Gestire gli orari di assenza degli utenti per la posta in arrivo e l'help desk

I super amministratori e i singoli utenti possono impostare lo stato di assenza dall'ufficio in base al fuso orario dell'utente. Quando un utente è assente dall'ufficio, il suo stato di disponibilità verrà modificato in “Assente” e non potrà essere oggetto di assegnazioni automatiche nelle caselle di posta in arrivo o nell’help desk.

Gli utenti possono modificare manualmente il proprio stato di disponibilità nella pagina del profilo utente, nella casella di posta in arrivo o nell’help desk. Quando un utente modifica manualmente il proprio stato, la modifica verrà applicata in tutte le esperienze.

Impostare gli orari di assenza dall’ufficio dell’utente

Per impostare gli orari di assenza dall’ufficio di un utente:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, accedere a " Utenti e team".
• Nella tabella degli utenti, fare clic su un profilo utente.
• Fai clic sulla scheda "Preferenze". Quindi, nel menu della barra laterale sinistra, fai clic su " Orario di lavoro".
• Fai clic sul menu a tendina " Fuso orario " per selezionare il fuso orario corretto dell'utente. Quindi fai clic su " Salva".
• Nella sezione "Fuori sede", clicca su "+ Aggiungi date". Per impostare un periodo di tempo in cui sarai fuori sede, clicca sui campi di selezione della data e seleziona le date. Utilizza i menu a tendina per selezionare l'ora di inizio e quella di fine. Per rimuovere delle date, clicca sull'icona di eliminazione " delete ".
• Fare clic su " Salva".
• Nella parte superiore della scheda utente, lo stato di disponibilità e l’orario di lavoro dell’utente per la giornata rifletteranno le date di inizio e fine del periodo di assenza dall’ufficio.
  
  • Per modificare manualmente lo stato di disponibilità, clicca sul menu a tendina "Stato utente ", quindi clicca su "Disponibile" o "Assente".
  • Per modificare l’orario di lavoro, clicca su “Modifica orario di lavoro”.
  
  
  
  
  

  Gestire lo stato di disponibilità dalle caselle di posta o dall’help desk

  All'inizio del periodo di assenza dall'ufficio di un utente, il suo stato di disponibilità viene automaticamente impostato su "Assente". Al termine del periodo di assenza dall'ufficio di un utente, il suo stato di disponibilità viene automaticamente impostato su "Disponibile" se il periodo di assenza termina durante l'orario di lavoro impostato. Se il periodo di assenza termina al di fuori dell’orario di lavoro o se l’orario di lavoro non è stato impostato, gli utenti possono modificare manualmente il proprio stato di disponibilità prima della fine del periodo di assenza per indicare quando sono «Disponibili». In tal caso, verrà richiesto all’utente di confermare se desidera terminare anticipatamente il periodo di assenza o continuare a essere impostato come «Assente».

Per modificare manualmente il proprio stato di disponibilità, accedere a una delle seguenti sezioni:

• Scheda utente:
  
  • Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
  • Nel menu della barra laterale sinistra, accedi a " Utenti e team".

• Nella tabella degli utenti, clicca su una scheda utente.
• Nella parte superiore della scheda utente, fare clic sul menu a discesa "Stato utente ", quindi selezionare "Disponibile" o "Assente".
• Nella finestra di dialogo, clicca su "Sì, impostami come disponibile".
  
  
  

Posta in arrivo:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Posta in arrivo. Se Altro non appare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Posta in arrivo.
• Nell'angolo in alto a sinistra, attiva o disattiva l'interruttore per modificare il tuo stato di disponibilità.
• Nella finestra di dialogo, fare clic su "Sì, impostami come disponibile".
  
  
  
  
  
  

• • Help Desk:
    
    • Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Servizio > Help desk. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Servizio > Help desk.
    • Nell'angolo in basso a sinistra, attiva o disattiva l'interruttore per modificare il tuo stato di disponibilità.
    • Nella finestra di dialogo, fare clic su Sì, impostami come disponibile.
      
      
      
      

Sincronizza gli eventi "Fuori sede" del calendario con HubSpot

Se utilizzi la sincronizzazione del calendario di HubSpot con Google o Outlook Calendar, puoi sincronizzare automaticamente gli eventi di assenza dall’ufficio tra il tuo calendario e HubSpot.

Per sincronizzare gli eventi di assenza dall’ufficio tra HubSpot e il tuo calendario di Google o Outlook:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Utenti e team.
• Nella tabella degli utenti, clicca su un record utente.
• Fai clic sulla scheda "Preferenze". Quindi, nel menu della barra laterale sinistra, fai clic su " Orario di lavoro".
• Nella sezione "Fuori sede", seleziona la casella di controllo "Sincronizza gli eventi di assenza dall'ufficio con il tuo calendario ".

Una volta abilitata questa impostazione, qualsiasi periodo di assenza dal lavoro appena creato o modificato nel calendario dell'utente verrà automaticamente sincronizzato con HubSpot e viceversa. Questa impostazione verrà utilizzata anche per determinare la disponibilità dell'utente ai fini dell'assegnazione automatica.