de l'appel dans la chronologie du contact, une fois l'appel enregistré. L'appel doit être enregistré pour pouvoir être transcrit. La transcription apparaîtra dans la chronologie du contact en tant que pièce jointe. transcription-appel-chronologie-contact

Cliquez sur Transcription de l'appel pour ouvrir la transcription.affichage-appel-transcription

Dans le volet Transcription des appels, cliquez sur Créer une tâche pour créer une tâche de suivi en fonction de ce qui a été dit lors de l'appel. Saisissez les détails supplémentaires de la tâche dans le volet Créer une tâche , puis cliquez sur Créer.

création-suivi-tâche-après-appel

Pour que la possibilité de créer une tâche apparaisse, l'un des mots suivants doit être utilisé au cours de l'appel : envoyer, fournir, livrer, partager, prévoir, organiser, planifier, ajouter, mettre en place, contacter, confirmer, appeler, rencontrer, contacter, approuver, autoriser, accepter, valider, signer, vérifier, revenir vers vous. Ces mots doivent être utilisés en combinaison avec laissez-moi, je vais, ou je pourrais pour créer une suggestion de tâche de suivi.

Veuillez noter : cela peut prendre aussi longtemps que la durée de l'appel pour que la transcription apparaisse, donc les appels plus longs mettent plus de temps à être transcrits. Les appels sont transcrits avec un service de Google et ne sont actuellement disponibles qu'en anglais.

HubSpot attribuera automatiquement une mention Bonne, Correcte, ou Mauvaise à chaque transcription selon la qualité de celle-ci. La qualité est déterminée par le nombre de mots dans la transcription susceptibles d'être corrects. 

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Gérer les numéros de téléphone enregistrés pour appeler

Enregistrer des numéros de téléphone supplémentaires

Si vous souhaitez appeler des contacts de plusieurs numéros de téléphone, vous devez enregistrer chacun de ces numéros pour pouvoir les utiliser :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact.
  • Dans sa fiche d'informations, cliquez sur l'onglet Appeler.
  • Cliquez sur le menu déroulant Appeler de et sélectionnez Ajouter un nouveau numéro de téléphone.

 

Définir votre numéro de téléphone par défaut

Si des numéros de téléphone supplémentaires sont inscrits, le premier numéro que vous avez ajouté devient automatiquement le numéro par défaut. Pour modifier le numéro par défaut :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes > Appel.
  • Dans la section Numéros de téléphone, cliquez sur l'étoile à côté du numéro de téléphone pour le définir comme numéro par défaut.

 

Supprimer un numéro de téléphone

Dans la section Numéros de téléphone, cliquez sur Supprimer à côté du numéro. Une fois supprimé, le numéro ne sera plus une option d'appel.

 

Réactiver l'appel HubSpot

Si vous avez activé l'appel il y a un mois et n'avez pas enregistré de nouveaux numéros ou n'avez passé aucun appel au cours des sept derniers jours, l'outil d'appel sera désactivé dans votre compte. Vous serez averti dans votre centre de notification et vous aurez sept jours à compter de la première notification pour passer un appel ou réenregistrer un numéro.appel%20notification

Si l'outil d'appel est désactivé, vous devez le réactiver avant de pouvoir effectuer les appels :

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes > Appel.
  • Cliquez sur Activer les appels.

 

Utilisez l'appel fournisseur-agnostique (Hub Sales Entreprise et Hub Services Entreprise uniquement - BETA)

L'API d'appel de HubSpot permet désormais aux utilisateurs d'intégrer directement leur propre fonctionnalité d'appel dans HubSpot. Actuellement, l'API d'appels de HubSpot permet aux utilisateurs d'intégrer Aircall. Vous devez être un utilisateur Hub Sales Entreprise ou Hub Services Entreprise et avoir un compte Aircall valide pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité. Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta.

Veuillez noter : cette fonctionnalité fonctionne avec l'intégration Aircall existante, mais elle remplace la nécessité d'appeler à partir de l'application Aircall pour ordinateur. Les utilisateurs hors entreprises peuvent toujours utiliser l'intégration Aircall avec HubSpot, mais les appels devront être passés depuis l'application Aircall pour ordinateur. 

Si vous choisissez d'intégrer votre propre fonctionnalité d'appels, vous n'utiliserez plus les minutes de votre compte HubSpot. Dès que le compte Aircall est intégré à HubSpot, tous les utilisateurs payants utiliseront l'appel fournisseur-agnostique par défaut. La connexion avec le fournisseur de service d'appel natif de HubSpot sera indisponible tant que vous utilisez l'intégration Aircall. Toutefois, si votre compte comporte des utilisateurs de la version gratuite, ils dépendront du service d'appel natif de HubSpot pour passer des appels depuis HubSpot.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Cliquez sur le nom d'un contact. 
  • Dans sa fiche d'informations, cliquez sur l'onglet Appeler
  • Cliquez sur Appeler depuis un navigateur.

clic-ouvrir-application-aircall

  • Dans la fenêtre de l'application Aircall, cliquez sur le bouton d'appel vert calling pour commencer votre appel. aircall-bouton-appel
  • Au cours de l'appel, vous pourrez effectuer les actions suivantes :
    • Saisir des notes dans le champ Ajouter un commentaire.
    • Couper le son.
    • Mettre l'appel en attente.
    • Saisissez une extension sur le clavier.
    • Transférer l'appel.
    • Démarrer un deuxième appel.
  • Pour terminer l'appel, cliquez sur l'icône de téléphone calling rouge.
  • Pour enregistrer l'appel dans la chronologie du contact, cliquez sur Enregistrer et quitter.

Veuillez noter : les transcriptions des appels ne sont actuellement pas disponibles pour les appels effectués avec Aircall.