Comprendere il consenso opt-in per le e-mail

In generale, per "opt-in" si intende una situazione in cui i contatti stessi inviano il proprio indirizzo e-mail a un'organizzazione, con l'aspettativa di ricevere di conseguenza e-mail di marketing.

È necessario attenersi alla Politica d'uso accettabile di HubSpot, che prevede che il destinatario conceda un'autorizzazione verificabile prima di inviargli un'e-mail di marketing tramite HubSpot. Se dovete comunicare con un nuovo contatto (ad esempio, inviargli un'e-mail di presentazione), ma questi non vi ha ancora concesso un'autorizzazione verificabile a ricevere e-mail di marketing, potete comunque inviargli un'e-mail individuale.

Di seguito troverete informazioni sui diversi tipi di consenso e alcuni esempi di quali forme di consenso sono accettabili secondo gli standard di HubSpot per l'invio di e-mail di marketing ai contatti.

Forme di consenso implicite ed esplicite

Prima di inviare email di marketing, è importante comprendere la conformità dell'email marketing, in particolare la differenza tra consenso implicito ed esplicito:

• Il consenso implicito viene dato quando un individuo vi fornisce il suo indirizzo e-mail per qualche scopo commerciale, ma non ha dichiarato esplicitamente di voler ricevere e-mail di marketing da voi.
• Il consenso esplicito si ha quando si chiede a un individuo il permesso di inviargli e-mail di marketing e questi acconsente. Il destinatario deve acconsentire manualmente a ricevere le vostre e-mail attraverso un consenso scritto, cliccando su una casella di controllo nel vostro modulo o confermando il doppio consenso.

L'ottenimento di entrambe le forme di consenso da parte di un contatto vi aiuterà a seguire un modello di invio basato sul permesso, ma è più probabile che il consenso esplicito contribuisca a una sana reputazione di invio di e-mail.

Attenzione: sia che riceviate un consenso implicito o esplicito, il consenso deve sempre essere espresso da un'azione compiuta dal cliente attraverso un metodo verificabile. La mancanza di un opt-out non soddisfa i requisiti di HubSpot per ottenere un consenso verificabile di tipo opt-in.

Forme di consenso accettabili

Gli esempi elencati di seguito descrivono scenari in cui i contatti hanno fornito una forma di consenso pienamente accettabile. In queste circostanze, siete liberi di procedere all'invio di e-mail a questi contatti.

• Contatti che hanno inviato un modulo sul vostro sito web
• contatti che hanno effettuato un acquisto presso il vostro marchio negli ultimi due anni
• contatti che hanno stipulato un contratto scritto con il vostro marchio negli ultimi due anni
• Contatti che hanno effettuato una donazione o un'attività di volontariato con la vostra azienda negli ultimi due anni
• Contatti che si sono iscritti e sono utenti attivi di un vostro servizio, organizzazione o club
• Contatti che hanno compilato un foglio di iscrizione cartaceo o elettronico specificamente per la vostra newsletter
• Contatti che hanno effettuato una conversione su un vostro annuncio

Nota bene: se avete ottenuto un consenso implicito da un contatto in uno degli scenari sopra descritti, dovreste prendere in considerazione la possibilità di ottenere un consenso esplicito tramite una casella di controllo del modulo o un consenso scritto per migliorare la vostra salute generale delle e-mail.

Forme di consenso inaccettabili

Gli esempi che seguono illustrano scenari in cui i contatti non hanno fornito il loro indirizzo e-mail direttamente al vostro marchio e il consenso opt-in associato non è trasferibile secondo gli standard di HubSpot.

• Contatti acquistati, noleggiati, presi in prestito o ottenuti in altro modo da un elenco di terze parti: alcuni elenchi possono pubblicizzarsi come se avessero ottenuto il consenso opt-in, ma non possono essere utilizzati nello strumento di email marketing. I contatti ottenuti da fonti acquistate o noleggiate hanno un'alta probabilità di rimbalzare, annullare l'iscrizione, contrassegnare le e-mail come spam e possono causare il blocco delle liste.
• Elenchi di membri o di organizzazioni: sono considerati elenchi di terze parti, indipendentemente dalle aspettative stabilite al momento della raccolta dell'elenco.
• Contatti aziendali personali di un'azienda precedente: questi contatti possono aver dato il consenso per l'azienda precedente, ma tale consenso non si trasferisce alla nuova azienda secondo gli standard di HubSpot.
• Contatti che hanno inviato un modulo sul sito web di un altro marchio: i contatti che inviano un modulo sul sito web di un altro marchio non soddisfano i requisiti di opt-in.
• Contatti provenienti da fornitori di lead/prospect o da strumenti di arricchimento dei dati: è possibile utilizzare gli strumenti di arricchimento dei dati per costruire un profilo di contatto, ma non possono essere utilizzati per ottenere indirizzi e-mail di contatto per le e-mail inviate dallo strumento di marketing e-mail.
• Contatti che vi hanno inviato direttamente un'e-mail: un contatto che vi raggiunge con un'e-mail one-to-one non significa che acconsenta a una comunicazione massiva. È necessario indirizzare il contatto alla conversione tramite un modulo di iscrizione per ottenere un consenso esplicito.

Altri scenari comuni

I seguenti scenari non sono intrinsecamente considerati forme di consenso accettabili e richiedono un'ulteriore verifica con il contatto:

• Amici, parenti o colleghi passati: il fatto di avere una relazione passata con una persona non significa che questa sia d'accordo con le comunicazioni di massa del vostro nuovo marchio, quindi assicuratevi che abbia fornito uno dei metodi di consenso accettabili prima di inviarle un'e-mail di marketing.
• Contatti provenienti da una fiera o da un evento: i contatti che si sono avvicinati al vostro stand e hanno fornito le loro informazioni attraverso la scansione del badge, vi hanno dato il loro biglietto da visita o si sono convertiti su un modulo o un foglio di iscrizione soddisfano i requisiti di opt-in. Tuttavia, se avete ottenuto le informazioni di un contatto da un elenco di partecipanti fornito dall'organizzatore dell'evento o della fiera, questo non conta come consenso opt-in, poiché il contatto ha fornito il suo indirizzo e-mail all'organizzatore, non al vostro marchio.
• Elenchi di dipendenti forniti dal datore di lavoro: i datori di lavoro possono fornire un elenco di indirizzi e-mail dei loro dipendenti per i benefit forniti dal datore di lavoro, come l'assicurazione sanitaria. Per ridurre il rischio per la salute delle vostre e-mail, considerate la possibilità di contattare i dipendenti con un'e-mail one-to-one per ottenere il consenso e di attivare il doppio opt-in per confermare il consenso.
• Contatti acquisiti attraverso una fusione o un'acquisizione di un marchio: anche se l'opt-in è trasferibile in una fusione o acquisizione di un marchio, i contatti potrebbero non aspettarsi di ricevere notizie dal vostro nuovo marchio. Per proteggere la salute delle vostre e-mail, notificate ai clienti l'acquisizione del marchio e consentite loro di riconfermare il loro stato di opt-in per il nuovo marchio.
• Contatti incontrati di persona: poiché HubSpot richiede un consenso opt-in verificabile, è necessario indirizzare i contatti incontrati di persona a una conversione elettronica o cartacea. Il consenso verbale non è verificabile e non soddisfa i requisiti di HubSpot per l'invio di e-mail di marketing.
• Indirizzi e-mail basati sul ruolo: se si invia un'e-mail a un indirizzo di gruppo associato a un'azienda, a un reparto o a un gruppo, spesso viene inoltrata a più persone invece che a un individuo specifico. Di conseguenza, non è possibile ottenere un consenso verificabile da un indirizzo e-mail basato sul ruolo.

Se non riuscite ancora a capire se le vostre pratiche di acquisizione dei contatti e di consenso soddisfano i requisiti di HubSpot, rivolgetevi al vostro Customer Success Manager di HubSpot o all'assistenza di HubSpot.

Nota bene: le informazioni di cui sopra vi aiuteranno a seguire la Politica d'uso accettabile di HubSpot. Le leggi locali possono prevedere ulteriori requisiti. Il vostro team legale è la migliore risorsa da consultare in caso di domande sulle leggi locali.